Ben je een fervent wandelaar of fietser, dan kun je eigenlijk niet zonder je telefoon. Er zijn namelijk diverse apps die je helpen met het uitstippelen van een interessante route, denk aan Google Maps. Hoe maak je eigen fiets- en wandelroutes in de app? Wij leggen het uit.

Tip 01: Google Maps

Zin in een heerlijke wandeling of fietstocht? Je maakt tegenwoordig eenvoudig je eigen wandel- of fietsroute aan in Google Maps op je computer. Om dit te doen, meld je je met je Google-account aan op de website https://maps.google.nl. Klik rechtsboven in het browserscherm op Inloggen en voer jouw gebruikersgegevens in. Of selecteer hier een Google-account als je al eerder aangemeld bent geweest. Vervolgens klik je links bovenin op het menupictogram. Dat zijn drie liggende streepjes boven elkaar. Kies de optie Mijn plaatsen en ga naar het tabblad Kaarten. Op dit tabblad zie je straks alle kaarten die je aanmaakt, oftewel jouw eigen wandel- en fietsroutes. Om de eerste route aan te maken, klik je onder in het tabblad op Kaart maken.

©PXimport

Tip 02: Fietsen of wandelen

Om een route uit te zetten zoek je eerst het startpunt op via het zoekvak boven in het scherm of door met de muis het juiste kaartdeel op te zoeken. Klik daarna onder het zoekvak op Een lijn tekenen en kies Fietsroute toevoegen of Looproute toevoegen. Die keuze is belangrijk, want zo weet Google Maps over welke wegen en paden jouw route mag lopen. Nu is het een kwestie van je favoriete route intekenen. Dat kan op twee manieren. Klik je eerst op het beginpunt en daarna twee keer op het eindpunt? Dan kiest Google Maps automatisch een snelle en efficiënte route. Heb je zelf een mooiere route in gedachten? Dan kun je enkele tussenpunten aanwijzen om de route hierlangs te leiden. In de volgende tip laten wij zien hoe je dat doet. Ook als jouw route weer bij het beginpunt uitkomt, zul je tussenpunten moeten gebruiken. Want anders denkt Google Maps dat je al op je bestemming bent.

©PXimport

Tip 03: Klik ‘m in elkaar

Om de route in goede banen te leiden, zet je weer eerst het startpunt op de kaart. Daarna beweeg je de muis geleidelijk in de gewenste richting. Google Maps tekent weer automatisch een efficiënte route over wegen en paden. Ga daarom niet meteen naar het eindpunt, maar naar een plek waar je graag langs wilt komen. Klik daar één keer om een tussenpunt te plaatsen. Al doende loop je stukje bij beetje de gewenste route af naar de eindbestemming. Daar aangekomen klik je twee keer om de route af te sluiten. De route die je hebt uitgezet wordt toegevoegd aan het kader links op het scherm. Zijn er weinig keuzemomenten tot aan de eindbestemming? Dan heb je maar een paar tussenpunten nodig. Zijn er juist veel wegen en splitsingen, dan zul je meer tussenpunten moeten plaatsen. Wil je een saai stuk snel doorkruisen? Dan laat je Google Maps lekker zelf de kortste route bepalen.

©PXimport

Tip 04: Interessante punten

Zijn er onderweg leuke of bijzondere bezienswaardigheden, is er een restaurant waar je graag een tussenstop maakt, of wil je tijdens een langere tocht overnachten op jouw favoriete adres? Dan kun je daar alvast een markering plaatsen, zodat je er niet per ongeluk voorbijloopt of -fietst en het hele eind weer terug moet. Maak in het kader links eerst Naamloze laag actief door ergens in het wit ervan te klikken. Er verschijnt een blauwe balk voor. Klik daarna onder de zoekbalk op het pictogram Markering toevoegen en klik op de kaart waar je een markering wilt hebben. Kies een verhelderende naam, tik eventueel een toelichting in voor deze markering en klik op Opslaan. Alle markeringen komen netjes bij elkaar in het kader te staan.

©PXimport

Tip 05: Er dwars doorheen

Ga je naar een gebied waar je vrij door het terrein mag dwalen of met paadjes die niet op de kaart staan? Dan heeft het geen zin Google Maps netjes de paden te laten volgen, als die er al zijn. Kies in dat geval onder het zoekvak voor Een lijn tekenen en kies Lijn of vorm toevoegen. Klik je nu op de kaart om punten aan te geven, dan worden er alleen rechte lijnen tussen getrokken. Of er een weg is of niet, daar trekt Google Maps zich niets van aan. Klik één keer voor het beginpunt en voor elk tussenpunt, dubbelklik weer op het laatste punt. Als er geen wegen zijn, toont de standaardkaart meestal te weinig herkenningspunten. Activeer in het kader links dan tijdelijk Satelliet in plaats van Basiskaart. Dan zie je een stuk beter hoe je wilt lopen of fietsen.

