Vraag je aan iemand (met kennis van zaken) wat het beste pakket is voor het bouwen van een website, dan is de kans zeer groot dat het antwoord WordPress is. En terecht, WordPress is een fantastisch en veelzijdig pakket, maar vereist wel wat kennis. Gelukkig zijn er ook heel veel alternatieven, waarvan we er enkele bespreken. Voor de één is wat kennis van websites nodig, voor de ander totaal niet. We zetten een aantal alternatieve zelfbouwsites voor je op een rij.

Tip 01: Joomla!

Lang voor de opmars van WordPress was Joomla! (het uitroepteken hoort erbij) hét pakket dat je gebruikte wanneer je snel een mooie website wilde bouwen. Het marktaandeel is inmiddels geslonken tot 5 procent. Het pakket is net als WordPress helemaal gratis. Het is eenvoudig te installeren door het pakket te uploaden naar je server en je browser naar de installatiepagina te sturen. Het aantal modules en componenten dat je kunt downloaden om het pakket uit te breiden is fors maar niet gigantisch zoals bij WordPress. Joomla! Is erg krachtig en vooral geschikt voor ontwikkelaars. De leercurve is steiler dan bij WordPress en het beheer is lang niet zo gebruiksvriendelijk. Ook is het een relatief zwaar pakket dat je server aanzienlijk kan belasten. Met weinig bezoek op je site maakt dat weinig uit, maar met flinke bezoekersaantallen en veel content ga je dat wel merken. Bovendien zijn niet alle componenten die je downloadt of koopt open source, hetgeen betekent dat je er zelf niets aan kunt veranderen. Een Joomla!-site is net als WordPress eenvoudig van uiterlijk te veranderen met behulp van templates.

©PXimport

Tip 02: Drupal

Drupal is al jaren het op twee-na populairste open-source cms. Hoewel het marktaandeel van 4 procent niet te vergelijken is met de 60 procent van WordPress, zijn er wel degelijk goede redenen om voor Drupal te kiezen. Het cms is net als Joomla! en WordPress heel eenvoudig te installeren en is daarnaast ook nog eens het meest veelzijdige en meest stabiele cms dat er is. Artikelen toevoegen, een pagina inrichten en een template configureren is allemaal best eenvoudig, maar het cms blinkt niet uit in gebruiksgemak. En wil je meer dan de absolute basis, dan kom je niet ver zonder programmeerkennis. Daarom wordt het voornamelijk gebruikt door ontwikkelaars van zware en complexe sites. Het cms heeft ook een krachtige server nodig. Voor privé- en mkb-sites is Drupal dus meestal overkill, maar als je programmeertechnisch onderlegd bent en graag je site compleet wilt kunnen controleren is het wellicht een geschikte keuze.

©PXimport

Tip 03: DokuWiki

Als je graag artikelen of blogs publiceert, dan is een cms als WordPress, Joomla! of Drupal zeer geschikt. Ben je meer op zoek naar een site als Wikipedia, dan is een dergelijk cms niet de beste keuze. Theoretisch kun je er wel een wiki mee bouwen, maar dat is complex en onnodig, want er zijn pakketten die daarin gespecialiseerd zijn. DokuWiki is daar eentje van. Het interessante van het installeren van een pakket als dit, is dat je in vergelijking met een blog weinig grafische opties hebt en er weinig te configureren valt (afgezien van paginarechten, beheerders, enzovoort). Immers, WikiPedia is ook ooit begonnen met één pagina en van daaruit uitgebouwd tot de immense informatiebron die het nu is. Zo ga jij (en de mensen die je helpen) ook te werk. De installatie is vrij eenvoudig en daarna kun je meteen aan de slag met het aanmaken van pagina’s. Bouwen is dus eenvoudig, maar voordat je écht een goedgevulde wiki hebt, ben je wel duizenden manuren verder.

