Moderne software jongleert met het intern geheugen en de cpu-kernen dat het een lieve lust is, maar ook op een wat oudere pc met minder indrukwekkende specificaties kun je met een paar softwarematige ingrepen en optimalisaties prestatieproblemen vaak (tijdelijk) verhelpen. ID.nl geeft je 7 tips die echt helpen.

Tip 01: Broncontrole 

Een goed startpunt om na te gaan welke toepassingen en processen veel systeembronnen afsnoepen, is Windows Taakbeheer. Druk hiervoor op Ctrl+Shift+Esc, klik indien nodig op Meer details en open het tabblad Processen. Je ziet per proces min of meer in realtime het verbruik van allerlei systeembronnen, waaronder Processor, GPU, Geheugen, Schijf en Netwerk. Om de weergegeven data sneller bij te werken, ga je naar Beeld en kies je bij Bijwerksnelheid de optie Hoog. 

Klik op een kolomtitel om de processen volgens dat specifieke criterium te sorteren. Ontbreken bepaalde criteria, klik dan met rechts op zo’n kolomtitel en plaats een vinkje bij de items die je alsnog in de weergave wilt zien. 

Toepassingen en processen die blijkbaar al te gretig aan je systeembronnen vreten, zou je van hieruit meteen kunnen stopzetten (rechtsklik op een item en kies Beëindigen), maar dit doe je doorgaans alleen als je de toepassing niet op de normale manier kunt afsluiten. Weet je niet goed om welke applicatie het gaat, dan kan het helpen als je de kolom Opdrachtregel zichtbaar maakt. 

Tip 02: Geheugencontrole 

Sommige applicaties blijken echte geheugenvreters te zijn. Daarom doe je er bij opvallend trage prestaties goed aan te controleren of je intern geheugen inderdaad nog niet is volgelopen. Dat kan eveneens vanuit het Taakbeheer waar je naar het tabblad Prestaties gaat en het onderdeel Geheugen opent. Een belangrijke indicatie is de hoeveelheid geheugen die bij Beschikbaar staat vermeld. Deze waarde geeft aan hoeveel fysiek RAM er nog vrij te gebruiken is en zou idealiter niet te vaak onder zo’n 1 GB mogen zakken. Bij te hoog fysiek geheugengebruik zal Windows namelijk de veel tragere schijf aanspreken om geheugeninhoud tijdelijk op te slaan en weer op te halen (virtueel geheugen of wisselbestand). 

Lees ook: Hoeveel RAM-geheugen heb ik nodig op mijn PC?

Bij het kopje Toegewezen lees je af hoeveel geheugen er momenteel wordt gebruikt van de totale beschikbare hoeveelheid fysiek en virtueel geheugen. Blijkt hier bijna alle geheugen in gebruik, dan zou je weliswaar kunnen overwegen het virtuele geheugen te verhogen (zie kader ‘Virtueel geheugen’), maar zo’n ingreep levert doorgaans weinig op; juist omdat virtueel geheugen veel trager werkt. Je doet er daarom beter aan overtollige processen aan te pakken en (desnoods tijdelijk) op non-actief te zetten (zie ook tip 3). 

Tot slot vermelden we nog graag de gratis, portable tool Process Explorer, die nog informatiever is dan Windows Taakbeheer. Start de tool, druk op Ctrl+I en open het tabblad Memory. Interessant is hier ook de Peak-waarde: deze geeft het piekgebruik van het fysiek en virtueel geheugen aan die tijdens je huidige Windows-sessie werd gemeten. 

Tip 03: Procesbeheer 

Blijken sommige toepassingen of processen geregeld veel processorkracht of geheugen te vergen, ga dan na of ze automatisch met Windows opstarten. Ook dit vind je in het Taakbeheer, via het tabblad Opstarten. Toepassingen die je niet (altijd) nodig acht, haal je beter uit deze lijst met ‘autostarts’. Klik met rechts op zo’n toepassing en kies Uitschakelen. Om meteen de bijbehorende systeembronnen vrij te maken, zoek je deze vervolgens op bij Processen en beëindig je ze vanuit het contextmenu. 

