Door de coronapandemie werken we veel thuis en één productcategorie die daarvan profiteert, is de tablet. Daarvan worden er voor het eerst sinds jaren weer meer van verkocht. Maar welke Android-tablet kun je het beste kopen? We vergelijken vier recente modellen.

Steeds krachtigere smartphones en kleinere laptops met draaiende schermen zouden de tablet volgens veel trendwatchers overbodig maken. En het klopt dat de tabletmarkt jarenlang geen groei meer kende. Maar volgens meerdere onderzoeksbureaus is die tendens dit jaar omgebogen, met de sterkste groei van de tabletmarkt in jaren. Vooral in de consumentenmarkt was er groei, waarschijnlijk in verband met de coronacrisis.

In plaats van laptops te kopen voor gezinsleden die thuis onderwijs volgen of thuiswerken, kiezen veel mensen voor de betaalbaardere en lichtere tablets. Daarmee kun je met een eraan gekoppeld draadloos toetsenbord ook heel wat gewoon computerwerk verrichten. Bovendien werken steeds meer tablets met een digitale pen om op het scherm te schetsen, te tekenen of te schrijven.

Zeker voor leerlingen en studenten biedt dit interessante mogelijkheden. Tegelijkertijd blijft de tablet interessant als compact, draagbaar multimedia-apparaat en gameconsole.

We testten drie compacte tablets met 10,3- tot 10,4inch-schermen en een grotere en zwaardere 12,4inch-tablet van Samsung die duidelijk bedoeld is voor het serieuzere werk. Dat blijkt helaas ook uit het hogere prijskaartje, al blijft deze Galaxy Tab S7+ nog altijd betaalbaarder dan een vergelijkbare grote iPad van Apple, terwijl de mogelijkheden en prestaties vergelijkbaar zijn.

©PXimport

Huawei MatePad 10.4 Tablet

©PXimport

De aluminium behuizing van de Huawei MatePad is klein en dun genoeg om met één flinke hand vast te houden. De Google-services ontbreken, omwille van de Amerikaanse boycotmaatregelen tegen Huawei. Boven op de opensource-versie van Android 10 draait de Huawei zijn EMUI 10.1-schil, die vervangende apps heeft voor alle belangrijke toepassingen, zoals de browser, de mail-app, de foto-app, de camera-app, de multimedia-apps en noem maar op.

Verdere apps vind je in de Huawei AppGallery. Lang niet alle populaire Android-apps zijn al beschikbaar in de Huawei-versie van de Google Play Store, maar het zijn er wel steeds meer, waaronder ook meer en meer lokale. Zo is de splinternieuwe navigatie-app van TomTom van de partij, die een goed alternatief is voor Waze. Het ontbreken van Google zal voor sommige privacygevoelige gebruikers wellicht eerder positief dan negatief klinken. Maak je geen illusies: Huawei verzamelt evenveel persoonlijke gegevens als Google, alleen gaan die naar China in plaats van naar de VS.

Op softwaregebied is dit dus geen perfecte Android-tablet. Dat is jammer, want de hardware is in verhouding tot het prijskaartje behoorlijk indrukwekkend. De MatePad is veruit de snelste van de goedkopere tablets in deze groepstest. Daar draagt de krachtige Huawei Kirin 810-chipset zeker aan bij. De accu houdt het ook opvallend lang uit: bijna een etmaal in onze benchmark! Het duurt wel zowat vier uur om ze volledig op te laden.

Een actieve digitale pen is optioneel verkrijgbaar, maar was niet meegeleverd met ons testexemplaar. Het Samsung Notes-alternatief heet MyScript Nebo for Huawei, een notitie-app die vergelijkbare mogelijkheden biedt, compleet met handschriftomzetting in computertekst. De chatcam van 8 megapixels op de voorkant biedt enkele interessante functies, zoals FollowCam, waardoor de spreker altijd in het midden van het beeld staat.

Via Huawei One koppel je een Huawei-smartphone naadloos aan de tablet. Met de Kinderhoek-app kunnen ouders limieten en rustpauzes instellen, het blauwe licht beperken en apps toelaten. De kinderapp is vergrendeld met een moeilijker door het jonge volkje te kraken zescijferige pincode. De kinderhoek bevat speciale kinderuitvoeringen van de camera- en video-apps, geluidsrecorder en een kleur-app.

