Op een pc ben je gewend om een virusscanner te installeren. Het besturingssysteem van je Mac is standaard goed beveiligd tegen malware en er zijn minder virussen voor. Sinds een paar jaar wisselen verschillende Mac-malware elkaar echter af. Hoe veilig ben je nog op een Mac?

Tip 01: Beveiligingsupdates

Het besturingssysteem dat op je Mac staat, OS X, is standaard al goed beveiligd tegen virussen en indringers. Maar hackers vinden steeds nieuwe manieren om je computer binnen te dringen. Daarom is het essentieel om je software bij te houden. Lees ook: Is de iPhone immuun voor virussen?

De eerste stap is het up-to-date houden van OS X. Elke compleet nieuwe versie van OS X heeft zijn eigen naam, de meest recente versie heet El Capitan en wordt ook wel aangeduid met OS X 10.11. Heb je een oudere Mac, dan kan het zijn dat je deze versie niet meer kunt draaien. El Capitan download je vanuit de App Store. Om je OS X-versie up-to-date te houden, moet je altijd zorgen voor de laatste beveiligingsupdates van je besturingssysteem. Deze updates worden aangeduid met een tweede cijfer, bijvoorbeeld OS X 10.11.3.

Of je de laatste versie draait, kun je zien door linksboven op het Apple-logo te klikken en te kiezen voor Over deze Mac. Achter Versie zie je welke versie je hebt geïnstalleerd. Klik op Software-update, de App Store wordt geopend en je kunt zien of er OS X-updates beschikbaar zijn. Bij een beveiligingsupdate worden nooit instellingen en documenten van je schijf gewist, dit kan wel gebeuren als je van bijvoorbeeld OS X 10.8 naar OS X 10.9 gaat. In het laatste geval wordt het hele besturingssysteem geüpdatet en kun je ervoor kiezen je hele harde schijf te wissen. Zorg dat je bij zo'n grote update dus goed oplet en een back-up van je gegevens hebt. Om je Mac goed beveiligd te houden, zorg je dat je bij Systeemvoorkeuren / App Store de optie Zoek automatisch naar updates geselecteerd is. Afhankelijk van je voorkeur kun je kiezen om de vakjes eronder ook aan te vinken. Selecteer je de laatste van de drie sub-opties, dan worden beveiligingsupdates automatisch gedownload en geïnstalleerd.

©PXimport

Tip 01 Zorg in ieder geval dat er automatisch naar updates wordt gezocht zodat je nooit een beveiligingsupdate mist.

Tip 02: Virusscanner

Als je zorgt dat je besturingssysteem altijd up-to-date is middels de beveiligingsupdates, ben je op dit moment goed beveiligd tegen virussen. Maar of dit in de nabije toekomst ook zo blijft, is natuurlijk maar de vraag. Er is een aantal virusscanners voor de Mac verkrijgbaar en gelukkig hoef je hiervoor niet je portemonnee te trekken. Een goede gratis optie is Sophos Anti-Virus for Mac.

Je downloadt het programma door in de blauwe balk helemaal onder aan deze pagina voor Free Tools te kiezen. Klik op Download onder Sophos Antivirus for Mac Home Edition. Klik op Get Started en kies voor Version 9 als je OS X 10.6 tot en met OS X 10.9 draait. OS X 10.5 en eerder wordt niet meer ondersteund. Pak het gedownloade bestand uit, klik op Sophos Anti-Virus Home Edition en doorloop de installatie-instructies. Na installatie kun je je harde schijf scannen op malware, virussen en trojans door naast Scan Local Drives voor Scan Now te kiezen.

Wil je een andere schijf scannen, klik dan op Custom Scans en vervolgens op het plusje. Geef aan welke locaties gescand moeten worden door op het plusje onder Scan Items te klikken. Alle bedreigingen kun je inzien door op Quarantine Manager te klikken. Selecteer een bestand en klik op Clean Up Threat om het bestand volledig van je schijf te verwijderen.

©PXimport

Tip 02 Een virusscanner is niet noodzakelijk, maar wel aan te raden.

