Vaak zijn de gegevens die je in Excel gebruikt het resultaat van data die je uit een andere bron hebt geïmporteerd. Het gebeurt zelden dat alle informatie hierbij in kolommen is verdeeld op de manier zoals je het graag hebt. Soms moet je gegevens die samen in een cel staan nog splitsen, terwijl je andere data weer wilt samenvoegen. Het klinkt tijdrovend, maar dat is het niet …

Het is prettig om lijsten met gegevens met Excel te verwerken, omdat je daar gemakkelijk de data kunt sorteren en analyseren. Toch gebeurt het regelmatig dat je je plots realiseert dat je een deel van de tekst wilt combineren, zoals voor- en achternamen of steden en postcodes. Andersom gebeurt net zo vaak. In een kolom staan deze gegevens samengevoegd, terwijl je de voor- en achternamen of andere data graag over verschillende kolommen wilt verdelen. Er zijn verschillende oplossingen afhankelijk van de situatie.

Snel aanvullen op basis van patronen

De allereerste oplossing die je absoluut moet kennen, is de functie Snel aanvullen. Deze handigheid is beter bekend onder de toepasselijke Engelse naam Flash Fill. Het komt erop neer dat Excel zelf patronen in de gegevens herkent waardoor jij heel makkelijk kunt vragen om gegevens te verwerken zoals jij het wilt. Het mooie van Snel aanvullen is dat je geen enkele formule hoeft te kennen. Het enige wat je moet weten is dat het knopje naar deze functie in het tabblad Gegevens bij Hulpmiddel voor gegevens staat. Je herkent de knop aan het kleine bliksempje (de flash). Of je gebruikt de sneltoets Ctrl+E.

Combineren

Het wordt duidelijker met dit voorbeeld. Het uitgangspunt is een lijst met winnaars van de Elfstedentocht door de jaren heen. Er is een kolom voor het jaar van de wedstrijd, voor de datum, voor de voornaam met achternaam en de woonplaats van de winnaar. Veronderstel dat je graag de voornaam en de achternaam samen met het jaar in één kolom wilt hebben, dan typ je deze gegevens van de eerste winnaar met het jaar erachter in cel E2. Hierdoor weet Excel welke gegevens je wilt combineren en ook hoe. Daarna druk je op Enter om te bevestigen. Vervolgens selecteer je de cel daaronder, E3 dus, en klik je op de knop Snel aanvullen (of nog beter, je drukt op Ctrl+E). Hierdoor vult Excel in één keer alle deze gecombineerde gegevens in van alle onderstaande cellen.

Splitsen

In plaats van te combineren, kun je met Snel aanvullen uiteraard ook gegevens splitsen. In onze voorbeeldlijst staan de voor- en achternamen samen in één cel. Met Snel aanvullen is dat zo geregeld. In een nieuwe kolom typ je de voornaam in de bovenste cel. Je drukt op Enter en plaatst de muisaanwijzer in de cel daaronder. Vervolgens druk je op Ctrl+E en alle voornamen van de winnaars worden automatisch gegenereerd in de cellen daaronder.

Soms moet je Excel een beetje helpen bij het interpreteren van het patroon, zoals bij het losmaken van de achternamen. De eerste winnaar heet Minne Hoekstra, de tweede Coen de Koning en er zit bijvoorbeeld ook Lenie van der Hoorn bij. Als je in een nieuwe kolom bovenaan Hoekstra zou typen en je zou op basis van die achternaam de functie Snel aanvullen toepassen, dan verschijnen daaronder alleen de basiswoorden van de achternamen, zoals Hoekstra, Koning en Hoorn.

Je vermijdt dit door als referentie een achternaam met tussenvoegsel te gebruiken. In dit geval gebruik je bijvoorbeeld als referentie C3 Coen de Koning. Daarna typ je in de nieuwe kolom bij F3 de volledige achternaam de Koning, je bevestigt met Enter en je gebruikt Ctrl+E. Je zult zien dat Excel hierdoor begrijpt dat er ook achternamen bij staan met tussenvoegsels.

De ampersand-operator

Een andere manier om tekst in Excel te combineren is door gebruik te maken van de ampersand-operator. Dat is het &-teken. Selecteer de cel C2 waar je het gecombineerde resultaat wilt zien en typ bijvoorbeeld =A2&B2. Hierdoor zullen in deze cel de gegevens van A2 verschijnen en onmiddellijk daarachter staan de gegevens van B2. Als in A2 de voornaam Gomez staat en in B2 Adams, dan verschijnt in C3 automatisch GomezAdams.

Waarschijnlijk wil je een spatie tussen de voor- en achternamen invoegen. Die spatie plaats je tussen aanhalingstekens en dan wordt de formule =A2&" "&B2. Alles wat je tussen aanhalingstekens plaatst, wordt letterlijk ingevoegd. In mensentaal lees je deze formule als: plaats de inhoud van A2, met daarachter een spatie en daarna de inhoud van cel B2.

