Of je nou een oudere printer hebt staan of je onlangs een nieuw model hebt aangeschaft, je wilt hoe dan ook het uiterste uit dat apparaat halen. In dit artikel vind je de beste tips en tools om handiger en mooier af te drukken.

Tip 01: Aankoop

In dit artikel gaan we ervan uit dat je al over een printer beschikt en het maakt voor heel wat tips en tools niet zoveel uit om welk printertype het precies gaat. Ben je toch van plan een nieuwe printer aan te kopen, dan doe je er goed aan eerst alles goed op een rijtje te zetten. Wil je ook kunnen scannen en kopiëren, dan is een AIO-apparaat (all-in-one) een optie. De goedkoopste printers zijn doorgaans usb-modellen, maar voor een thuisnetwerk is een wifi- of ethernet-model de meerprijs wel waard. Je zult ook moeten kiezen tussen een inkjet- en een laserprinter.

Elk type heeft zijn voor- en nadelen. Een (degelijke) inkjetprinter is beter geschikt voor fotoafdrukken, maar zijn wel duurder in gebruik voornamelijk vanwege de inkt. Laserprinters zijn doorgaans sneller, uitstekend geschikt voor tekstdocumenten en nagenoeg onderhoudsarm. Waar inktpatronen vaak indrogen als je ze weinig gebruikt, hebben tonercartridges daar geen last van.

Welke printer je ook hebt of aankoopt, je vindt hier zeker tips die je handig van pas komen. We hebben ze in verschillende rubrieken ingedeeld, zodat je sneller de tips terugvindt die je het meest interesseren.

©PXimport

Tip 01 Een AIO is handig als je ook geregeld wilt scannen en kopiëren.

Handiger

Tip 02: Printconfiguraties

Er is een tip die zeer veel inkt kan uitsparen die we nog niet hebben vermeld: het afdrukken in kladmodus of conceptmodus (de naam van de functie wisselt per printer). Nu kun je je printer wel zo instellen dat die standaard in die modus afdrukt, maar het is niet echt handig als je die instelling moet aanpassen telkens als je naar een andere printmodus wilt overschakelen. Om dat te vermijden installeer je dezelfde printer meerdere keren, telkens met een aangepaste naam. Zoals Laserprinter-concept en Laserprinter-HQ (hoge kwaliteit). Zijn de installaties klaar, open dan Apparaten en printers, rechtsklik op een van de geïnstalleerde printers, kies Eigenschappen van printer en pas alle instellingen naar wens aan. Doe hetzelfde voor de andere installaties.

©PXimport

Tip 02 Eén printer, tweemaal geïnstalleerd: één keer in conceptmodus (en dubbelzijdig ingesteld), één keer in hoge kwaliteit.

Tip 03: Automatische keuze

Heb je meerdere fysieke printers, dan moet je er natuurlijk telkens zelf op letten naar welke printer je afdrukt. Dankzij de wat oudere, gratis tool Automatic Print Switcher kun je die keuze deels automatiseren. Na het opstarten van de tool hoef je maar de naam van het proces aan te klikken (zoals Outlook of Powerpnt), waarna je vanuit het contextmenu de gewenste printer aanduidt. Voortaan zal dat proces (en dus de bijhorende toepassing) standaard naar de geselecteerde printer afdrukken.

Een andere situatie: je gebruikt je laptop zowel thuis als op het werk. In plaats van telkens zelf de juiste printer te moeten selecteren, laat je dat aan Free IP Switcher over. Het komt erop neer dat je voor beide locaties aangepaste netwerkprofielen creëert, met aparte instellingen voor het IP-adres, dns-server, gateway én de standaardprinter. Daarna hoef je maar het gewenste profiel te selecteren en op Activate te drukken om naar het juiste profiel, inclusief printer, om te schakelen. Wat printers betreft, zit deze functionaliteit in laptops al ingebouwd in Windows 7 en hoger. Open hier Apparaten en printers, selecteer de gewenste printer en klik bovenaan op Standaardprinters beheren, waarna je printer en netwerk aan elkaar koppelt.

©PXimport

Tip 03 Kies voor elke applicatie de meest geschikte standaardprinter.

©PXimport

Tip 03 Ander netwerk en andere printer? Met een klik heb je alles geregeld.

Tip 04: Usb-printer delen

Je hebt een usb-printer en die wil je ook graag beschikbaar stellen aan de andere computers in je thuisnetwerk. Nu hangt die printer aan je eigen pc en dat is vervelend, aangezien die moet ingeschakeld zijn om afdrukken mogelijk te maken. Dat kan ook anders, met een printserver. Daar bestaan wel speciale apparaten voor (de LogiLink PS0011 Netwerkprintserver LAN bijvoorbeeld vind je al vanaf zo'n twintig euro), maar misschien heb je de benodigde apparatuur al in huis! Er zijn namelijk steeds meer routers (van bijna alle populaire merken) met een usb-poort die je als printserver kunt configureren.

