Of je nou een oudere printer hebt staan of je onlangs een nieuw model hebt aangeschaft, je wilt hoe dan ook het uiterste uit dat apparaat halen. In dit artikel vind je de beste tips en tools om handiger en mooier af te drukken.

Tip 01: Aankoop

In dit artikel gaan we ervan uit dat je al over een printer beschikt en het maakt voor heel wat tips en tools niet zoveel uit om welk printertype het precies gaat. Ben je toch van plan een nieuwe printer aan te kopen, dan doe je er goed aan eerst alles goed op een rijtje te zetten. Wil je ook kunnen scannen en kopiëren, dan is een AIO-apparaat (all-in-one) een optie. De goedkoopste printers zijn doorgaans usb-modellen, maar voor een thuisnetwerk is een wifi- of ethernet-model de meerprijs wel waard. Je zult ook moeten kiezen tussen een inkjet- en een laserprinter.

Elk type heeft zijn voor- en nadelen. Een (degelijke) inkjetprinter is beter geschikt voor fotoafdrukken, maar zijn wel duurder in gebruik voornamelijk vanwege de inkt. Laserprinters zijn doorgaans sneller, uitstekend geschikt voor tekstdocumenten en nagenoeg onderhoudsarm. Waar inktpatronen vaak indrogen als je ze weinig gebruikt, hebben tonercartridges daar geen last van.

Welke printer je ook hebt of aankoopt, je vindt hier zeker tips die je handig van pas komen. We hebben ze in verschillende rubrieken ingedeeld, zodat je sneller de tips terugvindt die je het meest interesseren.

©PXimport

Tip 01 Een AIO is handig als je ook geregeld wilt scannen en kopiëren.

Handiger

Tip 02: Printconfiguraties

Er is een tip die zeer veel inkt kan uitsparen die we nog niet hebben vermeld: het afdrukken in kladmodus of conceptmodus (de naam van de functie wisselt per printer). Nu kun je je printer wel zo instellen dat die standaard in die modus afdrukt, maar het is niet echt handig als je die instelling moet aanpassen telkens als je naar een andere printmodus wilt overschakelen. Om dat te vermijden installeer je dezelfde printer meerdere keren, telkens met een aangepaste naam. Zoals Laserprinter-concept en Laserprinter-HQ (hoge kwaliteit). Zijn de installaties klaar, open dan Apparaten en printers, rechtsklik op een van de geïnstalleerde printers, kies Eigenschappen van printer en pas alle instellingen naar wens aan. Doe hetzelfde voor de andere installaties.

©PXimport

Tip 02 Eén printer, tweemaal geïnstalleerd: één keer in conceptmodus (en dubbelzijdig ingesteld), één keer in hoge kwaliteit.

Tip 03: Automatische keuze

Heb je meerdere fysieke printers, dan moet je er natuurlijk telkens zelf op letten naar welke printer je afdrukt. Dankzij de wat oudere, gratis tool Automatic Print Switcher kun je die keuze deels automatiseren. Na het opstarten van de tool hoef je maar de naam van het proces aan te klikken (zoals Outlook of Powerpnt), waarna je vanuit het contextmenu de gewenste printer aanduidt. Voortaan zal dat proces (en dus de bijhorende toepassing) standaard naar de geselecteerde printer afdrukken.

Een andere situatie: je gebruikt je laptop zowel thuis als op het werk. In plaats van telkens zelf de juiste printer te moeten selecteren, laat je dat aan Free IP Switcher over. Het komt erop neer dat je voor beide locaties aangepaste netwerkprofielen creëert, met aparte instellingen voor het IP-adres, dns-server, gateway én de standaardprinter. Daarna hoef je maar het gewenste profiel te selecteren en op Activate te drukken om naar het juiste profiel, inclusief printer, om te schakelen. Wat printers betreft, zit deze functionaliteit in laptops al ingebouwd in Windows 7 en hoger. Open hier Apparaten en printers, selecteer de gewenste printer en klik bovenaan op Standaardprinters beheren, waarna je printer en netwerk aan elkaar koppelt.

©PXimport

Tip 03 Kies voor elke applicatie de meest geschikte standaardprinter.

©PXimport

Tip 03 Ander netwerk en andere printer? Met een klik heb je alles geregeld.

