Zoek niet verder! Bestanden vinden in Windows is vanaf nu een eitje
Hoe groter onze harde schijven, hoe meer we bewaren. Hoe meer we bewaren, hoe belangrijker de gereedschappen zijn waarmee we dingen terugvinden. In dit artikel combineren we voor dat doel twee toppers: UltraSearch en Anytxt Searcher.
Het is bekend dat Windows niet de beste zoekfunctie heeft. Daarom maken wij in dit artikel gebruik van twee andere programma's om snel te vinden wat je nodig hebt:
- UltraSearch, voor het zoeken op basis van naam
- Anytxt Searcher, voor het zoeken binnen bestanden
Het scheelt al een heleboel als je die vele bestanden goed ordent. Lees daarom ook: Weg met de chaos! Organiseer je bestanden met TagSpaces
Windows heeft een ingebouwde zoekfunctie waarmee je bestanden kunt vinden op basis van (een deel van) de naam en waarmee je ook bepaalde typen bestanden inhoudelijk kunt doorzoeken. Dat laatste geldt alleen wanneer deze zich bevinden in mappen of op schijven die geïndexeerd zijn.
Indexeren is een vrij tijdrovend proces waarbij Windows een inhoudsopgave maakt van woorden binnen bestanden en deze ook steeds bijwerkt. Voor het zoeken van bestanden op basis van de naam is UltraSearch een aantrekkelijk alternatief vanwege zijn snelheid en veelzijdigheid. Wil je binnen bestanden zoeken, dan is er Anytxt Searcher en ook dat heeft zo zijn voordelen boven de zoekmogelijkheden die Windows biedt.
UltraSearch
UltraSearch installeren
UltraSearch is er in de versies Free en Professional. Die laatste biedt onder andere wat meer mogelijkheden om zoekresultaten te filteren en biedt ook uitgebreide functies om bestanden in bulk te hernoemen. Voor ons doel volstaat de gratis versie.
De site zal zelf de juiste versie voorstellen en dat zal meestal de 64bit-versie zijn. We voeren dit bestand uit om UltraSearch te installeren. De installatie kent geen bijzonderheden. Let op het vinkje bij Voeg UltraSearch toe …, dat staat standaard aan. Dankzij deze functie heb je straks altijd snel toegang tot deze zoekhulp via het contextmenu van Verkenner om binnen een specifieke map te zoeken (Zoeken met UltraSearch).
UltraSearch krijgt een plekje in het contextmenu van Verkenner voor snelle toegang.
Zoekvenster
Wanneer je de installatie voltooit, wordt UltraSearch automatisch geopend. Onder de verschillende pictogrammen zie je twee regels. In de bovenste regel kies je de zoeklocatie op het niveau van stationsletters (dus schijven of partities). Standaard is daarbij de C:\-schijf actief, maar klik je op die regel, dan kun je andere letters toevoegen door ze aan te vinken. Ook kun je daar het pad naar een netwerkschijf toevoegen.
Klik je op de bovenste regel op het icoontje met het plusteken, dan kun je ook individuele mappen toevoegen. Als je dat doet, toont UltraSearch meteen alle bestanden daarin.
Om een idee te krijgen van de snelheid van UltraSearch vinken we alle beschikbare partities aan. Vervolgens typen we in het zoekvak daaronder wat letters die moeten voorkomen in de namen van de bestanden die we willen vinden, bijvoorbeeld help.
Zoals je merkt, begint het zoeken zodra je de eerste letter typt en is het resultaat razendsnel beschikbaar. Op ons testsysteem met zo’n 12 TB aan data vond UltraSearch ruim 18.000 bestanden met het woord ‘help’ ergens in de naam en dat binnen enkele seconden. Klik je in het tabblad Start op Mappen tonen, dan zoekt UltraSearch ook mappen die aan de zoekopdracht voldoen.
UltraSearch vindt bestanden razendsnel.
