ID.nl logo
Zo beveilig je je bestanden, schijven en clouddata met encryptie
© Reshift Digital
Huis

Zo beveilig je je bestanden, schijven en clouddata met encryptie

Privacygevoelige gegevens houd je natuurlijk het liefste voor jezelf en daar heb je ook alle recht toe. De beste manier om je data af te schermen is stevige encryptie. In dit artikel tonen we je hoe je niet alleen afzonderlijke mappen en bestanden op je pc beveiligt, maar ook complete (systeem)schijven, usb-sticks en je data in de cloud.

Wanneer je op internet naar tools zoekt om data weg te houden van pottenkijkers kom je vaak uit bij technieken die je gegevens op een of andere manier aan het oog onttrekken. Dat gaat van eenvoudige ingrepen als het (tijdelijk) weghalen van een stationsletter in de module Schijfbeheer van Windows, over het toepassen van ADS (alternate data streams), tot commerciële tools met een fraaie grafische interface zoals Secret Disk of Wise Folder Hider.

Al deze methodes hebben met elkaar gemeen dat de eigenlijke data-inhoud onveranderd blijft; alleen de toegang wordt op een of andere manier gemaskeerd. Deze aanpak biedt alleen onvoldoende garanties (zie ook kadertekst).

Vooralsnog de beste manier om je data echt ontoegankelijk te maken voor onbevoegden is betrouwbare encryptie. In dit artikel focussen we ons daarom op (gratis) tools die zich van beproefde encryptiealgoritmes bedienen. We bekijken eerst enkele oplossingen om afzonderlijke mappen en bestanden te versleutelen. Vervolgens gaan we na hoe je complete (systeem)partities en usb-sticks encrypteert en ten slotte reiken we je ook een tool aan waarmee je je data bij diverse cloudopslagproviders veilig stelt.

©PXimport

Security by obscurity

Er bestaan diverse tools die bedoeld zijn om je gegevens af te schermen tegen onbevoegden. Jammer genoeg zitten er ook heel wat applicaties tussen die slechts schijnveiligheid bieden. Het gaat dan meestal om propriëtaire technieken die je data op een of andere manier trachten te verbergen (security by obscurity). Eén voorbeeld slechts: Secret Disk. Deze tool brengt je data onder in een virtuele map die in principe alleen zichtbaar wordt met het juiste wachtwoord. Met een gratis tool als Process Monitor kom je al snel achter de locatie van deze verborgen map uit (C:\Users\

©PXimport

01 AES Crypt

Een van de betere tools om afzonderlijke mappen en bestanden te versleutelen is het gratis AES Crypt (beschikbaar voor Windows 32- en 64 bit, macOS en Linux). Dat heeft natuurlijk veel te maken met het gebruikte encryptiealgoritme: 256 bit Advanced Encryption Standard, dat officieel is goedgekeurd door het NIST (National Institute of Standards and Technology). Bovendien is de broncode van AES Crypt openbaar gemaakt, wat maakt dat iedereen op potentiële achterdeuren kan controleren.

Na de installatie tref je AES Crypt aan in het contextmenu van de Verkenner: klik met de rechtermuisknop op een bestand(sselectie) en kies AES Encrypt. Geef tweemaal een sterk wachtwoord op en bevestig met OK. Nu wordt een versleuteld exemplaar van je bestand(en) aangemaakt met de extensie aes. Houd er wel rekening mee dat je desgewenst zelf de originele data nog moet verwijderen. Je decrypteert je data op vergelijkbare manier: klik zo’n aes-bestand met de rechtermuisknop aan, kies AES Decrypt en vul het betreffende wachtwoord in. AES Crypt laat zich overigens ook vanaf de opdrachtregel aansturen.

©PXimport

02 Challenger: standaard

De gratis tool Challenger is iets complexer maar ook flexibeler. Het programma is alleen beschikbaar voor Windows; de gratis versie maakt gebruik van 128bit-versleuteling. Tijdens de setup kun je kiezen tussen een daadwerkelijke installatie of een portable versie. Deze laatste biedt het voordeel dat die zich ook vanaf een usb-stick laat bedienen.

Bij de eerste opstart vul je als start-password het standaardwachtwoord Berlin in. Na je bevestiging verschijnt een nieuw dialoogvenster. Druk hier op de knop Manage passphrases, selecteer Channel A – Masterphrase en klik op New, waarna je een sterk wachtwoord invult (2x). Bevestig met OK en met Close. Je komt nu terecht in het hoofdvenster waar je op Activate passphrase klikt en het wachtwoord invult dat je zonet had voorzien.

Je kunt nu de gewenste data versleutelen door de bestanden of zelfs een complete map naar het pictogram Drag&Drop op het hoofdvenster te verslepen. Daarna bevestig je met Encrypt. Gezien op dit moment kanaal (met Passphrase) A actief is, zal Challenger hiervoor automatisch het wachtwoord van dat kanaal gebruiken. De betrokken bestanden krijgen de extensie cha mee en anders dan bij AES Crypt worden meteen ook de originele data ‘gewipet’. Wil je cha-bestanden decrypteren, versleep die dan eveneens naar Drag&Drop, klik op Decrypt en vul het wachtwoord in als daarom wordt gevraagd.

©PXimport

03 Challenger: kanalen

Er zijn in Challenger acht kanalen beschikbaar en elk kanaal kun je zien als een opslagplaats die telkens met een ander wachtwoord wordt beveiligd. Via de knop Manage passphrases koppel je een wachtwoord aan een geselecteerd kanaal. Wil je ook kanaal B gebruiken, dan doe je er wel goed aan het standaardwachtwoord (Berlin) door een eigen exemplaar te vervangen.

