Tekstverwerkers als Microsoft Word of LibreOffice Writer zijn prima te gebruiken om langere teksten netjes op te maken of zelfs mooi vorm te geven. Maar zodra het aankomt op het echte ‘desktoppublishing’, het ontwerpen van professioneel ogende (print)publicaties, wordt het wat lastiger. Dan ben je beter af met een gespecialiseerd dtp-pakket. We leggen uit hoe je een tijdschrift ontwerpen kunt met het gratis Scribus.

Tip 01: Installatie

De beste dtp-softwarepakketten zijn QuarkXPress en Adobe InDesign, maar het nadeel daarvan is dat ze behoorlijk prijzig zijn. Het opensource-programma Scribus mag dan iets minder krachtig zijn, het is wel helemaal gratis. De eerste versie verscheen al zo’n 20 jaar geleden voor Linux, maar intussen zijn er ook edities voor macOS en Windows beschikbaar. 

We gaan aan de slag met deze laatste, waarvoor er zowel een 32- als 64bit-versie beschikbaar is, evenals een portable editie. Zo’n anderhalf jaar geleden verscheen versie 1.5.7. Die is weliswaar nog steeds in bèta, maar naar onze ervaring al behoorlijk stabiel. Download Scribus hier. Wij kiezen voor Windows 64 Bit (7, 8, 10). Kies, nadat je het exe-bestand binnengehaald hebt, tijdens de installatie voor Nederlands en bij voorkeur ook voor Full (met vier vinkjes).

De allereerste opstart duurt behoorlijk lang, omdat Scribus een ‘font cache’ creëert. Krijg je de melding dat Ghostscript ontbreekt, dan kun je die later installeren (kies hier de AGPL Release). Deze module is bijvoorbeeld nodig voor de import van eps-afbeeldingen en om voorvertoningen van PostScript Print te bekijken.

©PXimport

Tip 02: Sjabloon

Wanneer je Scribus opstart, verschijnt direct het venster ‘Nieuw document’, maar om het programma eerst wat beter in de vingers te krijgen, kun je dit gerust weer sluiten.

Selecteer in het hoofdvenster Bestand / Nieuw van sjabloon. Kies hier bijvoorbeeld Brochures. Je zult zien dat er twee afzonderlijke ontwerpen te vinden zijn: het voorblad (cover) en een ontwerp voor de eigenlijke inhoudspagina’s (het binnenwerk). Dat is niet geheel toevallig. Binnen de dtp-wereld hanteer je voor het voorblad en de inhoudspagina’s altijd een verschillend ontwerp, en dat gaan we dus ook in dit artikel doen. 

Open gerust een paar sjablonen en bekijk hoe ze zijn samengesteld. Zo’n sjabloon vertelt je al veel over hoe Scribus, en ook de meeste andere dtp-pakketten, werken. Je voorziet het bestand eerst van de nodige kaders, waarna je de gewenste afbeeldingen of tekst hierin plaatst. 

Met de vergrootglasknoppen onderaan kun je snel in- en uitzoomen. Merk ook op dat veel sjablonen uit twee delen bestaan: een voor de linker- en een voor de rechterpagina’s. Bij gedrukte publicaties verschilt namelijk de lay-out van linker- en rechterpagina’s. 

©PXimport

Tip 03: Documenteigenschappen

Na de eerste kennismaking met dtp en Scribus, is het de hoogste tijd om zelf aan de slag te gaan. Kies hiervoor Bestand / Nieuw. Wij gaan uit van een dubbelzijdige publicatie, en kiezen dus voor Facing pages. Eerste pagina is stel je in op Rechter pagina, dit wordt de cover. Ga na of Grootte en Oriëntatie naar wens zijn: standaard is dat A4 (kies Aangepast om zelf de breedte en hoogte in mm in te vullen) en Staand.

Bij Marge hulplijnen vul je de marges in tot aan het afdrukbare gedeelte. Wil je de publicatie straks op je eigen printer afdrukken, haal de juiste waarden dan op met de knop Printer marges. Op het tabblad Afloop kun je nog de snijmarges instellen. Op www.bit.ly/snijmarges bijvoorbeeld vind je meer uitleg over snijmarges.

