De Israëlische ontwikkelaar Nir Sofer is met zijn eenmansbedrijf NirSoft al jaren bezig met het ontwerpen van uiteenlopende systeemtools. Die stelt hij allemaal gratis ter beschikking. Inmiddels is zijn collectie uitgegroeid tot meer dan 250 programma’s die meestal specifiek op een bepaald onderdeel of probleem zijn gericht. We lichten er een paar tussenuit.

NirSoft heeft een suite met meer dan 250 tools voor je klaarstaan. We bekijken er zestien. Je vindt ze op nirsoft.net/utils, netjes opgedeeld in rubrieken, zoals Password Tools, System Tools, Browser Tools en Network Tools. De meeste tools zijn beschikbaar voor Windows 32 en 64 bit. Voor de meeste tools zijn bovendien diverse taalbestanden beschikbaar, waaronder Nederlands (Dutch).

Download het bijbehorende zip-bestand en verplaats het uitgepakte ini-bestand naar de uitpakmap van de tool. Vervolgens klik je met rechts op het exe-bestand van de tool, kies je Eigenschappen en verwijder je op het tabblad Algemeen het vinkje bij Blokkering opheffen. Als je de tool nu opstart, zou die gelijk in het Nederlands moeten starten.

Wil je meerdere tools van NirSoft gebruiken, dan vind je het misschien handiger om die in één keer te downloaden in de vorm van een suite. Je vindt die onder de naam NirLauncher. Om dit zip-archief uit te kunnen pakken, heb je het wachtwoord nirsoft9876$ nodig.

©PXimport

Deze portable suite, die je zo op een usb-stick kwijt kunt, heeft als voordeel dat meer dan tweehonderd tools bereikbaar zijn vanuit een grafische interface met thematische rubrieken. Een nadeel is wel dat de tools standaard met een Engelstalige interface opstarten, tenzij je zelf de bijbehorende ini-taalbestanden in de submap \Nirsoft (32bit-versie) of \Nirsoft\x64 (64bit-versie) plaatst.

De suite heeft ook de Advanced Run. Die is handig wanneer je een tool bepaalde parameters wilt meegeven of als je die bijvoorbeeld als administrator wilt uitvoeren. Dit laatste kan wenselijk zijn om alle opties van een tool te kunnen benutten.

Dat gezegd hebbende, laten we enkele individuele tools eens onder de loep nemen.

Wireless Network Watcher

©PXimport

Aan een gemiddeld thuisnetwerk hangen tegenwoordig flink wat apparaten. Denk aan pc’s, laptops, smartphones, tablets, printers, een NAS, een ip-camera en allerlei andere slimme apparaten. Een tool als Wireless Network Watcher is dan handig om een snel overzicht van al deze apparatuur te krijgen.

Ondanks de naam van de tool werkt dat ook voor apparaten die via een ethernetkabel met je netwerk zijn verbonden. Je krijgt meteen een lijst te zien met de apparaatnaam, de fabrikant, het ip-adres en het MAC-adres. Via Options / Advanced Options kun je de netwerkadapter kiezen en het ip-bereik aangeven waarbinnen de tool moet scannen (bijvoorbeeld 192.168.1.100 tot 192.168.1.254).

De tool heeft trouwens niet voor niets ‘watcher’ in zijn naam. Standaard scant die namelijk op de achtergrond, via Advanced Options kun je de Scan interval aanpassen. Zo kun je het programma ook als een heuse netwerkbewaker inzetten. Hier kun je namelijk ook een audiobestand selecteren dat je wilt horen zodra een (onbekend) apparaat wordt gedetecteerd of zodra de verbinding met een toestel wordt verbroken. 

Plaats een vinkje bij Activate the beep/tray alert […] als je zo’n melding alleen wilt ontvangen bij de allereerste detectie van een nieuw apparaat. Via Automatically export all items to a file every […] Seconds laat je de resultaten regelmatig in een txt-, csv- of html-logbestand bewaren.

CurrPorts en IPNetInfo

©PXimport

Genereert je pc flink wat netwerkverkeer en wil je weten waar dat precies vandaag komt? Zet dan de tool CurrPorts in. Die laat je namelijk in realtime alle netwerkverbindingen van je pc zien. Dit gebeurt inclusief het bijbehorende proces, zoals chrome.exe of winword.exe, en het lokale en remote ip-adres en poortnummer. 

Om snel in te zoomen op processen die daadwerkelijk een verbinding met een extern ip-adres opzetten, klik je op de kolom Extern adres, zodat de items volgens ip-adres worden gesorteerd.

Zie je door het bos de bomen niet meer, druk dan op het knopje Geavanceerde Filters en tik zelf de gewenste filters in, zoals include:remote:tcp:80 of include:process:outlook.exe. Filteren op netwerkverbindingen van specifieke applicaties kan ook eenvoudiger. Je kunt hiervoor het vizier-icoontje naar het venster van de beoogde toepassing(en) slepen. Zorg er dan wel voor dat het knopje Alle filters uitschakelen niet is ingedrukt.

