Wil je je eigendommen bewaken, bijvoorbeeld tijdens je vakantie? Als je Home Assistant gebruikt, hoef je geen nieuw alarmsysteem aan te schaffen. Je kunt het gewoon uitbreiden, waarbij je bijvoorbeeld bestaande slimme sensors, lampen en luidsprekers gebruikt. Je kiest zelf een balans tussen veiligheid en gebruiksgemak. In dit artikel laten we zien hoe je het alarmsysteem instelt en gebruikt. Hierbij werken we met Home Assistant en de integratie Alarmo.

Wil je tijdens je afwezigheid alert blijven op wat er in en om je huis gebeurt? Dan kun je met Home Assistant vrij eenvoudig een alarmsysteem opzetten. Je hebt misschien al wat sensors die bijvoorbeeld beweging of het openen en sluiten van ramen en deuren detecteren. Die kun je gebruiken voor je alarmsysteem. En als je al wat lampen of slimme luidsprekers hebt, dan kun je die inzetten in een alarmsituatie. Verder kun je vanuit Home Assistant natuurlijk notificaties sturen, bijvoorbeeld naar jezelf of een goede buur. Ook kun je binnen Home Assistant op verschillende manieren bepalen of er bewoners aanwezig zijn.

Desgewenst kun je nog specifieke extra’s aanschaffen, zoals een alarmpaneel en sirene. Zo heb je alle componenten voor een alarmsysteem bij elkaar. En het is al snel geavanceerder dan een professioneel alarmsysteem. Het beveiligingsniveau is misschien niet zo hoog, maar je bent wel veel flexibeler.

1 Wat heb je nodig

We werken zoals gezegd met Home Assistant en een handjevol sensors. Het is raadzaam om in ieder geval voor de belangrijkste deuren en ramen een sensor te gebruiken. Ook kun je enkele bewegingssensors strategisch in huis plaatsen. Er zijn wat sensors betreft diverse opties voor Zigbee, Z-Wave en eventueel wifi.

In dit artikel werken we vooral met Zigbee en sensors van Aqara. Door een Zigbee-usb-dongel te gebruiken in combinatie met Zigbee2MQTT of ZHA, kun je binnen Home Assistant eenvoudig met deze sensors werken. Het lage stroomverbruik is een pluspunt: de meeste sensors houden het meerdere jaren vol op één kleine batterij. Controleer liefst wel de batterijstatus voordat je op vakantie gaat.

Het is zeker bij Zigbee belangrijk dat je een sterk netwerk hebt, met voldoende routers die het signaal doorgeven. Een slimme luidspreker of sirene is ook praktisch. En bijvoorbeeld enkele slimme lampen die je bij het afgaan van een alarm kunt activeren. Een stil alarm kan natuurlijk ook. Stuur bijvoorbeeld een notificatie naar een smartphone.

2 Alarmo

We gaan aan de slag met de integratie Alarmo, gemaakt door Niels Faber. Alarmo zorgt dat je een alarm en verschillende beveiligingsmodi eenvoudig kunt instellen via de beheerdersomgeving zonder gebruik van YAML-code. Zo voeg je bijvoorbeeld makkelijk alle sensors voor je alarmsysteem toe en configureer je die met specifieke instellingen per sensor.

Je kunt meerdere gebruikers toevoegen met individuele pincode. Als alarmmelding kun je diverse acties instellen, zoals het activeren van een sirene of versturen van notificaties. Verder kun je je huis eventueel onderverdelen in gebieden die apart bewaakt moeten worden.

Handig is dat het niet nodig is om Home Assistant te herstarten na het maken van aanpassingen. Ook zal Alarmo na een herstart steeds de status herstellen. Om het installeren van de integratie en toekomstige updates te vereenvoudigen, raden we aan om HACS te gebruiken, ofwel de Home Assistant Community Store.

3 Installatie HACS

Voor HACS is een (gratis) GitHub-account en ssh-toegang nodig. Installeer voor de ssh-toegang bijvoorbeeld de add-on Advanced SSH & Web Terminal via de add-on-winkel (via Instellingen / Add-ons). Open na de installatie het tabblad Configuratie, vul onder het kopje ssh achter password een sterk wachtwoord in (tussen dubbele aanhalingstekens) voor de gebruiker hassio. Bewaar deze gegevens. Start daarna de add-on op het tabblad Informatie. Via het menu in de zijbalk kun je nu naar Terminal. Geef de volgende opdracht om HACS te installeren:

Herstart Home Assistant. Dit kan eventueel via de terminal met de opdracht:

Na het herstarten kun je de HACS-integratie toevoegen. Daarvoor ga je naar Instellingen / Apparaten & diensten en klik je op Integratie toevoegen. Zoek naar HACS, zet vinkjes in het kennisgevingsvenster en klik op Verzenden.

