Niet alle software hoef je per se te installeren op je computer. Met tooltjes die geen installatie nodig hebben (zogenaamde portable apps) heb je alleen een usb-stickje of wat cloudopslag nodig en gebruik je programma’s zonder dat ze eerst worden geïnstalleerd. Ben je klaar, dan sluit je het programma eenvoudig weer af. Welke programma’s zijn hiervoor geschikt? Wat zijn de mogelijkheden en welke beperkingen zijn er?

Tip 01: Voor wie

Portable apps hebben verschillende voordelen. Het belangrijkste kenmerk is dat je de software niet hoeft te installeren. Je houdt hiermee de computer schoon en opgeruimd. Ook voorkom je als een programma niet meer nodig is, dat je het moet de-installeren en hiermee Windows vervuilt. Portable apps lenen zich ook goed voor situaties waarin je tijdelijk gebruik maakt van een computer (bijvoorbeeld op je werk of van een ander) en het programma liever niet installeert of zelfs kunt installeren. Kortom: meer dan genoeg voordelen om er serieus mee aan de slag te gaan!

©PXimport

Tip 02: Zonder installatie

Steeds meer softwaremakers bieden naast de traditionele versie van hun software, ook een portable variant uit. Ben je hiernaar op zoek, controleer dan op de downloadpagina van de betreffende software of er een dergelijke variant wordt aangeboden. Vaak herken je die versies aan termen zoals ‘portable edition’, ‘stand-alone version’ en ‘no installation needed’.

Alleen officiële versies

Tip 03: Speciaal menu

De makers van PortableApps hebben een programma ontwikkeld waarmee je je eigen selectie portable programma’s kunt samenstellen en altijd met je mee kunt nemen. Je mag de software gratis gebruiken: van tevreden gebruikers vraagt men een kleine donatie als tegemoetkoming. Download de nieuwste versie. Vervolgens loop je door de stappen van de wizard. Klik op Volgende en ga hierna akkoord met de licentievoorwaarden. PortableApps vraagt hoe je het programma wilt installeren: kies voor Nieuwe installatie en bevestig met Volgende. In het daaropvolgende scherm kies je waar het programma moet worden geïnstalleerd. Wij kiezen ervoor om het programma in de cloud te installeren, in een van onze cloudmappen. Kies voor Cloud. Voordeel hiervan is dat we altijd toegang hebben tot onze installatie, zolang we een internetverbinding hebben. In het volgende scherm geeft de wizard aan in welke cloudmap kan worden geïnstalleerd.

©PXimport

Tip 04: Installatieopties

Wil je de programma’s liever vanaf een usb-stick gebruiken? Kies dan voor Portable. Geef aan op welke usb-stick het programma mag worden geïnstalleerd. Je kunt er ook voor kiezen om PortableApps op de lokale computer te installeren. Kies dan voor Lokaal of voor Lokaal alle gebruikers.

Tip 05: Aan de slag

De eerste keer dat je het programma opent, haalt de software een lijst op van beschikbare programma’s. Dit kan even duren. De programma’s zijn gerangschikt per categorie. Zo zijn er onder meer de categorieën Afbeeldingen en foto’s, Hulpprogramma’s, en Spellen. Neem de lijst door en selecteer de tools waarin je interesse hebt. Tevreden met de selectie? Klik op Volgende. De programma’s worden vervolgens gedownload, uitgepakt en toegevoegd aan de selectie van PortableApps. Je opent PortableApps via het pictogram in het systeemvak van de Windows-taakbalk. Het programma heeft het uiterlijk van het startmenu van een wat oudere Windows-versie. Links vind je de programma’s. Klik op een app om deze te openen.

Je kunt later op elk moment nieuwe apps installeren. Open PortableApps en kies voor Apps, Meer apps verkrijgen. Geef vervolgens aan hoe je de apps wilt selecteren. Kies daarbij tussen Op categorie, Op titel, Nieuwe releases en Recent bijgewerkt.

©PXimport

Tip 06: Extra instellingen

Via het optievenster van PortableApps heb je toegang tot interessante extra instellingen. In het hoofdvenster van PortableApps klik je op Opties. Wil je ook toegang tot bètaversies, open dan het tabblad App Store. Plaats een vinkje naast de optie Geavanceerde apps weergeven (bèta/test). Ook op het tabblad Geavanceerd heb je de beschikking over zinvolle functies. Zo kun je overbodige welkomstvensters van apps uitschakelen (Splash screens van apps uitschakelen) en apps automatisch afsluiten als je PortableApps verlaat (Apps sluiten bij afsluiten van Platform). Via het tabblad Thema’s pas je het uiterlijk van PortableApps aan. Om de interfacetaal van het platform aan te passen, kies je de gewenste taal op het tabblad Algemeen.

