We maken er geen geheim van dat we een groot voorstander zijn van een ssd voor iedere pc. Maar de meerwaarde van echt snelle storage in je nas is voor de meeste consumenten erg beperkt en in grote capaciteiten is solidstate-opslag duur. Dus gingen wij op zoek naar de beste harde schijf van 4 TB voor in je nas.

In de basis is het de echt scherpe prijs per gigabyte waardoor harde schijven nog steeds zo populair zijn. Heel vreemd vinden we het dus niet dat op dit moment schijven met 4 TB opslag het populairst zijn in de prijsvergelijkers. Per gigabyte betaal je voor een 1TB-schijf, ongeacht het merk, bijna het dubbele als voor een 3TB- of 4TB-model. Het zal niemand verbazen dat dergelijke kleine schijven uit de gratie zijn geraakt.

In deze vergelijkende test richten we ons specifiek op schijven voor gebruik in een nas-systeem. Voor deze doelgroep heeft elk van de drie resterende hardeschijf-fabrikanten (Hitachi Global Storage Technologies is eigendom van Western Digital) specifieke series op de markt gebracht. Hoewel het allemaal standaard 3,5inch-sata-schijven zijn (dat is tenslotte de vormfactor voor het gros van alle nas-systemen) ontdekten we in de praktijk echter forse verschillen tussen de vijf geteste modellen.

Speciaal voor nas

Hoewel de technische verschillen tussen schijven voor computers en nas-systemen minimaal zijn – voor technici voer voor verhit debat – dienen we ze wel anders te behandelen. Zo staat een nas-schijf veelal 24/7 aan en dienen we stroomverbruik zwaarder te wegen dan bij een schijf in een computer die af en toe aan staat of die fungeert als externe opslag via usb. Ook de prestaties moeten anders gewogen worden: de data van je nas bereiken je computer, tablet of telefoon via het netwerk en de kans is zeer klein dat je op dit moment over een nas (laat staan over een thuisnetwerk) beschikt die sneller is dan 1 Gbit/s, en die nodig is om het maximale uit de schijven te halen. Elk van deze vijf schijven kan die maximale doorvoersnelheid ruim vullen, wat de meerwaarde van snellere harde schijven iets voor een kleine niche van nas-eigenaren maakt.

Geluid en energieverbruik

Drie elementen zijn bepalend voor de moderne harde schijf: snelheid, geluidsproductie en stroomverbruik. Omdat een nas ‘altijd aan’ is wegen wij het stroomverbruik zwaar in deze test, en dan specifiek het stroomverbruik in rust. De vuistregel die we hanteren is dat 1 watt het hele jaar door je op jaarbasis zo’n 2 euro aan stroom kost. Een 4bay-nas met de zuinigste schijven in de test scheelt 10 watt met de minst zuinige, dus dat scheelt 20 euro op jaarbasis.

In hoeverre geluidsproductie relevant is zal van persoon tot persoon verschillen. Voor een nas in de huiskamer is stilte een plus. De gebruiker die zijn nas in de meterkast of kelder heeft staan hecht er waarschijnlijk minder waarde aan. Overigens raden we zelfs met de stilste schijven een plek in een slaapkamer af.

Wij testen de geluidsproductie op tien centimeter afstand in drie scenario’s: in rust (idle), tijdens sequentiële belasting (het streamen van een videobestand) en tijdens een random-access-benchmark. Dat laatste is het ongunstigste scenario wat betreft geluidsproductie. Tot circa 37 decibel op die afstand noemen we de schijven stil en rond de 40 decibel spreken we over licht hoorbare schijven. De resultaten die richting de 50 decibel gaan noemen we nadrukkelijk aanwezig, ook in een gezellige huiskamer blijf je een nas met deze schijven horen.

©PXimport

Prestaties minder belangrijk

Zoals we al aangaven zijn de prestaties van een schijf vaak beperkt door de 1Gbit/s-netwerken die in praktisch elk huishouden of klein kantoor te vinden zijn. Desondanks vergelijken we ze voor situaties waarin hogere snelheden wel tot hun recht zouden komen, denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin een 10Gbit/s-netwerk aanwezig is of bij een nas waarin twee netwerkaansluitingen tot één gecombineerd worden (trunking).

