ID.nl logo
De hoofdpijnbezorgende ICT-dreigingen in 2012
© Reshift Digital
Huis

De hoofdpijnbezorgende ICT-dreigingen in 2012

Ook dit jaar viel er voor cybercriminelen en hackers weinig te klagen. Voor systeembeheerders en ontwikkelaars des te meer. Webwereld bekijkt een paar hoofdpijnbezorgende ict-herinneringen van 2012.

De wereld van systeembeheerders kent zijn nodige ict-crises. Wie herinnert zich het virus Jerusalem niet dat in de jaren 80 de wereld zou verlammen door massaal op vrijdag de dertiende te activeren? Of de millenniumbug die ons - letterlijk en figuurlijk - een eeuw terug dreigde te zetten? Dit jaar was zeker geen uitzondering. We zetten een aantal van de dreigingen die beheerders kopzorgen gaven op een rij.

Militaire malware

Twee jaar geleden dook Stuxnet op, de malware die zich specifiek richt op de productie van verrijkt uranium in Iran. Omdat dit een wel heel specifiek doelwit is, werd vrij snel algemeen aangenomen dat het hier ging om malware die speciaal voor militaire doeleinden is ontwikkeld. Stuxnet maakte gebruik van een aantal tot dan toe onbekende zero-days, de gaten die in de regel worden ontdekt door beveiligingsonderzoekers en dan pas misbruikt worden.

Dit jaar werd Flame ontdekt. Deze malware schokte de IT-wereld, mede omdat hij al vele jaren in omloop is - al ver voor Stuxnet werd ontdekt. Om de infectie van Flame onopgemerkt te houden, werd de malware voorzien van een vervalst Microsoft-certificaat. Om deze certificaten te faken is een geavanceerde cryptoaanval uitgevoerd.

De Nederlandse onderzoeker Marc Stevens publiceerde enkele jaren geleden een proefschrift over zo'n zogeheten collision-aanval waarmee een hashwaarde kan worden nagebouwd om een nepcertificaat te creëren. Flame gebruikte echter een andere methode, waardoor Stevens met enige zekerheid kan stellen dat de makers van Flame zelf een hash-collision hebben ontworpen. Dat had niet gehoeven als Stevens' proefschrift er al was geweest, dus dat vormt aanvullend bewijs dat Flame en zijn certificaatmethode al jaren bestaan.

Ook Flame neemt het Midden-Oosten op de korrel. Wederom wordt aangenomen dat de VS erachter zit. Eerder dit jaar publiceerde een Witte Huis-journalist van de New York Times een boek waarin wordt beschreven hoe president Obama de aanval met Stuxnet - die al door zijn voorganger Bush in gang was gezet - uitvoerde.

Flame-varianten als Wiper en Shamoon richten nog steeds schade aan, onder meer onlangs bij de Arabische olieproducent Aramco. Deze varianten dienen als digitale spionnen. Ze sturen de verzamelde gegevens door naar een C&C en wissen vervolgens de bootsector van het geïnfecteerde systeem. Het is momenteel nog niet helemaal duidelijk waar deze varianten vandaan komen, het zou kunnen dat cybercriminelen de broncode hebben aangepast om hun eigen aanval uit te voeren. Ook een hacktivistencollectief dreigde Shamoon in te zetten tegen Iran. Anderen denken dat de Stuxnet-makers achter Flame zitten (oftewel de Amerikaanse overheid). Of de Mossad. Of Iran zelf.

Waar het ook vandaan mag komen, de effecten van militaire malware zijn groot. Overheden zitten met de handen in het haar over de potentiële fall-out van cyberwarfare - iets waar ook Obama mee zit. De VS werkt aan nieuwe securitywetten die een tegenaanval mogelijk maken, maar walsen daarmee over de privacy van burgers heen. Omdat de voorstellen daarom steedsstranden in het Congres, heeft Obama een presidentieel bevel uitgevaardigd om de nationale infrastructuur in te kunnen zetten bij een 'cyberramp'. Op deze manier is alvast een pakket maatregelen doorgedrukt om netwerken officieel in te kunnen zetten bij een tegenaanval of juist af te sluiten bij een cyberdreiging.

De eerste tekenen van een tweede effect van de nieuwe oorlogsvoering zagen we ook dit jaar: cybercriminelen vorderen de malware om zelf in te kunnen zetten voor financieel gewin. Het was een kwestie van tijd voor militaire malware door zou breken in de maatschappij en 2012 was het jaar dat we praktijkvoorbeelden zagen van de gevolgen van deze digitale oorlogsvoering.

