Vaak zijn de gegevens die je in Excel gebruikt het resultaat van data die je uit een andere bron hebt geïmporteerd. Het gebeurt zelden dat alle informatie hierbij in kolommen is verdeeld op de manier zoals je het graag hebt. Soms moet je gegevens die samen in een cel staan nog splitsen, terwijl je andere data weer wilt samenvoegen. Het klinkt tijdrovend, maar dat is het niet …

Het is prettig om lijsten met gegevens met Excel te verwerken, omdat je daar gemakkelijk de data kunt sorteren en analyseren. Toch gebeurt het regelmatig dat je je plots realiseert dat je een deel van de tekst wilt combineren, zoals voor- en achternamen of steden en postcodes. Andersom gebeurt net zo vaak. In een kolom staan deze gegevens samengevoegd, terwijl je de voor- en achternamen of andere data graag over verschillende kolommen wilt verdelen. Er zijn verschillende oplossingen afhankelijk van de situatie.

Snel aanvullen op basis van patronen

De allereerste oplossing die je absoluut moet kennen, is de functie Snel aanvullen. Deze handigheid is beter bekend onder de toepasselijke Engelse naam Flash Fill. Het komt erop neer dat Excel zelf patronen in de gegevens herkent waardoor jij heel makkelijk kunt vragen om gegevens te verwerken zoals jij het wilt. Het mooie van Snel aanvullen is dat je geen enkele formule hoeft te kennen. Het enige wat je moet weten is dat het knopje naar deze functie in het tabblad Gegevens bij Hulpmiddel voor gegevens staat. Je herkent de knop aan het kleine bliksempje (de flash). Of je gebruikt de sneltoets Ctrl+E.

Combineren

Het wordt duidelijker met dit voorbeeld. Het uitgangspunt is een lijst met winnaars van de Elfstedentocht door de jaren heen. Er is een kolom voor het jaar van de wedstrijd, voor de datum, voor de voornaam met achternaam en de woonplaats van de winnaar. Veronderstel dat je graag de voornaam en de achternaam samen met het jaar in één kolom wilt hebben, dan typ je deze gegevens van de eerste winnaar met het jaar erachter in cel E2. Hierdoor weet Excel welke gegevens je wilt combineren en ook hoe. Daarna druk je op Enter om te bevestigen. Vervolgens selecteer je de cel daaronder, E3 dus, en klik je op de knop Snel aanvullen (of nog beter, je drukt op Ctrl+E). Hierdoor vult Excel in één keer alle deze gecombineerde gegevens in van alle onderstaande cellen.

Splitsen

In plaats van te combineren, kun je met Snel aanvullen uiteraard ook gegevens splitsen. In onze voorbeeldlijst staan de voor- en achternamen samen in één cel. Met Snel aanvullen is dat zo geregeld. In een nieuwe kolom typ je de voornaam in de bovenste cel. Je drukt op Enter en plaatst de muisaanwijzer in de cel daaronder. Vervolgens druk je op Ctrl+E en alle voornamen van de winnaars worden automatisch gegenereerd in de cellen daaronder.

Soms moet je Excel een beetje helpen bij het interpreteren van het patroon, zoals bij het losmaken van de achternamen. De eerste winnaar heet Minne Hoekstra, de tweede Coen de Koning en er zit bijvoorbeeld ook Lenie van der Hoorn bij. Als je in een nieuwe kolom bovenaan Hoekstra zou typen en je zou op basis van die achternaam de functie Snel aanvullen toepassen, dan verschijnen daaronder alleen de basiswoorden van de achternamen, zoals Hoekstra, Koning en Hoorn.

Je vermijdt dit door als referentie een achternaam met tussenvoegsel te gebruiken. In dit geval gebruik je bijvoorbeeld als referentie C3 Coen de Koning. Daarna typ je in de nieuwe kolom bij F3 de volledige achternaam de Koning, je bevestigt met Enter en je gebruikt Ctrl+E. Je zult zien dat Excel hierdoor begrijpt dat er ook achternamen bij staan met tussenvoegsels.

De ampersand-operator

Een andere manier om tekst in Excel te combineren is door gebruik te maken van de ampersand-operator. Dat is het &-teken. Selecteer de cel C2 waar je het gecombineerde resultaat wilt zien en typ bijvoorbeeld =A2&B2. Hierdoor zullen in deze cel de gegevens van A2 verschijnen en onmiddellijk daarachter staan de gegevens van B2. Als in A2 de voornaam Gomez staat en in B2 Adams, dan verschijnt in C3 automatisch GomezAdams.

Waarschijnlijk wil je een spatie tussen de voor- en achternamen invoegen. Die spatie plaats je tussen aanhalingstekens en dan wordt de formule =A2&" "&B2. Alles wat je tussen aanhalingstekens plaatst, wordt letterlijk ingevoegd. In mensentaal lees je deze formule als: plaats de inhoud van A2, met daarachter een spatie en daarna de inhoud van cel B2.