Virusscanners

Naast Sophos zijn er een paar andere goede gratis opties. Avira bijvoorbeeld of avast! Free Antivirus for Mac. Een andere optie is ClamXav, al is dit programma iets minder gebruiksvriendelijk.

Tip 03: Firewall

Om hack-aanvallen van buitenaf te vermijden, is het noodzakelijk dat je je Mac beveiligt met een firewall. De ingebouwde firewall van OS X is goed genoeg en vind je bij Systeemvoorkeuren / Beveiliging en privacy / Firewall. Als de optie is uitgeschakeld, is het hoog tijd dit te veranderen. Klik op het slotje onderin en log in met je administrator-wachtwoord. Kies voor Schakel firewall in. Wil je je firewall configureren, klik dan op Firewallopties.

Maximale veiligheid creëer je door een vinkje voor Blokkeer alle inkomende verbindingen te zetten, maar dit kan betekenen dat functies als printer- en bestandsdeling niet meer goed werken. Je kunt per programma bepalen of het met de buitenwereld mag verbinden, klik daarvoor op het plusje en selecteer een programma. Klik op Sta inkomende verbindingen toe en selecteer eventueel Blokkeer inkomende verbindingen. Sluit af door op OK te klikken. Als je de optie Activeer Stealth-modus activeert, is je Mac zelfs niet door andere computers op hetzelfde netwerk te ontdekken.

©PXimport

Tip 03 De firewall is te configureren met het menu Firewallopties.

Tip 04: Netwerkdeling

Een firewall helpt natuurlijk tegen indringers, maar het is ook handig om eens te kijken welke netwerkverbindingen je open hebt staan. Alle instellingen hiervoor vind je bij Systeemvoorkeuren / Delen. Bovenin geef je aan hoe je Mac zichzelf herkenbaar maakt op een netwerk, standaard is dit je gebruikersnaam met de modelnaam van je Mac. Eronder zie je allerlei selectievakjes die je kunt in- of uitschakelen. Heb je een printer aan je Mac hangen en wil je dat deze ook door andere computers op hetzelfde netwerk kan worden gebruikt, zet dan bijvoorbeeld een vinkje voor Printerdeling.

Onder Printers moet je ook nog even de juiste printer selecteren en onder Gebruikers geef je aan wie er gebruik mogen maken van de printer. Met het plusje creëer je een nieuwe gebruikersgroep met andere rechten. Bestanden delen via het netwerk is handig, maar zorg er wel voor dat je de juiste instellingen hebt ingesteld. Bij Bestandsdeling vind je onder Gedeelde mappen een overzicht van mappen op je harde schijf die worden gedeeld met het netwerk. Denk erom dat alle bestanden in deze mappen zijn in te zien door andere gebruikers, wanneer dit onder Gebruikers zo is ingesteld. Je publieke map vind je in de Finder door op Ga / Thuismap / Publiek te klikken.

©PXimport

Tip 04 Pas op als je bestandsdeling aan hebt staan, alles in je publieke map is nu in te zien door anderen.

Tip 05: Gatekeeper

Een vrij nieuwe functie in OS X is Gatekeeper: een extra bescherming tegen het installeren van onbekende software. De meeste programma's voor de Mac vind je in de App Store en deze programma's zijn door Apple één voor één gescreend op malware en virussen. Alles uit de App Store kun je dus zonder problemen installeren. Sommige programma's zijn echter niet in de App Store te vinden en moet je handmatig, bijvoorbeeld door middel van een dmg-bestand, installeren.

Hoe OS X met dit soort bestanden omgaat, bepaal je met Gatekeeper. Ga naar Systeemvoorkeuren / Beveiliging en privacy / Algemeen en kijk onder Sta programma's toe die zijn gedownload bij. De veiligste optie is uiteraard App Store, maar als je de optie App Store en ontwikkelaars waarvan de identiteit bekend is selecteert, kan er ook niet heel veel misgaan. De laatste optie, Elke willekeurige bron, is geen heel goed idee. Mocht je voor een van de eerste twee opties gekozen hebben en wil je toch een keer iets installeren wat niet door Apple is goedgekeurd, dan krijg je een melding dat het bestand niet geïnstalleerd kan worden. Om dit handmatig te verwerpen, open je het bestand met de rechtermuisknop en kies je Open. In het volgende scherm moet je vervolgens nog een keer op Open klikken om je actie te bevestigen.