Gebruik je CurrPorts als realtime-monitor, schakel dan de volgende opties in: Poorten van onbekende toepassingen markeren, Nieuwe/gewijzigde poorten markeren en Piep bij nieuwe poorten.

Wil je meer weten over de herkomst van een verbinding, zorg dan dat je ook de tool IPNetInfo hebt opgestart. In NirLauncher is die te vinden in de rubriek Internet Related Utilities. Vervolgens klik je in CurrPorts met rechts op een item en kies je IPNetInfo van NirSoft. Je krijgt nu allerlei informatie (via een whois-query) te zien over wie achter het externe ip-adres schuilt.

SmartSniff

©PXimport

Je weet nu welke toestellen netwerkverkeer genereren en met welke servers ze communiceren, maar met SmartSniff kun je (als gevorderde gebruiker) nog een stap verder gaan. Daarmee kun je ook het verkeer zelf bekijken: welke data gaan precies door je netwerkadapter? Toegegeven, er zijn krachtiger tools dan SmartSniff (het gratis Wireshark bijvoorbeeld, dat een indrukwekkende analysemodule voor internetprotocollen bevat), maar die zijn meteen ook een stuk complexer.

Voordat je SmartSniff opstart, wat je trouwens bij voorkeur als administrator doet, installeer je het best ook een andere tool: Win10Pcap. Daarmee kun je meer datapakketten monitoren en analyseren. De installatie is een kwestie van enkele muisklikken.

Zodra je SmartSniff hebt opgestart, open je het menu Opties en kies je Capture Opties. Selecteer hier WinPcap Packet Capture Driver en kies de gewenste (actieve) netwerkadapter. Plaats bij voorkeur een vinkje bij Niet-selectieve mode en bij Automatisch SmartSniff aan Windows Firewall toevoegen. Bevestig met OK.

Zodra je de knop met het groene pijltje indrukt, begint SmartSniff datapakketjes op te vangen, tot je de rode knop Capturing stoppen indrukt. De pakketjes verschijnen in chronologische volgorde in het bovenste venster. Onderaan krijg je de inhoud te zien van een geselecteerd item. 

Je kunt de data ook filteren, zowel tijdens het ‘capturen’ (Opties / Capturefilter) als naderhand, in de schermweergave (Opties / Filter instellen).

ShellExView 

©PXimport

Wanneer je met rechts klikt op een map of bestand in Verkenner, dan zie je allerlei opties. Niet alleen van Windows zelf, maar waarschijnlijk ook van externe tools die je hebt geïnstalleerd. Hoe handig dergelijke extra’s ook zijn, soms maken ze het contextmenu wat onoverzichtelijk of, erger nog, leiden ze tot vertraging en instabiliteit.

Als je inderdaad problemen hebt, dan los je die op met ShellExView, in NirLauncher via de rubriek System Utilities. Meteen na het opstarten krijg je een hele reeks zogenoemde shell-uitbreidingen te zien. Bij ons waren dat er meer dan driehonderd. Het werkt doorgaans het handigst wanneer je die sorteert op de kolom Type. Of je kiest Extra / Op uitbreidingstype filteren en je selecteert alleen de types waarin je geïnteresseerd bent.

Misschien tref je ook een hele reeks items met een roze achtergrondkleur aan. Dit zijn de niet-Microsoft-uitbreidingen en het zijn vooral deze die extra aandacht verdienen. Via het menu Extra / Alle Microsoft extensies verbergen krijg je trouwens uitsluitend zulke items te zien.

Selecteer een of meer items en kies Geselecteerde items uitschakelen als je die (tijdelijk) op wilt uitschakelen om na te gaan of dat het probleem oplost. Doe dat echter niet lukraak: in ditzelfde contextmenu kun je via Google zoeken […] eerst extra informatie opvragen, maar ook de kolom Bestandsnaam zet je vast al op het spoor van wat of wie.

WebBrowserPassView

©PXimport

Er zijn diverse NirSoft-tools die er nagenoeg allemaal op gericht zijn wachtwoorden te achterhalen. Dat gaat van draadloze netwerken en e-mailprogramma’s tot wachtwoorden opgeslagen in browsers. We focussen ons op deze laatste categorie met WebBrowserPassView. Die haalt wachtwoorden op uit Internet Explorer, Firefox, Chrome, Edge Chromium, Opera en enkele andere.

Om het gedownloade zip-bestand uit te pakken, heb je het wachtwoord wbpv28821@ nodig. Zodra je WebBrowserPassView opstart, laat die alle wachtwoorden zien die in je browsers zijn gevonden, inclusief URL, Browser, Gebruiksnaam, Wachtwoord en Bestandsnaam. Klik met rechts op een selectie en kies HTML-rapport – Selectie om de wachtwoorden in een overzichtelijke lijst in je browser te bekijken.

WifiInfoView, WifiChannelMonitor en WifiHistoryView

©PXimport

NirSoft heeft ook wat tools in huis die met draadloze netwerken te maken hebben. Een ervan is WifiInfoView die de draadloze netwerken in je onmiddellijke omgeving scant en heel wat informatie geeft, zoals SSID, kanaal, maximumsnelheid enzovoort.