©PXimport

Tip 06: Kaartlagen

Wat je in Google Maps maakt zijn kaartlagen waarmee je extra informatie toevoegt. Die lagen worden vervolgens boven op de standaardkaart getoond. In het kader links op het scherm zie je alle lagen die je hebt aangemaakt. Bijvoorbeeld de markeringen voor interessante punten die je onderweg tegenkomt, maar ook de route die je uitstippelt. Lagen kun je een andere naam geven door erop te klikken, zodat je ook later nog weet wat je ermee bedoelt. Van markeringen kun je niet alleen de naam veranderen, je mag ze ook een handige kleur geven en van een toepasselijk pictogram voorzien. Zo zie je meteen of het bijvoorbeeld een restaurant, overnachtingsadres of fotohotspot is.

©PXimport

Tip 07: Mijn kaarten

Route klaar? Klik links in het kader nog even op Naamloze kaart om jouw route een duidelijke titel en beschrijving te geven. Alles wordt automatisch opgeslagen. Dus zodra je in Google Maps teruggaat naar het kaartentabblad (zie tip 1), is jouw zelfgemaakte kaart daar nu ook zichtbaar. Klik erop en je krijgt de route als een extra laag boven op de standaardkaart te zien. Nu zal je deze route vast niet met een laptop in de hand willen wandelen of fietsen. Dat hoeft natuurlijk ook niet, want Google Maps draait ook op jouw smartphone (en tablet). Start daar dus de app op, tik in het menu (drie liggende streepjes) op Mijn plaatsen en blader in de kopregel naar het tabblad Kaarten. Prompt zie je al je zelfgemaakte wandel- en fietsroutes en kun je aan een tocht beginnen. Zorg wel dat je in de app met hetzelfde Google-account aangemeld bent.

Smartphone nodig voor je wandel- of fietsroute? Bekijk het aanbod op Bol.com

Tip 08: Route exporteren

Een zelfgemaakte route kun je bewaren als een KMZ-bestand, zodat je hem ook in andere programma’s of apps kunt gebruiken. Om dit te doen ga je eerst even terug naar Google Maps in de browser. Ga via Mijn plaatsen in het menu naar het tabblad Kaarten. Klik op een route en kies Openen in My Maps. Je bent nu terug bij het scherm waar je daarnet jouw route in elkaar hebt gezet. Je kunt de route hier onder andere aanpassen of uitbreiden, maar dus ook exporteren. Klik in het kader achter de naam van jouw kaart op de drie puntjes, kies Exporteren naar KML/KMZ en klik op de knop Downloaden. Als je het bestand bij een clouddienst zoals Dropbox bewaart, kun je de route makkelijk oppakken op je telefoon. Je kunt hem natuurlijk ook lokaal op je computer opslaan en daarna via bijvoorbeeld e-mail naar jezelf sturen.

©PXimport

Tip 09: Maps.me

Op zowel Android- als Apple-telefoons is het gratis Maps.me een leuke app als je van wandelen of fietsen houdt. De kaarten van deze app bevatten namelijk aanzienlijk meer terreininformatie dan Google Maps. Kaarten van een gebied of complete landen kun je vooraf gratis op je toestel downloaden, zodat je in het veld geen data hoeft te verstoken. Ideaal is dat je een route die je in Google Maps in elkaar hebt gezet, ook in Maps.me kunt gebruiken. Als voorbeeld doen we dat via Dropbox. Het KMZ-bestand dat je in tip 8 hebt gedownload, sla je dus eerst op in je Dropbox. Vervolgens start je de Dropbox-app op je telefoon en zoekt daar het bestand weer op. Tik op de drie puntjes bij de naam. Op een Android-telefoon kies je Openen met en tikt op Maps.me in de lijst met apps die je te zien krijgt. Op een iPhone kies je Exporteren, Openen in en daarna Kopieer naar maps.me.

Tip 10: De pret kan beginnen

In Maps.me tik je vervolgens onder in het scherm op het pictogram van twee sterretjes met drie streepjes ernaast. Je ziet hier groepen met zogenaamde bladwijzers. Dat kunnen de uit Google Maps geïmporteerde markeringen en routes zijn, maar ook locaties die je in de app zelf markeert. Tik op de naam van jouw kaart. Er verschijnt een lijst met zowel de route als de markeringen. Tik ergens op en je springt er meteen naartoe op de kaart. Vervolgens kan het fiets- en wandelplezier beginnen. Je hoeft alleen de routelijn maar te volgen en ziet tegelijkertijd gedetailleerde terreininformatie.

©PXimport

Tip 11: Fietsplanner

Als fietser heb je vast een voorkeur voor mooie routes waarbij je lekker kunt doortrappen, vooral als je lange afstanden aflegt. In dat geval is het handig de routeplanner van de Fietsersbond te gebruiken. Je kunt dan eventueel gebruik maken van de zogenaamde fietsknooppunten: een bewegwijzerd netwerk van knooppunten in Nederland, speciaal bedoeld voor fietsers. In de meest eenvoudige vorm geef je op de website alleen het beginpunt en het eindpunt op en laat je met een klik op Plan route je route automatisch plannen. Klik je op meer opties, dan kun je aangeven welk type route jouw voorkeur heeft, zoals Makkelijk doorfietsen, Racefietsroute of Natuurroute. Dat geeft je veel meer grip op het bepalen van de route. Ook kun je via de voorkeuren aangeven of je zaken als onverharde wegen en veerpontjes wilt vermijden.