Sorteren
Dat we met onze zoekopdracht supersnel duizenden resultaten krijgen, is natuurlijk geweldig, maar het zijn er ook wat te veel om ze allemaal na te lopen. Gelukkig kunnen we er wat ordening in aanbrengen, om te beginnen door te klikken op de kolomkop Mappad. Waar de locaties aanvankelijk door elkaar stonden, vinden we ze nu alfabetisch gerangschikt op stationsletter en mapnaam.
Er zijn nog veel meer manieren om de resultaten te filteren. Die vind je in het menu Beeld. Klik je daar op het pictogram Sorteer op, dan krijg je een lange lijst met criteria, waaronder naast naam en pad ook verschillende data, type en extensie.
Ook zie je hier criteria die specifiek betrekking hebben op bepaalde bestandstypen, zoals Breedte voor afbeeldingen. Kies je zo’n criterium, dan heeft UltraSearch die gegevens niet meteen paraat. Zeker bij een lange lijst met veel verschillende bestandstypen, zoals in ons voorbeeld, kan het programma enkele minuten zoet zijn. Is de klus geklaard, dan zal UltraSearch zelf een kolom toevoegen met het gekozen criterium.
Merk op dat UltraSearch ook een miniatuur van bepaalde soorten bestanden kan weergeven wanneer je erop klikt.
Voor speciale zoekcriteria voegt UltraSearch zelf een kolom toe.
Filteren
Sorteren is een goed hulpmiddel wanneer je door een lange lijst met zoekresultaten moet navigeren. Een alternatief is de lijst inkorten door filters te gebruiken. Ook hiervoor biedt UltraSearch de nodige opties.
De filters vind je logischerwijs op het tabblad Filters. Daar zie je dat filteren op bestandsgrootte en datum alleen beschikbaar is voor betalende gebruikers. In de gratis versie kun je wel gebruikmaken van twee andere filters: het Uitsluitingsfilter en Filter op bestandstype. Beide vind je ook op het tabblad Start.
Het tabblad Filters bevat nog een ander nuttig onderdeel, namelijk het vakje Umlauts/accenten negeren. Vink je dat aan, dan zal UltraSearch ook bestanden vinden waarin geen accent is gebruikt, dus zoeken op München vindt dan ook Munchen. Dit gaat overigens wel ten koste van de snelheid.
Übertrage pc?
Bewaar je bestanden dan op een ssdUitsluiten
Klik je op Uitsluitingsfilter, dan zie je twee opties: Gebruik filter en Pas het filter aan. We hebben nog geen filter gemaakt, dus die laatste hebben we nodig. Zoals je ziet, zijn er standaard al twee items ingevuld. Hiermee slaat UltraSearch onder andere bestanden in de Prullenbak over bij zijn zoekacties.
Klik je op Toevoegen, dan verschijnt er een nieuwe regel. Bij Patroon kun je vervolgens een uitdrukking invullen. Dat kan een letterlijke tekst zijn, maar je kunt ook de bekende jokertekens * en ? gebruiken. Je kunt zelfs zogeheten reguliere expressies gebruiken waarmee je allerlei zoekpatronen kunt maken, zoals [0-9]{2} waarmee je een groep van twee willekeurige cijfers definieert.
Zo’n zoekpatroon kun je gebruiken voor de items in de lijst van de kolom Vergelijk met, bijvoorbeeld Volledig pad of alleen Bestandsnaam. In de kolom Type geef je aan hoe het zoekpatroon moet worden gelezen: als Jokerteken, Reguliere Expressie of Exacte overeenkomst. Zo zal *.exe in combinatie met Volledig pad en Jokerteken álle exe-bestanden uit de lijst met zoekresultaten verwijderen, ongeacht hun locatie.
Het filter ongedaan maken doe je door nogmaals op het filterpictogram te klikken. Aan een groen vinkje zie je of het dan wel of niet actief is.
Je kunt zoekresultaten beperken via allerlei uitsluitingscriteria.