Als je meer wilt weten over het draadloze verkeer zelf, over de accesspoints en verbonden draadloze toestellen, dan gebruik je beter WifiChannelMonitor. Weet alleen dat deze tool niet met alle netwerkadapters even goed overweg kan.

Een leuke tool is ook WifiHistoryView. Die toont je direct na het opstarten in één oogopslag alle draadloze verbindingen die je pc of laptop de laatste tijd al heeft gemaakt. Je ziet precies wanneer die verbinding is gemaakt, hoelang die duurde en waarom die eventueel werd afgebroken. 

Ook zie je wat de SSID van het verbonden netwerk was, welke draadloos protocol gebruikt werd (bijvoorbeeld 802.11n), of je data werden versleuteld en met welke methode. Je kunt deze informatie bijvoorbeeld in een html-rapport laten gieten.

FileTypesMan

©PXimport

Vanuit het venster Windows-instellingen (Windows-toets+I) kun je aangeven welke bestandstypes je aan welke applicaties wilt koppelen, maar erg handig is dat niet. NirSoft heeft een paar tools die dit soort bestandsbeheer efficiënter maken. FileTypesMan is daar een voorbeeld van.

Als je bijvoorbeeld in Verkenner met rechts klikt op een jpg-bestand, dan wil je daar je favoriete beeldverwerker zien, bijvoorbeeld het gratis Paint.net. Dat doe je als volgt. Start FileTypesMan en scrol naar .jpg (en eventueel ook .jpe en .jpeg) in de kolom Extensie. In het onderste deelvenster zie je de processen die daar al aan zijn gekoppeld. 

Klik hier met rechts op een lege plek en kies Nieuw proces. Vul bij Proces een naam in (zoals Paint.net), klik op Bladeren en verwijs naar het uitvoerbare bestand van Paint.net. Of je start eerst Paint.net op, je kiest Lopend programma selecteren en je verwijst naar Paint.net.

Klik vervolgens op het knopje met de drie puntjes en verwijs naar het exe-bestand van Paint.net voor het pictogram. Eventueel plaats je een vinkje bij Standaardproces. Bevestig met OK. Je kunt een item ook altijd weer bewerken of verwijderen.

FileActivityWatch en FoldersChangesView

©PXimport

Wil je weten welke programma’s of processen welke bestanden benaderen? Bijvoorbeeld tijdens de installatie van een toepassing of omdat je schijfactiviteit opmerkt die je niet meteen kunt verklaren? Daar heeft NirSoft twee verwante tools voor, eerst behandelen we FileActivityWatch. 

Klik met rechts op de tool en kies Als administrator uitvoeren. In het venster lees je direct af welke bestanden er door welke processen worden benaderd. Kleurcodes geven aan om welke activiteit het gaat: lezen, schrijven of verwijderen. Via Opties kun je dit logproces ook stopzetten of beperken tot een of meer activiteittypes.

De tool FoldersChangesView werkt op een iets andere manier: hiermee kun je zelf bepalen van welke map(pen) je de bestandsactiviteiten live wilt volgen. Ook hier selecteer je desgewenst een rootmap en kies je de optie Alle submappen onder de aangegeven mappen monitoren selecteren om een compleet station te monitoren. Er zijn diverse filtercriteria die je kunt gebruiken, zoals bestanden met een specifieke extensie of met een bepaalde grootte.

RegistryChangesView

©PXimport

Programma’s (en malware) kunnen niet alleen bestanden benaderen, maar ook allerlei wijzigingen aanbrengen in het Windows-register. Deze database bevat tenslotte talloze instellingen voor allerlei applicaties en hardwarecomponenten. De tool RegistryChangesView laat zien welke registerwijzigingen er precies zijn doorgevoerd.

Start de tool, kies Momentopname van register maken, geef een locatie op, beperk de snapshot eventueel tot specifieke registeronderdelen (zoals HKEY_CURRENT_USER) en bevestig met Momentopname maken. Daarna voer je bijvoorbeeld de installatie uit van het programma dat je wilt monitoren.

Daarna kies je in RegistryChangesView het menu Bestand / RegistryChangesView-opties. Bij de eerste gegevensbron verwijs je naar het zojuist opgeslagen snapshotbestand en de tweede stel je in op Huidige register. Druk op OK voor een overzicht van alle verschillen.

MultiMonitorTool en ControlMyMonitor

©PXimport

Heb je twee (of meer) monitors op je systeem aangesloten, dan kan tenslotte de MultiMonitorTool van pas komen. Het programmavenster is opgedeeld in twee vensters. Bovenaan staan de beeldschermen in een lijst. Onderaan zie je de eigenschappen van het geselecteerde beeldscherm, inclusief geopende vensters met allerlei details. 

Klik met rechts op een monitor om die te kunnen uit- of inschakelen, om de beeldoriëntatie te wijzigen of om die als primaire monitor in te stellen. Klik met rechts op een item in het onderste venster en kies Venster verplaatsen naar de volgende monitor om het te verhuizen.

Ook goed om weten: met de tool ControlMyMonitor regel je onder meer heel eenvoudig de helderheid, contrast en scherpte van je monitors.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).