Weg met de chaos! Organiseer je bestanden met TagSpaces
Soms zie je door de bomen het bos niet meer met al die tienduizenden bestanden. TagSpaces helpt je om er wat meer organisatie in aan te brengen.
Iedereen verzamelt in de loop der tijd honderden, zo niet duizenden bestanden. Wil je die gemakkelijk kunnen terugvinden, dan is het handig er metadata aan te hangen. Dat kan met TagSpaces. In dit artikel nemen we hierin je mee:
- We installeren TagSpaces Light
- We voegen locaties toe
- We voegen tags toe
- We maken taggroepen aan
Wil je foto's naar iemand anders versturen, dan wil je juist niet dat er metagegevens meekomen. Hoe je ze weer verwijdert, lees je in dit artikel: Foto’s zonder metadata met Photo Anonymizer
Sommige bestandstypen hebben een structuur die het mogelijk maakt om er informatie over het bestand in op te slaan, zogeheten metagegevens. We kennen dat bij foto’s in de vorm van exif-data waarin technische gegevens, zoals sluitertijd en diafragma, worden vastgelegd en natuurlijk in de uitgebreide tags waarmee je de muziek in een mp3’tje kunt identificeren. Windows kan deze metadata ook lezen, zodat je criteria daarin ook kunt gebruiken om bestanden te sorteren in Verkenner. Dat alles is reuzehandig, maar werkt alleen voor een beperkt aantal zeer specifieke bestandsformaten.
En hier komt TagSpaces om de hoek kijken. Dit programma biedt een universeel systeem om elk type bestand van metadata te voorzien op welke manier je maar wilt. En dat is nog maar het begin.
Installeren
Om te beginnen, download TagSpaces. Zoals je ziet, zijn er meerdere varianten beschikbaar, maar wij gaan aan de slag met de gratis Lite-versie. We klikken op Download for Windows: op moment van schrijven daarmee het bestand tagspaces-win-x64-5.2.5.exe gedownload (112 MB). We voeren dit programmabestand uit, gaan akkoord met de voorwaarden en klikken door de installatie (deze heeft geen bijzonderheden).
Aan het eind wordt TagSpaces gestart en kunnen we het programma gaan configureren. Wij kiezen met Dark voor het donkere thema voor de interface, dat vinden we minder vermoeiend voor onze ogen. Kies Light als je liever een lichte achtergrond wilt. Klik daarna op Next.
Instellen
Met TagSpaces kun je elk type bestand van trefwoorden (tags) voorzien en op het volgende scherm stel je in hoe deze worden opgeslagen. Met de standaard-instelling gebeurt dit tussen rechte haken als onderdeel van de bestandsnaam. De lengte van bestandsnamen heeft in Windows echter een maximum, zodat je problemen kunt krijgen als je al bestanden met zeer lange namen hebt of als je veel tags toevoegt. Wij geven daarom de voorkeur aan de andere optie: Use sidecar file.
We klikken weer op Next en zien dan een reclame voor een browserextensie van de makers van TagSpaces die we kunnen overslaan met Next. Tot slot klikken we op Start using TagSpaces. We krijgen dan nogmaals een gebruiksovereenkomst die we accepteren met een klik op I Agree.
Je ziet nu een korte rondleiding waar je desgewenst doorheen kunt klikken via Go Forward en bij de laatste stap Finish.
Locatie toevoegen
Het is in TagSpaces uiteraard niet de bedoeling om al je schijven en mappen van beschrijvingen te voorzien. Het programma is bedoeld om tags te creëren voor bestanden in specifieke locaties. Zo’n locatie voeg je toe via Connect a Location linksboven. Je kunt bijvoorbeeld denken aan de map waarin je al je foto’s in onderliggende mappen bewaart of je hoogste map met documenten.
Wij kiezen voor dit voorbeeld een map met foto’s. We geven als Location name de naam Foto 1. Via Location Path zoeken we de map waarmee we willen gaan werken. De betaalde Pro-versie biedt hier overigens aanvullende mogelijkheden in de vorm van het volledig doorzoekbaar maken van documenten en het monitoren van wijzigingen in de map.