©PXimport

Tip 12: Punten klikken

Zolang de extra opties uit de vorige tip getoond worden, ben je ook in de gelegenheid om tussenpunten aan je route toe te voegen. Er is nu namelijk een extra veld genaamd Via te zien, direct onder de twee standaardvelden Van en Naar. Via de knop Voeg extra via punten toe voeg je er zoveel toe als je nodig hebt. Klaar? Klik op Plan route om een route via alle opgegeven tussenpunten te bepalen. Als alternatief mag je de punten ook rechtstreeks op de kaart zetten. Klik in dat geval eerst op het beginpunt, zodat daar een witte vlag met een tekstballon verschijnt. Klik bij Stel in op het type van. Plaats daarna één voor één de tussenpunten en kies in de tekstballonnen telkens voor via. Als laatste plaats je het eindpunt en dat geef je het type naar. Klik weer op de knop Plan route en je fietsroute wordt bepaald.

©PXimport

Tip 13: Naar je telefoon

Zodra je op Plan route hebt geklikt zie je links op het scherm gedetailleerde informatie over jouw fietsroute. Via de knop print kun je dit uitprinten, maar wij slaan de route natuurlijk liever op in een bestand, zodat we tijdens het fietsen eenvoudig op onze telefoon kunnen meekijken. Klik daarom op de knop GPS, geef de route een herkenbare naam en klik op de knop KML bestand. Sla dit bestand bij voorkeur net als eerder bij Google Maps meteen op in je Dropbox (zie tip 8). Je pakt de route dan makkelijk op in de app Maps.me, zoals beschreven in tip 9.

©PXimport

Tip 14: Kant-en-klare routes

Een keertje geen zin om je eigen route te bedenken? Dat hoeft ook niet, want er bestaan veel kant-en-klare routes. Bij de routeplanner van de Fietsersbond klik je op het beginscherm rechts bovenin op voorgeplande fietsroutes. Je geeft de minimale en maximale lengte op, een provincie of je woonplaats en klikt op Zoek routes. Vervolgens zie je een overzicht van fietsroutes die aan deze criteria voldoen. Let erop dat je ook weer terug moet fietsen, tenzij je zojuist Fietsrondje hebt aangeklikt bij de routevoorkeuren. Klik op een fietsroute die jou wel wat lijkt om de details ervan te bekijken. Je bewaart de fietsroute net als daarnet via de knop GPS (zie vorige tip) en kunt hem daarna naar je telefoon overzetten.

©PXimport

Tip 15: Wandelnet

Als fervent wandelaar kun je terecht bij Wandelnet om je routes te plannen of bestaande wandelingen op te vragen. Het is wel nodig om je gratis te registreren als je een route wilt downloaden. Via Eigen route plannen krijg je een kaart te zien waarmee je de wandeling plant. Belangrijk is dat je bij Routevoorkeur eerst aangeeft hoe dat moet gebeuren. Zo kun je bijvoorbeeld voor de kortste wandelroute kiezen, maar ook voor lange-afstandswandelpaden (het zogenaamde LAW-netwerk) en streekpaden zoals het Pieterpad. Vervolgens geef je het beginpunt op, eventuele tussenpunten en het eindpunt. Dat kan door op de kaart te klikken of een adres op te geven. Klik twee keer op Volgende stap en geef de route een naam en beschrijving. Om hem te downloaden kies je onder de plattegrond bij GPS voor het ietwat cryptische otn_download_googleearth voor een KMZ-bestand en klikt op Download. Daarmee is de route klaar voor gebruik in Maps.me op je telefoon.

©PXimport

Tip 16: Wandelroutes zoeken

Om bestaande wandelroutes te bekijken kies je op de startpagina van Wandelnet voor Wandelroute zoeken. Vervolgens geef je de gewenste routekenmerken aan, zoals Bosrijk, Kust en duinen, Rondwandeling of Stedelijk. Klik vooral even op Toon alle kenmerken om alle keuzes te zien. Vergeet niet om ook de minimale en maximale afstand in te stellen via de dubbele schuifregelaar. Bij Type wandelroute kun je eventueel aangeven dat je geïnteresseerd bent in een streekpad of een LAW. Klik vervolgens op Zoeken en alle wandelingen die aan jouw zoekcriteria voldoen verschijnen in een lijst en op een plattegrond. Zodra je een wandeling uitkiest, krijg je een korte beschrijving te zien. Onder het kaartje vind je weer de mogelijkheid om deze route als KMZ-bestand te downloaden. Hiervoor dien je wel aangemeld te zijn met je account.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).