Om de resterende cellen met dezelfde formule te vullen, selecteer je de vulgreep (het vierkantje) in de rechterbenedenhoek van de cel die de formule bevat. Sleep die omlaag om de rest van de cellen met dezelfde formule te vullen. Excel zal de formule automatisch aanpassen met de juiste celverwijzingen.

De formule TEKST.COMBINEREN

In dit voorbeeld willen we alle steden samenbrengen die in kolom A worden opgesomd, maar willen we ook dat Excel de lege cellen negeert. Selecteer eerst de cel waar het resultaat moet komen. In dit geval is dat cel C2. In het uitklapmenu van het functieboek Tekst selecteer je TEKST.COMBINEREN. Hierdoor verschijnt de pop-up Functieargumenten waardoor je eigenlijk geen vergissingen kunt maken. Overigens verschijnt op de Mac het paneel Functieargumenten niet in een pop-up, maar in een zijbalk.

In de pop-up/zijbalk moet je eerst het scheidingsteken definiëren. In dit geval willen we dat er een liggend streepje tussen de elementen van de opsomming komt. Daaronder bepaal je wat Excel moet doen wanneer het lege cellen tegenkomt. Als je wilt dat de formule de lege cellen moet negeren, dan typ je WAAR. Als de lege cellen niet mogen genegeerd worden, dan typ je ONWAAR. In het derde veld selecteer je de cellen die Excel moet combineren. Je kunt die simpelweg selecteren door te slepen. Bevestig door in het pop-venster op de knop OK te klikken. Hierdoor verschijnt het resultaat in cel C2 en bovenaan in het formulevak lees je:

De formule KLEINE.LETTERS

Stel dat je een distributielijst met e-mailadressen wilt samenstellen waarbij de namen van personen automatisch worden omgezet naar hun persoonlijke e-mailadressen. In kolom A staan alle voornamen en daarnaast in kolom B alle achternamen. Voordat je aan de samenstelling begint (zie de volgende paragraaf), moet je eerst iets anders doen. In zo’n e-mailadres wil je immers geen hoofdletters gebruiken. Daarom haal je bij alle voornamen de hoofdletters weg door in alle cellen van kolom C de formule KLEINE.LETTERS te gebruiken. C2 krijgt deze formule:

Om de achternamen ook te ontdoen van hun hoofdletters gebruik je voor D2 deze formule:

Op die manier zijn de namen klaar om later om te zetten naar e-mailadressen.

De formule TEKST.SAMENVOEGEN

In kolom E wil je alle e-mailadressen genereren met de functie TEKST.SAMENVOEGEN. Zo’n e-mailadres moet er als volgt uitzien: voornaam.achternaam@domein.nl. De voornamen staan in kolom C en in kolom D staan de achternamen. Selecteer cel E2 en open het formuleboek Tekst. Daar kies je de formule TEKST.SAMENV. In de pop-up/zijbalk Functieargumenten bouw je stap voor stap op wat moet worden samengevoegd.

Aanvankelijk staat er in de pop-up slechts één leeg vakje. Daar selecteer je de eerste cel die je wilt gebruiken voor de samenvoeging: de voornaam zonder hoofdletter (C2). Klik op het plusteken onder dit vakje om het tweede element toe te voegen. Dat is de punt. Typ in dit veld een punt tussen aanhalingstekens: ".". Weer klik je op het plusteken om een derde element toe te voegen, namelijk de achternaam zonder hoofdletter: D2.

Het laatste element is het apenstaartje gevolgd door de domeinnaam. Hiervoor plaats je weer een leeg vak en daar typ je "@domein.nl". Klik op OK en dan verschijnt het volledige e-mailadres. Het enige dat je nog moet doen, is de formule naar beneden slepen, zodat die wordt toegepast op alle onderstaande cellen. De volledige formule ziet er dus als volgt uit:

De functie TEKST.SAMENVOEGEN heeft overigens een limiet van 253 tekens.

De formule TEKST.SPLITSEN

Soms ontvang je een lijst waarbij te veel data in dezelfde kolom bij elkaar zijn gebracht. Zoals hier onze lijst van astronauten die voet op de maan hebben gezet. Als je deze gegevens wilt splitsen over drie kolommen (naam, project en periode), dan kun je dit in een handomdraai fiksen met de formule TEKST.SPLITSEN.

Selecteer de cel waar de eerste nieuwe kolom moet beginnen en dan open je opnieuw het formuleboek Tekst waar je de functie TEKST.SPLITSEN kiest. In het eerste cel van de pop-up/zijbalk selecteer je de cel die gesplitst moet worden. Hier is dat A1. Daarna kies je het scheidingsteken dat Excel moet gebruiken om de splitsing uit te voeren. In dit voorbeeld is dat een spatie gevolgd door een koppelteken en dan weer een spatie ofwel " – ". Klik op OK en op die manier heb je onmiddellijk drie nieuwe kolommen waar de gegevens afzonderlijk zijn ingevuld.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).