Tip 04: Usb-printer delen

Je hebt een usb-printer en die wil je ook graag beschikbaar stellen aan de andere computers in je thuisnetwerk. Nu hangt die printer aan je eigen pc en dat is vervelend, aangezien die moet ingeschakeld zijn om afdrukken mogelijk te maken. Dat kan ook anders, met een printserver. Daar bestaan wel speciale apparaten voor (de LogiLink PS0011 Netwerkprintserver LAN bijvoorbeeld vind je al vanaf zo'n twintig euro), maar misschien heb je de benodigde apparatuur al in huis! Er zijn namelijk steeds meer routers (van bijna alle populaire merken) met een usb-poort die je als printserver kunt configureren.

Of wellicht beschik je al over een NAS die dezelfde functionaliteit biedt. Er zijn namelijk verschillende modellen van onder meer de populaire merken Synology en QNAP die een service voor usb-printers en zelfs voor alles-in-één-apparaten bieden, zodat je via je netwerk niet alleen kunt printen, maar ook faxen en scannen. Voor Synology vind je stapsgewijze instructies hier, voor QNAP kun je terecht op deze website.

©PXimport

Tip 04 Een usb-printserver is echt niet zo duur.

©PXimport

Tip 04 Een moderne NAS laat zich ook als printserver configureren.

Tip 05: Controle

Heb je een goed uitgebouwd thuisnetwerk met één of meer gedeelde printers en wil je graag enig zicht hebben op wat en hoeveel er door wie wordt afgedrukt? Tools als de gratis PaperCut Logger of de krachtigere variant PaperCut NG (gratis tot 5 gebruikers) kunnen uitkomst bieden. De laatste beheer je via een webinterface. Deze tool haalt automatische alle gebruikers op en je kunt per gebruiker instellen hoeveel die per printer maximaal mag verbruiken. Vanuit een webinterface krijg je dan een mooi overzicht van het actuele gebruik en je kunt zelfs de individuele printopdrachten zien. Je kunt het rapport naar diverse formaten exporteren, zoals pdf, csv en html.

Wil je enkel voorkomen dat een bepaalde gebruiker naar een specifieke printer (met dure kleurafdrukken, bijvoorbeeld) kan printen vanaf een bepaalde pc, dan kun je dat ook vanuit Windows zelf regelen. Open op die pc Apparaten en printers, roep het eigenschappenvenster van de printer op en stel de machtigingen per gebruiker in via het tabblad Beveiliging.

©PXimport

Tip 05 PaperCut NG maakt gedetailleerde printlogs mogelijk (gratis tot 5 gebruikers).

Mooier

Tip 06: Kalibratie

Wanneer je foto's bewerkt en afdrukt, verkies je wellicht dat je beeldscherm de kleuren zo natuurgetrouw mogelijk weergeeft en dat die kleuren er ook zo uitzien op je afdrukken. Dat vraagt om een (dubbele) kalibratie van zowel je beeldscherm als van je printer. Aan de beeldschermkalibratie gaan we hier grotendeels voorbij: daarvoor kun je eventueel de in Windows 7 en hoger de ingebouwde wizard Beeldschermkleuren kalibreren gebruiken. Je start die op via Configuratiescherm / Beeldscherm. Of je gebruikt hiervoor de instellingen in het OSD-schermmenu van je monitor.

Om de kleurafdrukken op je printer zo goed mogelijk te kunnen beoordelen, gebruik je bij voorkeur een geschikt referentieplaatje, zoals dat op www.digitaldog.net/tips (klik met de rechtermuisknop op Printer Test File en sla het plaatje op) of op deze website staat. Druk deze afbeelding(en) af op de beoogde papiersoort. Speur naar eventuele onregelmatigheden in de afdruk - gebruik hiervoor gerust een vergrootglas - en pas op basis daarvan desnoods de afdrukinstellingen aan. De optimale configuratie kun je vervolgens als een aparte printerconfiguratie opslaan (zie tip 8).

©PXimport

Tip 06 Gebruik een referentieplaatje bij het kalibreren van je printerkleuren.

