Windows zit vol met handige trucs die nét even meer uit het besturingssysteem halen. Je moet ze alleen maar net even kennen. Met de 15 Windows 10-tips in dit artikel zorgen we er onder andere voor dat bepaalde taken geautomatiseerd worden, wel zo efficiënt!

1. Windows taakplanner

Er zijn veel handelingen op de computer die we regelmatig herhalen. Die kun je automatiseren met de Windows Taakplanner. Open de Taakplanner door te klikken op Start en vervolgens Taakplanner in te typen. Wanneer je nu in het rechterdeelvenster klikt op Basistaak maken, dan kom je in een eenvoudig stappenplan. Je kunt aangeven wanneer de taak moet worden gestart (Trigger), bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks, wanneer de computer start enzovoort.

Vervolgens kun je aangeven wat die actie moet zijn: een programma starten, een e-mail versturen of een bericht weergeven op het scherm. Die laatste twee opties zijn officieel ‘afgeschaft’, maar werken nog wel. Op deze manier kun je bijvoorbeeld eenvoudig rond lunchtijd je dieet-software laten starten of Netflix automatisch openen voor een geplande pauze.

©PXimport

2. Schuifopruiming

Wie een flinke harde schijf heeft, zal niet snel de behoefte hebben om ruimte vrij te maken. Loop je echter tegen ruimtegebrek aan, dan is het goed om te weten dat Windows daar een handig hulpje voor aan boord heeft. Schijfopruiming start je eenvoudig door te klikken op Start en vervolgens Schijfopruiming in te typen. Je ziet dan direct hoeveel ruimte het programma vrij kan maken.

Dit lijkt in bepaalde gevallen niet veel, maar klik je vervolgens op de knop Systeembestanden opschonen, dan toont het programma ineens nog veel meer bestanden die verwijderd kunnen worden. Dit kan al snel oplopen tot enkele gigabytes.

3. Mediastreaming

Wist je dat als je een smart-tv hebt, de kans groot is dat je beelden van je pc naar je tv kunt streamen? Klik op Start, tik mediastreaming in en klik op de optie die verschijnt. Standaard is deze functionaliteit uitgeschakeld, maar zoals je ziet schakel je het met één muisklik in.

Wanneer je smart-tv (of box) met hetzelfde netwerk verbonden is, zie je dat je eenvoudig de content van je pc kunt bekijken.

4. Quick Assist

Heb je een probleem met je pc, maar is de persoon die je kan helpen niet in de buurt? Geen nood: met Quick Assist kun je anderen vragen om je computer tijdelijk over te nemen om je te helpen. Je vindt Quick Assist door de naam van het programma in te typen in het menu Start.

Nu klik je op Ondersteuning krijgen. De persoon die je helpt, klikt op Ondersteuning geven. Er wordt dan een code gegenereerd die deze persoon aan jou door moet geven. Je vult die in en vervolgens kan er verbinding gemaakt worden en kan de andere persoon je computer besturen.

©PXimport

5. Sneller delen

Sinds de integratie van OneDrive is het heel eenvoudig om bestanden snel te delen met andere computers binnen of buiten het netwerk. Maar er zijn ook andere manieren om te delen. Stel dat er iemand is naar wie je met grote regelmaat bestanden stuurt via mail en je vindt het irritant om telkens al die stappen te doorlopen. Dat kan dus sneller.

Rechtsklik op het bestand dat je wilt delen en klik vervolgens op Delen. Je kunt dan klikken op Mail, maar je kunt ook aangeven met welke personen je vaak deelt. Als je die persoon instelt, kun je voortaan direct op die persoon klikken, waarna er een mail wordt opgesteld en het bestand automatisch wordt toegevoegd.

6. Dynamische vergrendeling

Het is om talloze redenen belangrijk om je computer te vergrendelen wanneer je even niet voor het beeldscherm zit. Maar als je vaak wegloopt, is dat best een gedoe. Dynamische vergrendeling automatiseert dat. Je koppelt je smartphone via bluetooth aan je pc, en zodra de twee van elkaar verwijderd raken, vergrendelt de pc.

Je schakelt deze optie in door Dynamisch vergrendelen te typen in het menu Start. Plaats een vinkje bij de optie, koppel je smartphone aan je pc, en het automatisch vergrendelen is een feit.

7. Zelf legende prullenbak

De prullenbak leeggooien is een snelle en handige manier om meer ruimte vrij te maken op je pc. Maar waarom leegt dat ding zichzelf niet? Dat kán dus wel degelijk, alleen is het niet standaard ingesteld, zodat je altijd nog bestanden terug kunt halen als he een fout hebt gemaakt.

Typ Opslag in het menu Start en klik op het gevonden resultaat. Zet de schakelaar bij Slim opslaan aan. Windows zal nu automatisch tijdelijke bestanden verwijderen en de prullenbak legen.