©PXimport

Tip 05 Als je Gatekeeper hebt ingesteld, kun je een waarschuwing tegenkomen als je een installatiebestand wilt openen.

Tip 06: Safari

Een groot aantal malafide zaken kun je binnenhalen tijdens het surfen, vooral als je je weleens aan de rand van het internet begeeft. Het is daarom van belang om je browser goed te beveiligen. In de standaardbrowser Safari doe je dit door een kijkje te nemen bij Safari / Voorkeuren / Beveiliging. Zorg dat het vinkje voor Waarschuw bij bezoeken van frauduleuze website aanstaat. Deze optie beschermt je tegen bij Apple bekende phishing-websites en zal een waarschuwing geven als je zo'n site wilt openen in je browser. Sla deze waarschuwing niet in de wind.

Wil je controle over hoe Safari omgaat met plug-ins zoals Flash en QuickTime, klik dan op Beheer website-instellingen. Je kunt per pagina instellen of deze gebruik mag maken van een bepaalde plug-in. Wil je niet dat je surfgeschiedenis anoniem wordt doorgestuurd naar reclamebureaus, vink dan de optie Vraag websites me niet te volgen aan bij Safari / Voorkeuren / Privacy. Standaard blokkeert Safari alle cookies van derden en adverteerders. Wil je dat Safari helemaal geen cookies toestaat, selecteer dan achter Blokkeer cookies en andere websitegegevens de optie Altijd. Weet wel dat sommige websites hierdoor niet goed kunnen functioneren. Onder het tabblad Formulieren geef je aan of Safari informatie automatisch moet opslaan. Het is natuurlijk het veiligste om Safari bijvoorbeeld geen creditcardinformatie te laten opslaan, maar dit betekent wel dat je bij elke aankoop je creditcardgegevens opnieuw moet invullen.

©PXimport

Tip 06 Bepaal welke informatie op wordt geslagen door Safari.

Tip 07: Sleutelhanger

Alle wachtwoorden en andere gevoelige gegevens worden opgeslagen in je OS X sleutelhanger. Bij Programma's / Hulpprogramma's vind je de applicatie Sleutelhangertoegang. Klik erop en hier zie je alle opgeslagen informatie terug. Weet je niet meer wat het wachtwoord van je wifi-netwerk is, typ dan bijvoorbeeld in het zoekvenster de naam van je draadloze netwerk in. Dubbelklik erop en onderaan vind je de optie Toon wachtwoord. Klik op het vinkje en geef je administrator-wachtwoord op. In het venster ernaast zie je nu het wachtwoord.

Je kunt je sleutelhanger delen met al je andere Apple-apparaten met behulp van iCloud. Ga naar Systeemvoorkeuren / iCloud en vink de optie Sleutelhanger aan, geef eventueel je iCloud-wachtwoord op. OS X wil toestemming krijgen van één van je andere Apple-apparaten die op hetzelfde iCloud-account zijn aangemeld. Klik op Vraag toestemming als je de iCloud-sleutelhanger al eens eerder hebt gebruikt. Configureer je het voor de eerste keer, kies dan voor Gebruik code. Vul de code in die je bij de installatie van OS X hebt ingevuld en bevestig de code in het volgende scherm. Als je je telefoonnummer aan je Apple ID hebt gekoppeld, gaat dit allemaal automatisch. Op je iPhone of iPad stel je de synchronisatie in bij Instellingen / iCloud. De vraag of je Mac de iCloud-sleutelhanger mag gebruiken, bevestig je met Sta toe. Apple beveiligt al je wachtwoorden, maar besef wel dat je met deze optie al je gevoelige informatie naar de servers van Apple stuurt. Gezien de recente NSA-activiteiten weet je niet wie er toch stiekem toegang tot deze gegevens heeft.

©PXimport

Tip 07 Klik op Gebruik code als je nog niet eerder een iCloud-sleutelhanger hebt geconfigureerd.