Tip 07: Aangepaste profiel

Voor optimale afdrukresultaten van je foto's gebruik je geschikt fotopapier. Niet zelden blijkt papier van de printerproducent daarvoor het best geschikt en blijven de kleuren ook langer behouden (zie ook de tests). Sommige producenten leveren bovendien ICC/ICM-printerprofielen mee die zijn aangepast aan het gekozen papiertype. Stel, je gebruikt papier van Ilford. Surf dan naar www.ilford.com en klik op Request Printer Profiles. Meld je aan, maak de juiste keuzes (bijvoorbeeld inkjet photo paper / Epson / Stylus Photo 1500W / Premium Plus Glossy Paper 270gsm), download het bijhorende zip-bestand en pak het uit. Klik het ICC-bestand met de rechtermuisknop aan en kies Profiel installeren (of plaats het bestand zelf in de map C:\Windows\System32\spool\drivers\color). Start je favoriete beeldbewerkingsprogramma op en geef aan dat je dat printprofiel wilt gebruiken. In het meegeleverde pdf-document van Ilford lees je hier meer over. In Photoshop Elements 12 bijvoorbeeld gaat dat als volgt: kies Bestand / Afdrukken / Meer opties / Kleurbeheer en kies bij het item Kleurverwerking de optie Photoshop Elements beheert kleuren. Kies het juiste printerprofiel en stel het item Rendering intent in op de optie Perceptueel. Vervolgens schakel je het kleurbeheer van uw printer(driver) uit of geef je aan dat je dat aan de gebruikte applicatie overlaat. Ook deze procedure staat in het pdf-document beschreven, voor diverse printermerken.

©PXimport

Tip 07 Een printprofiel aangepast aan printer én papier voor een optimale afdruk.

Draadloos en op afstand

Tip 08: AirPrint

Heb je verschillende toestellen in je netwerk die draadloos verbonden zijn en waarmee je ook wilt afdrukken? Dan zijn er verschillende oplossingen voorhanden, waaronder ePrint, Wi-Fi Direct (met WPS), AirPrint en zelfs NFC (Near Field Communication). Heb je een computer met OS X Lion of hoger of een geschikt iOS-apparaat (iPad, iPhone 3GS of hoger, iPod touch derde generatie of hoger), dan kun je normaliter probleemloos afdrukken via AirPrint.

In principe heb je daarvoor een AirPrint-compatibele printer nodig. Een lijst met dergelijke printers vind je hier. Heb je zo'n je zo'n printer niet, dan zijn er nog uitwegen. Bijvoorbeeld wanneer je over een NAS beschikt die AirPrint ondersteunt (zoals een aantal moderne NAS-apparaten van Synology). In Windows kun je ook AirPrint inschakelen om een niet-compatibele printer aan te sturen, zie www.airprintactivation.com voor een stappenplan. Of je koopt voor nog geen twintig dollar het tooltje AirPrint Activator, dat is qua installatie iets eenvoudiger. Op OS X gebruik je een tool als HandyPrint.

©PXimport

Tip 08 HandyPrint maakt een niet-ondersteunde printer toch AirPrint-compatibel.

Tip 09: ePrint (HP)

Ook om printen op afstand (en dus via internet) mogelijk te maken zijn er verschillende oplossingen mogelijk. We stellen je hier twee methodes voor, één producentspecifieke en één meer generieke oplossing. Als voorbeeld voor de eerste nemen we de ePrint-technologie van HP, omdat die het verst is doorontwikkeld, maar kijk zeker ook wat je eigen producent op dit vlak aanbiedt.

Stel, je wilt kunnen afdrukken vanaf je smartphone. Dan installeer je de gratis ePrint-app van HP, beschikbaar zowel in de Apple App Store als in de Google Play Store. Bevind je je binnen het bereik van je thuisnetwerk, dan vindt de app automatisch de aangesloten HP-printers, ook als die bijvoorbeeld via een ethernet-kabel zijn verbonden. Beschik je over een printer met ePrint-ondersteuning, dan kan dat ook via het internet (met behulp van het e-mailadres van je printer en het datacenter van HP). Verder biedt de app nog de mogelijkheid aan om naar publieke locaties af te drukken waarmee HP een overeenkomst heeft afgesloten, zoals bepaalde hotels en Ricoh-centers. Die zijn echter vooralsnog beperkt in aantal.

©PXimport

Tip 09 HP ePrint voorziet ook in een (zeer beperkt) aantal publieke afdrukcentra (hier nabij Brussel).

Tip 10: Google Cloudprinter

Ook met Google Cloudprinter kun je je printers thuis verbinden met internet, om ze beschikbaar te maken voor printen op afstand. En hoewel je de Google Cloudprinter-technologie het makkelijkst instelt met een printer die deze technologie specifiek ondersteunt, kan het ook met willekeurige printers. Daar heb je dan wel je pc voor nodig.