©PXimport

Tip 04: Afbeeldingsframe

Na je bevestiging met OK staat het document voor je klaar, maar uiteraard is dit nog leeg en moet je dit zelf opvullen met allerlei afbeeldingen en tekst. Elk van deze objecten breng je, zoals gezegd, in een kader onder. Selecteer Beeld / Grid and Guides / Raster tonen en Hulplijnen tonen om die kaders precies de juiste plek neer te kunnen zetten.

Stel dat je een achtergrondafbeelding voor je cover wilt. Je kiest dan Invoegen / Afbeeldingsframe en sleept dit kader over de pagina. Met F2 roep je een handig eigenschappenvenster op waarin je onder meer het kader een naam kunt geven. Rechtsklik nu op dit kader, kies Afbeelding verkrijgen en importeer de afbeelding. 

Klik met rechts op de afbeelding en kies Afbeelding aan frame aanpassen om het de maximale grootte binnen het kader te geven of kies Content properties (F3) / Vrije schaal om de grootte handmatig aan te passen. Hier tref je ook de knop Afbeeldingseffecten aan, met een stuk of twaalf ‘special effects’. 

Vanuit het eigenschappenvenster van het kader kun je verder nog allerlei andere aspecten aanpassen, zoals de positie, rotatie, slagschaduw, lijn, transparantie enzovoort.

©PXimport

Tip 05: Vormen en kleuren

Met alleen een achtergrondafbeelding heb je natuurlijk nog geen cover ontworpen. Daar moeten uiteraard nog andere onderdelen bij, zoals een (onder)titel of titels van artikelen die je in je publicatie behandelt. Hiervoor kun je vormen gebruiken. Die voeg je toe via Invoegen / Vorm / Standaardvormen. Je vindt er naast enkele driehoeken, ook een cirkel en een rechthoek. 

Teken de gewenste vorm op de cover en benoem elk kader via het bijbehorende eigenschappenvenster. Je kunt in dit venster ook de lijn- en vulkleur naar wens aanpassen. Het aantal kleuren lijkt beperkt, maar dat is maar schijn. Ga naar Bewerken en kies Kleuren en vulling. Klik op een willekeurige kleur en kies Toevoegen. Kies een geschikte kleur – bij voorkeur uit het Kleurmodel CMYK – en geef die een naam. Bevestig met OK (2x).

Wil je snel meerdere vormen op je pagina invoegen, dan kan dat als volgt. Selecteer de eerste vorm en ga naar het menu Item / Duplicate/Transform / Dupliceren. Deze gedupliceerde vorm kun je eenvoudig verder aanpassen vanuit het eigenschappenvenster. 

Om ongewenste wijzigingen aan een vorm te voorkomen, vind je in de rubriek X, Y, Z van het eigenschappenvenster enkele knoppen, zoals Naar voorgrond, Naar achtergrond (handig bij deels overlappende vormen), Horizontaal / Verticaal spiegelen en Object vergrendelen of losmaken.

©PXimport

Tip 06: Tekstframe

Het is een goed idee om bijvoorbeeld tekst en (achtergrond)afbeeldingen in afzonderlijke lagen te plaatsen, zodat bewerkingen op de ene laag de andere niet verstoren. Een extra laag creëer je vanuit het menu Vensters / Lagen / Voeg nieuwe laag toe. Dubbelklik in de kolom Naam om de laag te benoemen. Vanuit de statusbalk onderin maak je de gewenste laag actief. 

Vervolgens kies je Invoegen / Tekstframe en teken je een geschikt kader voor je tekst. Dubbelklik hierin om je tekst in te tikken of, beter nog, druk in de gereedschapsbalk op het knopje Edit Text with Story Editor (sneltoets Ctrl+T), voor de ingebouwde teksteditor. Ben je klaar, druk in dit venster dan op het knopje met het vinkje.

Vanuit het venster Content Properties kun je deze tekst nu mooi vormgeven, vanuit rubrieken als Kleur & effecten, Alinea-effecten, Kolommen & Tekstafstanden en Geavanceerde instellingen. In deze laatste categorie kun je onder meer de regel- en letterafstand aanpassen. Om aanpassingen uitsluitend op een tekstselectie uit te kunnen voeren, druk je in de gereedschapsbalk op het knopje Frameinhoud bewerken (sneltoets E).