Tip 08: Time Machine

Naast het beveiligen van je gegevens is het ook van belang om goede reservekopieën van je bestanden te hebben. Met de ingebouwde functie Time Machine gaat dit in OS X erg makkelijk. Sluit een externe harde schijf aan op je Mac. Als deze voorheen nog niet in gebruik was, zal OS X je meteen vragen of je deze voor Time Machine wilt gebruiken. Wil je dit handmatig instellen, ga dan naar Systeemvoorkeuren / Time Machine en zet de schuif aan de linkerkant op Aan. Klik op Selecteer schijf en navigeer naar de aangesloten harde schijf.

Time Machine maakt automatisch kopieën van je bestanden als je harde schijf wordt aangesloten. Dit beschermt niet alleen tegen diefstal; ook als je eens een keer per ongeluk een bestand hebt gewist, kun je dit met Time Machine terughalen. Sluit de harde schijf aan en klik onderin in het Dock op Time Machine. Navigeer naar de map waar het bestand stond en met de schuif aan de rechterkant kies je een datum in de geschiedenis. Zodra je het verwijderde bestand weer tegenkomt, kies je voor Zet terug.

©PXimport

Tip 08 Met Time Machine kun je bestanden terughalen die je per ongeluk hebt verwijderd.

Bootable backup

Met Time Machine heb je een kopie van je documenten, foto's en bestanden, maar het beschermt je niet tegen een complete crash van de harde schijf. Je zult dan alsnog OS X opnieuw moeten installeren om weer toegang tot je programma's te krijgen. Een oplossing is een 'bootable' kloon. Dit doe je met een programma als SuperDuper. Met dit programma kun je een complete kloon van je harde schijf maken, inclusief alle opstartbestanden en dergelijke. Als je harde schijf uitvalt, kun je de externe harde schijf met de kloon aan je Mac hangen. Start de Mac op met de Alt-toets ingedrukt en selecteer de schijf met de kloon. Je draait nu OS X vanaf de externe harde schijf, je kunt nu de kloon weer kopiëren naar een interne schijf als je wilt.

Tip 09: Zoek mijn Mac

Net als voor de iPhone en iPad kun je je Mac aanmelden voor de Zoek mijn Mac-dienst. Als je Mac gestolen wordt, kun je op een ander apparaat inloggen bij www.icloud.com en zien waar je Mac zich bevindt. Ook kun je de Mac op afstand blokkeren of zelfs helemaal wissen. De Mac moet dan wel verbinding hebben met het internet. Op je Mac ga je naar Systeemvoorkeuren / iCloud en zet je een vinkje voor de optie Zoek mijn Mac. Kies voor Sta toe om de locatie van je Mac door te sturen naar de dienst.

Als je je Mac kwijt bent, ga je naar www.icloud.com en log je in met je iCloud-gegevens. Klik op Zoek mijn iPhone. Dit is een beetje verwarrend, de dienst heet officieel Zoek mijn iPhone, maar je kunt er al je Apple-producten mee traceren. Bovenin selecteer je je Mac door op Alle apparaten en vervolgens op de naam van je Mac te klikken. Aan de rechterkant vind je een paar opties, met de functie Vergrendel zet je de Mac op afstand op slot met een code. Alleen als je de code weet, kun je de Mac ontgrendelen.

©PXimport

Tip 09 Vind je Mac met de optie Zoek mijn Mac.

Inlogwachtwoord

Vergeet vooral ook niet om je Mac te beveiligen met een wachtwoord. Dit doe je door bij Systeemvoorkeuren / Gebruikers en groepen je eigen naam te selecteren en aan de rechterkant je wachtwoord in te stellen. Het is ook aan te raden om je Mac niet automatisch te laten inloggen op één van de accounts. Klik op Inlogopties en selecteer achter Automatisch inloggen de optie Uit. Zorg er verder voor dat je een wachtwoord moet invoeren als je de Mac uit de schermbeveiliging wilt halen. Dit doe je door bij Systeemvoorkeuren / Beveiliging en privacy op het tabblad Algemeen te klikken en een vinkje voor Vraag na activering van sluimerstand of schermbeveiliging om wachtwoord te zetten, kies hier voor de optie onmiddellijk.

©PXimport

Het is aan te raden om je Mac na sluimerstand om een wachtwoord te laten vragen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).