Bijna iedereen met een iPhone maakt gebruik van de online opslagdienst iCloud, maar bijna niemand gaat er bewust mee om. Onnodig, want Apple biedt voldoende opties om deze persoonlijke webomgeving naar eigen wens in te richten.

Iedere gebruiker met een Apple ID beschikt automatisch over 5 GB gratis opslagruimte op iCloud. Je kunt er allerlei data opslaan, zodat de bestanden automatisch op alle gekoppelde apparaten beschikbaar zijn. Foto's die je bijvoorbeeld met een iPhone maakt, verschijnen desgewenst vanzelf in het fotoalbum op je iPad.

Ook zaken als e-mail, contacten, notities, herinneringen, documenten, wachtwoorden, Safari-gegevens en de agenda synchroniseer je eenvoudig via de online server van Apple. Wanneer je dit doet, zijn op ieder Apple-apparaat dezelfde gegevens aanwezig. Daarnaast is iCloud ook handig wanneer je een reservekopie wilt opslaan van belangrijke gegevens. Bij problemen heb je hiermee een back-up achter de hand. Omdat veel iCloud-zaken automatisch gaan, weten maar weinig iPhone-gebruikers hoe hun persoonlijke online opslagruimte bij Apple ervoor staat.

Het gevolg hiervan is dat iCloud mogelijk sneller dan verwacht de opslaglimiet van 5 GB nadert. Weliswaar kun je natuurlijk extra opslagruimte aanschaffen, maar het is net zo gemakkelijk om iCloud even op te ruimen. Op die manier ontstaat vaak weer genoeg ruimte om belangrijke bestanden online op te slaan en met andere Apple-toestellen te synchroniseren.

01 Data synchroniseren

Je bepaalt in iOS zelf welke iPhone-gegevens je met iCloud synchroniseert. Ga naar Instellingen / iCloud en activeer alle opties die je belangrijk vindt. Handig is bijvoorbeeld om de agenda en contacten met ieder apparaat te synchroniseren, zodat je contactgegevens en afspraken slechts eenmalig hoeft in te voeren.

Herinneringen en notities maak je ook simpel beschikbaar op ieder apparaat. E-mails kun je alleen synchroniseren wanneer je een iCloud-mailadres creëert. Je activeert in dat geval de optie Mail, waarna je kiest voor Maak aan. Bedenk vervolgens een logisch e-mailadres en bevestig daarna met Volgende / Gereed. Alle berichten die je voortaan op het opgegeven e-mailadres ontvangt, belanden automatisch op de iCloud-server.

©PXimport

Geef aan welke zaken je met iCloud wilt synchroniseren.

02 Wachtwoorden

Sinds de invoering van iOS 7 bevat iCloud de nieuwe functie Sleutelhanger. Dankzij deze wachtwoordmanager lukt het om met Apple-apparaten automatisch bij websites in te loggen en creditcardgegevens te onthouden. Voorwaarde is wel dat je Apples eigen browser Safari gebruikt. Navigeer naar Instellingen / iCloud en klik op Sleutelhanger.

Zet de schakelaar achter iCloud-sleutelhanger aan en vul het wachtwoord van je Apple ID in. Vervolgens bedenk je een beveiligingscode van vier cijfers. Je geeft daarnaast een telefoonnummer op waarmee Apple in staat is om je identiteit te verifiëren. Tijdens surfsessies heb je nu voortaan de mogelijkheid om wachtwoorden op te slaan.

©PXimport

De beveiligingscode van iCloud-sleutelhanger heb je nodig om de wachtwoordmanager op andere iOS-apparaten te gebruiken.

03 Foto's

Ben je bang dat foto's te veel ruimte binnen iCloud opeisen? Geen paniek! Kiekjes die je namelijk in de map Mijn fotostream bewaart, tellen niet mee voor de gratis opslagcapaciteit van 5 GB. Foto's die je met je iPhone schiet, synchroniseer je daardoor altijd soepel met andere apparaten van Apple.

Ga naar Instellingen / iCloud / Foto's en zet de schuifregelaar achter Mijn fotostream aan. Houd er wel rekening mee dat iCloud de kiekjes van Mijn fotostream slechts dertig dagen bewaart, dus het is geen permanente back-up. Vanaf stap 5 in deze workshop leggen we uit hoe je foto's en video's definitief online bewaart aan de hand van een reservekopie.

©PXimport

Mijn fotostream is een handige methode om kiekjes met Apple-apparatuur te synchroniseren.

