Hoe groter onze harde schijven, hoe meer we bewaren. Hoe meer we bewaren, hoe belangrijker de gereedschappen zijn waarmee we dingen terugvinden. In dit artikel combineren we voor dat doel twee toppers: UltraSearch en Anytxt Searcher.

Windows heeft een ingebouwde zoekfunctie waarmee je bestanden kunt vinden op basis van (een deel van) de naam en waarmee je ook bepaalde typen bestanden inhoudelijk kunt doorzoeken. Dat laatste geldt alleen wanneer deze zich bevinden in mappen of op schijven die geïndexeerd zijn.

Indexeren is een vrij tijdrovend proces waarbij Windows een inhoudsopgave maakt van woorden binnen bestanden en deze ook steeds bijwerkt. Voor het zoeken van bestanden op basis van de naam is UltraSearch een aantrekkelijk alternatief vanwege zijn snelheid en veelzijdigheid. Wil je binnen bestanden zoeken, dan is er Anytxt Searcher en ook dat heeft zo zijn voordelen boven de zoekmogelijkheden die Windows biedt.

UltraSearch

UltraSearch installeren

UltraSearch is er in de versies Free en Professional. Die laatste biedt onder andere wat meer mogelijkheden om zoekresultaten te filteren en biedt ook uitgebreide functies om bestanden in bulk te hernoemen. Voor ons doel volstaat de gratis versie.

De site zal zelf de juiste versie voorstellen en dat zal meestal de 64bit-versie zijn. We voeren dit bestand uit om UltraSearch te installeren. De installatie kent geen bijzonderheden. Let op het vinkje bij Voeg UltraSearch toe …, dat staat standaard aan. Dankzij deze functie heb je straks altijd snel toegang tot deze zoekhulp via het contextmenu van Verkenner om binnen een specifieke map te zoeken (Zoeken met UltraSearch).

Zoekvenster

Wanneer je de installatie voltooit, wordt UltraSearch automatisch geopend. Onder de verschillende pictogrammen zie je twee regels. In de bovenste regel kies je de zoeklocatie op het niveau van stationsletters (dus schijven of partities). Standaard is daarbij de C:\-schijf actief, maar klik je op die regel, dan kun je andere letters toevoegen door ze aan te vinken. Ook kun je daar het pad naar een netwerkschijf toevoegen.

Klik je op de bovenste regel op het icoontje met het plusteken, dan kun je ook individuele mappen toevoegen. Als je dat doet, toont UltraSearch meteen alle bestanden daarin.

Om een idee te krijgen van de snelheid van UltraSearch vinken we alle beschikbare partities aan. Vervolgens typen we in het zoekvak daaronder wat letters die moeten voorkomen in de namen van de bestanden die we willen vinden, bijvoorbeeld help.

Zoals je merkt, begint het zoeken zodra je de eerste letter typt en is het resultaat razendsnel beschikbaar. Op ons testsysteem met zo’n 12 TB aan data vond UltraSearch ruim 18.000 bestanden met het woord ‘help’ ergens in de naam en dat binnen enkele seconden. Klik je in het tabblad Start op Mappen tonen, dan zoekt UltraSearch ook mappen die aan de zoekopdracht voldoen.

Sorteren

Dat we met onze zoekopdracht supersnel duizenden resultaten krijgen, is natuurlijk geweldig, maar het zijn er ook wat te veel om ze allemaal na te lopen. Gelukkig kunnen we er wat ordening in aanbrengen, om te beginnen door te klikken op de kolomkop Mappad. Waar de locaties aanvankelijk door elkaar stonden, vinden we ze nu alfabetisch gerangschikt op stationsletter en mapnaam.

Er zijn nog veel meer manieren om de resultaten te filteren. Die vind je in het menu Beeld. Klik je daar op het pictogram Sorteer op, dan krijg je een lange lijst met criteria, waaronder naast naam en pad ook verschillende data, type en extensie.

Ook zie je hier criteria die specifiek betrekking hebben op bepaalde bestandstypen, zoals Breedte voor afbeeldingen. Kies je zo’n criterium, dan heeft UltraSearch die gegevens niet meteen paraat. Zeker bij een lange lijst met veel verschillende bestandstypen, zoals in ons voorbeeld, kan het programma enkele minuten zoet zijn. Is de klus geklaard, dan zal UltraSearch zelf een kolom toevoegen met het gekozen criterium.

Merk op dat UltraSearch ook een miniatuur van bepaalde soorten bestanden kan weergeven wanneer je erop klikt.

Filteren

Sorteren is een goed hulpmiddel wanneer je door een lange lijst met zoekresultaten moet navigeren. Een alternatief is de lijst inkorten door filters te gebruiken. Ook hiervoor biedt UltraSearch de nodige opties.