In een notendop pak je dat als volgt aan. Start Google Chrome op en klik op Google Chrome aanpassen en beheren / Instellingen / Geavanceerde instellingen weergeven. Ga naar de rubriek Google Cloudprinter en klik op de knoppen Beheren / Printers toevoegen. Plaats een vinkje bij de printers die je langs deze weg bereikbaar wilt maken en bevestig met Printer(s) toevoegen. Met een snelle blik op deze webpagina controleer je dat de toevoeging is gelukt en daarna kun je aan de slag. Op een willekeurige desktop-pc start je dan Google Chrome op en meld je je aan met je Google-account. Wanneer je nu een webpagina afdrukt, kun je met de knop Wijzigen naar de rubriek Google Cloudprinter gaan en via Alles weergeven de gewenste printer selecteren.

©PXimport

Tip 10 Vanuit Google Chrome heb je je printer zo tot cloudprinter omgeturnd.

Tip 11: Cloudprinter mobiel

Ook vanaf je mobiele apparaat, zoals een smartphone of tablet, kun je vanuit Google Chrome naar je Google Cloudprinter afdrukken. Maar wat als je ook andere bestanden wilt printen, zoals documenten of e-mails? Een mooi overzicht met de belangrijkste mogelijkheden vind je hier. Op alle mobiele apparaten moet dat alvast kunnen via de app voor Gmail of Google Drive.

Vanaf je iOS-apparaat kan het met de veelzijdige app PrintCentral Pro (6,99 euro). Op een Android-toestel zijn er meer mogelijkheden, waaronder de gratis app Google Cloudprinter. Na de installatie hoef je de gewenste documenten of foto's maar met deze app te delen, waarna je de printer selecteert, de afdrukvoorkeuren aangeeft en tikt op Klik hier om af te drukken. Dat werkt natuurlijk alleen als je pc thuis is ingeschakeld en je met je Google-account bij Google Chrome bent aangemeld. Is dat niet het geval, dan blijven de documenten in de wachtrij tot je je pc alsnog aan zet. Op deze pagina kun je op elk moment een overzicht van alle afdruktaken krijgen.

©PXimport

Tip 11 Google Cloudprinter: ook de naam van een handige Android-app.

Een extra vriezer in de garage of schuur is voor veel mensen een uitkomst. Toch is het niet altijd een kwestie van stekker erin en klaar. Niet elke vriezer werkt goed bij lage temperaturen, en ook de plek waar je hem neerzet maakt uit. Waar moet je op letten als je een vriezer in een onverwarmde ruimte wilt zetten, lees je hier.

Kies de juiste maat en het juiste type

Vriezers voor in de schuur zijn er in allerlei formaten, van kleine modellen van 100 liter tot enorme kasten van 500 liter of meer. Kies een vriezer die past bij wat je van plan bent ermee te doen – deze zomer én daarna. Ga je 'm vooral gebruiken als extra opslag tijdens barbecues en vakanties, dan hoeft hij niet al te groot te zijn. Een te ruime vriezer verbruikt namelijk onnodig veel energie, zeker als hij grotendeels leeg blijft. Let bij de aanschaf ook goed op het type (hierboven las je daar al meer over). Een vrieskast neemt minder ruimte in beslag op de vloer en is overzichtelijker, terwijl je in een vrieskist juist makkelijk grotere hoeveelheden kwijt kunt en etenswaren goed kunt stapelen. Kies bij voorkeur een model met meerdere laden of vakken, zodat je snel terugvindt wat je zoekt. Kijk tot slot naar het energielabel. Modellen met energielabel A zijn het zuinigst. Ze zijn vaak iets duurder in aanschaf, maar die extra kosten verdien je op termijn terug via een lagere energierekening. Vraag ernaar in de winkel of vergelijk online.

Waar en hoe zet je hem neer?

De plek waar je de vriezer in de schuur of garage neerzet, maakt veel uit voor een goede werking. Zet hem op een stabiele, waterpas ondergrond zodat hij niet gaat trillen of lawaai maakt tijdens het vriezen. Vermijd plekken direct naast een warmtebron zoals een cv-ketel, maar zet de vriezer ook niet vlak bij een koude buitendeur. De ideale omgevingstemperatuur ligt tussen de 10 en 15 graden. Zorg dat er rondom voldoende ruimte is voor ventilatie. Laat aan de achterkant minstens 10 centimeter vrij, zodat de warme lucht goed weg kan. Controleer of er een stopcontact in de buurt zit. In garages is dat meestal geen probleem, maar in een schuur kan het ontbreken. In dat geval kun je het beste een stopcontact laten aanleggen op een veilige plek. Gebruik liever geen verlengsnoer.

