Smartphones en tablets hebben veel zaken van de pc overgenomen. Veel mensen zetten voor afdruktaken echter nog altijd de pc aan, bijvoorbeeld voor het printen van concerttickets of foto's. Onnodig, want vanaf je mobiele apparaat voer je eenvoudig afdrukopdrachten uit.

Tip 01: AirPrint

Wie een iPhone of iPad in bezit hebt, kan via AirPrint afdrukopdrachten uitvoeren. Een voorwaarde is wel dat de printer met deze technologie van Apple overweg kan. De meeste moderne printers met een draadloze netwerkfunctie ondersteunen AirPrint wel. Lees ook: Printen met je iPhone of iPad zonder AirPrinter.

Het is verder van belang dat beide apparaten met hetzelfde wifi-netwerk verbonden zijn. Daarnaast ben je nog afhankelijk van de app-ontwikkelaar: zodra een app AirPrint ondersteunt, is er ergens in het menu een afdrukknop beschikbaar. Vanzelfsprekend zijn de standaard-apps in iOS hiermee uitgerust, zoals Safari, Foto's, Kaarten, Mail en Notities. Tik hiervoor op de deelknop (vierkant met pijl) en kies voor Druk af. Kies de juiste printer in het netwerk en bepaal hoeveel exemplaren je wilt afdrukken.

Indien de printer dubbelzijdig afdrukken ondersteunt, zet je deze functie desgewenst aan. Bevestig onderaan met Druk af. Ook apps van derden waarin een printknop toegevoegde waarde heeft, hebben wellicht ergens een afdrukknop verstopt. Voorbeelden hiervan zijn Evernote en Dropbox. Indien je iPhone of iPad het AirPrint-apparaat niet herkent, staat deze functie misschien nog uitgeschakeld. Neem in dat geval de instellingen van de printer door en activeer deze functie.

©PXimport

Tip 02 Alle bekende printerfabrikanten hebben een plug-in ontwikkeld waarmee je rechtstreeks vanuit diverse Android-apps kunt afdrukken.

Tip 02: Android

Ook bij Android is in veel apps een afdrukknop beschikbaar, zoals in Gmail, Chrome en Foto's. Afhankelijk van welk merk printer je hebt staan, dien je vanuit de Play Store eerst HP Print Service Plugin, Canon Print Service, Epson Print Enabler, Lexmark Print Service Plugin of Samsung Print Service Plugin te installeren. Lees voor de installatie eerst in de beschrijving of de plug-in compatibel is met jouw afdrukapparaat.

Deze plug-ins integreren in Android en maken het mogelijk om draadloze printopdrachten te versturen vanuit het mobiele besturingssysteem. Ga naar Apps / Instellingen / Afdrukken en schakel de zojuist geïnstalleerde plug-in in. De naam van de je printer verschijnt nu op het scherm. Druk rechtsboven op het pictogram met de drie puntjes en kies voor Instellingen. Afhankelijk van het printermerk zet je de gewenste voorkeursinstellingen naar je hand. In de meeste plug-ins kun je bijvoorbeeld wel aangeven of je dubbelzijdig wilt afdrukken.

Tip 03: Afdrukinstellingen

Nadat je een plug-in van jouw printer aan Android hebt toegevoegd, is afdrukken een fluitje van een cent. Open een app vanuit waar je iets wilt printen. We nemen in deze tip de applicatie E-mail als voorbeeld. Open een mailtje en druk rechtsboven op de knop met de drie puntjes. Via Afdrukken tik je rechtsboven het pijltje aan en druk je op de naam van de printer. In tegenstelling tot iOS, is het in Android wel mogelijk om allerlei printinstellingen naar je hand te zetten. Tik op het pijltje om alle opties uit te vouwen. Geef aan hoeveel exemplaren je wenst en welke pagina's je wilt uitprinten. Verder pas je de instellingen bij Kleur, Papierformaat en Richting naar eigen inzicht aan. Druk op de gele afdrukknop om een printje te maken.

Tip 04: Google Cloudprinter

Een andere manier om vanuit Android afdruktaken te verzenden, is via Google Cloudprinter. Met deze universele oplossing is het mogelijk om iedere printer geschikt te maken voor de ontvangst van mobiele afdruktaken. Een groot voordeel is dat Google Cloudprinter vanaf een online server printopdrachten verstuurt naar je printer. Het is dus niet noodzakelijk dat je smartphone of tablet met hetzelfde wifi-netwerk is verbonden. Een internetverbinding is voldoende om af te drukken, dus je kunt ook vanaf je werk even een printje maken op de printer thuis.

Je voegt de printer eenvoudig toe aan je Google-account. Bepaalde netwerkprinters zijn geschikt om rechtstreeks verbinding met je Google-account te maken zonder tussenkomst van een computer. Controleer in de handleiding van het apparaat of dat het geval is en hoe de registratie dan werkt. Is jouw printer niet direct geschikt, dan kun je hem alsnog gebruiken met Google Cloudprint. Nu moet alleen wel de computer aan staan om te kunnen printen. Je registreert je printer eenvoudig vanuit de browser Chrome. Typ in de adresbalk chrome://devices en druk op Enter. Onder de optie Klassieke printers kies je voor de optie Printers toevoegen. Er verschijnt een lijstje in beeld met gevonden apparaten. Zorg ervoor dat er een vinkje staat voor jouw afdrukapparaat en bevestig met Printer(s) toevoegen.

©PXimport

Tip 04 In Chrome maak je van ieder afdrukapparaat een Google Cloudprinter.