04 Documenten

Sommige apps op je iPhone doen een beroep op iCloud om bepaalde documenten en gegevens te synchroniseren met verschillende apparaten. Uiteraard bepaal je zelf welke toepassingen hiervoor toestemming hebben. Tik achtereenvolgens op Instellingen / iCloud / Documenten/gegevens. Beslis bij iedere app of je documenten en gegevens hiervan wilt synchroniseren met iCloud. Eventueel gebruik je naast wifi een mobiele dataverbinding om app-data naar iCloud te verzenden. Activeer in dat geval de optie Gebruik mobiele data. Wil je helemaal geen data van apps synchroniseren? Beweeg de schuifregelaar achter Documenten/gegevens dan naar links.

©PXimport

Bespaar ruimte door niet zomaar data van apps op iCloud te bewaren.

05 Reservekopie maken

In iCloud bewaar je simpel een reservekopie van de belangrijkste iPhone-gegevens. Bij een systeemcrash of aanschaf van een nieuwe iPhone herstel je hiermee vlot je persoonlijke data. Ga in iOS achtereenvolgens naar Instellingen / iCloud / Opslag en reservekopie. Zorg ervoor dat de optie iCloud-reservekopie is geactiveerd. Je iPhone uploadt de belangrijkste gegevens voortaan automatisch iedere dag naar iCloud. Een voorwaarde is wel dat het toestel is verbonden met een wifi-netwerk. Wil je graag meteen een back-up opslaan in iCloud? Kies onderaan dan voor Maak nu reservekopie.

©PXimport

Bewaar iedere dag automatisch een back-up van je belangrijkste gegevens op iCloud.

Zoek mijn iPhone

Een bijzondere functie binnen de iCloud-instellingen op je iPhone is Zoek mijn iPhone. Deze optie stelt je in staat om een verloren toestel weer terug te vinden en te vergrendelen. Kortom, een zeer belangrijke functie die zeker je aandacht verdient! Controleer daarom via Instellingen / iCloud of de functie is ingeschakeld. Mocht je het toestel onverhoopt kwijtraken, dan achterhaal je via de website simpel de geografische locatie. Verder wis je op afstand alle gegevens en vergrendel je het toestel met een toegangscode.

©PXimport

Bekijk op een kaartje waar je iPhone zich schuilhoudt.

06 Reservekopie wissen

Heb je onlangs een iOS-apparaat weggedaan, bijvoorbeeld een iPhone of iPad? De kans is groot dat er hiervan nog een reservekopie op iCloud staat. Zonde, want dat kost onnodig veel opslagruimte. Reservekopieën waar je niets meer aan hebt, kun je dus het best verwijderen.

Ga naar Instellingen / iCloud / Opslag en reservekopie / Beheer opslag. Je ziet precies welke apparaten er gekoppeld zijn aan iCloud en hoeveel opslagcapaciteit de back-ups in beslag nemen. Is een apparaat niet meer in gebruik? Druk op de juiste naam van het betreffende apparaat en bevestig met Verwijder reservekopie. Kies daarna voor Schakel uit en verwijder om de wisactie definitief uit te voeren.

©PXimport

Controleer nauwkeurig van welke apparaten je back-ups in iCloud bewaart.

07 Reservekopie configureren

Hoeveel ruimte je op iCloud nodig hebt, is grotendeels afhankelijk van de gegevens die je in de reservekopie bewaart. Het is raadzaam om uitsluitend data te back-uppen die je echt niet wilt kwijtraken. Navigeer naar Instellingen / iCloud / Opslag en reservekopie. Je ziet hier precies hoeveel data er op iCloud staat. Heb je haast geen ruimte meer over, dan kun je binnenkort een e-mail van Apple verwachten met het bericht dat de opslaglimiet bijna bereikt is.

Je kunt dat voorkomen door ruimtevretende zaken niet meer in de reservekopie te betrekken, waardoor er weer wat opslagruimte vrijkomt. Ga naar Beheer opslag en open de back-up van je huidige iPhone. Veeg een stukje omlaag en kies voor Toon alle apps. Je ziet precies hoeveel ruimte iedere afzonderlijke app in de reservekopie opeist.

©PXimport

Je controleert simpel hoeveel opslagruimte je nog kunt gebruiken.

Het is overigens nuttig om te weten dat het niet om de apps zelf gaat. Je iPhone slaat namelijk alleen gebruikersdata op in de reservekopie. Geef met de schuifregelaar bij iedere app aan of je een back-up van de gebruikersdata in de cloud wilt opslaan. Een grote boosdoener is doorgaans het onderdeel Filmrol. Hierin staan foto's en kiekjes die je met de iPhone hebt gemaakt.

Als je veel ruimte wilt besparen, kun je natuurlijk op eigen initiatief ergens anders een back-up van je foto's en video's bewaren. Doe dit dan wel regelmatig. Zodra je enkele back-ups uitschakelt, zie je direct hoeveel opslagruimte je daarmee terugwint.

©PXimport

Persoonlijke foto's en video's nemen vaak zeer veel ruimte in op iCloud.