Of wellicht beschik je al over een NAS die dezelfde functionaliteit biedt. Er zijn namelijk verschillende modellen van onder meer de populaire merken Synology en QNAP die een service voor usb-printers en zelfs voor alles-in-één-apparaten bieden, zodat je via je netwerk niet alleen kunt printen, maar ook faxen en scannen. Voor Synology vind je stapsgewijze instructies hier, voor QNAP kun je terecht op deze website.

©PXimport

Tip 04 Een usb-printserver is echt niet zo duur.

©PXimport

Tip 04 Een moderne NAS laat zich ook als printserver configureren.

Tip 05: Controle

Heb je een goed uitgebouwd thuisnetwerk met één of meer gedeelde printers en wil je graag enig zicht hebben op wat en hoeveel er door wie wordt afgedrukt? Tools als de gratis PaperCut Logger of de krachtigere variant PaperCut NG (gratis tot 5 gebruikers) kunnen uitkomst bieden. De laatste beheer je via een webinterface. Deze tool haalt automatische alle gebruikers op en je kunt per gebruiker instellen hoeveel die per printer maximaal mag verbruiken. Vanuit een webinterface krijg je dan een mooi overzicht van het actuele gebruik en je kunt zelfs de individuele printopdrachten zien. Je kunt het rapport naar diverse formaten exporteren, zoals pdf, csv en html.

Wil je enkel voorkomen dat een bepaalde gebruiker naar een specifieke printer (met dure kleurafdrukken, bijvoorbeeld) kan printen vanaf een bepaalde pc, dan kun je dat ook vanuit Windows zelf regelen. Open op die pc Apparaten en printers, roep het eigenschappenvenster van de printer op en stel de machtigingen per gebruiker in via het tabblad Beveiliging.

©PXimport

Tip 05 PaperCut NG maakt gedetailleerde printlogs mogelijk (gratis tot 5 gebruikers).

Mooier

Tip 06: Kalibratie

Wanneer je foto's bewerkt en afdrukt, verkies je wellicht dat je beeldscherm de kleuren zo natuurgetrouw mogelijk weergeeft en dat die kleuren er ook zo uitzien op je afdrukken. Dat vraagt om een (dubbele) kalibratie van zowel je beeldscherm als van je printer. Aan de beeldschermkalibratie gaan we hier grotendeels voorbij: daarvoor kun je eventueel de in Windows 7 en hoger de ingebouwde wizard Beeldschermkleuren kalibreren gebruiken. Je start die op via Configuratiescherm/ Beeldscherm. Of je gebruikt hiervoor de instellingen in het OSD-schermmenu van je monitor.

Om de kleurafdrukken op je printer zo goed mogelijk te kunnen beoordelen, gebruik je bij voorkeur een geschikt referentieplaatje, zoals dat op www.digitaldog.net/tips (klik met de rechtermuisknop op Printer Test File en sla het plaatje op) of op deze website staat. Druk deze afbeelding(en) af op de beoogde papiersoort. Speur naar eventuele onregelmatigheden in de afdruk - gebruik hiervoor gerust een vergrootglas - en pas op basis daarvan desnoods de afdrukinstellingen aan. De optimale configuratie kun je vervolgens als een aparte printerconfiguratie opslaan (zie tip 8).

©PXimport

Tip 06 Gebruik een referentieplaatje bij het kalibreren van je printerkleuren.

Tip 07: Aangepaste profiel

Voor optimale afdrukresultaten van je foto's gebruik je geschikt fotopapier. Niet zelden blijkt papier van de printerproducent daarvoor het best geschikt en blijven de kleuren ook langer behouden (zie ook de tests). Sommige producenten leveren bovendien ICC/ICM-printerprofielen mee die zijn aangepast aan het gekozen papiertype. Stel, je gebruikt papier van Ilford. Surf dan naar www.ilford.com en klik op RequestPrinter Profiles. Meld je aan, maak de juiste keuzes (bijvoorbeeld inkjet photo paper / Epson / Stylus Photo 1500W / Premium Plus Glossy Paper 270gsm), download het bijhorende zip-bestand en pak het uit. Klik het ICC-bestand met de rechtermuisknop aan en kies Profiel installeren (of plaats het bestand zelf in de map C:\Windows\System32\spool\drivers\color). Start je favoriete beeldbewerkingsprogramma op en geef aan dat je dat printprofiel wilt gebruiken. In het meegeleverde pdf-document van Ilford lees je hier meer over. In Photoshop Elements 12 bijvoorbeeld gaat dat als volgt: kies Bestand / Afdrukken / Meer opties / Kleurbeheer en kies bij het item Kleurverwerking de optie Photoshop Elements beheert kleuren. Kies het juiste printerprofiel en stel het item Rendering intent in op de optie Perceptueel. Vervolgens schakel je het kleurbeheer van uw printer(driver) uit of geef je aan dat je dat aan de gebruikte applicatie overlaat. Ook deze procedure staat in het pdf-document beschreven, voor diverse printermerken.

©PXimport

Tip 07 Een printprofiel aangepast aan printer én papier voor een optimale afdruk.