©PXimport

Tip 07: Sjabloonhulplijnen

Als je tevreden bent over je cover, kun je verder met het binnenwerk; de inhoud van je publicatie. Je zou die pagina’s een voor een kunnen ontwerpen, maar veel gemakkelijker is het om met paginasjablonen te werken. Eén voor elke pagina die je min of meer van dezelfde lay-out wilt voorzien. Ga hiervoor naar het menu Bewerken / Sjablonen, druk op het knopje Voeg een nieuw paginasjabloon toe, geef het sjabloon een naam en kies Linkerpagina (of Rechterpagina).

Om alvast bepaalde onderdelen, zoals tekstkolommen (waarover meer in tip 9), een geschikte plaats te geven, kun je het beste werken met hulplijnen. Open hiervoor het menu Pagina en kies Hulplijnen beheren. Druk op de knop Toevoegen bij Horizontalen en/of Verticalen en vul de afstand vanaf de bladrand in. Plaats een vinkje bij Hulplijnen vastzetten om te voorkomen dat je ze per ongeluk verplaatst. Via Verwijderen haal je een verkeerd geplaatste hulplijn weer weg. Sluit dit dialoogvenster zodra je alle hulplijnen geplaatst hebt. Zet tot slot in het Pagina-menu een vinkje bij Magnetische huplijnen om objecten gemakkelijk netjes te kunnen uitlijnen.

Zodra je publicatie uit meerdere pagina’s bestaat, wil je ze waarschijnlijk een nummering meegeven. Dat kan als volgt. Maak op je paginasjabloon een klein tekstkader, bijvoorbeeld linksonder (op een linkerpagina). Met de sneltoets Ctrl+Alt+Shift+P kun je vervolgens automatisch een paginanummer aan dat kader toevoegen. 

Herhaal deze procedure voor pagina’s met een andere lay-out en voor de rechterpagina’s als je een dubbelzijdige publicatie maakt. Overigens kent Scribus nog heel wat andere handige en aanpasbare sneltoetsen. Je vindt ze via Bestand / Voorkeuren / Sneltoetsen.

©PXimport

Tip 08: Paginabeheer

Heb je alle hulplijnen, paginanummers en eventueel andere terugkerende objecten op je paginasjabloon toegevoegd, druk dan onderaan het venster Paginasjablonen beheren op de knop Terug naar normale paginamodus. Om ervoor te zorgen dat je voor een nieuwe pagina automatisch het juiste paginasjabloon gebruikt, ga je naar Venster en kies je Paginatablet. 

In het dialoogvenster Rangschik pagina’s vind je de aangemaakte paginasjablonen terug. Klik er eventueel met rechts eentje aan en kies Paginavoorbeelden tonen om de visuele weergave ervan te bekijken. Je hoeft nu alleen maar het gewenste sjabloon uit het bovenste paneel naar het onderste paneel te verslepen, tot je een blauw vakje ziet verschijnen. Om een pagina weer weg te halen, versleep je hem naar het vuilnisbakicoontje rechtsonder.

©PXimport

Tip 09: Kolommen en stijlen

Om nu tekstkolommen aan je pagina toe te voegen, teken je een kader dat je mooi langs de in tip 7 gezette hulplijnen plaatst. Doordat je daar ook de magnetische hulplijnen aangezet hebt, ‘klikt’ zo’n kader er vaak meteen aan vast. Het kader kun je verder instellen in het venster Teksteigenschappen (F3). Open daarna de rubriek Kolommen & tekstafstanden, waar je bij Kolommen het gewenste aantal tekstkolommen invult (bijvoorbeeld 2). Bij Tussenruimte vul je de afstand in mm in die overeenkomt met de afstand tussen de eerder getekende hulplijnen.