©PXimport

Tip 04: phpBB

Vóór de opkomst van sociale netwerksites als Facebook en Twitter waren internetfora heel populair om meningen en informatie uit te wisselen. Inmiddels zijn fora een stuk minder populair maar verdwenen zijn ze allerminst. Er bestaan nog steeds allerlei grote en zeer populaire fora op allerlei gebieden. Zeker voor bepaalde niches zijn ze nog altijd heel praktisch. Bijvoorbeeld wanneer je een website runt voor een vereniging en je wil mensen graag van informatie voorzien én ze de mogelijkheid geven om te reageren. Ook opensource-communities maken meestal gebruik van fora. Op dit gebied is er één pakket dat we je aanraden, en dat is phpBB. Qua installatie net zo eenvoudig als WordPress en Joomla (script uploaden en installatie uitvoeren). Daar zeggen we bij dat je niet teveel eisen moet hebben met betrekking tot het uiterlijk, want dan zul je toch echt wat programmeerkennis in huis moeten hebben. Accepteer je wat je krijgt, dan heb je binnen een mum van tijd je eigen forum online en kun je van start met het inrichten ervan in secties en het instellen van diverse gebruikersrechten.

©PXimport

Tip 05: Magento

Dan is er natuurlijk ook nog de webwinkel. WordPress heeft daarin de afgelopen jaren een flinke opmars gemaakt, dankzij WooCommerce, verreweg de meest eenvoudige manier om een webwinkel te bouwen. Fantastisch als je net begint, maar WooCommerce wordt al snel te beperkt om echt een grote, drukke webwinkel te bouwen. En dan is er wat ons betreft maar één alternatief: Magento. Magento is een fantastisch en zeer veelzijdig pakket om een webwinkel mee te bouwen. Het nadeel? Het is ook verschrikkelijk ingewikkeld. Je hoeft er niet voor te kunnen programmeren, maar je zult er wel kennis voor moeten opdoen van werken met een CLI (command line interface). In alle eerlijkheid: dat is lang niet zo moeilijk als het lijkt, maar natuurlijk wel tien stappen verder dan wat je bij een site als WordPress doet. Bij Magento zul je echt hulp nodig hebben, dus is het handig om een provider te kiezen die die hulp ook daadwerkelijk biedt.

©PXimport

Eigen beheer = eigen verantwoordelijkheid

Tip 06: Wix

Wanneer je gezocht hebt naar manieren om je eigen website te bouwen, zul je Wix ongetwijfeld voorbij hebben zien komen in Google, of in advertenties. Het voordeel van het werken met een pakket als Wix is dat er geen installatieproces is en geen technische zaken die aan jouw kant mis kunnen gaan. Het ontwerpproces is daarbij erg gebruiksvriendelijk. Je maakt een account aan, geeft aan wat voor soort website je wil maken (bijvoorbeeld blog, webshop of restaurant), waarna je kunt kiezen om Wix aan de hand van een aantal vragen je website te laten ontwerpen of dat zelf te doen met de editor. Wij raden aan: kies voor het eerste, het is echt superhandig en je kunt alles later nog aanpassen. Je kunt daarbij zelfs afbeeldingen van een bestaande andere site of vanaf Facebook importeren. Tot slot kies je een stijl, en bam, je website is online. Werken met Wix is gratis, tot je geavanceerdere functies wilt, zoals het koppelen van je eigen domein, geen advertenties van Wix, en meer opslagcapaciteit. Pakketten variëren van 4,50 tot 24,50 euro per maand.

©PXimport

Tip 07: Jimdo

Jimdo is een directe concurrent van Wix, beide partijen bieden een soortgelijke dienst aan en zijn goed met elkaar te vergelijken. Ook op Jimdo maak je eenvoudig en gratis je website. Je meldt je aan of registreert met Facebook en daarna kies je of je een gewone website wilt bouwen of een webwinkel. Het mooie van Jimdo is, dat ze je de keuze bieden tot een website waarin alles voor je is gedaan – en je niets van code hoeft te weten – en een website waarin je zelf zaken kunt veranderen aan de code. Ook mooi is dat Jimdo je laat kiezen tussen het maken van een site voor jezelf/een kleine groep mensen of een site voor iedereen. De koppeling met Facebook en Instagram is bij Jimdo veel groter dan bij WIx, zodat je site direct al veel meer is afgestemd op je wensen. Zo leidt de site van je (eventuele) Facebookpagina af wat voor soort site je probeert te bouwen. De site die Jimdo voor ons bouwde voelde voor ons ook direct meer áf en we werden wat meer aan het handje gehouden bij de configuratie. Ook Jimdo heeft betaalde pakketten, van 9 euro tot 39 euro per maand, waarbij het duurste pakket je onbeperkte opslagcapaciteit geeft.

