Wil je je eigendommen bewaken, bijvoorbeeld tijdens je vakantie? Als je Home Assistant gebruikt, hoef je geen nieuw alarmsysteem aan te schaffen. Je kunt het gewoon uitbreiden, waarbij je bijvoorbeeld bestaande slimme sensors, lampen en luidsprekers gebruikt. Je kiest zelf een balans tussen veiligheid en gebruiksgemak. In dit artikel laten we zien hoe je het alarmsysteem instelt en gebruikt. Hierbij werken we met Home Assistant en de integratie Alarmo.

Wil je tijdens je afwezigheid alert blijven op wat er in en om je huis gebeurt? Dan kun je met Home Assistant vrij eenvoudig een alarmsysteem opzetten. Je hebt misschien al wat sensors die bijvoorbeeld beweging of het openen en sluiten van ramen en deuren detecteren. Die kun je gebruiken voor je alarmsysteem. En als je al wat lampen of slimme luidsprekers hebt, dan kun je die inzetten in een alarmsituatie. Verder kun je vanuit Home Assistant natuurlijk notificaties sturen, bijvoorbeeld naar jezelf of een goede buur. Ook kun je binnen Home Assistant op verschillende manieren bepalen of er bewoners aanwezig zijn.

Desgewenst kun je nog specifieke extra’s aanschaffen, zoals een alarmpaneel en sirene. Zo heb je alle componenten voor een alarmsysteem bij elkaar. En het is al snel geavanceerder dan een professioneel alarmsysteem. Het beveiligingsniveau is misschien niet zo hoog, maar je bent wel veel flexibeler.

1 Wat heb je nodig

We werken zoals gezegd met Home Assistant en een handjevol sensors. Het is raadzaam om in ieder geval voor de belangrijkste deuren en ramen een sensor te gebruiken. Ook kun je enkele bewegingssensors strategisch in huis plaatsen. Er zijn wat sensors betreft diverse opties voor Zigbee, Z-Wave en eventueel wifi.

In dit artikel werken we vooral met Zigbee en sensors van Aqara. Door een Zigbee-usb-dongel te gebruiken in combinatie met Zigbee2MQTT of ZHA, kun je binnen Home Assistant eenvoudig met deze sensors werken. Het lage stroomverbruik is een pluspunt: de meeste sensors houden het meerdere jaren vol op één kleine batterij. Controleer liefst wel de batterijstatus voordat je op vakantie gaat.

Het is zeker bij Zigbee belangrijk dat je een sterk netwerk hebt, met voldoende routers die het signaal doorgeven. Een slimme luidspreker of sirene is ook praktisch. En bijvoorbeeld enkele slimme lampen die je bij het afgaan van een alarm kunt activeren. Een stil alarm kan natuurlijk ook. Stuur bijvoorbeeld een notificatie naar een smartphone.

2 Alarmo

We gaan aan de slag met de integratie Alarmo, gemaakt door Niels Faber. Alarmo zorgt dat je een alarm en verschillende beveiligingsmodi eenvoudig kunt instellen via de beheerdersomgeving zonder gebruik van YAML-code. Zo voeg je bijvoorbeeld makkelijk alle sensors voor je alarmsysteem toe en configureer je die met specifieke instellingen per sensor.

Je kunt meerdere gebruikers toevoegen met individuele pincode. Als alarmmelding kun je diverse acties instellen, zoals het activeren van een sirene of versturen van notificaties. Verder kun je je huis eventueel onderverdelen in gebieden die apart bewaakt moeten worden.

Handig is dat het niet nodig is om Home Assistant te herstarten na het maken van aanpassingen. Ook zal Alarmo na een herstart steeds de status herstellen. Om het installeren van de integratie en toekomstige updates te vereenvoudigen, raden we aan om HACS te gebruiken, ofwel de Home Assistant Community Store.

3 Installatie HACS

Voor HACS is een (gratis) GitHub-account en ssh-toegang nodig. Installeer voor de ssh-toegang bijvoorbeeld de add-on Advanced SSH & Web Terminal via de add-on-winkel (via Instellingen / Add-ons). Open na de installatie het tabblad Configuratie, vul onder het kopje ssh achter password een sterk wachtwoord in (tussen dubbele aanhalingstekens) voor de gebruiker hassio. Bewaar deze gegevens. Start daarna de add-on op het tabblad Informatie. Via het menu in de zijbalk kun je nu naar Terminal. Geef de volgende opdracht om HACS te installeren:

Herstart Home Assistant. Dit kan eventueel via de terminal met de opdracht:

Na het herstarten kun je de HACS-integratie toevoegen. Daarvoor ga je naar Instellingen / Apparaten & diensten en klik je op Integratie toevoegen. Zoek naar HACS, zet vinkjes in het kennisgevingsvenster en klik op Verzenden.