Met een klik op OK wordt de map toegevoegd en omdat het een map met beeld betreft, gaat TagSpaces zelf miniaturen maken.
Bekijken
Wat TagSpaces doet wanneer je op een bestand klikt, hangt af van het type. In ons voorbeeld van een map met foto’s verschijnt een nieuw venster waarin de foto wordt uitvergroot. Boven deze foto verschijnen vervolgens allerlei pictogrammen.
Hier kun je bijvoorbeeld een foto fullscreen bekijken of hem in een extern programma openen. Klik je op Open in full width dan krijg je een grote versie te zien en zie je twee pictogrammen waarmee je door de grote foto’s kunt bladeren.
Rechtsonder in het hoofdvenster zie je drie puntjes. Klik je daarop, dan krijg je toegang tot nog meer functies. Zo kun je foto’s roteren of spiegelen, in- en uitzoomen en converteren.
Geen foto's om te taggen?
De beste foto's maak je met een echte cameraTags koppelen
Het linker pictogram boven de vergroting (Toggle properties) geeft toegang tot de bestandsnaam en de mogelijkheid hem te wijzigen. Daaronder zie je een vak genaamd Tags. Klik je daarop, dan kun je allerlei voorgebakken tags toevoegen door erop te klikken. Zo zijn er bijvoorbeeld tags waarmee je een waardering aan een afbeelding kunt toekennen, of waarmee je kunt aangeven of een foto nog moet worden bewerkt. In de Pro-versie kun je daarnaast een beschrijving toevoegen.
Zodra je tags hebt toegevoegd, verschijnen deze op het miniatuur.
In deze weergave kun je ook met het muiswiel scrollen voor meer mogelijkheden. Zo zie je de bestandsdatum, de grootte en het pad met daarachter de mogelijkheid om een bestand te verplaatsen.
Tagbibliotheek
Dat de makers van TagSpaces al wat tags hebben verzonnen is natuurlijk leuk, maar vaak zul je ook zelf trefwoorden willen bedenken. Dat is extra onvermijdelijk in de gratis versie, omdat je daarin geen beschrijving aan een bestand kunt koppelen (zoals in de Pro-versie) en dus helemaal aangewezen bent op tags.
Linksonder in het venster zie je zes pictogrammen. Hiervan is standaard het tweede actief (Location Manager, waar je mappen toevoegt en beheert). Rechts daarvan zie je het pictogram Tag Library. Klik je erop, dan verschijnt een overzicht van de tags die al aanwezig zijn.
Je ziet dat ze verschillende kleuren kunnen hebben, maar je ziet ook dat de lijst begint met blauwe tags die je niet zag toen we hierboven een tag aan een bestand koppelden. Dat komt omdat je deze zogeheten Smart Tags helaas alleen in de Pro-versie kunt gebruiken.
Taggroep maken
Een handig gebruik van TagSpaces zou kunnen zijn dat je je foto’s voorziet van een tag waarop je het genre ziet, zodat je daarmee uiteindelijk bijvoorbeeld snel portretten, zonsondergangen en andere standaard-scènes kunt vinden. We gaan daarom eerst een taggroep maken.
Klik daarvoor op de drie puntjes achter Tag Library en kies Create Tag Group. Vul bij Tag Group Name de naam Genre in. Kies voor de Default tag background color liefst een achtergrondkleur die nog niet in gebruik is, zodat je straks direct ziet met wat voor soort tag je te maken hebt.
Wij kiezen voor donkerpaars. Daar hoort een lichte tekstkleur bij, waardoor TagSpaces wit voorstelt. Kies je een lichte achtergrond, dan moet je klikken op Default tag text color om zelf een donkere tint voor de tekst te kiezen. Met een klik op OK verschijnt de zojuist gemaakte groep nu onderaan de lijst.
Lees ook: Foto's organiseren met DigiKam.