De filters vind je logischerwijs op het tabblad Filters. Daar zie je dat filteren op bestandsgrootte en datum alleen beschikbaar is voor betalende gebruikers. In de gratis versie kun je wel gebruikmaken van twee andere filters: het Uitsluitingsfilter en Filter op bestandstype. Beide vind je ook op het tabblad Start.

Het tabblad Filters bevat nog een ander nuttig onderdeel, namelijk het vakje Umlauts/accenten negeren. Vink je dat aan, dan zal UltraSearch ook bestanden vinden waarin geen accent is gebruikt, dus zoeken op München vindt dan ook Munchen. Dit gaat overigens wel ten koste van de snelheid.

Uitsluiten

Klik je op Uitsluitingsfilter, dan zie je twee opties: Gebruik filter en Pas het filter aan. We hebben nog geen filter gemaakt, dus die laatste hebben we nodig. Zoals je ziet, zijn er standaard al twee items ingevuld. Hiermee slaat UltraSearch onder andere bestanden in de Prullenbak over bij zijn zoekacties.

Klik je op Toevoegen, dan verschijnt er een nieuwe regel. Bij Patroon kun je vervolgens een uitdrukking invullen. Dat kan een letterlijke tekst zijn, maar je kunt ook de bekende jokertekens * en ? gebruiken. Je kunt zelfs zogeheten reguliere expressies gebruiken waarmee je allerlei zoekpatronen kunt maken, zoals [0-9]{2} waarmee je een groep van twee willekeurige cijfers definieert.

Zo’n zoekpatroon kun je gebruiken voor de items in de lijst van de kolom Vergelijk met, bijvoorbeeld Volledig pad of alleen Bestandsnaam. In de kolom Type geef je aan hoe het zoekpatroon moet worden gelezen: als Jokerteken, Reguliere Expressie of Exacte overeenkomst. Zo zal *.exe in combinatie met Volledig pad en Jokerteken álle exe-bestanden uit de lijst met zoekresultaten verwijderen, ongeacht hun locatie.

Het filter ongedaan maken doe je door nogmaals op het filterpictogram te klikken. Aan een groen vinkje zie je of het dan wel of niet actief is.

Bestandstype

Je kunt uiteraard zoekacties beperken tot een specifiek bestandstype, bijvoorbeeld met *.mp3, maar dan krijg je alleen dat type te zien. Wil je ook muziekbestanden in andere formaten vinden, dan zou je een complexe zoekopdracht moeten samenstellen. Vaak is dat niet nodig, omdat UltraSearch je helpt met de functie Filter op bestandstype.

Wanneer je op het driehoekje onder dat pictogram klikt, zie je een lijst met allerlei soorten bestanden. Kies je er daarvan een, bijvoorbeeld Audiobestanden, dan zal UltraSearch je zoekresultaten zo filteren dat alleen nog bestanden van dat type worden getoond.

Om uit te vinden welke bestanden UltraSearch per categorie kent, klik je op Bestandstypen configureren. Daar zie je bijvoorbeeld bij Audiobestanden een lange lijst met extensies. Daar missen we echter het bestandstype .ape (het compressieformaat van de populaire audiobeheerder MediaMonkey). Dat is eenvoudig op te lossen: typ de extensie in het vak onder Bijbehorende extensies *.ape en klik op Bestandsextensie toevoegen.

In dit venster kun je desgewenst ook extensies en categorieën verwijderen en nieuwe categorieën aanmaken.

Als het filter voor bestandstypen aanstaat, zie je geen vinkje. In plaats daarvan zie je boven de schijfstations Filters: gevolgd door de naam van het actieve filter.

Samengesteld

We hebben ons tot nu toe alleen beziggehouden met simpele zoekopdrachten. Via het pictogram Query Composer op het tabblad Start kun je ook complexere opdrachten samenstellen.

Waar * bijvoorbeeld willekeurige combinaties van karakters vindt, kun je hier specifiek vragen om begin- en eindletters. Zet je bijvoorbeeld een a bij Begint met en een z bij Eindigt op, dan vind je alles wat daaraan voldoet, van az tot allemaal gecomprimeerde bestanden.7z.

Zet je een vinkje bij de bovenste Is niet, dan vindt UltraSearch nog steeds alles wat eindigt op een z, maar juist niet begint met een a.

Je kunt deze criteria combineren met losse extensies en de hiervoor genoemde bestandsgroepen. Ook kun je kiezen of de resultaten moeten voldoen aan alle criteria (EN) of aan minstens één criterium (OF).

Merk tot slot op dat je hier ook kunt zoeken op Inhoud van bestand. UltraSearch kan weliswaar bepaalde bestandstypen doorzoeken (zoals txt, docx en pdf), maar omdat het programma niets indexeert, is dat tijdrovend. Als je deze optie gebruikt, dan doe je dat het liefst binnen niet al te grote mappen. Beter is het om daarvoor Anytxt Searcher te gebruiken.