Bestandstype
Je kunt uiteraard zoekacties beperken tot een specifiek bestandstype, bijvoorbeeld met *.mp3, maar dan krijg je alleen dat type te zien. Wil je ook muziekbestanden in andere formaten vinden, dan zou je een complexe zoekopdracht moeten samenstellen. Vaak is dat niet nodig, omdat UltraSearch je helpt met de functie Filter op bestandstype.
Wanneer je op het driehoekje onder dat pictogram klikt, zie je een lijst met allerlei soorten bestanden. Kies je er daarvan een, bijvoorbeeld Audiobestanden, dan zal UltraSearch je zoekresultaten zo filteren dat alleen nog bestanden van dat type worden getoond.
Om uit te vinden welke bestanden UltraSearch per categorie kent, klik je op Bestandstypen configureren. Daar zie je bijvoorbeeld bij Audiobestanden een lange lijst met extensies. Daar missen we echter het bestandstype .ape (het compressieformaat van de populaire audiobeheerder MediaMonkey). Dat is eenvoudig op te lossen: typ de extensie in het vak onder Bijbehorende extensies *.ape en klik op Bestandsextensie toevoegen.
In dit venster kun je desgewenst ook extensies en categorieën verwijderen en nieuwe categorieën aanmaken.
Als het filter voor bestandstypen aanstaat, zie je geen vinkje. In plaats daarvan zie je boven de schijfstations Filters: gevolgd door de naam van het actieve filter.
Voor filteren op bestandstype kent UltraSearch per type heel veel extensies.
Samengesteld
We hebben ons tot nu toe alleen beziggehouden met simpele zoekopdrachten. Via het pictogram Query Composer op het tabblad Start kun je ook complexere opdrachten samenstellen.
Waar * bijvoorbeeld willekeurige combinaties van karakters vindt, kun je hier specifiek vragen om begin- en eindletters. Zet je bijvoorbeeld een a bij Begint met en een z bij Eindigt op, dan vind je alles wat daaraan voldoet, van az tot allemaal gecomprimeerde bestanden.7z.
Zet je een vinkje bij de bovenste Is niet, dan vindt UltraSearch nog steeds alles wat eindigt op een z, maar juist niet begint met een a.
Je kunt deze criteria combineren met losse extensies en de hiervoor genoemde bestandsgroepen. Ook kun je kiezen of de resultaten moeten voldoen aan alle criteria (EN) of aan minstens één criterium (OF).
Merk tot slot op dat je hier ook kunt zoeken op Inhoud van bestand. UltraSearch kan weliswaar bepaalde bestandstypen doorzoeken (zoals txt, docx en pdf), maar omdat het programma niets indexeert, is dat tijdrovend. Als je deze optie gebruikt, dan doe je dat het liefst binnen niet al te grote mappen. Beter is het om daarvoor Anytxt Searcher te gebruiken.
Met de Query Composer stel je complexere zoekopdrachten samen.
Anytxt Searcher
Anytxt installeren
Om Anytxt Searcher, kortweg Anytxt, te installeren, klik je bovenin op Download en vervolgens onder Master op AnyTXT Searcher OCR Installer.exe (214 MB) om deze te downloaden. Deze versie heeft als voordeel dat hij door middel van OCR ook teksten in plaatjes kan herkennen.
Start het installatiebestand, accepteer de gebruiksvoorwaarden en klik verder door de procedure, die geen bijzonderheden kent. Na de installatie gaat Anytxt automatisch je bestanden indexeren en de eerste keer is het programma daar wel even zoet mee. Houd er rekening mee dat het indexbestand (dat standaard wordt opgeslagen op je C:\-schijf) flink kan groeien. Bij ons duurde het indexeren de eerste keer enkele uren en sloeg het programma ruim 30 GB aan data op.
Je kunt Anytxt tijdens het indexeren wel al starten via het Startmenu of het pictogram op het Bureaublad, maar je krijgt dan een waarschuwing dat zoekresultaten niet volledig zullen zijn. Het best wacht je daarom tot de klus geklaard is.
Te weinig schijfruimte?