Maar ook in dat geval zul je de volle bandbreedte zelden echt benutten. Met toegang op je laptop via wifi of het streamen van media benut je de bandbreedte zeker niet. Mocht je met regelmaat grote bestanden moet inladen en heb je een nas met ondersteuning voor trunking of een 10 Gbit/s-netwerk, dan zouden we het pas meewegen. De toegangstijden die we meten zijn in theorie relevant voor typische nas-doeleinden, maar de praktische impact is zeer beperkt.

Betrouwbaarheid?

HGST Deskstar NAS 4 TB

HGST (Hitachi Global Storage Technologies) is inmiddels al enkele jaren onderdeel van WD (Western Digital). Desondanks blijven ze onder hun eigen naam harde schijven uitbrengen, zoals het 2017-model Deskstar NAS die wij onder de loep namen. Overigens geen vreemde keuze aangezien HGST in de regel een solide reputatie heeft.

Met 7200 rpm is de Deskstar NAS 4 TB één van de snelste schijven in de test, en van die snellere schijven is het ook de goedkoopste. Wel is hij al zachtjes hoorbaar in ruststand en hoewel hij tijdens het streamen van een film niet significant luider wordt, is dat wel het geval bij de random-access-test, op welk moment hij tot de luidste schijven behoort.

Het is vooral het hogere energieverbruik en het feit dat de goede prestaties in een 1Gbit/s-netwerk niet tot hun recht komen wat de HGST Deskstar NAS minder interessant maakt ten opzichte van onder meer de WD Red en de Seagate IronWolf. Als je die betere prestatie daadwerkelijk zou kunnen benutten en is geluidsproductie totaal irrelevant voor je, dan is de HGST Deskstar NAS zo gek nog niet, maar dat is dus enkel voor een wat beperkte doelgroep.

©PXimport

HGST Deskstar NAS 4 TB

Prijs
€ 124,95
Websitewww.hgst.com6Score60

Toshiba N300 4 TB

Toshiba zet met de N300 een directe concurrent neer voor het model van Hitachi. Ook Toshiba kiest voor een snellere 7200rpm-schijf en dat zien we ook in de prestaties. Maar we plaatsen wederom de kanttekening dat die prestaties voor de overgrote doelgroep niet tellen.

Onder zware belasting blijft de Toshiba iets stiller dan de HGST. Dat is uiteraard fijn, maar daarmee is echt evengoed geen stille schijf: onder belasting blijft ook dit model nadrukkelijk hoorbaar. Het verbruik is ondanks de snelheid iets beter binnen perken gehouden, en dat verschil tussen de N300 en de Deskstar NAS is wel relevant.

In theorie is de Toshiba N300 daarmee technisch iets interessanter dan de HGST Deskstar NAS voor die paar mensen met een sneller dan 1Gbit/s-netwerk en -nas en die geen boodschap hebben aan het geluid. Tenminste, als beide schijven hetzelfde zouden kosten. Hoewel een beperkt aantal winkels deze Toshiba N300 voor concurrerende prijzen aanbiedt, is de beschikbaarheid ervan op dit moment wat minder. En gemiddeld genomen betaal je een tientje tot vijftien euro per schijf meer voor de N300. Dat verdien je met een marginaal lager stroomverbruik niet snel genoeg terug. Toshiba moet dus zorgen dat hun producten beter beschikbaar worden en voor een betere prijs in de winkel komen te liggen.

©PXimport

Toshiba N300 4 TB

Prijs
€ 139,95
Websitewww.toshiba.nl7Score70

Seagate IronWolf 4 TB

De IronWolf is de nas-serie van veteraan Seagate en in tegenstelling tot de twee eerder besproken modellen richt Seagate zich met deze serie primair op een lagere geluidsproductie en een lager energieverbruik, dan op prestaties. Het verschil in geluidsproductie tussen deze Seagate IronWolf van 5900 rpm en de eerder genoemde 7200rpm-modellen is dan ook groot. De N300 en Deskstar waren in rust al iets hoorbaar, de IronWolf blijft nagenoeg stil, terwijl zelfs onder zware belasting de geluidsproductie zeer bescheiden blijft. Een wereld van verschil met de N300, Deskstar NAS en ook de WD Red Pro.