08 Documenten wissen

Behalve je persoonlijke data stoppen sommige apps op eigen houtje ook nog specifieke documenten in de reservekopie. Zit je daar niet op te wachten? Je verwijdert nutteloze documenten eenvoudig uit iCloud, zodat er weer wat ruimte vrijkomt. Ga naar Instellingen / iCloud / Opslag en reservekopie / Beheer opslag.

Onder het kopje DOCUMENTEN & GEGEVENS zie je welke apps documenten op iCloud droppen. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om instellingen van games of nieuwsartikelen die als favoriet zijn gemarkeerd. Wil je de documenten en/of gegevens weggooien? Klik op de naam van de app en kies rechtsboven voor Wijzig. Bevestig als laatste met Verwijder alles.

©PXimport

Ook specifieke documenten en gegevens laat je simpel weg uit de reservekopie.

09 E-mail opschonen

Als je een iCloud-mailadres gebruikt, komen de e-mails vanzelf ook op iCloud terecht. Zeker als je veel berichten ontvangt, neemt dat behoorlijk wat opslagruimte in beslag. De oplossing is om even de bezem door je e-mailaccount te halen. Open de app Mail en kies onder ACCOUNTS voor iCloud / Inkomend. Klik rechtsboven op Wijzig en selecteer alle berichten die je weg wilt gooien. Het is slim om vooral de e-mails met grote bijlagen eruit te pikken. Tik als laatste Prullenmand aan om de boel op te schonen. Eventueel kun je ook nog besluiten om de Prullenbak leeg te kieperen.

©PXimport

Maak extra ruimte vrij door onbelangrijke e-mails te verwijderen.

Niet alles op iCloud

Het is belangrijk om te weten dat er op iCloud uitsluitend persoonlijke gegevens aanwezig zijn. Zaken die je bij iTunes of de App Store hebt gedownload, worden dus niet in je persoonlijke opslagruimte bewaard.

Zodra je namelijk muziek, apps, films en audioboeken wilt herstellen, downloadt je iPhone ze gewoon opnieuw uit iTunes of de App Store. Logisch, want op deze manier hoeft Apple van iedere app en mediabestand slechts één exemplaar op zijn server te bewaren. Maar ook voor jezelf is deze methode gunstig. Als je namelijk alles zelf in iCloud zou moeten opslaan, dan heb je nooit genoeg aan 5 GB opslagruimte.

©PXimport

ITunes-aankopen bewaar je nooit op iCloud.

10 Online toegang

iCloud is niet alleen toegankelijk via apparaten van Apple. Je kunt de opslag namelijk ook benaderen via een browser. Handig, want op deze manier lukt het bijvoorbeeld prima om met een Windows-pc bepaalde gegevens in te zien. Surf naar www.icloud.com en log in met je Apple ID om de webomgeving te openen. Als je een iCloud-mailadres hebt aangemaakt, kun je je e-mailaccount eenvoudig vanaf deze plek beheren. Klik maar eens op Mail. Via het tandwiel-pictogram linksonder zet je de e-maildienst volledig naar je hand. Zo stuur je berichten bijvoorbeeld naar een ander adres door en maak je desgewenst aliassen aan. Verder stel je hier in dat je bij vakanties een afwezigheidsbericht achterlaat.

©PXimport

Bepaalde iPhone-gegevens zijn altijd en overal beschikbaar via www.icloud.com.

Ook de andere onderdelen van de webomgeving van iCloud zijn de moeite waard. Het is namelijk erg fijn dat je altijd toegang hebt tot je contactpersonen, je agenda, je notities en de herinneringen. Verder vallen natuurlijk de webapps Pages, Numbers en Keynote op, nog wel in bèta-versie. Deze applicaties stellen je in staat om bepaalde documenten die je op een Apple-apparaat hebt aangemaakt in een browser te bewerken (of andersom). De genoemde kantoorapps zijn vooral bedoeld voor de zakelijke markt.

©PXimport

Vanuit je browser open je gemakkelijk je e-mail, je moet dan wel een iCloud-mailadres hebben.

Opslagaccount upgraden

Kun je onvoldoende ruimte vrijmaken in iCloud? In dat geval zit er niets anders op dan extra opslagruimte bij Apple aan te schaffen. Vanuit iOS is dat snel geregeld. Ga naar Instellingen / iCloud en tik bovenaan je accountnaam aan. Onder OPSLAGABONNEMENT staat precies hoeveel opslagruimte je momenteel in gebruik hebt. Druk daarop en pas het abonnement naar eigen wens aan. Druk ten slotte op Koop en volg de aanwijzingen op het scherm. Apple verkoopt abonnementen met in totaal 15, 25 of 55 GB (inclusief de gratis 5 GB) Hiervoor betaal je respectievelijk 16,32 en 80 euro per jaar.

©PXimport

Bij Apple schaf je voor redelijke tarieven extra opslagruimte aan.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).