Tip 05: Mobiel afdrukken

Er zijn verschillende Android-apps die ondersteuning voor Google Cloudprinter hebben ingebouwd. Zoek in de Play Store de app Cloudprinter op en installeer deze toepassing. Sinds Android 4.4 KitKat fungeert Cloudprinter als plug-in binnen het mobiele besturingssysteem en niet meer als afzonderlijke app. Navigeer na de installatie naar Apps / Instellingen / Afdrukken. Kies voor Cloudprinter en zet deze functie aan door de schakelaar te activeren.

Als het goed is, verschijnt de naam van de printer in beeld. Vanuit diverse apps start je nu een afdruktaak zoals we in tip 3 hebben beschreven, al kun je nu dus ook buiten het netwerk afdrukopdrachten versturen. Zorg ervoor dat je de juiste cloudprinter selecteert. Overigens zijn er nog meer apps waarmee het mogelijk is om een Google Cloudprinter op je Android-toestel te configureren, zoals PrinterShare, Easy Print en Fiabee. Ook op een iOS-apparaat lukt het om printopdrachten naar een Google Cloudprinter te verzenden, mits je de app PrintCentral Pro installeert. Deze app kost 4,99 euro voor de iPhone en 7,99 euro voor de iPad.

©PXimport

Tip 05 Na de installatie van Cloudprinter is het noodzakelijk dat je de plug-in in Android activeert.

Tip 06: Printer delen

Een leuke functie is dat je een Google Cloudprinter gemakkelijk met andere personen deelt. Op die manier maakt bijvoorbeeld ieder gezinslid printjes vanaf zijn of haar smartphone of tablet. Open de browser Chrome op een pc en typ chrome://devices in de adresbalk. Achter de naam van je printer kies je vervolgens voor Beheren. Zodra je klikt op Delen, verschijnt er een venster waarin je personen uitnodigt om de printer eveneens te gebruiken. Typ onder Mensen uitnodigen de gewenste e-mailadressen en bevestig met Delen. Houd er rekening mee dat je alleen mensen toevoegt die een Gmail-adres gebruiken. Genodigden krijgen een mailtje waarin zij de printer kunnen toevoegen.

©PXimport

Tip 06 Verschillende mensen kunnen van een Google Cloudprinter gebruikmaken.

Tip 07: Epson

Naast de mogelijkheden die standaard al in iOS en Android zitten opgesloten, bieden alle grote printerfabrikanten ook eigen apps aan voor mobiele apparaten. Deze toepassingen maken vanaf een smartphone of tablet via het thuisnetwerk verbinding met de printer. Epson iPrint is een veelzijdige app die veel types van het Japanse merk accepteert. Na de installatie druk je op Tik hier en selecteer printer en Niet geselecteerd. Zorg dat het afdrukapparaat is ingeschakeld.

Als het goed is, herkent Epson iPrint de printer in het netwerk. Druk op de printernaam om het apparaat toe te voegen. Handig is dat je meteen ziet hoeveel inkt de cartridges of toners nog herbergen, zodat je weet of ze binnenkort aan vervanging toe zijn. Vanuit het hoofdvenster heb je de gelegenheid om onder meer foto's, webpagina's en documenten af te drukken. Een groot voordeel ten opzichte van AirPrint en Google Cloudprinter is dat je meer instellingen naar je hand kunt zetten. Zo heb je bij foto's meer mogelijkheden om het gewenste papierformaat en afdrukmateriaal te selecteren. Tik op Afdrukken om je printer aan het werk te zetten. Epson iPrint heeft verder nog mogelijkheden om bestanden vanuit clouddiensten te printen. Er is onder andere ondersteuning voor Google Drive, Microsoft OneDrive en Dropbox ingebouwd.

©PXimport

Tip 08 HP ePrint maakt verbinding met verschillende webdiensten om bestanden vanuit de cloud te printen.

Tip 08 HP

De app HP ePrint ondersteunt maar liefst tweehonderd producten van het Amerikaanse merk. Grote kans dus dat jouw type printer daar ook bij zit als je een HP hebt! Nadat je de app hebt geïnstalleerd, krijg je eerst het verzoek om jezelf te registreren. Deze optie is vooral van toepassing als je ook buitenshuis printopdrachten wilt verzenden naar de HP-printer.

Via Skip sla je de registratieprocedure over als je dit niet nodig vindt. Bekijk of de app jouw printer weet te vinden in het netwerk. Leuk is dat HP ePrint ook laat zien van welke openbare printers je gebruik kunt maken. Vanuit het hoofdmenu heb je toegang tot je foto's en e-mails. Verder zijn er ook functies aanwezig om webpagina's te printen en documenten van bekende clouddiensten op te halen, waaronder Dropbox, Facebook en iCloud.

Tip 09: Canon

Natuurlijk kan Canon niet achterblijven. Onder de naam Canon Mobile Printing stelt het bedrijf een veelzijdige app beschikbaar voor iOS en Android. In tegenstelling tot apps van andere printerfabrikanten hoef je niet eerst de printer te configureren. Je selecteert eerst de gewenste bestanden, bijvoorbeeld één of meerdere foto's. Kies daarna achtereenvolgens voor Select / Confirm Selection / Preview. Druk op Printer om het afdrukapparaat in het netwerk te vinden en bevestig als laatste met Print. Naast de in dit artikel genoemde merken, bieden ook andere bekende printerfabrikanten apps aan voor Android en iOS. Voorbeelden hiervan zijn Samsung, Brother, Xerox en Lexmark.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).