Aansluiten en installeren

Sluit de vriezer eerst aan op het stopcontact voordat je begint met inruimen of afstellen. Controleer in de handleiding of hij ingesteld staat op minimaal -18 graden Celsius – dat is de aanbevolen temperatuur voor veilig invriezen. Stel daarna de pootjes bij zodat de vriezer waterpas staat. Dat is niet alleen beter voor de werking, maar helpt ook om energieverbruik te beperken. Wil je extra zekerheid? Dan kun je de vriezer met een muurbeugel verankeren. Zeker bij modellen met zware, volle laden voorkomt dat dat het apparaat kantelt. Let op: plaats de vriezer niet in een onverwarmde schuur waar het 's winters kan vriezen. Bij temperaturen onder nul werkt de compressor minder goed of juist te hard, wat leidt tot slijtage en een hoger energieverbruik. Kies in dat geval liever voor een vriezer die speciaal geschikt is voor lage omgevingstemperaturen.

©qwartm - stock.adobe.com

Ontdooien en schoonmaken

Veel vriezers zijn tegenwoordig uitgerust met een no-frostsysteem dat ijsvorming automatisch tegengaat. Toch is het slim om de vriezer een paar keer per jaar handmatig te ontdooien. Zo blijft hij efficiënt werken en verbruik je niet onnodig stroom. Trek hiervoor de stekker uit het stopcontact en haal alle producten eruit. Zet die tijdelijk in een andere vriezer of bewaar ze in een koelbox met koelelementen. Laat de vriezer daarna rustig ontdooien. Je kunt het proces versnellen door een bakje heet water in de vriezer te zetten en de deur dicht te doen, maar giet nooit heet water direct op de wanden – dat kan schade veroorzaken. Vang het smeltwater op met doeken of een opvangbakje. Droog de binnenkant goed af en sluit de vriezer weer aan. Maak meteen ook de binnen- en buitenkant schoon met een zachte doek en een mild schoonmaakmiddel. Vermijd agressieve middelen en schuursponsjes, die kunnen het oppervlak beschadigen.

Je werkt met de kantoorsuite Microsoft 365 en wisselt regelmatig gegevens uit tussen Word, Excel en PowerPoint, zoals tabellen, grafieken en adressen. We bespreken de diverse mogelijkheden om data uit te wisselen.

Tip 1 Slepen

De gemakkelijkste manier om objecten tussen Office-applicaties te kopiëren, is deze te verslepen terwijl je de linkermuisknop ingedrukt houdt. Dit werkt snel als beide programmavensters openstaan, maar deze methode is helaas beperkt in de typen objecten en in de mogelijkheden om de actie te sturen.

In Excel kun je nauwelijks onderdelen verslepen. In PowerPoint is het daarentegen wel mogelijk om geselecteerde tekst of zelfs een complete dia vanuit het dia-navigatievenster te verplaatsen. Let er wel op dat PowerPoint dit standaard als een knipactie behandelt. Houd tijdens het slepen de rechtermuisknop ingedrukt en kies Hierheen kopiëren om de dia ook in de oorspronkelijke presentatie te behouden.

In Word kun je alleen geselecteerde tekst verslepen, maar de wijze waarop dit werkt verschilt. Sleep je tekst naar Excel, dan wordt het standaard als knippen beschouwd. Verschuif je diezelfde tekst naar PowerPoint, dan gaat het juist om een kopie. Deze beperkingen en inconsistenties maken het minder aantrekkelijk om data binnen Office te verslepen, al zijn er gelukkig nog andere manieren beschikbaar.

Een dia verslepen vanuit PowerPoint (naar Word) wordt blijkbaar gezien als een knipoperatie.

Tip 2 Kopiëren en plakken

De eenvoudigste en meestal snelste manier om gegevens als tekst, tabellen en grafieken te kopiëren vanuit een Office-applicatie (of een andere toepassing) en ze vervolgens in een andere Office-toepassing te plakken, is via het klembord. Je vindt deze optie in het tabblad Start, waar ook de pictogrammen Knippen (Ctrl+X), Kopiëren (Ctrl+C) en Plakken (Ctrl+V) staan. Klik op het pijlknopje naast Plakken voor extra opties, afhankelijk van het objecttype en de applicatie. Typische keuzes zijn Opmaak van bron behouden, Doelstijlen gebruiken, Afbeelding en Alleen tekst behouden. Experimenteer hiermee in Word, Excel en PowerPoint. Als je de muisaanwijzer boven een optie houdt, krijg je in het doeldocument een voorafbeelding te zien.