Om de resterende cellen met dezelfde formule te vullen, selecteer je de vulgreep (het vierkantje) in de rechterbenedenhoek van de cel die de formule bevat. Sleep die omlaag om de rest van de cellen met dezelfde formule te vullen. Excel zal de formule automatisch aanpassen met de juiste celverwijzingen.

De formule TEKST.COMBINEREN

In dit voorbeeld willen we alle steden samenbrengen die in kolom A worden opgesomd, maar willen we ook dat Excel de lege cellen negeert. Selecteer eerst de cel waar het resultaat moet komen. In dit geval is dat cel C2. In het uitklapmenu van het functieboek Tekst selecteer je TEKST.COMBINEREN. Hierdoor verschijnt de pop-up Functieargumenten waardoor je eigenlijk geen vergissingen kunt maken. Overigens verschijnt op de Mac het paneel Functieargumenten niet in een pop-up, maar in een zijbalk.

In de pop-up/zijbalk moet je eerst het scheidingsteken definiëren. In dit geval willen we dat er een liggend streepje tussen de elementen van de opsomming komt. Daaronder bepaal je wat Excel moet doen wanneer het lege cellen tegenkomt. Als je wilt dat de formule de lege cellen moet negeren, dan typ je WAAR. Als de lege cellen niet mogen genegeerd worden, dan typ je ONWAAR. In het derde veld selecteer je de cellen die Excel moet combineren. Je kunt die simpelweg selecteren door te slepen. Bevestig door in het pop-venster op de knop OK te klikken. Hierdoor verschijnt het resultaat in cel C2 en bovenaan in het formulevak lees je:

De formule KLEINE.LETTERS

Stel dat je een distributielijst met e-mailadressen wilt samenstellen waarbij de namen van personen automatisch worden omgezet naar hun persoonlijke e-mailadressen. In kolom A staan alle voornamen en daarnaast in kolom B alle achternamen. Voordat je aan de samenstelling begint (zie de volgende paragraaf), moet je eerst iets anders doen. In zo’n e-mailadres wil je immers geen hoofdletters gebruiken. Daarom haal je bij alle voornamen de hoofdletters weg door in alle cellen van kolom C de formule KLEINE.LETTERS te gebruiken. C2 krijgt deze formule:

Om de achternamen ook te ontdoen van hun hoofdletters gebruik je voor D2 deze formule:

Op die manier zijn de namen klaar om later om te zetten naar e-mailadressen.

De formule TEKST.SAMENVOEGEN

In kolom E wil je alle e-mailadressen genereren met de functie TEKST.SAMENVOEGEN. Zo’n e-mailadres moet er als volgt uitzien: voornaam.achternaam@domein.nl. De voornamen staan in kolom C en in kolom D staan de achternamen. Selecteer cel E2 en open het formuleboek Tekst. Daar kies je de formule TEKST.SAMENV. In de pop-up/zijbalk Functieargumenten bouw je stap voor stap op wat moet worden samengevoegd.

Aanvankelijk staat er in de pop-up slechts één leeg vakje. Daar selecteer je de eerste cel die je wilt gebruiken voor de samenvoeging: de voornaam zonder hoofdletter (C2). Klik op het plusteken onder dit vakje om het tweede element toe te voegen. Dat is de punt. Typ in dit veld een punt tussen aanhalingstekens: ".". Weer klik je op het plusteken om een derde element toe te voegen, namelijk de achternaam zonder hoofdletter: D2.

Het laatste element is het apenstaartje gevolgd door de domeinnaam. Hiervoor plaats je weer een leeg vak en daar typ je "@domein.nl". Klik op OK en dan verschijnt het volledige e-mailadres. Het enige dat je nog moet doen, is de formule naar beneden slepen, zodat die wordt toegepast op alle onderstaande cellen. De volledige formule ziet er dus als volgt uit:

De functie TEKST.SAMENVOEGEN heeft overigens een limiet van 253 tekens.

De formule TEKST.SPLITSEN

Soms ontvang je een lijst waarbij te veel data in dezelfde kolom bij elkaar zijn gebracht. Zoals hier onze lijst van astronauten die voet op de maan hebben gezet. Als je deze gegevens wilt splitsen over drie kolommen (naam, project en periode), dan kun je dit in een handomdraai fiksen met de formule TEKST.SPLITSEN.

Selecteer de cel waar de eerste nieuwe kolom moet beginnen en dan open je opnieuw het formuleboek Tekst waar je de functie TEKST.SPLITSEN kiest. In het eerste cel van de pop-up/zijbalk selecteer je de cel die gesplitst moet worden. Hier is dat A1. Daarna kies je het scheidingsteken dat Excel moet gebruiken om de splitsing uit te voeren. In dit voorbeeld is dat een spatie gevolgd door een koppelteken en dan weer een spatie ofwel " – ". Klik op OK en op die manier heb je onmiddellijk drie nieuwe kolommen waar de gegevens afzonderlijk zijn ingevuld.

Je kunt natuurlijk meerdere screenshots maken van een webpagina of gesprek, maar je kunt ook één lange afbeelding produceren. Zo hoef je zelf minder afbeeldingen aan elkaar te plakken, of minder shots naar je vrienden te sturen. Maar hoe maak je een lang screenshot op je iPhone?