Draadloos en op afstand

Tip 08: AirPrint

Heb je verschillende toestellen in je netwerk die draadloos verbonden zijn en waarmee je ook wilt afdrukken? Dan zijn er verschillende oplossingen voorhanden, waaronder ePrint, Wi-Fi Direct (met WPS), AirPrint en zelfs NFC (Near Field Communication). Heb je een computer met OS X Lion of hoger of een geschikt iOS-apparaat (iPad, iPhone 3GS of hoger, iPod touch derde generatie of hoger), dan kun je normaliter probleemloos afdrukken via AirPrint.

In principe heb je daarvoor een AirPrint-compatibele printer nodig. Een lijst met dergelijke printers vind je hier. Heb je zo'n je zo'n printer niet, dan zijn er nog uitwegen. Bijvoorbeeld wanneer je over een NAS beschikt die AirPrint ondersteunt (zoals een aantal moderne NAS-apparaten van Synology). In Windows kun je ook AirPrint inschakelen om een niet-compatibele printer aan te sturen, zie www.airprintactivation.com voor een stappenplan. Of je koopt voor nog geen twintig dollar het tooltje AirPrint Activator, dat is qua installatie iets eenvoudiger. Op OS X gebruik je een tool als HandyPrint.

©PXimport

Tip 08 HandyPrint maakt een niet-ondersteunde printer toch AirPrint-compatibel.

Tip 09: ePrint (HP)

Ook om printen op afstand (en dus via internet) mogelijk te maken zijn er verschillende oplossingen mogelijk. We stellen je hier twee methodes voor, één producentspecifieke en één meer generieke oplossing. Als voorbeeld voor de eerste nemen we de ePrint-technologie van HP, omdat die het verst is doorontwikkeld, maar kijk zeker ook wat je eigen producent op dit vlak aanbiedt.

Stel, je wilt kunnen afdrukken vanaf je smartphone. Dan installeer je de gratis ePrint-app van HP, beschikbaar zowel in de Apple App Store als in de Google Play Store. Bevind je je binnen het bereik van je thuisnetwerk, dan vindt de app automatisch de aangesloten HP-printers, ook als die bijvoorbeeld via een ethernet-kabel zijn verbonden. Beschik je over een printer met ePrint-ondersteuning, dan kan dat ook via het internet (met behulp van het e-mailadres van je printer en het datacenter van HP). Verder biedt de app nog de mogelijkheid aan om naar publieke locaties af te drukken waarmee HP een overeenkomst heeft afgesloten, zoals bepaalde hotels en Ricoh-centers. Die zijn echter vooralsnog beperkt in aantal.

©PXimport

Tip 09 HP ePrint voorziet ook in een (zeer beperkt) aantal publieke afdrukcentra (hier nabij Brussel).

Tip 10: Google Cloudprinter

Ook met Google Cloudprinter kun je je printers thuis verbinden met internet, om ze beschikbaar te maken voor printen op afstand. En hoewel je de Google Cloudprinter-technologie het makkelijkst instelt met een printer die deze technologie specifiek ondersteunt, kan het ook met willekeurige printers. Daar heb je dan wel je pc voor nodig.

In een notendop pak je dat als volgt aan. Start Google Chrome op en klik op Google Chrome aanpassen en beheren/Instellingen/Geavanceerde instellingen weergeven. Ga naar de rubriek Google Cloudprinter en klik op de knoppen Beheren / Printers toevoegen. Plaats een vinkje bij de printers die je langs deze weg bereikbaar wilt maken en bevestig met Printer(s) toevoegen. Met een snelle blik op deze webpagina controleer je dat de toevoeging is gelukt en daarna kun je aan de slag. Op een willekeurige desktop-pc start je dan Google Chrome op en meld je je aan met je Google-account. Wanneer je nu een webpagina afdrukt, kun je met de knop Wijzigen naar de rubriek Google Cloudprinter gaan en via Alles weergeven de gewenste printer selecteren.

©PXimport

Tip 10 Vanuit Google Chrome heb je je printer zo tot cloudprinter omgeturnd.

Tip 11: Cloudprinter mobiel

Ook vanaf je mobiele apparaat, zoals een smartphone of tablet, kun je vanuit Google Chrome naar je Google Cloudprinter afdrukken. Maar wat als je ook andere bestanden wilt printen, zoals documenten of e-mails? Een mooi overzicht met de belangrijkste mogelijkheden vind je hier. Op alle mobiele apparaten moet dat alvast kunnen via de app voor Gmail of Google Drive.

Vanaf je iOS-apparaat kan het met de veelzijdige app PrintCentral Pro (6,99 euro). Op een Android-toestel zijn er meer mogelijkheden, waaronder de gratis app Google Cloudprinter. Na de installatie hoef je de gewenste documenten of foto's maar met deze app te delen, waarna je de printer selecteert, de afdrukvoorkeuren aangeeft en tikt op Klik hier om af te drukken. Dat werkt natuurlijk alleen als je pc thuis is ingeschakeld en je met je Google-account bij Google Chrome bent aangemeld. Is dat niet het geval, dan blijven de documenten in de wachtrij tot je je pc alsnog aan zet. Op deze pagina kun je op elk moment een overzicht van alle afdruktaken krijgen.

©PXimport

Tip 11 Google Cloudprinter: ook de naam van een handige Android-app.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).