Het Windows-klembord heeft als nadeel dat het alleen het laatst gekopieerde object onthoudt. Het Office-klembord biedt een alternatief en kan tot 24 objecten opslaan. Je opent het via het pijlknopje in de rubriek Klembord op het tabblad Start. Met Alles plakken kun je alle objecten uit het actuele klembord in één keer invoegen.

Het Office-klembord kan maximaal 24 objecten tegelijkertijd onthouden.

Tip 3 Plakken speciaal

Met het pijltje bij Plakken in de rubriek Klembord open je in de drie Office-applicaties Plakken speciaal. Daarmee plak je een object uit het klembord in een ander formaat of met specifieke eigenschappen via een dialoogvenster. Welke opties beschikbaar zijn, hangt af van het objecttype en de applicatie. Neem bijvoorbeeld een grafiek uit Excel die je in Word wilt plakken. In het dialoogvenster kun je kiezen uit afbeeldingsformaten als Bitmap, GIF, JPG, PNG en SVG, of uit opties als Graphic-object van Microsoft Office en Microsoft Excel-grafiekobject.

Je keuze is belangrijk. Kies bijvoorbeeld voor het vectorformaat SVG als je afbeeldingen zonder kartelranden wilt vergroten. Als je kiest voor Graphic-object, blijven bepaalde grafiekelementen bewaard en kun je deze in beperkte mate aanpassen, zoals de grafiekstijl of het grafiektype. Bij een Excel-grafiekobject wordt de grafiek als ingesloten Excel-object geplaatst, zodat je zowel de opmaak als de gegevens kunt wijzigen.

Als je een live koppeling met de grafiekgegevens uit het originele Excel-bestand wilt behouden, vink in het dialoogvenster Koppeling plakken aan. Wanneer je de grafiek in Excel aanpast, krijg je bij het openen van het gekoppelde Word-document de vraag of je het document wilt bijwerken met de gewijzigde gegevens. Bij bevestiging wordt de geplakte grafiek automatisch bijgewerkt. Houd er wel rekening mee dat de naam en de locatie van het originele bestand ongewijzigd moeten blijven.

De grafiek onderaan is als Excel-grafiekobject in Word geplakt.

Tip 4 Object invoegen

Hoewel het minder gebruikelijk is, kun je ook een bestand in een andere Office-applicatie plakken, zodat je het geplakte object in de oorspronkelijke omgeving kunt bewerken.

Stel dat je een Word-document in PowerPoint (of Excel) wilt inbedden. Open PowerPoint, plaats de cursor op de gewenste locatie en ga naar Start. Klik binnen de rubriek Tekst op Object, selecteer Bestand gebruiken en verwijs via Bladeren naar het gewenste Word-bestand. Bevestig de keuze met OK en vink Aan bestand koppelen aan om wijzigingen in het originele bestand ook in de geplakte inhoud te laten reflecteren (OLE, Object Linking & Embedding). Als de inhoud niet direct zichtbaar hoeft te zijn, kies je Als pictogram weergeven en kun je, als je wilt, een aangepast pictogram selecteren via Ander pictogram. Na nogmaals te hebben bevestigd met OK verschijnt het object. Dubbelklik erop om het Lint van de Word-omgeving in PowerPoint te openen en de inhoud te bewerken.

Je kunt ook een leeg bestand van een ander Office-type invoegen. Open opnieuw Object en kies deze keer Nieuw. Selecteer vervolgens het gewenste Objecttype, bijvoorbeeld een Microsoft 365-object of Paintbrush Picture. Afhankelijk van je geïnstalleerde programma’s kunnen ook andere opties verschijnen, zoals Adobe Acrobat of OpenOffice.org. Als je bijvoorbeeld Paintbrush Picture kiest, opent Paint automatisch en zie je tijdens het tekenen direct de resultaten in het ingevoegde object.

Je kunt bestanden van verschillende objecttypen in je Office-document opnemen.

Tip 5 Conversie en export

Als je vooral werkt met grafische objecten zoals afbeeldingen of grafieken, kun je deze via conversie en export naar een andere Office-applicatie overbrengen. Deze methode is vooral handig als je meerdere objecten tegelijk wilt hergebruiken.