Huawei MatePad 10.4 Tablet

8Score80

Lenovo Tab M10 FHD Plus

©PXimport

De tweede generatie Lenovo Tab M10 FHD Plus tablet met Android 9 is er in varianten met 64 GB of 128 GB opslagruimte en met of zonder 4G/lte-modem. Wij testten de duurste 128GB-variant met wifi, lte en het optionele slimme laadstation. Met een scherm-behuizingverhouding van 90 procent en een dikte van slechts 7 mm is dit een slanke tablet, die 467 gram weegt. Een aluminium in plaats van metalen behuizing had dit gewicht nog naar omlaag gekregen, maar de prijs ook opgedreven.

Voor zijn prijs is dit in elk geval een zeer elegante Android-tablet. Van de 128 GB opslagruimte, uit te breiden met een geheugenkaartje van maximaal 256 GB, is vlak na de ingebruikname nog 116 GB vrij. Aan een van de lange zijdes is er een 2punts-pogopin met aan elke kant geleidepinnen waarmee je deze tablet in het los verkrijgbare Smart Charging Station vastklikt. Je gebruikt het apparaat vervolgens als Google Assistent-hub, of als vast opgestelde video- en/of audiospeler. De 5.000mAh-accu houdt het volgens Lenovo tot zeven uur uit tijdens surfen en tot 4,6 uur tijdens het afspelen van video’s. Onze benchmarks bevestigen dit. Volledig opladen duurt 2,5 uur.

De app Kindermodus geeft ouders de mogelijkheid om het gebruik van de tablet en de daarop geïnstalleerde apps te controleren. De beveiligingscode telt maar vier cijfers, dus is snel te kraken. Je kunt een tijdsbeperking instellen (bijvoorbeeld dertig minuten gebruiken en daarna dertig minuten rusten), bepalen welke apps het kind mag gebruiken, een blauwlichtfilter verplichten en waarschuwingen configureren wanneer de tablet over een hobbelige omgeving (bijvoorbeeld in de een auto) wordt gebruikt of wanneer het kind de tablet in een slechte zithouding (voorovergebogen) vasthoudt.

De algemene prestaties zijn goed, vergelijkbaar met bijvoorbeeld de duurdere Samsung Galaxy Tab S6 Lite. De grafische prestaties daarentegen zijn in vergelijking daarmee heel wat minder, te traag voor het spelen van recente 3D-games. Voor video- en fotobewerking en video in full hd kijken is deze tablet wel voldoende krachtig. Om de een of andere reden krijg je in de Netflix-app geen video’s in hoge kwaliteit te zien, hoewel het scherm dit technisch wel ondersteunt, want in YouTube geeft dit geen probleem.

Lenovo Tab M10 FHD Plus

7Score70

Samsung Galaxy Tab S6 Lite

©PXimport

De Samsung Galaxy Tab S6 Lite is een betaalbare variant van de duurdere Galaxy Tab S6-tablet uit 2019, met precies dezelfde mogelijkheden om te schrijven, schetsen en tekenen met behulp van de meegeleverde S Pen. Er zijn uiteraard enkele compromissen, zoals een ips- in plaats van een amoled-scherm met een iets lagere, maar toch nog behoorlijke pixeldichtheid. De duurdere versie heeft een krachtigere chipset, meer geheugen en opslagruimte, een betere camera en een vingerafdruksensor.

Er zijn ook overeenkomsten. Beide tablets hebben een even krachtige accu van 7.040 mAh (maar alleen de Tab S6 ondersteunt snelladen). En beide worden zoals gezegd geleverd met een S Pen. Wij testten de SM-P615 met 64 GB opslagruimte, wifi en lte. De (passieve) stylus klikt magnetisch vast aan de zijkant. Samsung heeft diverse hoezen, van eenvoudige omslagen tot hoezen met ingebouwd toetsenbord.

Gebruik je vooral de digitale pen, dan is de Book Case (55 euro) wellicht de interessantste. De pen klikt magnetisch in het midden van die hoes vast, zodat de kans op verlies minder groot is. Interessant voor ouders zijn de apart verkrijgbare hoezen voor kinderen. Met de Samsung Kids-app kunnen ouders het gebruik van de tablet beperken, zowel voor de geschikte apps als voor wat betreft de gebruiksduur. Kids bevat ook enkele speciale leer-apps en simpele games voor kinderen.

De Notes-app is dezelfde als bij alle andere Samsung-apparaten met digitale pen, met dezelfde mogelijkheden. Notes kan handgeschreven tekst omzetten in computertekst en dit in meerdere talen, ook Nederlands. Dit lukt zelfs met een minder mooi handschrift zoals dat van de auteur nog behoorlijk goed. Ook Samsung PenUp is van de partij. Deze app zou je kunnen omschrijven als een sociaal netwerk voor creatievelingen.