We gaan nog een kleine instelling controleren en eventueel wijzigen: ga naar Instellingen / Apparaten & diensten. Klik op HACS en kies Configureren. Zorg dat er géén vinkje staat bij Enable experimental features. Dit staat (soms) de normale weergave van HACS in de weg. Via het menu in de zijbalk kun je nu direct naar HACS.

4 Alarmo installeren

Na de installatie van HACS is het nog maar een kleine stap om de integratie Alarmo toe te voegen. Ga naar HACS / Integraties. Klik op Repositories verkennen en downloaden. Zoek Alarmo en klik erop. Je ziet uitgebreide details over de integratie. Klik rechtsonder op Download. In het pop-upvenster lees je de actuele versie af. Wij gebruiken voor dit artikel versie 1.9.15. Klik opnieuw op Download.

We installeren nog een tweede onderdeel: een verbeterd alarmpaneel voor je dashboard. Ga weer naar HACS en kies Frontend. Klik op Repositories verkennen en downloaden, zoek naar Alarmo Card en download deze op dezelfde manier.

Nu moet je Home Assistant herstarten: ga naar Ontwikkelhulpmiddelen, klik op Herstarten en kies Home Assistant herstarten. Als Home Assistant opnieuw is opgestart, voeg je Alarmo als integratie toe via Instellingen / Apparaten & diensten / Integratie toevoegen. Je opent Alarmo via een menu in de linkerzijbalk.

5 Sensors toevoegen

We voegen enkele sensors die reeds zijn toegevoegd in Home Assistant toe aan het alarmsysteem. Open daarvoor Alarmo en ga naar het tabblad Sensoren. Je ziet een lijst met ondersteunde sensors. Het gaat in feite om entiteiten van het type binary_sensor. Het kunnen sensors zijn die bijvoorbeeld het openen van een deur of raam detecteren, of bewegingssensors die je in huis hebt geplaatst.

Voor dit artikel gebruiken we een deur- en raamsensor voor twee toegangsdeuren en voor een raam. Ook plaatsen we twee bewegingssensors in huis. Vink de gewenste sensors aan en klik dan op Voeg aan alarm toe.

Als je naderhand sensors toevoegt aan Home Assistant kun je ze hier indien gewenst ook weer toevoegen aan je alarmsysteem. Als je de naam van een entiteit verandert, moet je de sensor uit de lijst met actieve sensors verwijderen en opnieuw toevoegen.

6 Sensors instellen

Het is raadzaam voor elke toegevoegde sensor de instellingen te controleren. Daarvoor klik je op de sensor. Controleer bij Apparaat Type of de aanduiding correct is. Kies Deur voor alle toegangsdeuren. De optie Raam gebruik je voor ramen en deuren die niet worden gebruikt om het huis binnen te komen.

Verder kun je nog Beweging voor bewegingssensors kiezen en Sabotage voor specifieke sensors die sabotage kunnen detecteren. Voor elk type apparaat worden standaardinstellingen gebruikt die je later eventueel kunt wijzigen. Zo kun je achter Ingeschakelde modi kiezen in welke modi de sensor actief moet zijn, zoals thuis- en afwezigheidsmodus (zie onderstaand kader).

©Jakub Zerdzicki

7 Vertragingstijd

Als je op Geavanceerde instellingen klikt, kun je nog wat specifieke opties voor een sensor veranderen. Zo heeft Alarmo voor sensors die een toegangsdeur bewaken standaard een vertragingstijd ingesteld, zodat je even de tijd hebt om te vertrekken na het inschakelen van het alarm of binnen te komen en het alarm uit te zetten. De duur van die vertraging kun je per beveiligingsmodus kiezen (zie paragraaf 9).

Of die vertragingstijd gewenst is, bepaal je per sensor, en dat kan apart voor vertrek en binnenkomst. De optie Inschakelen na sluiten kan nog handig zijn als aanvulling op de vertragingstijd bij vertrek. Als je de deur sluit, wordt met deze optie de resterende vertraging automatisch overgeslagen. Als je vertrekt, is het alarm dus direct actief nadat je de deur achter je dicht hebt getrokken.