Als je meerdere afbeeldingen uit een Word-document wilt hergebruiken, sla het bestand dan op als webpagina via Bestand / Opslaan als  en kies HTML-pagina (*.htm; *.html). Er wordt automatisch een submap aangemaakt (<bestandsnaam>_bestanden) met alle afbeeldingen uit het document, hoewel ze daar generiek worden genummerd.

Dit werkt in PowerPoint op dezelfde manier. Wil je echter elke dia afzonderlijk opslaan, gebruik dan Bestand / Opslaan als en selecteer een afbeeldingsformaat, bijvoorbeeld JPEG-indeling (*.jpg) of Portable Network Graphics (*.png). Kies daarna Alle dia’s zodat iedere dia afzonderlijk wordt opgeslagen.

In Excel kun je grafische objecten, zoals afbeeldingen en grafieken, direct opslaan via het contextmenu met de optie Opslaan als afbeelding (in meerdere formaten). Wil je alle objecten in één keer afzonderlijk bewaren, gebruik dan ook Opslaan als HTML-pagina (*.htm; *.html).

Sla alle afbeeldingen uit je document afzonderlijk op in een html-map.

Tip 6 VBA-macro’s met hulp van AI

Het lijkt misschien een grote stap, maar wat niet lukt met standaardtools, kun je vaak toch voor elkaar krijgen met Visual Basic-scripts (macro’s) in Office-applicaties. Laat je niet afschrikken, want AI-bots als ChatGPT kunnen tegenwoordig vrijwel kant-en-klare VBA-scripts genereren op basis van een tekstprompt. We beperken ons hier tot een vrij willekeurig voorbeeld.

Als je een Excel-werkblad hebt met verkoopgegevens per regio en een PowerPointpresentatie wilt waarin elke regio op een aparte dia wordt weergegeven, vul dan eerst de gegevens in het werkblad in. Plaats de regio’s onder elkaar in kolom A (van A2 tot …) en de gegevenstypes naast elkaar in rij 1 (van B1 tot …). Maak daarna een screenshot met bijvoorbeeld de ingebouwde Windows-functie Windows-toets+Shift+S: kies Rechthoek en trek een kader rond je gegevens, inclusief de rij- en kolomindicaties.

Meld je vervolgens aan bij ChatGPT, plak de klembordinhoud met Ctrl+V in je prompt en druk op Shift+Enter. Typ daarna een gedetailleerde prompt, bijvoorbeeld: “Maak een VBA-script voor een Excel-macro waarin de cijfergegevens van elke regio, zoals vermeld in het Excel-screenshot, worden opgeslagen als aparte dia’s in een PowerPointpresentatie. Vraag mij naar de gewenste naam en locatie van het pptx-bestand.” Bevestig tot slot je instructie met Enter.

Het werkt vaak beter en sneller als je een screenshot van je Excel-data meestuurt.

Tip 7 VBA-macro testen

Klik op Code kopiëren rechtsboven bij het gegenereerde VBA-script. Open daarna je Excel-werkblad en ga naar het menu Ontwikkelaars. Als het menu niet zichtbaar is, ga naar Bestand en kies linksonder Opties. Open de rubriek Lint aanpassen, zet een vinkje bij Ontwikkelaars in het rechterveld en klik op OK. Hierdoor wordt het menu zichtbaar.

In het Lint Ontwikkelaars klik je op Visual Basic. Selecteer in het dialoogvenster Invoegen / Module en plak de gekopieerde VBA-code in het lege venster met Ctrl+V. Sluit daarna de vensters. Ga terug naar je werkblad, open opnieuw Ontwikkelaars en kies deze keer Macro’s. Selecteer de gekopieerde macro, bijvoorbeeld ExportToPowerPoint, en klik op Uitvoeren. Als alles goed gaat, verschijnt het venster Opslaan als, waar je de naam en locatie van het pptx-bestand kunt opgeven. Tijdens onze test werkte dit meteen, maar in de praktijk kan het nodig zijn de code aan te passen, bijvoorbeeld met gerichtere prompts aan ChatGPT. Dat valt echter buiten het bestek van dit artikel.

Op een vergelijkbare manier kun je ook macro’s maken of laten genereren voor andere Office-toepassingen, zoals Word en PowerPoint.

De gegenereerde VBA-code heeft de Excel-data netjes in PowerPoint-dia’s omgezet.

Tip 8 Verzendlijst

Tot slot focussen we ons op een specifieke gegevensuitwisseling tussen Excel en Word (en eventueel ook Outlook) voor het opstellen van verzendlijsten. Dit is bijvoorbeeld nuttig als je een vereniging hebt en voor elk lid persoonlijke gegevens wilt aanmaken of versturen.