Typische processen die geregeld veel systeembronnen vereisen, zijn afkomstig van (cloud)synchronisatieservices. Zo is de kans reëel dat Microsoft OneDrive actief is en zomaar alle bestanden op je bureaublad, evenals in je mappen Documenten en Afbeeldingen synchroniseert. Je kunt deze synchronisatie tijdelijk onderbreken door met rechts te klikken op het OneDrive-icoon in het systeemvak en via het tandwielpictogram het keuzemenu Synchronisatie onderbreken te openen, waarna je kiest uit de opties 2, 8 of 24 uur. Heb je OneDrive niet (altijd) nodig, open hier dan het tabblad Instellingen en verwijder het vinkje bij OneDrive automatisch starten wanneer ik me aanmeld bij Windows. 

Ook services voor bestandsindexering voor zoekopdrachten kunnen veel systeembronnen gebruiken, vooral bij veel databestanden. Wat de zoekfunctie van Windows betreft, kun je zelf bepalen wat je wilt indexeren. Ga naar het Instellingen-venster van Windows, kies Privacyen beveiliging / Zoeken in Windows en klik op Zoeklocaties aanpassen. Je kunt de services ook tijdelijk stopzetten indien gewenst. Druk op Windows-toets+R, voer services.msc uit, scrol naar Windows Search, selecteer deze en klik linksboven op De service stoppen. 

Tip 04: Browsers 

Tot nog toe hebben we vooral tips gegeven die voor uiteenlopende toepassingen kunnen gebruikt worden. Verder in dit artikel geven we vooral tips voor enkele specifieke en vaak gebruikte programma’s. Laten we beginnen we met een intensief gebruikte applicatie: je browser. 

Wellicht de meest doeltreffende manier om snel systeembronnen vrij te maken, is het afsluiten van overtollige tabbladen. Voor Chromium-browsers kun je hiervoor eventueel een tabbladbeheerder in de vorm van de extensie Tabby installeren. 

Bij Chromium-browsers (onder meer Chrome, Edge en Brave) en Firefox check je overigens via een ingebouwd taakbeheer zelf welke tabbladen de grootste bronnenvreters zijn. Je vindt deze in Chromium-browsers via Meer hulpprogramma’s / (Browser)taakbeheer en in Firefox bij Meerhulpmiddelen / Taakbeheerder. Deze taakbeheerders bevatten trouwens ook een knop waarmee je al te gretige tabbladen meteen kunt afsluiten. 

Een alternatief voor het zonder meer afsluiten, is het laten sluimeren van minder gebruikte tabbladen. In Edge gebeurt dit standaard na twee uur, maar je kunt dit zelfs tot 30 seconden reduceren: ga naar Instellingen / Systeem en prestaties, schakel Bronnengebruik beperken met sluimerstandtabbladen en Sluimerstandtabbladenvervagen in, en selecteer de gewenste time-out bij Slaapstand inschakelen voor inactieve tabbladen na de opgegeven tijdsduur. Of je laat dit aan de intelligentie van Edge over door de optie Efficiëntiemodus inschakelen te activeren. 

Wie niet bang is van een klein experiment, kan bij Chrome en Brave zo’n sluimermodus wat scherper instellen door chrome://flags of brave://flags in te tikken, naar reduce te zoeken en Reduce User-Agent request header op Enabled te zetten. Voor Firefox tik je about:config in, zoek je naar lowmemory en stel je browser.tabs.unoadOnLowMemory in op true. 

Tip 05: E-mailclients 

Op zich gebruiken e-mailclients als Outlook en Thunderbird niet zoveel systeembronnen, maar de responsiviteit kan op oudere of minder krachtige systemen wel merkbaar verminderen als deze programma’s bijvoorbeeld veel mails moet verwerken. Je doet er dan goed aan oudere berichten geregeld te archiveren. In Outlook is dit in principe niet moeilijker dan de mails te selecteren, met rechts op je selectie te klikken en Archiveren te kiezen, waarna de berichten in de Archief-map belanden. Om gerichter overbodige e-mails te verwijderen, ga je naar Bestand, druk je op de knop Hulpprogramma’s en kies je Postvak opruimen. Je kunt nu diverse criteria invoeren om de overtollige mails makkelijker te vinden. 