Tags toevoegen
Om tags aan een groep toe te voegen, klik je op de drie puntjes achter de naam van de groep, in ons geval Genre. Met Edit Tag Group wijzig je achteraf de instellingen (naam en gebruikte kleuren) van een groep.
Wij kiezen nu Add Tags: je kunt nu zo veel trefwoorden invoeren als je maar wilt om het genre van foto’s mee te beschrijven. Naast de al genoemde zonsondergang en portret kun je denken aan feest, vakantie, voedsel en voertuigen. We adviseren om niet al te specifiek te worden, want dan bevat straks elk genre slechts een handvol foto’s.
Let op: scheid je tags alleen door een komma: spaties zijn niet nodig. Verzin je er later meer, dan kun je ze altijd op dezelfde manier toevoegen. Heb je een tikfout gemaakt, dan klik je op de drie puntjes achter een individuele tag om deze te bewerken (Edit tag) of te verwijderen (Delete tag). Is je taggroep klaar, dan kun je deze gaan gebruiken.
Tags gebruiken
In de paragraaf ‘Tags koppelen’ gaven we een bestand een tag door het bestand te selecteren en vervolgens de eigenschappen te bewerken (Toggle Properties). Tags toevoegen kan ook op een andere manier en die gaan we gebruiken met onze zojuist gemaakte trefwoorden voor genres. Daarvoor selecteren we eerst meerdere afbeeldingen in hetzelfde genre, bijvoorbeeld zonsondergangen, met Ctrl+Linkermuisknop.
Vervolgens klikken we boven de miniaturen op het pictogram Tag selected entries (Ctrl+T kan ook). We zien dan een lijst met geselecteerde bestanden en met een klik in het vak Select tags kunnen we daaraan het gewenste trefwoord toekennen. Tot slot klikken we op Add tags en zien ze dan op de miniaturen verschijnen.
Zoeken
Het hele doel van tags is natuurlijk dat we daarmee snel bepaalde bestanden kunnen terugvinden. Om deze functie te gebruiken, activeren we in het linkervenster weer de Tag Library (derde pictogram). Vervolgens scrollen we omlaag tot we de groep Genre zien.
Wij hebben onze categorieën in willekeurige volgorde ingevoerd. Klik op de drie puntjes achter Genre en kies voor Sort Tag Group om ze op alfabetische volgorde te zetten, iets wat je uiteraard moet herhalen als je in de toekomst nieuwe tags aan een groep toevoegt.
Nu kunnen we in onze geordende groep snel de gewenste tag vinden. We klikken op de drie puntjes achter Zonsondergang en kiezen Show Files With This Tag. In het miniaturenvenster verschijnen nu alleen foto’s die van deze tag zijn voorzien.
Vind je heel veel bestanden, dan kun je uiteraard ook meerdere tags opgeven om de zoekresultaten te verfijnen.
Locaties beheren
Het eerste wat we na installatie deden, was het toevoegen van een locatie. We gaven daarbij al aan dat dat de hoogst mogelijke map moet zijn waarbinnen je een bepaald soort bestanden bewaart. De reden daarvoor heeft te maken met het zoeken op tags zoals we dat zojuist deden.
Dit zoeken gebeurt binnen de locatie die je het laatst hebt gekozen in Location Manager.
Stel nu dat je ook een map met Word-documenten hebt toegevoegd als locatie. Je zou als je die geselecteerd hebt niets vinden voor de tag Zonsondergang, terwijl er wel bestanden met die tag bestaan. Wil je heel veel verschillende soorten bestanden in één keer kunnen doorzoeken, dan moet je dus zorgen dat ze zich in één map bevinden.
Bestandstypen
Voor heel wat bestandstypen bekijk je binnen TagSpaces een (grote) preview. Dat dit voor afbeeldingen werkt zag je in deze workshop, maar het programma ondersteunt veel meer formaten. Dat gebeurt deels via een ingebouwde viewer en deels via extensies (zie TagSpaces Extensions). Dit is nog maar het begin van de mogelijkheden van dit interessante programma. Er valt nog genoeg zelf te ontdekken!
