ID.nl logo
Xperia XZ2 - Het roer om
© Reshift Digital
Huis

Xperia XZ2 - Het roer om

Het roer moest om bij Sony. De populariteit van de Xperia-smartphones liep al jaren terug. De nieuwste Sony Xperia XZ2 heeft een nieuw design en topspecificaties om Xperia weer uit het slop te trekken. Maar is Sony’s nieuwste topsmartphone daartoe in staat?

Sony staat garant voor hoge kwaliteit als het aankomt op beeld, geluid, cameralenzen en design, hoge kwaliteit waar je overigens wel voor betaalt, want het is bepaald geen budgetmerk. Aanvankelijk ging dit ook op voor Sony’s Xperia-smartphonelijn, maar langzamerhand begon Sony wat achter te lopen op de concurrentie van bijvoorbeeld Apple en Samsung. De camera’s konden kwalitatief niet meer meekomen (wat gek is, Sony is fabrikant van de cameralenzen van zowel iPhones als Galaxy-smartphones). De beeldkwaliteit raakte een tikje minder, en het ontwerp begon na enkele jaren van minimale verandering wat gedateerd te ogen. Terwijl de Xperia-smartphones wel hoog geprijsd bleven.

Daarom moest het roer om. De nieuwste Xperia topsmartphone, de Xperia XZ2, heeft een nieuw ontwerp. Wederom zijn de specificaties om de vingers bij af te likken en het prijskaartje pittig.

©PXimport

©PXimport

Design

Het ontwerp van de Xperia XZ2... Tsja, dat is natuurlijk persoonlijke smaak. Maar mij persoonlijk spreekt het niet aan. Het toestel oogt behoorlijk generiek, mede door de gebruikte materialen (glazen achterkant, metalen rand). Ook is de smartphone opvallend dik en doet het me door zijn ronde achterkant en -hoeken enorm denken aan de goedkopere Lumia’s van een paar jaar geleden. Kortom, het is voor mij niet het design waar Sony voor staat.

De vingerafdrukscanner zat altijd handig aan de rechterzijkant van het toestel. Deze is naar de achterkant verhuist. Waarom weet ik niet zo goed. De scannerknop is even rond als de camera, waardoor ik continue mijn vinger op de verkeerde plek leg. De sluiterknop voor de camera is gelukkig wél gebleven.

Kernwaardes

Eén van de andere kernwaardes van Sony is muziek. Van de walkman tot highres-audio, Sony stond decennia garant voor de beste audio-ervaring. Stond inderdaad, want met de Xperia XZ2 loopt Sony mee met de onbegrijpelijke trend om de koptelefoonpoort te verwijderen. Ondanks dat alle hoogste draadloze muziekstandaarden ondersteund worden, is het toestel gewoonweg incompleet voor wie de beste audiokwaliteit verkiest. Het feit dat er in de doos oordopjes zitten met een koptelefoonaansluiting, én een dongel onderstreept wat een miskleun deze keuze is, van een bedrijf dat graag ook dure draadloze koptelefoons verkoopt.

©PXimport

Hoe zit het dan met de andere kernwaardes als beeld en fotografie? Laten we beginnen bij de eerste.

Gelukkig maakt Sony hierbij wel stappen die het bedrijf waardig zijn. De Xperia XZ2 beschikt over een 5,7 inch Full HD-beeldscherm. Om het formaat binnen de perken te houden is er een alternatieve schermverhouding gebruikt, maar helaas zijn de randen rondom het scherm nog relatief dik. Er is geen afgekeken inkeping, maar wel een andere troef: HDR. Dit is geen speciale schermtechniek, maar houdt in dat het scherm in staat is om beelden volgens een hoge standaard in kleur en contrast weer te geven. Dat zie je wel, de weergavekwaliteit is erg hoog. Wat ook erg bijzonder is, is dat zwarte kleuren zo diepzwart zijn dat ze overlopen in de schermrand. Dit is normaal bij oled-schermpanelen, omdat die simpelweg ledjes uitschakelen om zwarte delen weer te geven. De XZ2 gebruikt echter een LCD-paneel. Dat kwalitatief dus tot veel in staat is.

©PXimport

©PXimport

De beeldkwaliteit van de Sony Xperia XZ2 is dik in orde.

Camera

Helaas weet Sony met de Xperia XZ2 op cameragebied nog altijd niet in te lopen. De smartphone is uitgerust met een enkele camera aan de achterzijde, wat voor topsmartphones tegenwoordig bijna een uitzondering is. Maar dat hoeft niet negatief te zijn. De camera van de Pixel 2 scoort in reviews erg goed en vorig jaar was de Samsung Galaxy S8 met z’n enkele camera zelfs nog de beste cameratelefoon.