Anytxt Searcher

Anytxt installeren

Om Anytxt Searcher, kortweg Anytxt, te installeren, klik je bovenin op Download en vervolgens onder Master op AnyTXT Searcher OCR Installer.exe (214 MB) om deze te downloaden. Deze versie heeft als voordeel dat hij door middel van OCR ook teksten in plaatjes kan herkennen.

Start het installatiebestand, accepteer de gebruiksvoorwaarden en klik verder door de procedure, die geen bijzonderheden kent. Na de installatie gaat Anytxt automatisch je bestanden indexeren en de eerste keer is het programma daar wel even zoet mee. Houd er rekening mee dat het indexbestand (dat standaard wordt opgeslagen op je C:\-schijf) flink kan groeien. Bij ons duurde het indexeren de eerste keer enkele uren en sloeg het programma ruim 30 GB aan data op.

Je kunt Anytxt tijdens het indexeren wel al starten via het Startmenu of het pictogram op het Bureaublad, maar je krijgt dan een waarschuwing dat zoekresultaten niet volledig zullen zijn. Het best wacht je daarom tot de klus geklaard is. 

Eerste zoekopdracht

Wanneer je Anytxt voor de eerste keer start, klik je op het menu Options / Language / Nederlands. Het programma wil nu opnieuw starten en daarna kun je de versie in onze taal gebruiken. Helaas is de vertaling niet honderd procent compleet, maar goed genoeg. Heb je toch liever Engels, dan schakel je via het menu Keuze weer terug.

Links bovenin zie je een zoekvak waar je je eerste zoekopdracht kunt geven, gevolgd door Enter. Wij kiezen weer voor het woord help.

Net als bij UltraSearch krijgen we razendsnel een lange lijst met zoekresultaten, maar nu gaat het om bestanden waarbinnen het gevraagde woord is aangetroffen. Ook met dit programma kunnen we de resultaten sorteren met bijvoorbeeld een klik op Pad.

Wanneer we een van de bestanden aanklikken, verschijnt in het venster rechts een weergave van de inhoud waarin het gezochte woord gemarkeerd is. Zet je de cursor boven een naam, dan zie je iets dergelijks ook als pop-up.

Meer informatie

Het rechtervenster waarin je de locatie van een gevonden woord ziet, bevat zelf ook weer een zoekvak. Hiermee kun je desgewenst in de geopende tekst nog een ander woord zoeken.

Ook zal het regelmatig voorkomen dat een woord meerdere keren voorkomt in een tekst. Je kunt dan op elk gevonden exemplaar dubbelklikken in de zoekboom om het in de context te zien. Ook voor een tweede zoekterm maakt Anytxt zo’n zoekboom.

Onderaan het rechtervenster zie je drie knoppen, waarvan Search results actief is. Klik je ernaast op Attribute, dan krijg je uitgebreide informatie over het geselecteerde bestand. Klik je op Lexical frequency, dan toont Anytxt alle geïndexeerde woorden in het gekozen bestand, vergelijkbaar met het trefwoordenregister in een boek.

Op elk van die woorden kun je met rechts klikken, om daarna bijvoorbeeld te kiezen voor Search in This File, zodat je altijd over een register beschikt, ook in documenten die dat van zichzelf niet hebben.

Geavanceerd zoeken

Zoals je kunt zien, heet de standaard zoekmodus Onnauwkeurig Vergelijking. Dat betekent dat een zoektocht naar ‘help’ bijvoorbeeld ook ‘helpt’ en ‘behelpen’ vindt.

Klik je op het driehoekje erachter en kies je Volledige Vergelijking, dan kun je de zoekopdracht opnieuw uitvoeren en krijg je alleen resultaten voor het exacte woord.

De derde modus die je kunt kiezen heet Advanced Search. Daarmee kun je complexe zoekopdrachten samenstellen met behulp van & (AND), | (OR) en ! (NOT), zoals love & peace !war.

Indexeren

Anytxt indexeert standaard al je schijven voor allerlei bestandstypen, zoals tekst- en Office-documenten, en e-books in vele formaten. Het menu Keuze / Indexbeheerder / Bestandstype toont de geïndexeerde bestandstypen. Voor elk daarvan kun je opgeven welke mappen wel of juist niet geïndexeerd moeten worden, door te klikken op Bewerken.

Standaard sluit Anytxt een aantal systeemmappen uit (alleen Exclusief). Via Toevoegen kun je deze lijst uitbreiden, bijvoorbeeld om een back-upschijf uit te sluiten. Je kunt ook kiezen voor alleen Inclusief om juist uitsluitend opgegeven mappen te indexeren.

Ook kun je in de Indexbeheerder het automatisch indexeren uitzetten (Update op / Nooit), en de index zo nu en dan bijwerken met Update Nu om het systeem wat minder te belasten.

Een NAS heeft genoeg ruimte voor je groeiende collectie bestanden

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).