We gaan nog een kleine instelling controleren en eventueel wijzigen: ga naar Instellingen / Apparaten & diensten. Klik op HACS en kies Configureren. Zorg dat er géén vinkje staat bij Enable experimental features. Dit staat (soms) de normale weergave van HACS in de weg. Via het menu in de zijbalk kun je nu direct naar HACS.

4 Alarmo installeren

Na de installatie van HACS is het nog maar een kleine stap om de integratie Alarmo toe te voegen. Ga naar HACS / Integraties. Klik op Repositories verkennen en downloaden. Zoek Alarmo en klik erop. Je ziet uitgebreide details over de integratie. Klik rechtsonder op Download. In het pop-upvenster lees je de actuele versie af. Wij gebruiken voor dit artikel versie 1.9.15. Klik opnieuw op Download.

We installeren nog een tweede onderdeel: een verbeterd alarmpaneel voor je dashboard. Ga weer naar HACS en kies Frontend. Klik op Repositories verkennen en downloaden, zoek naar Alarmo Card en download deze op dezelfde manier.

Nu moet je Home Assistant herstarten: ga naar Ontwikkelhulpmiddelen, klik op Herstarten en kies Home Assistant herstarten. Als Home Assistant opnieuw is opgestart, voeg je Alarmo als integratie toe via Instellingen / Apparaten & diensten / Integratie toevoegen. Je opent Alarmo via een menu in de linkerzijbalk.

5 Sensors toevoegen

We voegen enkele sensors die reeds zijn toegevoegd in Home Assistant toe aan het alarmsysteem. Open daarvoor Alarmo en ga naar het tabblad Sensoren. Je ziet een lijst met ondersteunde sensors. Het gaat in feite om entiteiten van het type binary_sensor. Het kunnen sensors zijn die bijvoorbeeld het openen van een deur of raam detecteren, of bewegingssensors die je in huis hebt geplaatst.

Voor dit artikel gebruiken we een deur- en raamsensor voor twee toegangsdeuren en voor een raam. Ook plaatsen we twee bewegingssensors in huis. Vink de gewenste sensors aan en klik dan op Voeg aan alarm toe.

Als je naderhand sensors toevoegt aan Home Assistant kun je ze hier indien gewenst ook weer toevoegen aan je alarmsysteem. Als je de naam van een entiteit verandert, moet je de sensor uit de lijst met actieve sensors verwijderen en opnieuw toevoegen.

6 Sensors instellen

Het is raadzaam voor elke toegevoegde sensor de instellingen te controleren. Daarvoor klik je op de sensor. Controleer bij Apparaat Type of de aanduiding correct is. Kies Deur voor alle toegangsdeuren. De optie Raam gebruik je voor ramen en deuren die niet worden gebruikt om het huis binnen te komen.

Verder kun je nog Beweging voor bewegingssensors kiezen en Sabotage voor specifieke sensors die sabotage kunnen detecteren. Voor elk type apparaat worden standaardinstellingen gebruikt die je later eventueel kunt wijzigen. Zo kun je achter Ingeschakelde modi kiezen in welke modi de sensor actief moet zijn, zoals thuis- en afwezigheidsmodus (zie onderstaand kader).

©Jakub Zerdzicki

7 Vertragingstijd

Als je op Geavanceerde instellingen klikt, kun je nog wat specifieke opties voor een sensor veranderen. Zo heeft Alarmo voor sensors die een toegangsdeur bewaken standaard een vertragingstijd ingesteld, zodat je even de tijd hebt om te vertrekken na het inschakelen van het alarm of binnen te komen en het alarm uit te zetten. De duur van die vertraging kun je per beveiligingsmodus kiezen (zie paragraaf 9).

Of die vertragingstijd gewenst is, bepaal je per sensor, en dat kan apart voor vertrek en binnenkomst. De optie Inschakelen na sluiten kan nog handig zijn als aanvulling op de vertragingstijd bij vertrek. Als je de deur sluit, wordt met deze optie de resterende vertraging automatisch overgeslagen. Als je vertrekt, is het alarm dus direct actief nadat je de deur achter je dicht hebt getrokken.

