Dat het einde van Windows XP allerlei risico's met zich meebrengt als je het besturingssysteem blijft gebruiken, weet je waarschijnlijk al. Wij raden dus af XP nog te gebruiken. Wil je toch verder met Windows XP? Lees dan hier hoe je dit zo veilig mogelijk doet.

Hoewel XP niet meer door Microsoft ondersteund zal worden, blijft het wel mogelijk het besturingssysteem te gebruiken. Het grootste risico is dat beveiligingslekken niet meer worden gedicht, waardoor Windows XP nog kwetsbaarder wordt dan het besturingssysteem al was.

01 Zero day attack

Besturingssystemen en andere programmatuur bevat altijd kwetsbare plekken. Hierdoor kunnen beveiligingsproblemen ontstaan. Zodra een kwetsbaarheid bekend wordt in het Windows-besturingssysteem, wordt dit (meestal snel) verholpen via Windows Update. Als de tijd tussen het bekend worden van een lek en het uitbuiten ervan echt heel kort is, dan noemt men dat een 'zero day attack'.

Maar omdat Microsoft na 8 april stopt met het patchen van Windows XP, zal het besturingssysteem dus continu blootstaan aan allerlei aanvallen, 'zero day' of langer maakt dan niet meer uit, malwareschrijvers hebben vrij spel.

©PXimport

Gerichte aanvallen op je oude Windows XP-computer komen binnen via internet.

02 Risico's

Windows XP 'zo veilig mogelijk blijven gebruiken' is iets heel anders dan Windows XP 'veilig gebruiken'. Omdat het besturingssysteem niet meer wordt bijgewerkt, is de kans groot dat hackers en criminelen zich massaal storten op kwetsbaarheden in Windows XP, nog meer dan nu al gebeurt!

Als je geen afstand wil (of kunt) doen van je Windows XP-machine, dan is het goed om te weten waar het gevaar vandaan komt. Een samenvatting van de risico's: de computer wordt gehackt, gegevens worden gestolen, je raakt bestanden kwijt, het systeem wordt geïnjecteerd met virussen en/of je computer wordt onderdeel van een botnet. Zoals je leest komt het gevaar vooral uit één hoek: het internet.

©PXimport

Draait je computer met Windows XP ook nog over en jaar veilig en stabiel?

03 Internet uitschakelen

Omdat het grootste gevaar voor Windows van internet komt, ligt de oplossing ook voor de hand: koppel je Windows XP-computer los van internet. Gebruik het verouderde systeem alleen nog voor de meest essentiële dingen waarvoor je Windows XP niet kunt missen, bijvoorbeeld om een oud programma te draaien.

Bij een bedrade verbinding (ethernet) verwijder je simpelweg de netwerkkabel. Het is ook mogelijk om de verbinding softwarematig uit te schakelen. Dit is snelste slag als je een draadloos netwerk gebruikt. Klik met de rechtermuisknop op Deze Computer in je startmenu en kies Eigenschappen / Hardware / Apparaatbeheer. Open het onderdeel Netwerkadapter. Klik alle netwerkadapters één voor één aan en schakel ze uit via het menu Actie / Uitschakelen. Via Actie / Instakelen activeer je de adapter opnieuw.

©PXimport

De grootste stap op weg naar een veilige Windows XP-computer is het permanent uitschakelen van de internetverbinding.

04 Internet tijdelijk uitschakelen

Het is fijn dat internet altijd 24x7 beschikbaar is, maar niets is gevaarlijker voor een systeem waarvan de lekken niet meer gedicht worden. Als je de internetverbinding toch soms nodig hebt, kun je het tooltje InternetOFF overwegen. Hiermee schakel je de internetverbinding van je Windows XP-computer uit met de mogelijkheid om de verbinding tijdelijk te activeren.

InternetOFF toont een icoontje van een wereldbol in je systeemvak. Klik hierop en kies Turn off the internet. De internetverbinding wordt verbroken. Wil je internet weer activeren? Klik nogmaals op de wereldbol en kies Turn on for 5 min of Turn on for 30 min.

Zo kun je niet vergeten de verbinding weer uit te schakelen. Let op: zelfs vijf minuten op internet is niet zonder gevaar, maar altijd beter dan een permanent actieve verbinding.

©PXimport

InternetOFF schakelt de internetverbinding van je Windows XP-computer uit, met de optie om deze tijdelijk te activeren.

