De winter is altijd een goed moment om eens kritisch je huisbeveiliging onder de loep te nemen. Tijdens de donkerste dagen van het jaar slaan inbrekers namelijk traditiegetrouw het vaakst toe. Maar wil je dan bijvoorbeeld simpele huisbeveiliging, waarbij je zelf volledige controle hebt of kies je liever een geavanceerd alarmsysteem dat verbonden is met een centrale meldkamer? In dit artikel zetten we de verschillende mogelijkheden op een rij.

Bij huisbeveiliging denken de meeste mensen in eerste instantie aan bewakingscamera’s. Begrijpelijk, want zichtbare videowaakhonden hebben een afschrikwekkend effect en leggen beelden van ongenode gasten vast. Voor inbraakpreventie bestaan er echter nog veel meer handige oplossingen. Denk onder meer aan bewegingsmelders, raam-deurcontacten en sirenes. Soms kun je ook nog slimme rookmelders en deursloten koppelen. De betere alarmsystemen communiceren daarnaast met smarthome-platformen, zodat diverse slimme apparaten soepel met elkaar samenwerken.

01 Merk huisbeveiliging

Hoewel sommige merken van alles beloven, is onderlinge compatibiliteit geen zekerheidje bij beveiligingsapparatuur. Koop om die reden bij voorkeur apparatuur van één merk. Wees hierbij kieskeurig en bepaal vooraf zoveel mogelijk hoe je de huisbeveiliging wilt inrichten. Je bent tenslotte afhankelijk van het beschikbare productaanbod van de desbetreffende fabrikant. Zo hebben veel producenten van bewakingscamera’s geen andere beveiligingsproducten in hun gamma; die vallen daarom al op voorhand af.

Een groot pluspunt is het als de fabrikant van een alarmsysteem functies van verschillende apparaten met elkaar combineert. Wanneer een bewegingssensor of camera bijvoorbeeld een ongenode gast detecteert, gaat automatisch de gekoppelde sirene af. Met producten van verschillende merken kan dat bij ondersteuning voor de universele automatiseringsdienst IFTTT misschien ook wel, maar het is een heel karwei om dat op correcte wijze in te stellen.

Bij verschillende apparaten van dezelfde fabrikant is de configuratie doorgaans gebruiksvriendelijk. Bovendien heb je maar één app op een smartphone nodig. Ga daarom het liefst in zee met een bekend merk dat op brede schaal beveiligingsproducten produceert. Onder meer Somfy, Bosch, WoonVeilig, Ring en Gigaset zijn merken met een goede reputatie.

02 Alarmberichten

Belangrijk is op welke wijze een alarmsysteem bij onraad bewoners informeert. Dat verschilt namelijk per fabrikant. Er bestaan grofweg vier opties. Alle slimme alarmsystemen ondersteunen pushnotificaties. Zodra een bewegingsmelder, raam-deurcontact of camera een verdachte activiteit detecteert, ontvang je een pushbericht op de smartphone. Afhankelijk van het gekozen alarmsysteem kun je wellicht ook alarmberichten via e-mail, telefoon en sms ontvangen.

Een pluspunt is wanneer er in het alarmbericht staat in welke binnen- of buitenruimte er gevaar dreigt. Zo kun je namelijk gericht actie ondernemen. Vaak kun je meerdere e-mailadressen en telefoonnummers toevoegen, zodat het alarmsysteem bijvoorbeeld ook buren, familieleden of vrienden kan waarschuwen.

03 Meldkamerfunctie

Sommige uitgebreide alarmsystemen werken samen met een bemande beveiligingsdienst, zoals producten van Verisure, SmartAlarm, Feenstra en WoonVeilig. Gaat het alarm af, dan stuurt het systeem direct een seintje naar de betreffende meldkamer. Bestudeer vooraf goed hoe deze meldkamer alarmmeldingen afhandelt. De bekende aanbieder Verisure belt bijvoorbeeld meteen naar een klant of opgegeven contactpersoon om de binnengekomen melding te verifiëren. Andere mogelijkheden zijn het bekijken van (live-)opnames of afluisteren. Bij de betere alarmsystemen is het zelfs mogelijk om beelden rechtstreeks naar de politie door te schakelen.

De beveiligingsdienst neemt zo nodig contact op met politie, brandweer of ambulance. Daarnaast neemt een surveillant mogelijk ter plekke poolshoogte. Houd bij een alarmsysteem met een meldkamerfunctie rekening met maandelijkse abonnementskosten. Bij SmartAlarm kost dat bijvoorbeeld 12,50 euro per maand, terwijl je bij WoonVeilig 8,95 euro afrekent. Ben je altijd en overal bereikbaar? In dat geval is een betrouwbaar alarmsysteem zonder meldkamerfunctie een stuk goedkoper.