Creëer nu ook op de andere pagina’s tekstkaders. Dat kan op de zojuist beschreven werkwijze, maar sneller is het via het menu Bewerken / Kopiëren en Bewerken / Plakken of via het menu Item / Dublicate/Transform / Dupliceren, waarna je het gedupliceerde kader naar de gewenste plek versleept. In principe kun je nu je tekst in de kolommen ‘gieten’, maar het is handiger om eerst de alineastijlen van die tekst vast te leggen. Ga hiervoor naar Bewerken / Stijlen (F4).

In het venster Stijl manager druk je op de knop Nieuw en kies je Alineastijl. Geef de stijl een geschikte naam mee en stel alle eigenschappen naar wens in op de tabbladen Eigenschappen, Alinea-effecten en Tekenstijl. Bevestig met Gereed. Je kunt op deze manier diverse stijlen ontwerpen voor alineateksten, koppen, onderschriften enzovoort.

©PXimport

Tip 10: Opvulling

Nu je kaders, kolommen en stijlen gemaakt hebt, is het tijd je publicatie van de eigenlijke tekst te voorzien. Zorg ervoor dat je de tekst al ergens klaar hebt staan, bijvoorbeeld in een Word-document, zodat je hem eenvoudig kunt importeren in Scribus. Om de tekst te importeren, klik je met rechts in een tekstkolom en kies je Tekst verkrijgen, waarna je naar het tekstbestand verwijst. 

Om nu een eerder gemaakte tekststijl op deze tekst toe te passen, selecteer je het tekstkader en open je het venster met de teksteigenschappen. Bovenaan kies je vervolgens de gewenste stijl uit het uitklapmenu. Je zult zien dat de stijl direct op je tekst wordt toegepast.

Het zal je dan ook opgevallen zijn dat de tekst zich mooi over de aangemaakte tekstkolommen spreidt. Zie je onderaan de meest rechtse kolom een rood kruisje, dan vertelt dat je dat de volledige tekst niet in de kolommen past. Je kunt dan het font verkleinen, maar er is een betere oplossing.

Selecteer het tekstkader, druk in de gereedschapsbalk op het knopje Tekstframes koppelen (sneltoets N) en klik met de aangepaste cursor op het tekstkader (op een volgende pagina) waarin je de tekst verder wilt laten doorlopen. Herhaal dit tot alle tekst is geplaatst.

©PXimport

Tip 11: Tekstomloop

Als je een afbeelding in je publicatie wilt zetten, is het wel zo mooi als de tekst netjes rond de afbeelding komt te staan. Teken daarvoor via Invoegen / Afbeeldingsframe een kader over je tekst (en kolommen). Rechtsklik in dit kader, kies Afbeelding verkrijgen, kies een afbeelding van je computer en bewerk het indien nodig (zie tip 4). Om de tekst nu rond in plaats van onder de toegevoegde afbeelding te zetten, selecteer je het betreffende afbeeldingskader en roep je via F2 de Eigenschappen op. 

Lukt het niet het afbeeldingskader te selecteren, ga dan naar Venster / Outline, en klik daar op het kader (of enig ander object). In het Eigenschappen-venster open je de rubriek Vorm en klik je bij Text Flow een van de andere icoontjes aan, tot de tekst netjes langs de afbeelding loopt.

©PXimport

Tip 12: Export

Is je publicatie helemaal af? Dan wil je hem ongetwijfeld heelhuids bij de drukker krijgen. En die verwacht een pdf-versie van je publicatie, met de juiste instellingen. Dat is gelukkig geen probleem voor Scribus. Open het menu Bestand en kies Exporteren / Opslaan als PDF. Scribus voert nu een zogenoemde preflightcontrole uit. Die kun je overigens ook op elk moment zelf uitvoeren via Bestand / Output Preview / PDF. 

Afhankelijk van de gekozen pdf-versie (raadpleeg hiervoor de dienst waar je je publicatie af wilt laten drukken), wijst Scribus je op mogelijke problemen, zoals een te lage afbeeldingsresolutie of een onlogisch gekozen paginasjabloon. Werk deze fouten eerst weg voordat je de publicatie als pdf op gaat slaan. Vervolgens kun je alle pdf-onderdelen naar wens instellen, op tabbladen als Algemeen, Fonts, Veiligheid, Kleur en Pre-press. 

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.