8 Actieve toestand toestaan

Je kunt het alarm niet activeren als een bepaalde sensor die in de bewuste modus wordt bewaakt nog actief is. Denk aan bijvoorbeeld een raam of een deur nog open staat. Het kan zijn dat een raam of een binnendeur toch open mogen staan. Wil je dat een raam of deur wél wordt bewaakt, maar open mogen staan bij het inschakelen van het alarm? Dan kun je onder Geavanceerde instellingen de optie Actieve toestand toestaan bij inschakelen aanzetten.

Merk op dat het sluiten en weer openen van het raam het alarm wel gewoon zullen laten afgaan. Wil je dat voorkomen? Dan kun je de optie Automatisch omzeilen gebruiken. In feite wordt de sensor dan genegeerd als deze al actief was bij het inschakelen van het alarm. Je kunt dan bijvoorbeeld een binnendeur openen en sluiten, terwijl het alarm actief is. Je kunt kiezen in welke modi (afwezig en thuis) een sensor omzeild mag worden. Waarschijnlijk wil je zo’n sensor alleen negeren in de thuismodus.

9 Beveiligingsmodi instellen

Op het tabblad Algemeen zie je alle beschikbare beveiligingsmodi. Standaard zijn afwezig en thuis ingeschakeld. Met ingeschakeld wordt in dit geval bedoeld dat je het alarm op die bewuste beveiligingsmodus kunt instellen. Aanvullend kun je bijvoorbeeld nacht en vakantie inschakelen. Voor het inschakelen klap je het onderdeel uit en kies je achter Status voor Actief.

Per beveiligingsmodus kun je een vertragingstijd voor vertrek en aankomst instellen. Standaard is deze tijd één minuut. Ook kun je instellen hoelang het alarm na activatie actief moet blijven. Dit is standaard dertig minuten.

Het grootste voordeel van aparte modi is dat je voor elke modus precies kunt instellen welke sensors bewaakt moeten worden. In de thuismodus wil je waarschijnlijk alleen deuren bewaken. In de nachtmodus wil je doorgaans geen bewegingssensors bewaken, maar misschien wel in ruimtes waar ’s nachts niemand hoort te komen, zoals een kantoor. De acties die door Alarmo uitgevoerd moeten worden bij een alarm kun je ook laten afhangen van de beveiligingsmodus (zie paragraaf 15).

10 Vakantiemodus

Laten we als voorbeeld de vakantiemodus toevoegen. Eerst moet je uiteraard zorgen dat het alarm op deze modus kan worden ingesteld: ga naar het tabblad Algemeen en kies je achter Status voor Actief. Stel naar voorkeur de vertragingstijd en activatietijd in. Ga dan naar het tabblad Sensoren en pas de instellingen voor sensors aan. Zorg dat elke relevante sensor actief is in de vakantiemodus. Je zult wellicht specifieke acties voor de vakantiemodus willen maken.

In andere automatiseringen in Home Assistant kun je ook handig de vakantiemodus gebruiken. Denk aan het uitschakelen van bepaalde apparaten.

11 Alarmpaneel toevoegen

Je hebt nu het alarmsysteem grotendeels ingesteld met de verschillende beveiligingsmodi en alle sensors. Daarbij heb je per sensor aangeven in welke modi die sensor actief moet zijn. Er is alleen nog geen handige mogelijkheid voor het (de)activeren van het alarm in de gewenste modus. Dat gaan we nu aanpakken door een alarmpaneel in een dashboard op te nemen. Je kunt dan je browser maar ook de Home Assistant-app gebruiken voor het (de)activeren van het alarm.

Het standaard alarmpaneel is op het door Home Assistant beheerde dashboard te vinden onder Overzicht. Maar het aangepaste alarmpaneel van Alarmo heeft onze voorkeur, omdat het informatiever is. Dit kun je aan een eigen dashboard toevoegen door te zoeken naar de kaart Alarmo Card. Bij het toevoegen selecteer je onder Beschikbare statussen alle gewenste modi, zoals Inschakelen thuis, Inschakelen voor vertrek en Inschakelen vakantie. Verder kun je de standaardopties accepteren.

12 Alarmpaneel gebruiken

Het alarmpaneel wijst zichzelf. Je kunt via knoppen het alarm inschakelen in de gewenste modus en ook weer uitschakelen. Je krijgt ook handige meldingen te zien.

Stel dat bijvoorbeeld een bewaakte sensor actief is, bijvoorbeeld omdat een raam open staat, dan mislukt het activeren van het alarm. Je krijgt in dat geval een melding te zien dat het activeren niet lukt, met ook een vermelding van de sensor die dwars ligt. Je hoeft dus niet zelf na te gaan wat het inschakelen tegenhoudt. Je moet wel zelf het raam sluiten. Daarna kun je alsnog het alarm activeren.