8 Actieve toestand toestaan

Je kunt het alarm niet activeren als een bepaalde sensor die in de bewuste modus wordt bewaakt nog actief is. Denk aan bijvoorbeeld een raam of een deur nog open staat. Het kan zijn dat een raam of een binnendeur toch open mogen staan. Wil je dat een raam of deur wél wordt bewaakt, maar open mogen staan bij het inschakelen van het alarm? Dan kun je onder Geavanceerde instellingen de optie Actieve toestand toestaan bij inschakelen aanzetten.

Merk op dat het sluiten en weer openen van het raam het alarm wel gewoon zullen laten afgaan. Wil je dat voorkomen? Dan kun je de optie Automatisch omzeilen gebruiken. In feite wordt de sensor dan genegeerd als deze al actief was bij het inschakelen van het alarm. Je kunt dan bijvoorbeeld een binnendeur openen en sluiten, terwijl het alarm actief is. Je kunt kiezen in welke modi (afwezig en thuis) een sensor omzeild mag worden. Waarschijnlijk wil je zo’n sensor alleen negeren in de thuismodus.

9 Beveiligingsmodi instellen

Op het tabblad Algemeen zie je alle beschikbare beveiligingsmodi. Standaard zijn afwezig en thuis ingeschakeld. Met ingeschakeld wordt in dit geval bedoeld dat je het alarm op die bewuste beveiligingsmodus kunt instellen. Aanvullend kun je bijvoorbeeld nacht en vakantie inschakelen. Voor het inschakelen klap je het onderdeel uit en kies je achter Status voor Actief.

Per beveiligingsmodus kun je een vertragingstijd voor vertrek en aankomst instellen. Standaard is deze tijd één minuut. Ook kun je instellen hoelang het alarm na activatie actief moet blijven. Dit is standaard dertig minuten.

Het grootste voordeel van aparte modi is dat je voor elke modus precies kunt instellen welke sensors bewaakt moeten worden. In de thuismodus wil je waarschijnlijk alleen deuren bewaken. In de nachtmodus wil je doorgaans geen bewegingssensors bewaken, maar misschien wel in ruimtes waar ’s nachts niemand hoort te komen, zoals een kantoor. De acties die door Alarmo uitgevoerd moeten worden bij een alarm kun je ook laten afhangen van de beveiligingsmodus (zie paragraaf 15).

10 Vakantiemodus

Laten we als voorbeeld de vakantiemodus toevoegen. Eerst moet je uiteraard zorgen dat het alarm op deze modus kan worden ingesteld: ga naar het tabblad Algemeen en kies je achter Status voor Actief. Stel naar voorkeur de vertragingstijd en activatietijd in. Ga dan naar het tabblad Sensoren en pas de instellingen voor sensors aan. Zorg dat elke relevante sensor actief is in de vakantiemodus. Je zult wellicht specifieke acties voor de vakantiemodus willen maken.

In andere automatiseringen in Home Assistant kun je ook handig de vakantiemodus gebruiken. Denk aan het uitschakelen van bepaalde apparaten.

11 Alarmpaneel toevoegen

Je hebt nu het alarmsysteem grotendeels ingesteld met de verschillende beveiligingsmodi en alle sensors. Daarbij heb je per sensor aangeven in welke modi die sensor actief moet zijn. Er is alleen nog geen handige mogelijkheid voor het (de)activeren van het alarm in de gewenste modus. Dat gaan we nu aanpakken door een alarmpaneel in een dashboard op te nemen. Je kunt dan je browser maar ook de Home Assistant-app gebruiken voor het (de)activeren van het alarm.

Het standaard alarmpaneel is op het door Home Assistant beheerde dashboard te vinden onder Overzicht. Maar het aangepaste alarmpaneel van Alarmo heeft onze voorkeur, omdat het informatiever is. Dit kun je aan een eigen dashboard toevoegen door te zoeken naar de kaart Alarmo Card. Bij het toevoegen selecteer je onder Beschikbare statussen alle gewenste modi, zoals Inschakelen thuis, Inschakelen voor vertrek en Inschakelen vakantie. Verder kun je de standaardopties accepteren.

12 Alarmpaneel gebruiken

Het alarmpaneel wijst zichzelf. Je kunt via knoppen het alarm inschakelen in de gewenste modus en ook weer uitschakelen. Je krijgt ook handige meldingen te zien.

Stel dat bijvoorbeeld een bewaakte sensor actief is, bijvoorbeeld omdat een raam open staat, dan mislukt het activeren van het alarm. Je krijgt in dat geval een melding te zien dat het activeren niet lukt, met ook een vermelding van de sensor die dwars ligt. Je hoeft dus niet zelf na te gaan wat het inschakelen tegenhoudt. Je moet wel zelf het raam sluiten. Daarna kun je alsnog het alarm activeren.

