Hoe groter onze harde schijven, hoe meer we bewaren. Hoe meer we bewaren, hoe belangrijker de gereedschappen zijn waarmee we dingen terugvinden. In dit artikel combineren we voor dat doel twee toppers: UltraSearch en Anytxt Searcher.

Windows heeft een ingebouwde zoekfunctie waarmee je bestanden kunt vinden op basis van (een deel van) de naam en waarmee je ook bepaalde typen bestanden inhoudelijk kunt doorzoeken. Dat laatste geldt alleen wanneer deze zich bevinden in mappen of op schijven die geïndexeerd zijn.

Indexeren is een vrij tijdrovend proces waarbij Windows een inhoudsopgave maakt van woorden binnen bestanden en deze ook steeds bijwerkt. Voor het zoeken van bestanden op basis van de naam is UltraSearch een aantrekkelijk alternatief vanwege zijn snelheid en veelzijdigheid. Wil je binnen bestanden zoeken, dan is er Anytxt Searcher en ook dat heeft zo zijn voordelen boven de zoekmogelijkheden die Windows biedt.

UltraSearch

UltraSearch installeren

UltraSearch is er in de versies Free en Professional. Die laatste biedt onder andere wat meer mogelijkheden om zoekresultaten te filteren en biedt ook uitgebreide functies om bestanden in bulk te hernoemen. Voor ons doel volstaat de gratis versie.

De site zal zelf de juiste versie voorstellen en dat zal meestal de 64bit-versie zijn. We voeren dit bestand uit om UltraSearch te installeren. De installatie kent geen bijzonderheden. Let op het vinkje bij Voeg UltraSearch toe …, dat staat standaard aan. Dankzij deze functie heb je straks altijd snel toegang tot deze zoekhulp via het contextmenu van Verkenner om binnen een specifieke map te zoeken (Zoeken met UltraSearch).

Zoekvenster

Wanneer je de installatie voltooit, wordt UltraSearch automatisch geopend. Onder de verschillende pictogrammen zie je twee regels. In de bovenste regel kies je de zoeklocatie op het niveau van stationsletters (dus schijven of partities). Standaard is daarbij de C:\-schijf actief, maar klik je op die regel, dan kun je andere letters toevoegen door ze aan te vinken. Ook kun je daar het pad naar een netwerkschijf toevoegen.

Klik je op de bovenste regel op het icoontje met het plusteken, dan kun je ook individuele mappen toevoegen. Als je dat doet, toont UltraSearch meteen alle bestanden daarin.

Om een idee te krijgen van de snelheid van UltraSearch vinken we alle beschikbare partities aan. Vervolgens typen we in het zoekvak daaronder wat letters die moeten voorkomen in de namen van de bestanden die we willen vinden, bijvoorbeeld help.

Zoals je merkt, begint het zoeken zodra je de eerste letter typt en is het resultaat razendsnel beschikbaar. Op ons testsysteem met zo’n 12 TB aan data vond UltraSearch ruim 18.000 bestanden met het woord ‘help’ ergens in de naam en dat binnen enkele seconden. Klik je in het tabblad Start op Mappen tonen, dan zoekt UltraSearch ook mappen die aan de zoekopdracht voldoen.

Sorteren

Dat we met onze zoekopdracht supersnel duizenden resultaten krijgen, is natuurlijk geweldig, maar het zijn er ook wat te veel om ze allemaal na te lopen. Gelukkig kunnen we er wat ordening in aanbrengen, om te beginnen door te klikken op de kolomkop Mappad. Waar de locaties aanvankelijk door elkaar stonden, vinden we ze nu alfabetisch gerangschikt op stationsletter en mapnaam.

Er zijn nog veel meer manieren om de resultaten te filteren. Die vind je in het menu Beeld. Klik je daar op het pictogram Sorteer op, dan krijg je een lange lijst met criteria, waaronder naast naam en pad ook verschillende data, type en extensie.

Ook zie je hier criteria die specifiek betrekking hebben op bepaalde bestandstypen, zoals Breedte voor afbeeldingen. Kies je zo’n criterium, dan heeft UltraSearch die gegevens niet meteen paraat. Zeker bij een lange lijst met veel verschillende bestandstypen, zoals in ons voorbeeld, kan het programma enkele minuten zoet zijn. Is de klus geklaard, dan zal UltraSearch zelf een kolom toevoegen met het gekozen criterium.

Merk op dat UltraSearch ook een miniatuur van bepaalde soorten bestanden kan weergeven wanneer je erop klikt.

Filteren

Sorteren is een goed hulpmiddel wanneer je door een lange lijst met zoekresultaten moet navigeren. Een alternatief is de lijst inkorten door filters te gebruiken. Ook hiervoor biedt UltraSearch de nodige opties.