Begin met het invullen van alle benodigde gegevens in een Excel-werkblad. Gebruik de bovenste rij (A1, B1 enzovoort) voor korte beschrijvingen van de gegevens in de onderliggende rijen (A2, A3 enzovoort). Vul bijvoorbeeld kolomkoppen in, zoals Voornaam, Achternaam, E-mailadres, Lidnummer en Foto. Voor de kolom Foto gebruik je links naar de bijbehorende afbeeldingen, bijvoorbeeld c:\fotos\plaatje1.jpg. Zorg er ook voor dat alle afbeeldingen dezelfde afmetingen hebben.

Om het dialoogvenster Zoeken en vervangen te openen in Excel, druk je op Ctrl+H. Ga vervolgens naar het tabblad Vervangen, vul \ in bij Zoeken naar: en \\ bij Vervangen door. Klik daarna op Alles vervangen om een pad als c:\fotos\plaatje1.jpg te wijzigen in c:\\fotos\\plaatje1.jpg. Sla tot slot het werkblad op.

De nodige data staan klaar in een Excel-rekenblad.

Tip 9 Tekst uit Word

Open Word en maak een nieuw document aan. Zet je raamtekst klaar om de gegevens uit Excel op te nemen. In ons voorbeeld kun je eventueel een tabel maken met twee kolommen: in de linkerkolom staan onder elkaar Voornaam:, Naam:, E-mail: en Lidnr.:. De rechterkolom is gereserveerd voor de bijbehorende foto.

Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik op Adressen selecteren / Bestaande lijst gebruiken. Wijs vervolgens het opgeslagen xlsx-bestand aan, selecteer Openen, kies de gewenste tabel en bevestig met OK.

Klik op Samenvoegvelden invoegen in het tabblad Verzendlijsten. Plaats de tekstcursor op de juiste plek (bijvoorbeeld achter Voornaam:) en kies het bijbehorende veld, zoals Voornaam. Bevestig met OK. Herhaal dit proces voor de andere velden uit je werkblad.

Koppel de juiste Excel-gegevens aan de velden in je raamtekst.

Tip 10 Foto uit Word

Lokaliseer de plek in het document waar de foto moet worden ingevoegd en plaats daar de cursor. Ga naar het tabblad Invoegen en selecteer Snelonderdelen / Veld. Kies in de lijst met veldnamen voor IncludePicture en voer onder Bestandsnaam of URL een willekeurige naam in, bijvoorbeeld plaatje. Bevestig deze invoer met OK. De foto wordt toegevoegd, maar blijft onzichtbaar. Klik erop en druk op Alt+F9 om de veldcodes weer te geven. Selecteer in de veldcode de eerder ingevulde naam (plaatje in dit voorbeeld).

Ga naar het tabblad Verzendlijsten, kies Samenvoegvelden invoegen en selecteer het veld Foto, zodat dit in de veldcode zichtbaar wordt. Druk vervolgens opnieuw op Alt+F9. Als de foto daarna nog niet zichtbaar is, kun je dit als volgt oplossen.

Klik bij Verzendlijsten op Voltooien en samenvoegen / Afzonderlijke documenten bewerken. Laat Alles geselecteerd en bevestig met OK. In het nieuw aangemaakte document druk je op Ctrl+A en vervolgens op F9. Wanneer er een dialoogvenster verschijnt waarin wordt gevraagd of je alle velden wilt updaten, klik je op Ja. De foto wordt nu zichtbaar. Scrol door het document en controleer of alle Excel-records correct zijn aangevuld met de tekstgegevens en bijbehorende foto.

Het kost wat moeite, maar uiteindelijk duiken de foto’s wel op.

Tip 11 Tekst uit Outlook

Wil je in plaats daarvan e-mailberichten verzenden, selecteer dan bij Voltooien en samenvoegen de optie E-mailberichten verzenden in plaats van Afzonderlijke documenten bewerken. Dit werkt echter alleen als je document tekstvelden en geen fotovelden bevat. Vul vervolgens bij Aan het veld in dat het e-mailadres bevat en typ een Onderwerpregel. Laat Alles geselecteerd en klik op OK om de gepersonaliseerde mails (met Outlook) te versturen.

Excel-data en Word-tekst voor een gepersonaliseerde Outlook-mailinglijst.