Wil je ontspannen aan de wandel of een fietstocht maken zonder dat je je steeds afvraagt of je nog wel de goede kant opgaat, geen mooie weggetjes en fotogenieke plekken overgeslagen hebt of verdwaalt in gebieden waar je amper de weg kent? Stippel dan voordat je van huis gaat je ideale route uit op de computer. Met Viking kun je de mooiste fiets- en wandelroutes maken.

Tip 01: Voorbereid op pad

Ben je meer een planner dan op de bonnefooi ergens op pad te gaan, dan kun je thuis alvast een fraaie en afwisselende route in elkaar zetten met het programma Viking. Dan weet je zeker dat je de mooiste plekken tegenkomt en de tocht niet kilometerslang over saaie rechte asfaltwegen voert. Je kunt ook kant-en-klare routes van een wandel- of fietswebsite downloaden of past zo’n route aan jouw wensen aan. Dan weet je zeker dat je gerust om je heen kunt kijken en optimaal kunt genieten van je tocht, zonder je bezig te moeten houden hoe je moet lopen of fietsen. Tot slot kun je een prachtige route die jij kent, vastleggen, zodat je hem met anderen kunt delen.

Tip 02: Kaartlaag

Viking is opensource en mag je volledig gratis gebruiken. Download Viking hier. In het begin ziet het er allemaal wel nog wat kaal uit. Dat komt doordat Viking met lagen werkt die je naar eigen inzicht aan en uit kunt zetten. 

Om routes in te tekenen, heb je allereerst een laag met kaartmateriaal nodig dat geschikt is voor wandelen of fietsen. Deze topografische kaart maak je zichtbaar via Edit / Layer Defaults / Map. In het venster dat verschijnt kies je bij Map Type voor OpenStreetMap (Mapnik). Herstart hierna het programma zodat de kaart van Open Street Maps zichtbaar wordt. Je kunt eventueel ook voor een andere kaart kiezen, zoals OpenStreetMap (Cycle).

Tip 03: Waar ben ik?

Zodra de kaart aanstaat, zoek je het gebied op waar je een route wilt uitzetten. Dat kan door de kaart met ingedrukte muisknop te verschuiven. Om snel grote afstanden af te leggen, is het dan wel zo handig om eerst flink uit te zoomen en pas rond de plaats van bestemming weer in te zoomen. Dat zoomen kun je doen met het muiswieltje. Let er dan wel op dat in de gereedschapsbalk bovenin het gereedschap Pan Tool of Select Tool geselecteerd moet zijn. 

Een andere methode is door via View / Go to Location een plaatsnaam of de naam van een bekende locatie op te geven. Dan spring je daar in één keer naartoe. Heb jij een favoriete locatie waar je vaak wandelt of fietst? Plaats het dan onder de kruisharen op het scherm en stel het in als thuislocatie via Edit / Set the Default Location. Denk aan het parkeerterrein van een natuurgebied, een parkje bij jou om de hoek of je eigen huis.

Daarna kun je er heel gemakkelijk via View / Go to the Default Location naartoe gaan. Om dit als standaardlocatie bij het openen van het programma in te stellen, ga je naar Edit / Preferences en kies je op het tabblad Startup bij Startup Method voor Home Location. 

©PXimport

Tip 04: Routelaag

Om een route uit te zetten, heb je een nieuwe laag nodig, de zogeheten routelaag. Klik daarom met rechts op Top Layer en kies New Layer / TrackWaypoint. Klik daarna op deze nieuwe laag (TrackWaypoint), zodat dit de actieve laag wordt. Activeer nu het gereedschap Edit track in de gereedschapsbalk bovenin, klik op de plek waar jouw route moet beginnen en geef een routenaam op in het venster Add Track. Daarna is het een kwestie van jouw route stap voor stap intekenen op de kaart, bijvoorbeeld door op elke kruising of splitsing te klikken waar je van richting wilt veranderen. Deze punten worden automatisch verbonden door een rechte lijn.

Rechte wegen en paden zijn daardoor gemakkelijk in te tekenen. Voor bochtige wegen en kronkelpaadjes heb je een meer tussenpunten nodig om de wegen enigszins te kunnen blijven volgen. Dat hoeft niet heel precies, zolang tijdens je wandeling of fietstocht maar duidelijk is waar je naartoe moet. Dat je niet dwars over een weiland moet fietsen, maar via het fietspad ernaast, is dan vast wel duidelijk.