De filters vind je logischerwijs op het tabblad Filters. Daar zie je dat filteren op bestandsgrootte en datum alleen beschikbaar is voor betalende gebruikers. In de gratis versie kun je wel gebruikmaken van twee andere filters: het Uitsluitingsfilter en Filter op bestandstype. Beide vind je ook op het tabblad Start.

Het tabblad Filters bevat nog een ander nuttig onderdeel, namelijk het vakje Umlauts/accenten negeren. Vink je dat aan, dan zal UltraSearch ook bestanden vinden waarin geen accent is gebruikt, dus zoeken op München vindt dan ook Munchen. Dit gaat overigens wel ten koste van de snelheid.

Uitsluiten

Klik je op Uitsluitingsfilter, dan zie je twee opties: Gebruik filter en Pas het filter aan. We hebben nog geen filter gemaakt, dus die laatste hebben we nodig. Zoals je ziet, zijn er standaard al twee items ingevuld. Hiermee slaat UltraSearch onder andere bestanden in de Prullenbak over bij zijn zoekacties.

Klik je op Toevoegen, dan verschijnt er een nieuwe regel. Bij Patroon kun je vervolgens een uitdrukking invullen. Dat kan een letterlijke tekst zijn, maar je kunt ook de bekende jokertekens * en ? gebruiken. Je kunt zelfs zogeheten reguliere expressies gebruiken waarmee je allerlei zoekpatronen kunt maken, zoals [0-9]{2} waarmee je een groep van twee willekeurige cijfers definieert.

Zo’n zoekpatroon kun je gebruiken voor de items in de lijst van de kolom Vergelijk met, bijvoorbeeld Volledig pad of alleen Bestandsnaam. In de kolom Type geef je aan hoe het zoekpatroon moet worden gelezen: als Jokerteken, Reguliere Expressie of Exacte overeenkomst. Zo zal *.exe in combinatie met Volledig pad en Jokerteken álle exe-bestanden uit de lijst met zoekresultaten verwijderen, ongeacht hun locatie.

Het filter ongedaan maken doe je door nogmaals op het filterpictogram te klikken. Aan een groen vinkje zie je of het dan wel of niet actief is.

Bestandstype

Je kunt uiteraard zoekacties beperken tot een specifiek bestandstype, bijvoorbeeld met *.mp3, maar dan krijg je alleen dat type te zien. Wil je ook muziekbestanden in andere formaten vinden, dan zou je een complexe zoekopdracht moeten samenstellen. Vaak is dat niet nodig, omdat UltraSearch je helpt met de functie Filter op bestandstype.

Wanneer je op het driehoekje onder dat pictogram klikt, zie je een lijst met allerlei soorten bestanden. Kies je er daarvan een, bijvoorbeeld Audiobestanden, dan zal UltraSearch je zoekresultaten zo filteren dat alleen nog bestanden van dat type worden getoond.

Om uit te vinden welke bestanden UltraSearch per categorie kent, klik je op Bestandstypen configureren. Daar zie je bijvoorbeeld bij Audiobestanden een lange lijst met extensies. Daar missen we echter het bestandstype .ape (het compressieformaat van de populaire audiobeheerder MediaMonkey). Dat is eenvoudig op te lossen: typ de extensie in het vak onder Bijbehorende extensies *.ape en klik op Bestandsextensie toevoegen.

In dit venster kun je desgewenst ook extensies en categorieën verwijderen en nieuwe categorieën aanmaken.

Als het filter voor bestandstypen aanstaat, zie je geen vinkje. In plaats daarvan zie je boven de schijfstations Filters: gevolgd door de naam van het actieve filter.

Samengesteld

We hebben ons tot nu toe alleen beziggehouden met simpele zoekopdrachten. Via het pictogram Query Composer op het tabblad Start kun je ook complexere opdrachten samenstellen.

Waar * bijvoorbeeld willekeurige combinaties van karakters vindt, kun je hier specifiek vragen om begin- en eindletters. Zet je bijvoorbeeld een a bij Begint met en een z bij Eindigt op, dan vind je alles wat daaraan voldoet, van az tot allemaal gecomprimeerde bestanden.7z.

Zet je een vinkje bij de bovenste Is niet, dan vindt UltraSearch nog steeds alles wat eindigt op een z, maar juist niet begint met een a.

Je kunt deze criteria combineren met losse extensies en de hiervoor genoemde bestandsgroepen. Ook kun je kiezen of de resultaten moeten voldoen aan alle criteria (EN) of aan minstens één criterium (OF).

Merk tot slot op dat je hier ook kunt zoeken op Inhoud van bestand. UltraSearch kan weliswaar bepaalde bestandstypen doorzoeken (zoals txt, docx en pdf), maar omdat het programma niets indexeert, is dat tijdrovend. Als je deze optie gebruikt, dan doe je dat het liefst binnen niet al te grote mappen. Beter is het om daarvoor Anytxt Searcher te gebruiken.