Deze lapop van HP is ook nog eens heel snelEerste zoekopdracht
Wanneer je Anytxt voor de eerste keer start, klik je op het menu Options / Language / Nederlands. Het programma wil nu opnieuw starten en daarna kun je de versie in onze taal gebruiken. Helaas is de vertaling niet honderd procent compleet, maar goed genoeg. Heb je toch liever Engels, dan schakel je via het menu Keuze weer terug.
Links bovenin zie je een zoekvak waar je je eerste zoekopdracht kunt geven, gevolgd door Enter. Wij kiezen weer voor het woord help.
Net als bij UltraSearch krijgen we razendsnel een lange lijst met zoekresultaten, maar nu gaat het om bestanden waarbinnen het gevraagde woord is aangetroffen. Ook met dit programma kunnen we de resultaten sorteren met bijvoorbeeld een klik op Pad.
Wanneer we een van de bestanden aanklikken, verschijnt in het venster rechts een weergave van de inhoud waarin het gezochte woord gemarkeerd is. Zet je de cursor boven een naam, dan zie je iets dergelijks ook als pop-up.
Teksten doorzoeken was nog nooit zo eenvoudig.
Meer informatie
Het rechtervenster waarin je de locatie van een gevonden woord ziet, bevat zelf ook weer een zoekvak. Hiermee kun je desgewenst in de geopende tekst nog een ander woord zoeken.
Ook zal het regelmatig voorkomen dat een woord meerdere keren voorkomt in een tekst. Je kunt dan op elk gevonden exemplaar dubbelklikken in de zoekboom om het in de context te zien. Ook voor een tweede zoekterm maakt Anytxt zo’n zoekboom.
Onderaan het rechtervenster zie je drie knoppen, waarvan Search results actief is. Klik je ernaast op Attribute, dan krijg je uitgebreide informatie over het geselecteerde bestand. Klik je op Lexical frequency, dan toont Anytxt alle geïndexeerde woorden in het gekozen bestand, vergelijkbaar met het trefwoordenregister in een boek.
Op elk van die woorden kun je met rechts klikken, om daarna bijvoorbeeld te kiezen voor Search in This File, zodat je altijd over een register beschikt, ook in documenten die dat van zichzelf niet hebben.
Vind eenvoudig elke treffer van meerdere zoektermen.
Geavanceerd zoeken
Zoals je kunt zien, heet de standaard zoekmodus Onnauwkeurig Vergelijking. Dat betekent dat een zoektocht naar ‘help’ bijvoorbeeld ook ‘helpt’ en ‘behelpen’ vindt.
Klik je op het driehoekje erachter en kies je Volledige Vergelijking, dan kun je de zoekopdracht opnieuw uitvoeren en krijg je alleen resultaten voor het exacte woord.
De derde modus die je kunt kiezen heet Advanced Search. Daarmee kun je complexe zoekopdrachten samenstellen met behulp van & (AND), | (OR) en ! (NOT), zoals love & peace !war.
Zoek teksten die wel de woorden ‘love’ en ‘peace’ bevatten, maar niet het woord ‘war’.
Indexeren
Anytxt indexeert standaard al je schijven voor allerlei bestandstypen, zoals tekst- en Office-documenten, en e-books in vele formaten. Het menu Keuze / Indexbeheerder / Bestandstype toont de geïndexeerde bestandstypen. Voor elk daarvan kun je opgeven welke mappen wel of juist niet geïndexeerd moeten worden, door te klikken op Bewerken.
Standaard sluit Anytxt een aantal systeemmappen uit (alleen Exclusief). Via Toevoegen kun je deze lijst uitbreiden, bijvoorbeeld om een back-upschijf uit te sluiten. Je kunt ook kiezen voor alleen Inclusief om juist uitsluitend opgegeven mappen te indexeren.
Ook kun je in de Indexbeheerder het automatisch indexeren uitzetten (Update op / Nooit), en de index zo nu en dan bijwerken met Update Nu om het systeem wat minder te belasten.
Je hebt volledige controle over welke mappen wel en niet geïndexeerd worden.