04 Bridge

Alle alarmsystemen werken met een draadloos netwerk. Fabrikanten gebruiken hiervoor meestal een bridge (ook wel huiscentrale of basisstation genoemd). Je koppelt dit apparaat via een netwerkkabel aan een router of switch, waarna de bridge een eigen draadloos netwerk uitzendt. Dat werkt vrijwel altijd via de 868MHz-frequentieband. Het is in dat geval dus niet nodig om beveiligingsapparatuur op het bestaande wifi-netwerk aan te melden. Het voordeel hiervan is dat het alarmsysteem minder gevoelig is voor interferentie van naburige netwerken. De 2,4GHz- en 5GHz-frequentieband zijn zeker in stedelijke gebieden drukbezet.

De bridge communiceert draadloos met alle beveiligingsapparaten. Hiervoor geldt een maximum van bijvoorbeeld 50, 100 of zelfs 150 apparaten. Houd in grote huizen daarnaast rekening met het bereik. Bij meerdere woonlagen met een ruime oppervlakte kun je een signaalversterker overwegen.

Uitgebreide bridges hebben een geïntegreerde noodaccu en simkaartslot. Valt de stroom plotsklaps uit, dan blijft het alarmsysteem actief. Verder bevat een bridge ook vaak een sirene. De meeste fabrikanten ontwikkelen starterspakketten met diverse beveiligingsapparaten. Naast het benodigde basisstation bevat zo’n pakket bijvoorbeeld enkele bewegingsmelders, een beveiligingscamera en raam-deurcontacten.

©Andrey Popov

05 Bewakingscamera

Is de bridge eenmaal op het thuisnetwerk aangesloten, dan voeg je eenvoudig ondersteunde apparaten aan het alarmsysteem toe. Met één of meerdere bewakingscamera’s houd je altijd en overal de woning in de gaten. Kijk in de app van het alarmsysteem naar livebeelden en opnames. Handig voor het geval je tijdens de vakantie graag een oogje in het zeil houdt. Bovendien kun je verdachte activiteiten op elk moment terugkijken. Als je de camera buiten wilt ophangen, heb je een exemplaar met een weerbestendige behuizing nodig. Hang het apparaatje bij voorkeur hoog aan de gevel of schuur, zodat insluipers de videowaakhond moeilijker kunnen saboteren.

Bewakingscamera’s zijn er in allerlei soorten en maten. Let daarbij goed op de videoresolutie. Bij scherp beeld zijn personen namelijk makkelijker te identificeren. Daarnaast is een ruime diagonale kijkhoek prettig, zodat de cameralens een groot gebied vastlegt. Verder zijn zogeheten pan- en tilt-camera’s het vermelden waard. Deze kunnen op afstand draaien en kantelen, waardoor ze bijvoorbeeld een bewegend object in de tuin of woonkamer kunnen volgen. Sommige modellen hebben een geïntegreerde sirene en schijnwerper. Hiermee schrikken ze ongenode gasten af.

06 Bewegingsmelder

Het is behoorlijk duur om alle ruimtes met een bewakingscamera te monitoren. Fabrikanten van alarmsystemen rekenen voor hun beveiligingscamera’s namelijk stevige prijzen. Bewegingsmelders zijn dan een goedkoper alternatief. Het werkt simpel. Wanneer de infraroodsensor beweging detecteert, stuurt dit apparaat een seintje naar het gekoppelde alarmsysteem, waarna je bijvoorbeeld een sirene hoort en een pushbericht op je smartphone ontvangt. Bij gebruik van een meldkamerfunctie ontvangt deze instantie eveneens een melding.

Een goede bewegingsmelder maakt onderscheid tussen personen en huisdieren om valse meldingen te voorkomen. Het model van WoonVeilig laat bijvoorbeeld huisdieren tot één meter hoogte en maximaal 38 kilo links liggen. Een bewegingsmelder heeft altijd een maximaal bereik. Ga hierbij uit van ongeveer tien meter. Houd voor de montage rekening met het detectieveld en kies een centrale plek. Fabrikanten drukken deze waarde uit in graden. Hoe hoger deze waarde, hoe groter de ruimte die de sensor kan monitoren. Naast het alarmsysteem kunnen bewegingsmelders vaak ook slimme lampen activeren.