Anytxt Searcher

Anytxt installeren

Om Anytxt Searcher, kortweg Anytxt, te installeren, klik je bovenin op Download en vervolgens onder Master op AnyTXT Searcher OCR Installer.exe (214 MB) om deze te downloaden. Deze versie heeft als voordeel dat hij door middel van OCR ook teksten in plaatjes kan herkennen.

Start het installatiebestand, accepteer de gebruiksvoorwaarden en klik verder door de procedure, die geen bijzonderheden kent. Na de installatie gaat Anytxt automatisch je bestanden indexeren en de eerste keer is het programma daar wel even zoet mee. Houd er rekening mee dat het indexbestand (dat standaard wordt opgeslagen op je C:\-schijf) flink kan groeien. Bij ons duurde het indexeren de eerste keer enkele uren en sloeg het programma ruim 30 GB aan data op.

Je kunt Anytxt tijdens het indexeren wel al starten via het Startmenu of het pictogram op het Bureaublad, maar je krijgt dan een waarschuwing dat zoekresultaten niet volledig zullen zijn. Het best wacht je daarom tot de klus geklaard is. 

Eerste zoekopdracht

Wanneer je Anytxt voor de eerste keer start, klik je op het menu Options / Language / Nederlands. Het programma wil nu opnieuw starten en daarna kun je de versie in onze taal gebruiken. Helaas is de vertaling niet honderd procent compleet, maar goed genoeg. Heb je toch liever Engels, dan schakel je via het menu Keuze weer terug.

Links bovenin zie je een zoekvak waar je je eerste zoekopdracht kunt geven, gevolgd door Enter. Wij kiezen weer voor het woord help.

Net als bij UltraSearch krijgen we razendsnel een lange lijst met zoekresultaten, maar nu gaat het om bestanden waarbinnen het gevraagde woord is aangetroffen. Ook met dit programma kunnen we de resultaten sorteren met bijvoorbeeld een klik op Pad.

Wanneer we een van de bestanden aanklikken, verschijnt in het venster rechts een weergave van de inhoud waarin het gezochte woord gemarkeerd is. Zet je de cursor boven een naam, dan zie je iets dergelijks ook als pop-up.

Meer informatie

Het rechtervenster waarin je de locatie van een gevonden woord ziet, bevat zelf ook weer een zoekvak. Hiermee kun je desgewenst in de geopende tekst nog een ander woord zoeken.

Ook zal het regelmatig voorkomen dat een woord meerdere keren voorkomt in een tekst. Je kunt dan op elk gevonden exemplaar dubbelklikken in de zoekboom om het in de context te zien. Ook voor een tweede zoekterm maakt Anytxt zo’n zoekboom.

Onderaan het rechtervenster zie je drie knoppen, waarvan Search results actief is. Klik je ernaast op Attribute, dan krijg je uitgebreide informatie over het geselecteerde bestand. Klik je op Lexical frequency, dan toont Anytxt alle geïndexeerde woorden in het gekozen bestand, vergelijkbaar met het trefwoordenregister in een boek.

Op elk van die woorden kun je met rechts klikken, om daarna bijvoorbeeld te kiezen voor Search in This File, zodat je altijd over een register beschikt, ook in documenten die dat van zichzelf niet hebben.

Geavanceerd zoeken

Zoals je kunt zien, heet de standaard zoekmodus Onnauwkeurig Vergelijking. Dat betekent dat een zoektocht naar ‘help’ bijvoorbeeld ook ‘helpt’ en ‘behelpen’ vindt.

Klik je op het driehoekje erachter en kies je Volledige Vergelijking, dan kun je de zoekopdracht opnieuw uitvoeren en krijg je alleen resultaten voor het exacte woord.

De derde modus die je kunt kiezen heet Advanced Search. Daarmee kun je complexe zoekopdrachten samenstellen met behulp van & (AND), | (OR) en ! (NOT), zoals love & peace !war.

Indexeren

Anytxt indexeert standaard al je schijven voor allerlei bestandstypen, zoals tekst- en Office-documenten, en e-books in vele formaten. Het menu Keuze / Indexbeheerder / Bestandstype toont de geïndexeerde bestandstypen. Voor elk daarvan kun je opgeven welke mappen wel of juist niet geïndexeerd moeten worden, door te klikken op Bewerken.

Standaard sluit Anytxt een aantal systeemmappen uit (alleen Exclusief). Via Toevoegen kun je deze lijst uitbreiden, bijvoorbeeld om een back-upschijf uit te sluiten. Je kunt ook kiezen voor alleen Inclusief om juist uitsluitend opgegeven mappen te indexeren.

Ook kun je in de Indexbeheerder het automatisch indexeren uitzetten (Update op / Nooit), en de index zo nu en dan bijwerken met Update Nu om het systeem wat minder te belasten.

Een NAS heeft genoeg ruimte voor je groeiende collectie bestanden

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.