Wanneer een enkele opname niet genoeg is, kun je altijd een lang screenshot (ook wel 'scrolling screenshot') maken op een iPhone. Handig voor wanneer je een complete website, belangrijk document of een volledig gesprek wilt vastleggen. Met ingebakken gereedschap maak je met een paar keer tikken een lang screenshot aan, dat je vervolgens kunt delen. Je kunt dit ook doen om forumberichten, die onder elkaar staan, vast te leggen. Of om een lange e-mail overzichtelijk te bewaren. Kortom: dit kan heel handig zijn.

Lang screenshot maken: aan de slag

Open de pagina, app, het document of gesprek dat je wilt bewaren en maak het screenshot zoals je dat altijd zou doen. Op een iPhone houd je daarvoor tegelijkertijd de volumeknop omhoog en de zijknop ingedrukt. Heb je nog een toestel met een thuisknop? Houd die en de zijknop dan tegelijkertijd ingedrukt.

Zodra je een screenshot maakt, verschijnt er links onderin een voorbeeld in beeld. Tik daar snel op voordat het verdwijnt. Nu kom je in een nieuw venster terecht, waar je bovenin twee opties ziet staan: Scherm en Paginavullend. Die twee opties staat alleen in beeld wanneer er genoeg content is om vast te leggen (als in: meer dan één gevuld scherm). Tik op de knop Paginavullend.

©Wesley Akkerman

In beeld zie je nu rechts de volledige lengte van het screenshot staan, terwijl je onderop allerlei bewerkingsmiddelen aantreft. Je kunt nu dingen tekenen of aantekeningen maken, die handig zijn voor jezelf of een ander. Via het lange voorbeeld rechts bepaal je de positie van het screenshot. Mocht dat nodig zijn, dan kun je zelfs de lengte inperken, met het knipgereedschap. Zodra je klaar bent met bewerken, tik je op Gereed om alles op te slaan.

©Wesley Akkerman

Wanneer je een Excel-spreadsheet niet kunt openen, of je ontvangt een melding dat het bestand beschadigd is, dan betekent dit nog niet dat dit werk reddeloos verloren is. Er zijn manieren om de boel te herstellen.

Vertrouwenscentrum

Microsoft Excel bevat een ingebouwde beveiliging die risicovolle bestanden in een beperkte modus opent. Wanneer het programma ervan uitgaat dat het bestand mogelijk onveilig is, zal het weigeren om het te openen. Ben je er echter zeker van dat het bestand veilig is, dan kun je deze functie uitschakelen. Selecteer Opties in de linkerzijbalk en open het Vertrouwenscentrum. Daar kies je aan de rechterkant Instellingen voor vertrouwenscentrum. In het volgende scherm selecteer je aan de linkerkant Beveiligde weergave. Standaard zijn daar drie opties aangevinkt waardoor de beveiligde weergave wordt ingeschakeld: bij bestanden van het internet, bij bestanden die werden opgeslagen op onveilige locaties en bij Outlook-bijlagen. Haal die drie vinkjes weg en klik op OK. Als de problemen werden veroorzaakt door het Vertrouwenscentrum, dan moet je deze bestanden nu alsnog kunnen openen.

Openen en herstellen

Excel heeft ook een eigen reparatieprogramma. Open daarvoor Microsoft Excel. Vervolgens klik je op de optie Openen in de linkerzijbalk en selecteer je Bladeren. Navigeer naar de locatie waar het corrupte Excel-bestand zich bevindt. Selecteer het en klik op de pijl-omlaag naast de knop Openen. Daar kies je Openen en herstellen. Selecteer nu nogmaals de optie Herstellen. Dit proces kan even duren, afhankelijk van het aantal gegevens dat het bestand bevat. Als het herstel is afgerond, zal Excel het bestand automatisch openen.

Geen Excel? Google Spreadsheets is een waardige vervanger om zaken op een rijtje te zetten: Zo zet je alle gegevens op een rijtje in Google Spreadsheets

Wijzig de extensie

Een Excel-bestand heeft twee algemene extensies, afhankelijk van de gegevens die het bevat: .xlsx of .xlsm. Er bestaat ook een extensie .xls, maar dat betreft bestanden die in een versie voor Excel 2007 zijn gemaakt. Wanneer je een bestand probeert te openen dat met een verkeerde extensie is opgeslagen, levert dat problemen op. Als het bestand bijvoorbeeld macro’s bevat en het werd opgeslagen met de extensie .xlsx in plaats van .xlsm (deze ondersteunt macro’s), dan gaat het fout. In dat geval moet je de extensie aanpassen. In Verkenner klik je op het tabblad Beeld en daar vink je het vakje Bestandsnaamextensies aan. Klik nu met de rechtermuisknop op het Excel-bestand en selecteer Naam wijzigen. Als het bestand macro’s bevat, dan geef je het de extensie .xlsm, is het een normaal Excel-bestand, dan sla je het op met .xlsx.