Zo zet je alle gegevens op een rijtje in Google Spreadsheets
Een rekenblad bevat meestal enorm veel gegevens, waardoor je al snel het overzicht kwijtraakt. Door te filteren en te sorteren, komt alleen de informatie tevoorschijn die je werkelijk nodig hebt. In dit artikel leggen we uit hoe dit in Google Spreadsheet werkt.
In drie stappen laten we zien hoe je uit een Google Spreadsheet precies de data kunt halen die je nodig hebt:
- Sorteren
- Filteren op waarden
- Filteren op voorwaarde
Ben je een Excel-gebruiker, dan biedt dit artikel misschien nog wel inzicht: Weet jij al hóé handig Excel is met data ordenen?
1 Sorteren
Meestal zijn de gegevens in een spreadsheet reeds gesorteerd volgens een criterium van de auteur. In dit voorbeeld gaat het om een verkooplijst die gerangschikt is naar besteldatum. Veronderstel dat je dezelfde gegevens op een andere manier wilt zien, bijvoorbeeld gerangschikt naar regio, verkoper of prijs, dan pas je de functie Filter toe.
Klik eerst op het lege hoekvakje dat boven het rijnummer 1 en links van de kolomletter A staat, zodat de volledige spreadsheet wordt geselecteerd. Het is belangrijk dat alle gegevens die je wilt filteren en sorteren geselecteerd zijn. Daarna gebruik je de filterknop in de knoppenbalk; het pictogram is een zwart trechtertje. Hierdoor verschijnen naast de kolomkoppen omgekeerde driehoekjes die aangeven dat je kunt sorteren en filteren. Om later het filter uit te schakelen, klik je gewoon nog een keer op de filterknop. Veronderstel dat je deze informatie wilt sorteren naar verkoper, dan gebruik je het filterknopje bij die kolomkop. Hierdoor opent een pop-up die vraagt of je de data wilt sorteren van A naar Z of andersom. Alle gegevens, dus niet alleen de namen van de verkopers, worden gerangschikt op alfabetische volgorde van de namen van de verkopers.
Over filteren gesproken ...
... wie wil er nu geen lekker bakkie filterkoffie?2 Filteren op waarden
Onderaan in deze pop-up zie je dat alle namen van de verkopers al zijn aangevinkt. Wil je alleen de resultaten zien van één of enkele verkopers, dan plaats je een vinkje bij de namen die je interesseren. De rest vink je uit. Dat noemen we: filteren op waarden. Om dit aanvinken sneller te laten verlopen, kun je de knoppen Alles selecteren en Wissen gebruiken. Met ‘Wissen’ bedoelt Google Spreadsheets ‘Alles wissen’. Aan de kolomkoppen herken je in welke kolom er is gefilterd. Daar staat een filterpictogram in plaats van het omgekeerde driehoekje. Om alle gegevens terug te zien, gebruik je de knop Alles selecteren.
3 Filteren op voorwaarde
In plaats van te filteren op waarden kun je in hetzelfde pop-upvenster ook filteren op voorwaarde. Op die manier kun je een criterium uit de lijst gebruiken, zoals Datum is na, of Groter of gelijk aan … Zo kun je de gegevens van een bepaalde periode bekijken of de data van een bepaald aantal verkochte units.