05 Externe opslag

Heb je je Windows XP-machine veilig van het internet afgesloten, blijf dan wel op je hoede. Je hebt je pc op deze manier wel beveiligd tegen hackers of spyware, maar virusbesmettingen kunnen zich ook nog op andere manieren voordoen, bijvoorbeeld via usb-opslagmedia, zoals externe harde schijven of usb-sticks.

Zo'n virus heeft vrij spel in een Windows XP-omgeving nu Windows XP-kwetsbaarheden niet meer verholpen worden en je virusscanner zich niet meer kan updaten zonder internetverbinding. Let daarom dus bijzonder goed op wat je via de usb-poort aansluit.

Updates tot 8 april 2014

Het is onduidelijk of (en zo ja: hoe lang) de Windows Update-functie na 8 april nog bereikbaar zal zijn voor Windows XP-gebruikers. Als het goed is, installeert je computer nu alle essentiële updates automatisch op een vast tijdstip.

Om er zeker van te zijn dat je alle updates hebt, is het aan te raden om voor 8 april een handmatig controle te doen en updates te installeren. Ga naar Start / Configuratiescherm / Windows Update en laat je systeem onderzoeken. Kies voor Snel om alleen de meest essentiële updates binnen te halen.

Met de optie Aangepast kun je zelf bepalen welke updates je installeert en tevens optionele updates installeren.

©PXimport

Zorg dat je alle updates voor Windows XP handmatig binnenhaalt en installeert voor 8 april 2014.

06 Bijgewerkte browser

Een verouderde browser is altijd een groot veiligheidsrisico. Websites worden soms gehackt en voorzien van malware of andere kwaadwillende programma's. Deze ellende wordt vervolgens automatisch geïnjecteerd als de site bekeken wordt met een verouderde browser.

Dit risico is groot als je over een jaar nog steeds Windows XP gebruikt met een verouderde versie Internet Explorer. Als je per se wil internetten op een Windows XP-computer, doe dit dan in ieder geval met een browser die bij de tijd is. Installeer bijvoorbeeld de browser Google Chrome of Mozilla Firefox.

Hoe lang deze browsers zullen blijven functioneren onder Windows XP is niet te zeggen, maar zolang dit werkt is het een veiligere keuze dan het verouderde Internet Explorer.

©PXimport

Een moderne browser maakt internetten met een Windows XP-computer iets veiliger.

07 Antivirus

Een virusscanner is nooit een overbodige luxe en zelfs essentieel als je een verouderd besturingssysteem blijft gebruiken dat verbonden is met internet. Als je nu Windows Security Essentials gebruikt op je Windows XP-computer, is het verstandig om tijdig over te stappen naar een andere beveiliger.

Dit hoeft geen commercieel programma te zijn waarvoor je jaarlijks abonnementsgeld moet betalen, er zijn goede gratis varianten.

©PXimport

Gebruik je Windows XP en Windows Security Essentials? Stap dan tijdig over naar andere beveiligingssoftware.

08 Firewall

Een compleet beveiligingsprogramma bestaat tenminste uit twee onderdelen: een virusscanner en firewall. Als je een losse virusscanner installeert, is het raadzaam om ook voor een goede firewall te kiezen. Een firewall op je computer controleert onder meer welke programma's verbinding proberen te maken met internet (zowel inkomend als uitgaand) en zal de toegang standaard blokkeren. Pas na je nadrukkelijke toestemming wordt de blokkade verwijderd.

De standaard firewallfunctie van Windows XP vind je bij Start / Configuratiescherm / Netwerk- en internetverbindingen / Windows Firewall. Helaas laat deze ingebouwde firewall veel te wensen over. Het is verstandiger om een goede gratis firewall te installeren, bijvoorbeeld Comodo Free Firewall of ZoneAlarm Free Firewall. Het is veiliger om Windows XP niet meer te gebruiken om te internetten, maar als je dat toch doet, heb je een goede firewall nodig.

©PXimport

Installeer een goede firewall, bijvoorbeeld Comodo Free Firewall of ZoneAlarm Free Firewall.

Werkt het nog?

Als je tegen alle adviezen toch Windows XP blijft gebruiken met een internetverbinding, is het raadzaam om je beveiligingsprogramma handmatig te inspecteren. Controleer regelmatig of de antivirussoftware nog werkt, voorzien is van recente updates en voer een volledige controle uit op alle bestanden.