Het in- en uitschakelen van het alarm kan ook op andere manieren. Je kunt bijvoorbeeld een serviceaanroep gebruiken.

13 Gebruikers en pincodes

Waarschijnlijk wil je dat niet iedereen zomaar het alarm kan in- of uitschakelen. Je kunt deze mogelijkheden daarom afschermen met een pincode. Daarvoor ga je in Alarmo naar Codes. Je kunt nu de opties Vereis code voor inschakelen en/of Vereis code voor uitschakelen aanzetten. Verder kun je nog een code vereisen voor het omschakelen (bijvoorbeeld van thuis naar afwezig).

Een code voor inschakelen is vooral handig om te voorkomen dat je per ongeluk het alarm inschakelt. Een code voor uitschakelen helpt voorkomen dat onbevoegden het alarm uitschakelen. Je kunt op hetzelfde tabblad gebruikers toevoegen met elk een eigen pincode. Op het moment dat een pincode nodig is, toont het alarmpaneel automatisch een invoermogelijkheid voor die pincode.

14 Meldingen

Binnen Alarmo kun je ook eenvoudig meldingen versturen en acties uitvoeren. Zorg dat je op je smartphone de Home Assistant-app hebt geïnstalleerd. Daar kun je dan zonder verdere aanpassingen een melding naar sturen. Hiervoor ga je naar het tabblad Acties en kies je Nieuwe melding. In het blokje Conditie kies je bij Gebeurtenis een gebeurtenis, zoals het in- of uitschakelen van het alarm of het afgaan van het alarm.

Achter Modi kun je eventueel beperken voor welke modi de melding wordt verstuurd. Laat je dit leeg, dan wordt de melding in alle modi verstuurd. In het blokje Taak kun je het doel voor de melding instellen. Achter Doel kies je de smartphone. Daaronder kun je een titel en het bericht instellen. In het bericht kun je eventueel de getriggerde sensors toevoegen en de modus (zoals thuis of afwezig) in de gewenste taal (Engels of Nederlands).

Geef de melding ten slotte een naam en kies Opslaan. Het is ook mogelijk om, in plaats van een melding naar een smartphone, een boodschap (via tekst-naar-spraak) naar een slimme luidspreker te sturen.

15 Acties bij alarm

Bij het triggeren van het alarm kan Alarmo verschillende acties voor je uitvoeren, die je op het tabblad Acties kunt toevoegen. Dit lijkt sterk op het toevoegen van een melding. Je kiest ook weer een gebeurtenis en eventueel de modi waartoe deze actie moet worden beperkt. Daarna kun je één of meerdere entiteiten kiezen en de actie die op die entiteit moet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het aan- of uitzetten van een lamp af alarm. Ten slotte vul je een naam in en bewaar je de actie.

Je hoeft Alarmo niet per se voor acties te gebruiken. Zo kun je als actie een script laten uitvoeren, waarbij je in het script alle verdere acties zet. Zo’n script maakt je vaak nog wat flexibeler. Ook kun je buiten Alarmo om een standaard automatisering maken, met als trigger bijvoorbeeld het afgaan van het alarm.

16 Aanwezigheidsdetectie

Volg je al de aanwezigheid van personen? Dan kun je het alarm via een serviceaanroep uitschakelen als bijvoorbeeld een van de bewoners thuiskomst. Als je een pincode gebruikt, dan moet je die overigens ook bij je serviceaanroep meegeven. Het betreden van de thuiszone kun je als trigger gebruiken.

Je kunt natuurlijk ook het alarm inschakelen bij vertrek. Controleer in dat geval, als extra voorwaarde, dat er verder niemand thuis is. Je kunt ook naar de numerieke status van zone.home kijken. Deze entiteit geeft met een getal aan hoeveel personen thuis zijn (bijvoorbeeld 0, 1 of 2). Zodra de laatste persoon het huis verlaat, gaat de status naar 0 en kun je het alarm activeren in de afwezigheidsmodus.

17 Bedieningspaneel

Een mooie en professionele uitbreiding voor je alarmsysteem is het bedieningspaneel van Ring Alarm (2de generatie) voor Z-Wave. Dit paneel werkt bovendien goed samen met Home Assistant en Alarmo. Er is een blueprint beschikbaar die je vrijwel al het werk uit handen neemt. Zo’n paneel is ook handig voor gasten zoals een schoonmaakster of babysitter die ook het alarm uit moeten kunnen zetten als zij binnenkomen.

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.