©PXimport

8. Windows Sonic Surround Sound

Windows 10 heeft een interessante optie om het geluid dat je hoort via je koptelefoon wat ruimtelijker te maken, genaamd Sonic Surround Sound. Deze optie is standaard uitgeschakeld. Je schakelt hem in door met de rechtermuisknop op het pictogram met de luidspreker te klikken en te kiezen voor Ruimtelijk geluid / Windows Sonic voor hoofdtelefoon. Het leukste is om even een koptelefoon op te zetten, een video te bekijken en de functie uit- en in te schakelen.

9. Taakweergave-tijdlijn

De Taakweergave (te activeren met de knop direct naast het vergrootglas, links in de Taakbalk) is een handige manier om weer te geven wat er allemaal openstaat in Windows. Maar onlangs is deze functie nog een stuk handiger geworden. Wanneer je deze weergave opent, zie je aan de rechterkant een schuifregelaar. Wanneer je die naar beneden schuift, krijg je een overzicht van wat er bijvoorbeeld gisteren en eergisteren openstond. Een soort browsergeschiedenis voor Windows dus.

©PXimport

10. Concentratiehulp

Als je je graag wilt concentreren en tijdelijk niet gestoord wilt worden, dan is Concentratiehulp in te schakelen. Klik hiervoor op het pictogram van Actiecentrum in het Systeemvak, dan op Uitvouwen en daarna op Concentratiehulp. Notificaties en andere afleidende zaken worden nu tijdelijk geblokkeerd.

Hoe deze blokkering precies werkt kun je zelf bepalen door in Start Concentratiehulp te typen, en de instellingen van deze functionaliteit naar je hand te zetten.

11. Videokaart toewijzen

Wanneer je een grafische chip op je moederbord hebt zitten én een krachtige videokaart hebt ingebouwd, dan heb je in Windows 10 de mogelijkheid om aan te geven welk programma welke hardware mag gebruiken. Zo wil je bijvoorbeeld dat Photoshop je videokaart gebruikt, maar Kladblok heeft die helemaal niet nodig. Op deze manier kun je heel wat energie en systeembronnen besparen.

Klik op Instellingen in Start en vervolgens op Systeem, Beeldscherm en Grafische instellingen. Klik op Bladeren en voeg de programma’s toe aan wie je de hardware wilt toewijzen. Klik nu op Opties bij het betreffende programma en bepaal welke hardware gebruikt mag worden.

©PXimport

12.Bestanden/mappen hoofdlettergevoelig maken

Je kunt bestanden en mappen nu eenvoudig hoofdlettergevoelig maken in Windows 10. Het gevolg daarvan is dat je dus zowel een map Foto’s als foto’s kunt hebben in één map. Om de inhoud van een map hoofdlettergevoelig te maken, klik je op Start, typ je cmd, rechtsklik je op Opdrachtprompt en klik je op Als administrator uitvoeren.

Vervolgens voer je het volgende commando in: fsutil.exe file setCaseSensitiveInfo “C:\Foto’s” enable waarbij C:\Foto’s moet worden vervangen door het pad naar de map waarvan je de inhoud hoofdlettergevoelig wil maken. De wijzigingen zijn direct van kracht.

13. Werken met het cloud-klembord

Het heeft een decennium of twee geduurd, maar eindelijk heeft het Klembord van Windows een flinke upgrade gekregen. Je kunt de functie inschakelen via Instellingen, Systeem, Klembord. Wanneer je nu items (tekst, foto’s enzovoort) kopieert met Ctrl+C, dan worden deze in je cloud-Klembord geplaatst. De Windows-toets in combinatie met de letter V roept dit Klembord op, waarna je eruit kunt plakken.

En het mooiste is: in de instellingen kun je ook aangeven dat dit Klembord gesynchroniseerd moet worden tussen alle apparaten die hetzelfde Microsoft-account gebruiken.

©PXimport

14. Delen via het netwerk

We beschreven eerder al even hoe je bestanden kunt delen via de functie Delen in het contextmenu, maar je kunt bestanden en mappen ook eenvoudig delen via het netwerk. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het bestand of de map die je wilt delen, en klik vervolgens op Eigenschappen, Delen.

Wanneer je nu klikt op Geavanceerd delen, kun je precies aangeven wie de map of het bestand mag openen, welke rechten deze persoon heeft en hoeveel mensen tegelijkertijd toegang hebben tot de map of het bestand.

15. OneDrive op aanvraag

Tot slot een tip die ons leven met meerdere pc’s een stuk eenvoudiger heeft gemaakt. OneDrive (tegenwoordig geïntegreerd binnen Windows) is superhandig, maar het feit dat alle bestanden worden opgeslagen op alle pc’s waarop je de dienst gebruikt, is natuurlijk niet efficiënt. Dat kan sinds kort gelukkig anders.

©PXimport

Klik op OneDrive in het Systeemvak, vervolgens op Meer, en daarna op Instellingen. In het tabblad Instellingen ziet je nu het kopje Bestanden op aanvraag.Wanneer je een vinkje plaatst bij deze optie, zal OneDrive alle bestanden op je harde schijf laten zien alsof ze er staan; in werkelijkheid nemen ze geen ruimte in. Pas als je ze opent, dan worden ze gedownload.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).