Handig om te weten: veel malware en virussen pakken eerst de virusscanner aan en zetten deze buitenspel. Als de virusscanner dus plotseling zonder aanwijsbare reden niet meer functioneert, kan het zijn dat je computer is aangetast.

©PXimport

Controleer regelmatig handmatig of je virusscanner nog correct functioneert.

09 Programma's bijwerken

Een niet bijgewerkt besturingssysteem is slechts één van de gevaren waaraan je Windows XP-computer straks wordt blootgesteld. Het is altijd aan te raden om de rest van je programmatuur bij te werken naar de meest recente versie. Zo voorkom je dat je per ongeluk via een verouderde Java-versie wordt aangevallen of iets vervelends oploopt via een pdf-bestand.

Secunia Personal Software Inspector richt zich op bekende programma's waar regelmatig kwetsbaarheden in worden aangetroffen of waarbij het werken met een verouderde versie andere risico's met zich mee brengt. Secunia Personal Software Inspector controleert je computer op deze software, laat zien wat er verouderd is en kan dit direct voor je oplossen.

©PXimport

Secunia controleert op verouderde programma's waarna je de meest recente versie eenvoudig kunt installeren.

10 Persoonlijke tijdmachine

Nog een heel andere manier om een veiligere situatie te creëren is met Toolwiz Time Freeze. Dit is een enigszins merkwaardige oplossing die te maken heeft met het principe van een tijdmachine.

Klinkt vaag? Het werkt als volgt: Toolwiz Time Freeze maakt een momentopname van je computer. Zodra je je systeem herstart of Toolwiz Time Freeze uitschakelt, keer je automatisch terug naar dit moment. Als je systeem dus tussentijds wordt aangevallen of besmet, is een herstart voldoende om alles weer te herstellen naar die momentopname. De keerzijde is uiteraard dat het geen echte veiligheid biedt: je systeem kan weer besmet raken of een rootkitvirus nestelt zich dieper dan Windows zelf in het systeem.

De werking van Toolwiz Time Freeze is eenvoudig. Als je de optie Start hebt gekozen, is de tijdmachine actief. Je kunt Toolwiz Time Freeze automatisch laten starten en activeren met via Enable Time Freeze automatically when Windows start. Alles wat je met je computer doet, verdwijnt als sneeuw voor de zon bij de volgende herstart van je systeem. Omdat ook bestanden die je tussentijd aanmaakt worden gewist (denk ook aan data van programma's die je gebruikt!), kun je mappen uitsluiten van Toolwiz Time Freeze.

Activeer eerst de optie Enable folder exclusion when Time Freeze is on. Klik vervolgens op Add folder en wijs de map aan die je wil uitsluiten van de virtuele 'tijdmachine'. Wijzigingen in deze map blijven behouden, ook als Toolwiz Time Freeze je computer herstelt.

©PXimport

Wijs bij Add folder een of meerdere mappen aan die je wil uitsluiten van het herstelproces van Toolwiz Time Freeze.

11 Niet alleen Microsoft stopt

Het einde van de levenscyclus van een besturingssysteem wordt niet alleen ingelast door de makers het besturingssysteem. Het is te verwachten dat programmamakers de ondersteuning ook zullen gaan staken.

Wat kan dit in de toekomst betekenen? Nieuwe versies van programma's verschijnen niet meer voor Windows XP of kun je niet meer installeren. Dit hebben we eerder gezien bij het uitgefaseerde Windows 98. Als dit bij populaire programma's gebeurt, ontstaat er een beveiligingsrisico: niet alleen het besturingssysteem heeft onderhoud nodig, dit geldt ook voor programma's.

©PXimport

Hoe lang blijven de makers van populaire programma's Windows XP nog ondersteunen?

Microsoft Security Essentials

In januari maakte Microsoft bekend dat het de antivirustool Security Essentials nog tot juli 2015 blijft voorzien van updates om nieuwe virusbedreigingen te ontdekken en te verwijderen. In principe is dat een positief punt, maar verre van zaligmakend. Het is in principe alsof je een inbreker het huis uit gooit, maar de voordeur niet sluit.

Bovendien is uit een recente virusdetectietest van Dennis Technology Labs gebleken dat Security Essentials maar liefst 34 procent van alle virussen niet detecteerde.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).