Dat de XZ2 niet mee kan komen met fabrikanten als Apple en Samsung, die nota bene ook Sony-sensoren gebruiken, zie je eigenlijk al in de lenseigenschappen. Geen dubbele camera, dat schreef ik al. Maar ook het diafragma en de pixelgrootte zijn minder goed, waardoor de camera op papier in moeilijke lichtomstandigheden veel minder presteert. Softwarematig zou je dit nog iets op kunnen poetsen. Maar dat is een verloren race. Bij weinig licht is er op de foto ook niet veel te zien, is er ruis te zien en treedt bewegingsonscherpte op omdat de camera-app de sluitertijd omhoog gooit om meer licht binnen te laten komen.

Nu heeft Sony alleraardigste features toegevoegd aan de camera-app zoals superslowmotion filmen en objecttracering (waarbij het onderwerp waar je op focust bij beweging gevolgd wordt). Ook is er een 3D-maker, waarbij je mensen driedimensionaal kunt vastleggen. Wat voor een enkele camera overigens veel moeilijker is dan een dubbele. Leuke extraatjes, die eigenlijk ook gewoon een betere camera verdienen.

©PXimport

Software

Xperia’s hebben een aardige reputatie als het om software gaat. Android wordt redelijk in tact gelaten, waardoor het toestel efficiënt werkt. Bovendien draait de XZ2 de recentste Androidversie (8.0 Oreo), waarin dankzij Treble al de Android P betaversie geprobeerd kan worden. Dat voorspelt vast veel goeds voor wat betreft de updates die het toestel ontvangt.

©PXimport

Helaas heeft Sony wel wat vervelende bloatware toegevoegd, dat is kwalijk voor zo'n dure telefoon. Het ergst is de overbodige AVG-virusscanner, die je lastigvalt met meldingen en nota bene door Android zelf wordt aangemerkt als energieverspillend proces.

De energieduur hoef je je overigens verder geen zorgen om te maken. Op papier lijkt de accucapaciteit wat tegen te vallen: 3180 mAh. In praktijk gaat de accu prettig lang mee. Een dag of twee is haalbaar. Houdt er echter wel rekening mee dat er geen snellader is.

Specs

Qua specificaties heeft het toestel gelukkig wat je mag verwachten van een toptoestel: de nieuwste Snapdragon 845-processor met liefst 6GB aan werkgeheugen. 64GB uitbreidbare opslag. In combinatie met de goede afstelling van Android werkt het toestel zuinig en razendsnel wanneer het nodig is.

Alternatieven

Het toestel werkt gelukkig vrij vlot, het scherm is keurig en de accuduur is prima. Dat zijn betrouwbare pluspunten. Maar het laat de Xperia XZ2 er niet uit springen, vooral als je je bedenkt dat voor de vraagprijs smartphones te krijgen zijn die er wél uitspringen, qua compleetheid, ontwerp en camera’s. Of simpelweg een nog beter scherm of prijskaartje hebben. Denk aan de Nokia 7 Plus, die 400 euro kost en op veel punten beter scoort, de Samsung Galaxy S9 die intussen aardig in prijs verlaagd is en op cameragebied veel meer indruk maakt, of de onlangs aangekondigde OnePlus 6, een krachtpatser die je eveneens veel geld bespaart.

De smartphone blinkt nergens écht in uit en laat sommige waardes van Sony links liggen, terwijl de prijs wel fors blijft.

-

Conclusie

Begin dit jaar zei Kaz Hirai tegen The Guardian dat hij denkt dat smartphones niet de toekomst hebben en mettertijd vervangen gaan worden door een nieuwe, nog onbekende productgroep. Deze instelling sijpelt door in de Xperia XZ2. Voor een toestel dat het roer om moet gooien is er maar weinig nieuws onder de zon. De smartphone blinkt bovendien nergens écht in uit en laat sommige waardes van Sony links liggen, terwijl de prijs wel fors blijft. Voor minder geld koop je een Galaxy S9, welke de Xperia XZ2 op vrijwel alle gebieden overklast. Kies je voor een OnePlus 6, krijg je voor honderden euro's minder ook een beter toestel. Is de Xperia XZ2 een slecht toestel? Nee. Beveel ik hem aan? Ook niet.

Oké
Conclusie

**Prijs** € 799,- **Kleuren** zwart, groen, zilver **OS Android** 8.0 (Oreo) **Scherm** 5,7 inch LCD (2160x1080) **Processor** 2,7 GHz octacore (Snapdragon 845) **RAM** 6GB **Opslag** 64 GB (uitbreidbaar met geheugenkaart) **Batterij** 3.180 mAh **Camera** 19 megapixel (achter), 5 megapixel (voor) **Connectiviteit** 4G (LTE), Bluetooth 5.0, wifi, gps **Formaat** 15,3 x 7,2 x 1,1 cm **Gewicht** 198 gram **Overig** vingerafdrukscanner, usb-c, geen koptelefoonpoort, dualsim **Website** [www.sonymobile.com](https://www.sonymobile.com/nl/products/phones/xperia-xz2/)

Plus- en minpunten
  • Scherm
  • Specificaties
  • Accuduur
  • Prijs
  • Geen koptelefoonpoort
  • Camera
  • Ontwerp
  • Bloatware
▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.