©PXimport

Tip 05: Route completeren

Af en toe moet je het kaartmateriaal verschuiven om je route verder vast te kunnen leggen. Activeer daarvoor tijdelijk het gereedschap Pan Tool, totdat je het juiste stukje kaart in beeld hebt staan. Daarna kun je je route verder afmaken via Edit track. Viking gaat automatisch verder vanaf het laatste door jou ingetekende punt. Voeg je per ongeluk de verkeerde plek toe aan de route? Klik dan met rechts om deze actie ongedaan te maken. Je kunt dit meerdere keren herhalen.

Is jouw route compleet? Druk op de Esc-toets of klik met rechts op de laag TrackWaypoint en kies Finish Track. De route blijft zichtbaar op de kaart. Wil je toch nog iets veranderen? Klik dan met ingedrukte Shift-toets op het laatste punt om je wijzigingen toe te passen.

Tip 06: Route verfijnen

Om een route te verfijnen, heb je het gereedschap Select Tool nodig. Klik hiermee eerst op een routepunt om het te selecteren en sleep het daarna naar een betere locatie. De route past zich automatisch aan zodra je de muisknop weer loslaat. Wil je extra routepunten toevoegen om bijvoorbeeld nauwkeuriger een bocht te volgen? Selecteer op die plek dan eerst een bestaand punt, klik met rechts, kies Insert Points en geef aan of je dit nieuwe punt voor of na het geselecteerde punt wilt toevoegen. Dit kun je zo vaak herhalen als je wilt. 

Nieuwe punten worden altijd in het midden van twee bestaande punten toegevoegd. Daarna kun je het zelf naar de gewenste plek op de route slepen. Om een bestaand punt te verwijderen, selecteer je het, klik je er met rechts op en kies je voor Delete Points / Delete Selected Point.

©PXimport

Tip 07: Bezienswaardigheden

Op veel routes zijn er plekken waar je niet zomaar aan voorbij wilt gaan. Je kunt zulke plekken markeren door een zogeheten waypoint aan te maken. Het wordt ook wel een POI, oftewel een Point Of Interest genoemd. Klik met het gereedschap Create Waypoint op de kaart en tik in het venster Waypoint Properties bij Name een naam in, zodat duidelijk is wat daar te zien is. Een opmerking (Comment) en omschrijving (Description) toevoegen kan ook, al is het niet zeker dat je deze extra informatie straks ook op je smartphone te zien krijgt. Hetzelfde geldt voor het pictogram dat je aan een waypoint kunt toekennen via het veld Symbol onderaan. 

Om de informatie van een waypoint aan te passen, activeer je het gereedschap Select Tool, klik je op het waypoint om het te selecteren, rechtsklik je ergens en kies je voor Properties. Wil je het geselecteerde punt alleen maar verplaatsen, dan sleep je het simpelweg naar de gewenste plek met de Select Tool.

Tip 08: Hergebruiken

Wil je een nieuwe route uitzetten die gedeeltelijk gebaseerd is op een eerder door jou aangemaakte route? Dan hoef je die route niet helemaal opnieuw te maken. Je kunt de bestaande route namelijk hergebruiken. Klik met rechts op de eerder aangemaakte route en kies Copy. Klik daarna met rechts op het kopje Tracks erboven en kies Paste. Hiermee maak je een kloon aan die je herkent aan het volgnummer in de naam. 

Selecteer de kopie en klik er nogmaals op om de naam aan te passen, zodat je origineel en kopie niet per ongeluk met elkaar verwart. Haal voor de zekerheid ook het vinkje achter de originele route even weg, zodat die tijdelijk niet op de kaart getoond wordt en je zeker weet dat je de kopie bewerkt.

©PXimport

Tip 09: Splitsen

Zoek nu het punt op waar de nieuwe route afwijkt van het origineel en selecteer dit met een klik (met de Select Tool ingeschakeld). Klik daarna (ergens) met rechts en kies Split / Split at Trackpoint. Alles na dit punt wordt nu afgesplitst in een los routesegment. Dat zie je aan de extra route die onder het kopje Tracks is verschenen, ook weer met een volgnummer in de naam. Kun je ook daar nog een gedeelte van hergebruiken, bijvoorbeeld voor de terugweg? Selecteer daarin dan het punt waar de nieuwe route straks weer op moet aansluiten en splits opnieuw. 