Op de volgende pagina: afhankelijkheid van de cloud en hét gat dat bedrijven over het hoofd zien.

Instabiele cloud

Dat een uptime van 100 procent een utopie is, moet anno 2012 niemand meer verrassen. Al jaren treffen - over het algemeen kleinschalige - storingen clouddiensten waardoor gebruikers even zonder hun data zitten en dit jaar wasnietanders. Dit jaar kwam een onderzoeker met een waarschuwing dat nu diensten van elkaar afhankelijk worden, dergelijke dependencies kunnen leiden tot een instortende cloud. De professor van Yale werd enkele maanden later van een klein praktijkvoorbeeld voorzien toen orkaan Sandy in New York enkele datacenters omknikkerde, waarna diverse diensten onderuit gingen.

Een cloudcrash bij Google duurde maar kort, maar had een behoorlijke impact. Het demonstreerde niet alleen hoe afhankelijk we aan het worden zijn van onze online gegevens, maar onderstreepte ook nog eens hoezeer diensten van elkaar afhankelijk zijn. Het onderuitgaan van Google-diensten duurde maar 18 minuten, maar trof Gmail, Google Documenten, Google Drive en Google Apps.

Ook Chrome-gebruikers meldden vastgelopen browsers tijdens de storing vanwege de synchronisatiefeature. Google maakte een configuratiefout in de synchronisatieservers, waardoor het dataverkeer daarop werd afgeknepen om overbelasting te voorkomen. Waarna clients als Chrome en Gmail geen contact meer kregen met de server.

Netwerkapparatuur

Hackers ontdekken de netwerkapparatuur als potentiële ingang voor het bedrijfsnetwerk. Gaten in clients en servers worden meestal op tijd gepatcht, maar IT-apparatuur als printers en telefoons wordt vaak over het hoofd gezien. Ook appliances die bijvoorbeeld een firewall draaien, blijven lange tijd ongepatcht en zijn volgens sommige deskundigen daarom soms juist onveiliger dan serverruimtes waar deze dozen niet draaien, vindt beveiligingsonderzoeker Roger A. Grimes.

Printers van Samsung bleken onlangs een beheerdersaccount te hebben die hardcoded is in de apparatuur. Daarmee leverde Samsung effectief een handige ingang voor hackers om het bedrijfsnetwerk te scannen. Cybersnoodaards kunnen het printergeheugen uitlezen en daarmee verwerkte prints bekijken, wat een goudmijn is voor digitale bedrijfsspionnen. Het probleem bleef niet beperkt tot apparaten van de Zuid-Koreaans fabrikant, ook printers van Dell die de Amerikaanse producent overneemt van Samsung zaten met het ingebakken beheerdersaccount te kijken.

Er is inmiddels een patch beschikbaar, maar bedrijven lijken patches voor netwerkapparatuur te negeren. Zo werd vorig jaar een groot beveiligingsgat in HP-printers ontdekt en een jaar later blijkt dat 1 tot 2 procent van de printers zijn gepatcht. Via dergelijke kernelgaten zijn ingebedde netwerksystemen, zoals routers en printers, een potentieel gevaar voor bedrijfsnetwerken. Bedrijfsrouters van Hauwei bleken op hackerscongres Defcon 2012 meerdere gaten te bevatten die aftappen van netwerkverkeer een koud kunstje maken. En grote bedrijven, waaronder internetproviders, bleken dit jaar bedrijfsrouters open te zetten via UDP-poort 161 en daarop schrijfbare SNMP-data toestaan.

Een interessant gat dook deze maand op in VoiP-telefoons van Cisco. De onderzoeker die vorig jaar het lek in HP aantoonde en gefrustreerd was dat een overweldigende meerderheid het probleem negeert, beet zich vast in een kwetsbaarheid in de UNIX-kernel van Cisco. Via dit lek is het mogelijk om het toestel te pwnen en bijvoorbeeld in te zetten als afluisterapparatuur. De aanvaller schakelt dan ook het ledlampje uit dat aangeeft dat de microfoon aanstaat en ontvangt alles wat er gezegd wordt - of er nu gebeld wordt of niet - op zijn smartphone.

Cisco patcht het lek - als het tenminste niet in een toestel zit dat niet wordt ondersteund - maar afgaand op het HP-gat zou het geen verrassing moeten zijn als in december 2013 blijkt dat het gat nauwelijks gepatcht is. Kortom, een handige ingang voor hackers die waarschijnlijk lange tijd te gebruiken is.