©PXimport

Tip 07: Handige reservekopie

Heb je met veel zorg en aandacht een collectie portable apps opgebouwd? Maak een back-up van je programma’s. Zo kun je altijd eenvoudig terugkeren naar een gemaakte back-up, bijvoorbeeld als je PortableApps op een andere computer gebruikt. Klik op Back-up en vervolgens op Back-up maken. Klik op Volgende en geef aan waarvan je een back-up wilt maken. Kies voor Compleet. In het vak Back-up Opties eronder kies je de back-uplocatie. Klik tot slot op de knop Backup. Om in de toekomst een reservekopie terug te zetten, kies je in het programmavenster voor Back-up / Back-up herstellen.

Tip 08: Altijd up-to-date

Uiteraard worden ook portable apps regelmatig bijgewerkt naar een nieuwe versie. Elke keer dat je PortableApps opstart, controleert het programma op de aanwezigheid van nieuwe versies. Je kunt ook handmatig controleren op nieuwe versies. Kies Apps / Op updates controleren.

Wil je niet dat de software automatisch controleert op nieuwe versies, bijvoorbeeld omdat je hierover zelf de controle wilt behouden, dan schakel je de automatische bijwerkfunctie uit. Kies voor Opties en klik op het tabblad Updater. Haal het vinkje weg bij de optie Bij opstarten van het platform en klik op OK.

Tip 09: Geheime opties

Wanneer je met de rechtermuisknop op een app in het menu van PortableApps klikt, heb je de beschikking over extra opties. Een belangrijke hiervan is Als administrator uitvoeren: sommige apps vereisen hogere rechten om te draaien en dan komt deze optie goed van pas. Heb je een app die je vaak gebruikt, kies dan de optie Favoriet: de app komt dan continu bovenin het menu te staan. Je kunt de favorieten hierna nog meer in het oog laten springen. Kies Opties en open het tabblad Algemeen, plaats een vinkje bij de optie Favorieten in vet weergeven. Dezelfde optie is overigens ook beschikbaar voor de aanduiding van de verschillende categorieën. Kies op hetzelfde tabblad voor de optie Categorieën in vet weergeven.

©PXimport

Tip 10: Categorieën maken

Standaard maakt PortableApps eigen categorieën. Mogelijk wil je liever een andere indeling maken. Klik met de rechtermuisknop op de app die je aan een eigen categorie wilt toevoegen en kies voor Categorie / Categorie toevoegen. Geef een naam op in het nieuwe venster en bevestig met een klik op OK. Overigens hoef je ook geen genoegen te nemen met de standaardnamen van de apps: je kunt elke app een zelfgekozen naam geven of de bestaande app uitbreiden met een extra titel. Klik met de rechtermuisknop op de app en kies voor Naam wijzigen.

Tip 11: Verbergen of wissen

Sommige programma’s gebruik je mogelijk niet zo vaak. Om te zorgen voor een opgeruimde weergave, kun je deze apps verbergen. Ze worden dan niet meer in de lijst getoond, maar kunnen alsnog worden gebruikt. Klik met de rechtermuisknop op de betreffende app en kies voor Verbergen. De app is niet meer zichtbaar. Om deze alsnog te gebruiken, klik je met de rechtermuisknop op een willekeurige app om het menu op te roepen, waarna je kiest voor Verborgen pictogrammen weergeven. De verborgen apps verschijnen weer en zijn herkenbaar aan een doorgetrokken streep door de app-naam.

Heb je behoefte aan nog meer overzicht? Kies in het hoofdmenu van PortableApps voor Opties en ga naar het tabblad Organisatie. Hier bepaal je hoe het menu wordt ingedeeld. Zo kun je favorieten en recente apps op het eerste scherm tonen en de apps op categorie in het tweede scherm onderbrengen. Ook is het mogelijk om alle apps alfabetisch te tonen.

Merk je na een tijd dat je een bepaalde app niet meer gebruikt, dan is het tijd om deze te verwijderen. Dit doe je via het menu van PortableApps. Zoek de app op in de lijst en klik erop met de rechtermuisknop. Kies nu voor Deïnstalleren (sic).

©PXimport

Tip 12: Veilig ontkoppelen

Maak je gebruik van portable apps via je usb-stick, zorg er dan voor dat je de usb-stick altijd afmeldt bij Windows, voordat je deze uit de usb-poort haalt. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van de usb-stick (in het Windows-systeemvak) en kies voor Externe schijf uitwerpen. De exacte naam van deze optie is afhankelijk van de naam van de usb-stick die op de computer is aangesloten. Pas nadat de melding is verschenen, haal je de usb-stick uit de poort. Zo voorkom je dat de inhoud van de stick (en daarmee je portable apps) beschadigd raken. Kun je de usb-stick niet succesvol loskoppelen? Dan is de stick nog in gebruik door een programma. Controleer of je alle portable apps hebt afgesloten. Ook controleer je of je geen bestanden (zoals documenten) in een ander programma hebt geopend.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).