Planning maken met Google Tasks

In Gmail zit al jaren een taakbeheerder, maar door het nieuwe design is Tasks gebruiksvriendelijker en strakker geworden. Voor de desktop bestaat deze tool niet als zelfstandig programma. Hij zit gewoon vervat in Gmail, Google Agenda, Drive Documenten, Spreadsheets en Presentaties. Je haalt de zijbalk Taken tevoorschijn door in de rechterbalk op het blauwe pictogram met het afgevinkte cirkeltje te klikken.

Voor mobiele toestellen bestaan wel zelfstandige Tasks-apps voor Android en iOS. De apps zijn gratis. Het enige wat je nodig hebt, is een Google-account. Alles wat je toevoegt of wijzigt, wordt gesynchroniseerd met alle toestellen waar je met dit account bent ingelogd.

Werken met lijsten

Wanneer je Tasks voor het eerst opent op een mobieltje of op de pc, dan kom je in de standaardlijst. Die lijst draagt je gebruiksnaam. In de desktopversie gebruik je de knop Taak toevoegen, in de mobiele app begin je aan een nieuwe taak door op de plusknop te tikken. Daarna geef je die taak een titel en in het vak Details kun je nog wat informatie over die taak kwijt. Daaronder koppel je een datum en tijdstip aan deze taak.

Het is ook mogelijk om een taak automatisch per dag, per week, per maand of per jaar te herhalen. Door de synchronisatie ontvang je een bericht op je telefoon wanneer een taak de ingestelde vervaldatum bereikt.

Hoe meer je deze tool gebruikt, hoe meer lijsten je zult aanmaken. Je wilt bijvoorbeeld niets uit het oog verliezen voor de reis van volgende maand of voor het wekelijkse boodschappenlijstje. Of je wilt de aanraders voor films of boeken opslaan. Redenen genoeg om met verschillende lijsten te werken.

Klik op het pijltje achter de standaardlijst en kies de opdracht Nieuwe lijst maken. Geef die lijst een naam en klaar. Vanaf nu kun je bovenaan naar een van je eigen lijsten navigeren. Als je met de muisaanwijzer over een lijst gaat, verschijnen er zes puntjes waarmee je de lijst vastpakt om die hoger of lager in de volgorde te slepen.

Taken en subtaken

Bij iedere taak is het achteraf mogelijk de gegevens te wijzigen. Bestaat een taak uit verschillende deeltaken, dan kun je werken met inspringen of met subtaken. Op de desktop vind je de opdracht Inspringen op twee manieren: via de rechtermuisknop of via de drie puntjes achter de taak.

De functie Inspringen komt niet voor in de mobiele versie. Daarom gebruik je beter de optie Subtaken: die wordt door zowel de mobiele als de computerversie ondersteund. In de desktopversie vind je die opdracht in het contextuele menu dat tevoorschijn floept als je met de rechtermuisknop op een taak klikt. Je kunt ook het menu onder de drie puntjes gebruiken. In iOS of Android tik je op de taak om de optie Subtaken toevoegen tevoorschijn te toveren.

Het is mogelijk om taken hoger of lager in een lijst te slepen. Daarnaast kun je de taken ook sorteren op vervaldatum. Ga naar Gmail, Google Agenda of Google Docs, klik aan de rechterkant op de knop Taken en vervolgens op Meer. Hier bepaal je of je de eigen volgorde wilt gebruiken of wilt sorteren op einddatum.

Het is zelfs mogelijk om een taak naar een andere lijst te verplaatsen. Daarvoor klik je naast de naam van de taak op de drie puntjes en daarna selecteer je de naam van de lijst waar deze taak naartoe moet. Taken die ingesteld zijn op herhalen, kun je nooit naar een andere lijst verplaatsen.

Wanneer je in Google Tasks herhaalde taken toevoegt, worden die slechts beperkt in de agenda weergegeven. Na verloop van tijd verschijnen deze nieuwe taken automatisch. Subtaken kun je niet herhalen en terugkerende taken kun je niet zomaar verplaatsen naar een andere lijst. Als je de herhaling stopzet, is het niet mogelijk om die opnieuw te laten herhalen. Je moet dan een nieuwe reeks herhaalde taken aanmaken.

Heb je een taak afgewerkt, dan klik je gewoon op het bolletje naast de taak. Er verschijnt kort een vinkje in het bolletje, de taak wordt doorgestreept en verdwijnt vervolgens van de lijst. Onderaan iedere lijst lees je hoeveel taken je ondertussen hebt voltooid. Dat is ook de plaats waar je vergissingen rechtzet.

Als je onderaan op het pijltje klikt, zie je de namen van de doorgestreepte taken. Hier kun je het vinkje weghalen, zodat de taak weer als onvoltooid in de lijst terugkeert.

Integratie met Google Agenda en Gmail

Iedere taak waar je een datum aan koppelt, verschijnt automatisch in Google Agenda. Heb je ook nog een tijdstip aan de taak toegevoegd, dan zie je de taak in Agenda op de aangegeven dag en tijd staan. Taken die alleen voorzien zijn van een datum zonder tijdsaanduiding, verschijnen in de weekweergave bovenaan de bewuste dag.

In Agenda kun je ook taken aanmaken, bewerken, verwijderen en voltooien. Klik op een lege plek in de agenda en daarna linksboven op Maken. Vervolgens selecteer je de opdracht Taak. Je moet wel in de linkerkolom Taken aangevinkt hebben. Een lijst met alle onvoltooide taken van de afgelopen 30 dagen is beschikbaar op de huidige dag in Google Agenda.

Stel: in Gmail ontvang je een belangrijke e-mail, maar je hebt het te druk om die meteen te behandelen. In dat geval is het interessant om de e-mail aan je takenlijst toe te voegen, zodat je die niet uit het oog verliest. Klik op de e-mail en sleep hem naar de geopende takenlijst. Klik op Datum/tijd om deze informatie toe te voegen.

Onder de taak zie je een e-mailpictogram. Als je straks op dit symbool klikt, ga je rechtstreeks naar het bericht in Gmail. Je kunt in Gmail ook het pictogram met de drie stippen boven in het e-mailbericht gebruiken en daar Toevoegen aan Taken kiezen.

Opschonen

Als je Google Tasks intensief gebruikt, verzamel je na verloop van tijd een hoop afgewerkte taken. Deze voltooide taken blijven in de app staan tot je ze daadwerkelijk verwijdert. Er is een manier om ze in één keer weg te halen. In de Google Tasks-app tik je op de drie puntjes in de rechterbenedenhoek.

In de mobiele versie staan die puntjes horizontaal, op de computer staan die verticaal. Vervolgens gebruik je de opdracht Alle voltooide taken verwijderen. Daarna moet je nog een keertje bevestiging met de knop Verwijderen.