Het energieverbruik is ook significant lager, al moet Seagate daar zijn meerdere erkennen in de WD Red, die door de bank genomen ook nog marginaal stiller is. Seagate verliest wat snelheid betreft echter weinig ten opzichte van de snelste schijven en heeft daarbij ook de laagste aanschafsprijs van de vijf schijven in deze test. Dat maakt dat deze IronWolf drives dus erg interessant zijn als je een beperkt budget hebt, ook als je iets sneller wilt zonder al te veel qua geluid in te boeten. Seagate werkt ook nog samen met Synology en Asustor zodat de gebruiker iets meer informatie krijgt over de status van je harde schijven, al vinden wij de praktische voordelen daarvan niet zo groot.

©PXimport

Seagate IronWolf 4 TB

Prijs
€ 114,95
Websitewww.seagate.com9Score90

Western Digital Red 4 TB

De Western Digital Red is de directe concurrent van de IronWolf en heeft een nog sterkere focus op geluidsproductie en energieverbruik. Hierdoor is de WD Red de zuinigste schijf in de test. Hij is gemiddeld genomen wel een paar euro duurder dan de IronWolf en je bent een paar jaar verder voordat het lagere stroomverbruik dat terugverdient. Hoewel de Seagate IronWolf en WD Red concurreren wat betreft maximale geluidsproductie, beide zijn bescheiden, heeft WD zowel in rust als tijdens het streamen van media toch het voordeel boven Seagate.

In tegenstelling tot de Seagate IronWolf gaat het lage energieverbruik en de lage geluidsproductie hier wel ten koste van de maximale snelheid. Bij een normaal 1Gbit/s-netwerk maakt het prestatieverlies simpelweg niet uit. Ook deze schijf schrijft en leest nog zo’n vijftig procent sneller dan je netwerk aan kan en in de praktijk merken wij geen significant verschil. Bij trunking of 10 Gbit/s vinden we het wel een aandachtspuntje.

©PXimport

Western Digital Red 4 TB

Prijs
€ 124,95
Websitewww.wdc.com9Score90

Western Digital Red Pro 4 TB

De WD Red Pro is een compleet ander beestje. Deze snellere 7200rpm-schijf wint meer prestatiebenchmarks dan welke andere schijf, en is nipt zuiniger en stiller dan de andere 7200rpm-schijven in de test. Het lijkt daarmee de beste ‘snelle’ optie.

De WD Red Pro is echter ook ruim de duurste vanwege de grootzakelijke positionering van het product. Het enige voordeel voor de thuisgebruiker is de langere garantie van vijf jaar. Het product is technisch uitstekend, en heeft een goede balans tussen prestaties, geluid en verbruik voor in een serverrack, maar voor de consument is het overkill. De enkeling die in een 10Gbit/s-netwerk heeft geïnvesteerd zal van deze meerprijs ook niet opkijken.

©PXimport

Western Digital Red Pro 4 TB

Prijs
€ 179,99
Websitewww.wdc.com8Score80

Conclusie

We ontdekten forse verschillen tussen de 4TB-schijven waarbij we direct willen opmerken dat conclusies over deze 4TB-varianten niets zeggen over de andere capaciteiten! Niet zozeer de prestaties, maar de praktische impact van de verschillen in meetresultaten blijft redelijk beperkt, maar het verschil tussen de stilste en de luidste schijf is groot, zo ook het stroomverbruik.

Voor de typische consumenten-nas is het nek-aan-nek, maar geven we de winst en daarmee het Best Getest-keurmerk aan de WD Red. Hoewel hij op papier trager is, heeft het voor het gestelde gebruiksdoel geen invloed, terwijl hij is wel nipt zuiniger en stiller dan de Seagate IronWolf. Deze laatste heeft een wat lagere prijs en hogere snelheden, dus mocht je wel een extra snel netwerk hebben, dan zien we daar argument genoeg om deze te overwegen.

Voor consumenten vinden we de 7200rpm-schijven eigenlijk niet interessant. Ze zijn veel luider, minder zuinig en de prestatiewinst is nagenoeg niet te ervaren. Is pure snelheid echter wel een eis, dan biedt de WD Red Pro topprestaties, een lange garantie en een goede balans, maar dat gaat gepaard met een erg stevig prijskaartje dat vaak enkel voor zakelijke doeleinden te verantwoorden zal zijn. Zowel de Toshiba N300 en HGST Deskstar NAS zijn dan goedkopere alternatieven voor wanneer snelheid boven geluid en verbruik gaat, maar het aantal scenario’s waarin die een harde aanbeveling zouden krijgen is beperkt.

In de tabel hieronder vind je de testresultaten (.pdf) terug.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).