Op de volgende pagina: wat hebben banners, Nederlandse gemeenten en Apple-computers gemeen?

Hadiemalware

Malware komt naar de massa, met betere verspreiding van schadelijke software door drive-by-aanvallen op populaire Nederlandse sites, zoals eerder dit jaar op Nu.nl en later Weeronline.nl. In het eerste geval injecteerden hackers malafide code in het contentmanagementsysteem van de populaire nieuwssite om een Java-elementje te starten. Bij weeronline werd er ingebroken op een advertentieplatform. Advertentieplatforms droegen dit jaar wel vaker hun steentje bij aan de verspreiding van virussen. Ook de website van Vrij Nederland werd gepwnd via een gat in een advertentieplatform.

Het advertentieplatform OpenX kwam opnieuw in de kijker tijdens de Java-affaire die de gemoederen afgelopen zomer flink bezig hield. Via het platform werden bezoekers belaagd door diverse drive-by's. Drive-by malware installeert zich via ongedichte gaten in de browser, dus voorheen was het advies om de browser zo goed mogelijk bijgewerkt te houden. Dit jaar kwam daar een opvallend advies bij: gebruik een andere browser.

Onder meer de Duitse overheid adviseerde om Internet Explorer maar even niet te gebruiken toen een Java-lek werd ontdekt in IE. De gebouwde exploit richtten zich allemaal op de browser van Microsoft en daarom werden Firefox en Chrome een stuk veiliger bevonden. Andere organisaties namen het advies over, grappig genoeg zelfs als er intern geen alternatief voorhanden was.

Malware voor Windows is niks nieuws. Het is niet meer dan logisch dat exploits zich richten op het populairste platform, dus schadelijke software richt zich vooral op het besturingssysteem van Microsoft. Maar in 2012 was de malware voor Mac in opkomst. De afgelopen jaren richtte een enkel stukje ongewenste programmatuur zich nog op Apple, inmiddels is er sprake van een stabiele aanvoer van Mac-malware.

De beruchte Mac-trojan Flashback greep dit jaar flink om zich heen onder Apple-gebruikers die zich in het verleden niet hoefden te verdiepen in removal tools waar Windows-gebruikers zo door geplaagd worden. Malware voor Windows nestelt zich trouwens ook op Apple-computers. Daar kan het verder niet veel kwaad, maar de besmetting zorgt er wel voor dat de schadelijke software zich verder kan verspreiden op Windows-pc's.

Wat ons brengt bij het botnet. Dat is een oud verschijnsel. Een scherp groeiend netwerk van overgenomen pc's is ZeroAccess dat vooral gespecialiseerd is in klikfraude. Beheerders slepen dagelijks gezamenlijk bijna 1 miljoen dollar binnen via allerlei frauduleuze praktijken. Botnets in het algemeen traden dat dit jaar wel heel erg in het spotlight van de landelijke pers toen gemeenten deze zomer besmet raakten met het Office-virus Dorifel.

Dorifel sloeg begin augustus opeens wild om zich heen, net toen de dienstverlening trager was vanwege de vakantie. De bedrijfsvoering bij enkele gemeenten kwam zelfs plat te liggen, waardoor bijvoorbeeld geen paspoorten konden worden uitgegeven. Dorifel vond zijn weg via het relatief onbekende botnet Citadel. Webwereld schreef in het begin van 2012 over de nieuwe aanpak van Citadel waarbij gebruikers via een open source-model bijdroegen aan de ontwikkeling van het botnet.

Bovendien worden botnets net als exploitkits inmiddels als een dienst gedraaid: cybercriminelen huren het product volgens een licentiemodel en zetten het in voor het doeleinde dat ze op het oog hebben. Met een leger zombies zijn bijvoorbeeld bankgegevens te verzamelen, bitcoins te delven, virussen uit te rollen of DDoS-aanvallen uit te voeren. Een botnetbeheerder heeft daarmee behoorlijk wat opties en macht en daarom is de malware behoorlijk lucratief.

Beveiligingsdeskundigen spreken al einge jaren van CaaS, Cybercrime-as-a-Service. Citadel is gegroeid uit een open source-project, ging underground toen het voldoende verbeterd was en blijft ondertussen evolueren. Daarbij komt nog dat er diverse zombies rondwaren bij Nederlandse overheden waardoor de kans op een herhaling van een incident als Dorifel ook in 2013 een dreiging blijft.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.