De Tab S6 Lite houdt het ruim achttien uur uit in de batterijbenchmark. Ook wat betreft de prestaties scoort deze tablet goed in de Futuremark-benchmark. Op grafisch gebied zijn de prestaties dan weer gemiddeld, voldoende voor doorsneegames, maar niet op het niveau van de allersnelste Android-tablets.

Samsung Galaxy Tab S6 Lite

8Score80

Samsung Galaxy Tab S7+

©PXimport

De Samsung Galaxy Tab S7+ is de krachtigste Android-tablet van het moment. Net als bij de betaalbare Tab S6 Lite, kun je op het aanraakscherm schrijven en tekenen met behulp van een meegeleverde digitale pen. Maar daar houdt de vergelijking op. De S7+ is immers duidelijk bedoeld voor het serieuzere werk. Het superamoledscherm van 12,4 inch met hdr10+-ondersteuning heeft een pixeldichtheid van 266 ppi, erg hoog voor een dergelijk groot scherm. Dankzij de hoge verversingssnelheid reageert het scherm sneller op aanrakingen, wat vooral van belang is als je erop wil tekenen of schetsen.

Wij testten de versie met 256 GB opslagruimte en 8 GB ram. Een iets goedkopere variant heeft 128 GB opslagruimte en 6 GB ram. Alle overige specificaties zijn identiek. De Tab S7+ heeft zowel wifi 6 (802.11ax) als (optioneel) 5G en is dus op dit vlak meer dan toekomstbestendig. De van glas en geborsteld aluminium gemaakte Tab S7+ is groot en stevig, maar niet dik: met een dikte van 5,7 mm is het zelfs de dunste Android-tablet die we ooit testten.

Tegelijk is het met een gewicht van 575 gram ook de zwaarste. Het hogere gewicht is onder andere toe te schrijven aan de enorme 10.090 mAh-accu. Deze tablet ondersteunt supersnelladen met 45 watt, maar standaard wordt jammer genoeg een veel tragere reislader van 15 watt meegeleverd. Die doet er drie uur over om de accu volledig op te laden.

De in dit geval actieve S Pen klikt magnetisch vast op de achterkant van de tablet. Die magnetische strip laadt de batterij van de pen op, iets wat maximaal vijf minuten duurt. Monteer je de optioneel verkrijgbare toetsenbordcover, dan wordt de pen extra beschermd door een smalle flap die magnetisch vastzit aan de tablet en die je met één beweging openklapt om de pen eruit te halen.

De optionele toetsenbordcover kost 80 euro, maar lijkt een interessante toevoeging, want hij tovert de Tab S7+ om in een compacte laptop. Het toetsenbord is redelijk comfortabel, met voldoende grote toetsen en zelfs een volledige rij Windows-achtige functietoetsen voor specifieke Android-functies. Ook het aanraakvlak is voldoende groot. Met de kickstand regel je de schermhoek traploos tot 165 graden.

De Samsung DeX-functie verandert Android in een Windows 10-achtig multitasking besturingssysteem. DeX werkt uitsluitend in de landschapsmodus en heeft een menuknop en navigatietoetsen links en een (verbergbare) taakbalk onderaan. Apps openen in venstermodus, maar zijn op volledig scherm te zetten of te minimaliseren. Ook rechtsklikken is beschikbaar.

We hadden iets meer verwacht van zo’n krachtige accu, maar bijna tien uur intensief werken blijft een goede score. De algemene prestaties zijn uitstekend. Dit is veruit de snelste Android-tablet van het moment en minstens dubbel zo snel als de andere geteste tablets.

Samsung Galaxy Tab S7+

9Score90

Conclusie

De Samsung Galaxy Tab 7+ is de krachtigste Android-tablet die je momenteel kunt kopen. Het is op alle gebied een te duchten concurrent voor de grotere Apple iPads. Het is de logische en onvermijdelijke winnaar van ons keurmerk Best getest.

Wie veel van dezelfde mogelijkheden in een kleinere, lichtere en goedkopere verpakking wenst, vindt die in de behoorlijk snelle Huawei MatePad 10.4 Tablet, op voorwaarde dat je de digitale pen erbij koopt, wat voor tien euro indien samen gekocht geen probleem mag zijn. Hij krijgt van ons het keurmerk Slimme koop.

Zie je ertegenop een tablet te kopen zonder de Google-services en houd je het liever compact, dan is ook de Samsung Tab S6 Lite een goede keuze, al is die wel duurder dan de Huawei MatePad.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).