©rh2010 - stock.adobe.com

07 Sirene

Een luide sirene heeft een afschrikwekkend effect. Zo hebben sommige bewakingscamera’s een geïntegreerde sirene. Detecteert de cameralens bijvoorbeeld ‘s nachts een persoon, dan gaat er een alarmsignaal af. De meeste fabrikanten ontwikkelen daarnaast losse sirenes. Zoals eerder genoemd, is deze functie ook vaak in een bridge verwerkt. Zet het apparaat op een onopvallende plek en jaag insluipers de stuipen op het lijf. Een sirene gaat bij verdachte activiteiten af, zoals het ‘s nachts openmaken van de deur, het forceren van een raam of na bewegingsdetectie. Een raam-deurcontact, bewegingsmelder of camera stuurt hiervoor eerst een seintje naar het alarmsysteem, waarna de sirene loeit.

Wil je de tuin beveiligen? Kies dan voor een weerbestendige buitensirene. De kans is groot dat je daarmee een inbreker al voortijdig wegjaagt. Let goed op het maximale volumeniveau van de sirene. Hoe luider, hoe beter. Bepaalde modellen produceren een oorverdovend geluid van meer dan 110 decibel! Duurdere sirenes laten bij verschillende situaties een ander geluid horen, zoals in het geval van inbraak of brand. Verder bevat de behuizing ook meestal verlichting.

08 Raam-/deurcontacten

Een raam-deurcontact (ook wel magneetcontact) bestaat doorgaans uit twee delen. Je bevestigt een deel in het kozijn, terwijl je het andere deel op de deur of het raam monteert. Tussen beide delen ontstaat er vervolgens een magnetisch veld. Bij onderbreking van dit veld stuurt een raam-deurcontact een seintje naar het alarmsysteem. Dat gebeurt bijvoorbeeld wanneer een inbreker een deur forceert of raam breekt. Goede raam-deurcontacten slaan bij schokken of trillingen al direct alarm. Voor de voeding werken deze apparaatjes veelal op batterijen.

©Виктория Котлярчук - stock.adobe.com

09 Slimme deurbel

Sommige fabrikanten van alarmsystemen ontwikkelen eveneens slimme deurbellen, zoals Ring en Gigaset. Een voordeel is dat zo’n apparaatje ook als bewakingscamera fungeert. Signaleert de camera bijvoorbeeld ‘s nachts beweging in de voortuin, dan is het mogelijk om het gekoppelde alarmsysteem te activeren. Belt er iemand aan? Ontvang dan een pushnotificatie op een smartphone en zie in de app wie er voor de deur staat. Dankzij ondersteuning voor tweewegaudio begin je desgewenst op afstand een gesprek.

Houd er rekening mee dat aansluiting op de bestaande bedrading en gong enige technische kennis vereist. Er bestaan ook slimme deurbellen met een oplaadbare accu. De montage van dergelijke producten is eenvoudiger.

10 Overige melders

Naast apparaten voor inbraakpreventie ondersteunen veel alarmsystemen ook andere accessoires om de veiligheid van de woning te verbeteren. Met name een slimme rookmelder is een zinvolle toevoeging. Verbind dit apparaat met het alarmsysteem, zodat je bij rookontwikkeling direct wordt gewaarschuwd. Afhankelijk van het gekozen alarmsysteem gebeurt dat via een pushbericht, e-mail, telefoonoproep en/of sms. Andere mogelijkheden zijn het inschakelen van een sirene en noodverlichting. Als het alarmsysteem is verbonden met een capabele meldkamer, dan schakelen zij direct de brandweer in. Sinds 1 juli is het verplicht om op elke verdieping een gecertificeerde rookmelder op te hangen.

Naast een rookmelder breid je het alarmsysteem eventueel uit met een koolmonoxidemelder. Monteer dit apparaat in slaapkamers en in de buurt van de verwarming of een ander verbrandingstoestel. Afhankelijk van het beschikbare productaanbod van het gekozen merk kun je wellicht ook een lekkage- en glasbreukmelder installeren.

©Loocid GmbH - stock.adobe.com

11 Alarmsysteem bedienen

Slimme huisbeveiliging stuur je aan met een app op een smartphone. Zet hiermee onder meer het alarm aan of uit. Maar een smartphone is niet altijd direct voorhanden, bijvoorbeeld wanneer het mobiele toestel op de lader is aangesloten, en daarnaast hebben wellicht niet alle gezinsleden de app op hun smartphone geïnstalleerd. Om die reden leveren merken bij een bridge veelal een of meerdere afstandsbedieningen mee. Je schakelt daarmee het alarmsysteem snel in of uit. Afhankelijk van het gekozen product bevat de afstandsbediening wellicht een noodknop; schakel hiermee direct hulp in.

Naast een afstandsbediening leveren de meeste fabrikanten ook een bedieningspaneel. Bevestig dit apparaat op een centrale plek aan de wand, zodat je het alarmsysteem hiermee kunt bedienen. In de meeste gevallen is het bedieningspaneel vergrendeld met een pincode.

©Daniel Jędzura - stock.adobe.com

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).