Het in- en uitschakelen van het alarm kan ook op andere manieren. Je kunt bijvoorbeeld een serviceaanroep gebruiken.

13 Gebruikers en pincodes

Waarschijnlijk wil je dat niet iedereen zomaar het alarm kan in- of uitschakelen. Je kunt deze mogelijkheden daarom afschermen met een pincode. Daarvoor ga je in Alarmo naar Codes. Je kunt nu de opties Vereis code voor inschakelen en/of Vereis code voor uitschakelen aanzetten. Verder kun je nog een code vereisen voor het omschakelen (bijvoorbeeld van thuis naar afwezig).

Een code voor inschakelen is vooral handig om te voorkomen dat je per ongeluk het alarm inschakelt. Een code voor uitschakelen helpt voorkomen dat onbevoegden het alarm uitschakelen. Je kunt op hetzelfde tabblad gebruikers toevoegen met elk een eigen pincode. Op het moment dat een pincode nodig is, toont het alarmpaneel automatisch een invoermogelijkheid voor die pincode.

14 Meldingen

Binnen Alarmo kun je ook eenvoudig meldingen versturen en acties uitvoeren. Zorg dat je op je smartphone de Home Assistant-app hebt geïnstalleerd. Daar kun je dan zonder verdere aanpassingen een melding naar sturen. Hiervoor ga je naar het tabblad Acties en kies je Nieuwe melding. In het blokje Conditie kies je bij Gebeurtenis een gebeurtenis, zoals het in- of uitschakelen van het alarm of het afgaan van het alarm.

Achter Modi kun je eventueel beperken voor welke modi de melding wordt verstuurd. Laat je dit leeg, dan wordt de melding in alle modi verstuurd. In het blokje Taak kun je het doel voor de melding instellen. Achter Doel kies je de smartphone. Daaronder kun je een titel en het bericht instellen. In het bericht kun je eventueel de getriggerde sensors toevoegen en de modus (zoals thuis of afwezig) in de gewenste taal (Engels of Nederlands).

Geef de melding ten slotte een naam en kies Opslaan. Het is ook mogelijk om, in plaats van een melding naar een smartphone, een boodschap (via tekst-naar-spraak) naar een slimme luidspreker te sturen.

15 Acties bij alarm

Bij het triggeren van het alarm kan Alarmo verschillende acties voor je uitvoeren, die je op het tabblad Acties kunt toevoegen. Dit lijkt sterk op het toevoegen van een melding. Je kiest ook weer een gebeurtenis en eventueel de modi waartoe deze actie moet worden beperkt. Daarna kun je één of meerdere entiteiten kiezen en de actie die op die entiteit moet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld het aan- of uitzetten van een lamp af alarm. Ten slotte vul je een naam in en bewaar je de actie.

Je hoeft Alarmo niet per se voor acties te gebruiken. Zo kun je als actie een script laten uitvoeren, waarbij je in het script alle verdere acties zet. Zo’n script maakt je vaak nog wat flexibeler. Ook kun je buiten Alarmo om een standaard automatisering maken, met als trigger bijvoorbeeld het afgaan van het alarm.

16 Aanwezigheidsdetectie

Volg je al de aanwezigheid van personen? Dan kun je het alarm via een serviceaanroep uitschakelen als bijvoorbeeld een van de bewoners thuiskomst. Als je een pincode gebruikt, dan moet je die overigens ook bij je serviceaanroep meegeven. Het betreden van de thuiszone kun je als trigger gebruiken.

Je kunt natuurlijk ook het alarm inschakelen bij vertrek. Controleer in dat geval, als extra voorwaarde, dat er verder niemand thuis is. Je kunt ook naar de numerieke status van zone.home kijken. Deze entiteit geeft met een getal aan hoeveel personen thuis zijn (bijvoorbeeld 0, 1 of 2). Zodra de laatste persoon het huis verlaat, gaat de status naar 0 en kun je het alarm activeren in de afwezigheidsmodus.

17 Bedieningspaneel

Een mooie en professionele uitbreiding voor je alarmsysteem is het bedieningspaneel van Ring Alarm (2de generatie) voor Z-Wave. Dit paneel werkt bovendien goed samen met Home Assistant en Alarmo. Er is een blueprint beschikbaar die je vrijwel al het werk uit handen neemt. Zo’n paneel is ook handig voor gasten zoals een schoonmaakster of babysitter die ook het alarm uit moeten kunnen zetten als zij binnenkomen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).