Het middenstuk dat je voor deze route niet nodig hebt, kun je weggooien door met rechts op de naam te klikken en voor Delete te kiezen. Het is verstandig om via de vinkjes nog even te controleren welk routesegment je weg wilt gaan gooien.

©PXimport

Tip 10: Aansluiting zoeken

Stel dat je het beginstuk en eindstuk van een eerdere route hebt overgehouden. Dan zijn dit nu twee losse segmenten geworden. Dan is het zaak om de route vanaf het eindpunt van het beginsegment in te tekenen op de kaart en uit te komen bij het beginpunt van het eindsegment. Dat lijkt ingewikkelder dan het is. Klik eerst met de Select Tool op het eindpunt van het eerste segment, klik daarna met rechts en kies Extend Track End. Nu kun je vanaf hier de nieuwe route intekenen. 

Zodra je bij het eindsegment in de buurt bent, klik je met ingedrukte Shift-toets op het dichtstbijzijnde punt van dat fragment uit de bestaande route. Daarna heb je weer één mooie lange route. Dat kun je controleren in het onderdeel Tracks.

Route of spoor?

We hebben het steeds over routes, terwijl je in Viking een spoor (track) maakt. Hoe zit dat? Officieel is een spoor een eerder afgelegd traject dat je met een gps-ontvanger of app op je smartphone hebt vastgelegd. Een route is iets wat je van plan bent te gaan volgen. Nu kun je in Viking allebei maken, dus waarom maken we een spoor en geen route? Simpelweg omdat bij een route meteen het begrip navigeren om de hoek komt kijken, terwijl onze insteek is dat je een vooraf bedachte wandeling of fietstocht maakt via de mooiste weggetjes en paadjes.

Het doel is dus niet om via de snelste of kortste weg naar je eindbestemming te navigeren met je telefoon. Mocht je toch liever een route willen maken, dan kan dat met het gereedschap Edit Route. De werkwijze is verder hetzelfde. Eventueel kun je een spoor omzetten in een route door er met rechts op te klikken en Transform / Convert to a Route te kiezen. Andersom kan ook, dus van een route een track maken.

©PXimport

Tip 11: Track exporteren

Om een route naar jouw smartphone over te zetten of te delen met anderen, klik je met rechts op TrackWaypoint en kies je Export Layer / Export as GPX. Kies een map en geef het bestand een naam. Hiermee bewaar je alle in deze routelaag aanwezige routes en waypoints. Wil je één specifieke route opslaan, klik daar dan met rechts op en kies Export Track as GPX.

Daarna is het een kwestie van het gpx-bestand overzetten naar je telefoon. Bijvoorbeeld door het op Dropbox te plaatsen en daarna in de Dropbox-app op je telefoon aan te geven met welke app je dat bestand wilt openen. Dat kan bijvoorbeeld in het veelzijdige kaartenprogramma OsmAnd. In de app daarvan zie je jouw route vervolgens als een gekleurde lijn die je tijdens het fietsen of wandelen kunt volgen.

©PXimport

Tip 12: Bestaande routes

Zoals we in tip 1 al vermeldden, kun je ook kant-en-klare gpx-routes downloaden van een van de vele wandel- en fietswebsites die ons land rijk is. Of je neemt een wandeling of fietstocht op met jouw smartphone via een app en slaat dit op als gpx-bestand. Dit gpx-bestand kun je vervolgens in Viking openen via File / Open (sneltoets Ctrl+O). 

Elk gpx-bestand dat je in Vinking opent, komt netjes in een eigen laag onder Top Layer te staan. Zo’n bestand kan één of meer sporen en waypoints bevatten. Wegooien kan door een exemplaar te selecteren en op Delete of Backspace te drukken, of klik er met rechts op en kies Delete. 

Tip 13: Foutjes wegpoetsen

Viking is ook erg handig om zelf opgenomen sporen te corrigeren. Stel dat je een route wilt delen die begonnen is vanaf je huis, maar liever niet hebt dat vreemden te weten komen waar je woont. Of dat je een route vergeten bent te stoppen, waardoor de volledige rit naar huis ook opgenomen is. In dat laatste geval kun je niet eens meer zien hoelang je hebt gewandeld en hoeveel kilometer je hebt afgelegd. 

Je heft het gpx-bestand alleen maar te importeren in Viking, om vervolgens de route af te splitsen zoals in tip 9 gedaan is. Vervolgens kun je de aangepaste route opslaan als een nieuw gpx-bestand.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).