©PXimport

Tip 08: Mijnwebwinkel.nl

Zoals we al aangaven bij het onderdeel Pakketten, is een webwinkel natuurlijk heel iets anders dan een blog. Waar we bij een blog nog geneigd zijn om te zeggen: “Probeer het installeren van WordPress of Joomla gewoon eens uit”, is het risico bij een webwinkel écht te groot als je geen kennis van zaken hebt. Immers, het gaat hier om klantgegevens, bestellingen, facturen, verplichtingen aan de belastingdienst, daar wíl je gewoon geen gezeur mee hebben. Er zijn gelukkig prachtige diensten die je kunnen ontzorgen, zoals Shopify en Lightspeed. Toch vinden we die diensten niet altijd even gebruiksvriendelijk. Mijnwebwinkel.nl is een platform dat veel meer gericht is op de beginnende online winkelier. Binnen een paar stappen heb je een winkel gebouwd, waarbij je voor de basisversie zelfs helemaal niets hoeft te betalen. Betaalde opties zijn er ook, van 2500 producten voor 19 euro per maand tot een onbeperkt aantal producten plus heel veel extra’s voor 49 euro per maand. Is je webwinkel een doorslaand succes en heb je meer flexibiliteit nodig, dan kun je altijd nog overstappen op bijvoorbeeld Magento. Tot die tijd doe je er echt goed aan om een dienst als deze te gebruiken.

Tip 09: SlimWiki

Bij het onderdeel Pakketten hebben we het al even gehad over het maken van je eigen kleine variant van Wikipedia over een onderwerp dat je aanspreekt. Zoals je een blog kunt maken met behulp van een online platform, kun je dat ook met een wiki doen. SlimWiki is een dienst die je in staat stel om binnen een paar muisklikken je eigen wiki op te zetten. Je hebt dan niets te maken met de installatie van een script, en kunt direct aan de slag. Je flexibiliteit is dan wel een stuk minder en je kunt zelf niets aan de scripts aanpassen. Het maken van een wiki via SlimWiki is helemaal gratis, en de makers zeggen dat dit ook altijd zo zal blijven (al blijft altijd een nogal dubieus begrip als het om internet gaat). De gratis variant biedt je echter niet de mogelijkheid om je eigen domein aan je wiki te koppelen of om meerdere beheerders aan te stellen. Daarvoor zul je dan toch een betaald account moeten nemen, je betaalt daar dan 20 dollar per maand voor en dat is dan weer best veel als het om een hobbysite gaat.

©PXimport

Tip 10: Blogger

Ach, hoe zouden we het oude vertrouwde Blogger kunnen overslaan in dit overzicht. Excuseer ons als dit een tikje nostalgisch klinkt, maar het is nu eenmaal een feit dat Blogger (vroeger Blogspot genaamd) werd opgericht in 1999, jaren voordat Joomla! en Wordpress het levenslicht zagen. Het concept was (en is nog steeds) briljant: je gaat naar de site, maakt een blog aan, en tien minuten later kun je je eerste blog al online hebben. Door de jaren heen is er uiteraard heel veel veranderd. Je hebt nu veel meer invloed op het uiterlijk van je blog dankzij de templates die je kunt toepassen en je kunt eenvoudig geld verdienen met je blog door er een AdSense-account aan te hangen. Daarnaast is het fijn dat je opgenomen bent in het Blogger-netwerk, zodat je niet met een publiek van 0 mensen hoeft te beginnen. En het fijne is dat Blogger na al die jaren nog steeds helemaal gratis is.

©PXimport

Minder flexibel

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).