Ook bij Thunderbird tref je de optie Archiveren in het contextmenu aan. Hier is het bovendien zo dat verwijderde mails niet echt gewist worden, maar slechts gemarkeerd worden in een groot mailbestand. Met de optie Comprimeren in het contextmenu van een mailmap haal je de gewiste berichten er daadwerkelijk uit, wat de prestaties ten goede kan komen. 

Verder geldt voor beide e-mailclients dat extra hulpprogramma’s haast altijd ook extra systeembronnen vereisen. Je doet er dus goed aan invoegtoepassingen in Outlook en add-ons in Thunderbird te verwijderen die je niet langer nodig hebt. 

In Outlook ga je hiervoor naar Bestand en druk je op de knop COM-invoegtoepassingenbeheren en/of Toepassingen beheren. In Thunderbird ga je naar Instellingen en kies je Add-onsen thema’s. 

Tip 06: Office-suite 

In de meeste gevallen hoef je ook op een oudere of tragere pc niet veel (prestatie)problemen te verwachten als je met een kantoorsuite als Microsoft Office of het gratis opensource-pakket LibreOffice aan de slag gaat. Overigens zijn de systeemeisen van deze laatste milder dan die van zijn Microsoft-tegenhanger: 256 MB RAM (512 MB aanbevolen) en Pentium-compatibele processor versus 4 GB RAM (2 GB op een 32bit-systeem) en minimaal een 1,6GHz-processor – maar deze verschillen zijn hoofdzakelijk toch academisch. 

Het wordt wel wat spannender wanneer je erg grote tekstdocumenten, vooral met veel afbeeldingen of rekenbladen, inlaadt, hoewel je daar tijdens het eigenlijke bewerkingsproces wellicht niet zoveel hinder van zult ondervinden. Bij zwaar geïllustreerde tekstdocumenten kun je eventueel overwegen de afbeeldingenweergave (tijdelijk) uit te zetten. Dit kan in Word via Bestand / Opties / Geavanceerd, waar je onder het kopje Documentinhoudweergeven een vinkje plaatst bij de optie Aanduidingen voor afbeeldingen weergeven. In LibreOffice Writer doe je dit door het vinkje weg te halen bij Beeld / Afbeeldingen en diagrammen. 

Erg grote documenten kun je desnoods ook tijdelijk opsplitsen in afzonderlijke deelbestanden. Of je werkt met een hoofddocument en subdocumenten als je bijvoorbeeld de paginering en inhoudsopgave mooi intact wilt houden. Hoe je dit doet in Word, lees je bijvoorbeeld via https://www.editions-eni.fr/, en voor LibreOffice Writer via https://wiki.documentfoundation.org (Pdf).

Tip 07: Foto en video 

Of je op je wat oudere pc ook vlot foto’s en video’s kunt bewerken, zal vooral afhangen van het mediamateriaal (denk aan resolutie en bestandsgrootte) en van het aantal afbeeldingslagen, videosporen en effecten waarmee je aan de slag wilt. Lager en minder is hier haast altijd sneller. De meeste videobewerkers laten je bijvoorbeeld de resolutie van de voorbeeldweergaves verlagen of desnoods transcodeer je de videobeelden naar een video met een snellere codec – bij sommige videobewerkers kun dit proces zelfs laten automatiseren tijdens de import. 

Verder kan ook de applicatie zelf een merkbaar verschil geven. Zo kun je met het gratis en opensource GIMP doorgaans merkbaar vlotter werken dan met het professionele Adobe Photoshop. En wie een relatief systeemzuinige, flexibele en gratis videobewerker zoekt, kunnen we DaVinci Resolve aanbevelen. Houd er wel rekening mee dat Fusion-effecten in dit programma wel een ernstige aanslag op het intern geheugen kunnen plegen. 

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).