Je hebt wellicht opgemerkt dat het bij kanalen A en B om ‘Masterphrase’-kanalen gaat, terwijl de overige kanalen (C tot H) gewone ‘Passphrase’-kanalen zijn. Dat houdt in dat wie het wachtwoord van A en/of B kent, automatisch ook toegang krijgt tot de data die met (het wachtwoord van) een van de andere kanalen zijn versleuteld. Omgekeerd geldt dat niet: het wachtwoord van kanaal C bijvoorbeeld is alleen bruikbaar voor dat ene kanaal. Dat maakt scenario’s mogelijk waarbij ouders of werkgevers een ‘masterphrase’ kennen, maar de kinderen of werknemers alleen een gewone ‘passphrase’.

Ook handig om te weten: het is perfect mogelijk in één keer een station(sletter) met Challenger te versleutelen. De bestanden in dit station worden dan wel afzonderlijk versleuteld.

©PXimport

04 VeraCrypt: volumes

Is het inderdaad je bedoeling een complete schijf(partitie) te encrypteren dan kijk je beter uit naar een tool als het gratis VeraCrypt (beschikbaar voor Windows, macOS en Linux). We bekijken hier de Windows-variant. Veracrypt is de officieuze opvolger van het ter ziele gegane en ooit zo populaire TrueCrypt.

Je kunt met Veracrypt weliswaar ook je systeempartitie versleutelen, maar aangezien je waarschijnlijk vooral je datapartitie wilt beschermen, beperken we ons daartoe.

Na de installatie start je VeraCrypt op en druk je op de knop Maak volume. Selecteer vervolgens Codeer een niet-systeempartitie/station, druk op Volgende en kies Standaard VeraCrypt volume. Een andere mogelijkheid is nog een Verborgen VeraCrypt volume: dat is een volume dat zich geheel binnen een ander, niet-verborgen volume nestelt. Afhankelijk van het wachtwoord dat je opgeeft, zal VeraCrypt het buitenste, niet-verborgen volume koppelen, dan wel het binnenste, verborgen volume. Word je ooit gedwongen het wachtwoord prijs te geven, dan geef je natuurlijk alleen het wachtwoord van het buitenste volume prijs: dat bevat dummy- of niet-privacygevoelige data.

©PXimport

05 VeraCrypt: formatteren

Wij kiezen hier voor een standaard volume. Een volgende stap is logischerwijze het aanduiden van het gewenste volume, dat overigens ook een usb-stick kan zijn. Selecteer na je bevestiging Aanmaken en formatteren gecodeerd volume. Houd er evenwel rekening mee dat eventuele bestaande bestanden worden overschreven met toevallig gegenereerde data! Zo nodig moet je die dus eerst naar een andere locatie veilig stellen en na het aanmaken van het volume terugzetten, zodat je gegevens alsnog worden versleuteld. Druk nogmaals op Volgende en laat gerust AES als Codering Algoritme geselecteerd – een combinatie van meerdere algoritmes is overigens ook mogelijk. Ook het Hash algoritme kun je rustig ingesteld laten op SHA-512. Druk alweer op Volgende (2x) en vul een complex wachtwoord in (2x). Kies Ja indien je bestanden groter dan 4 GB op dit volume wilt plaatsen, zodat VeraCrypt een aangepast bestandssysteem kan voorzien. In het volgende venster beweeg je enkele keren willekeurig met de muisaanwijzer. Eventueel plaats je een vinkje bij Snel formatteren waarna je op Formatteer klikt. Ben je zeker van je zaak, bevestig dan met Ja en wacht tot de formattering is voltooid.

©PXimport

06 VeraCrypt: (ont)koppelen

Bevestig met OK en met Sluiten, waarna je opnieuw in het hoofdvenster van VeraCrypt belandt. In de kolom Station selecteer je een vrije stationsletter en klik je op Selecteer apparaat. Verwijs naar het gewenste volume – dat zich intussen niet meer door de Verkenner laat benaderen; probeer je dat toch, ga dan in elk geval niet in op de suggestie om het te formatteren – en druk op de knop Koppel, waarna je het wachtwoord invult en bevestigt met OK. Even later heeft VeraCrypt je volume aan die stationsletter gekoppeld. Zolang deze koppeling actief is, kun je het volume ook vanuit de Verkenner benaderen: alle data die je hier plaatst, worden automatisch versleuteld. Verbreek je de koppeling met Ontkoppel, dan zijn alle data op dat volume op slag weer ontoegankelijk.

©PXimport

07 VeraCrypt: portable

Zoals vermeld in tip 05 kun je dus ook een complete usb-stick versleutelen met VeraCrypt. Wil je die versleutelde stick ook op andere computers benaderen waar VeraCrypt niet op is geïnstalleerd, dan ga je anders tewerk. Je kiest in de aanmaakwizard dan Maak een gecodeerde bestandscontainer, waarna je bij Volumelocatie een niet bestaande bestandsnaam op de stick invult. Na je bevestiging stel je een geschikte volumegrootte in en volg je de verdere instructies van de wizard.

De stick dient ook nog enkele andere bestanden te bevatten. Zorg dat het volume op de stick is gekoppeld (zie tip 06), open het menu Tools en kies Traveler disk aanmaken. Verwijs naar (de rootmap van) de usb-stick met de knop Bladeren; eventueel vink je de optie Start VeraCrypt aan bij AutoRun configuratie – afhankelijk van de Windows-configuratie op het toestel zal VeraCrypt dan automatisch starten na het inpluggen van de stick. Bevestig met de knop Aanmaken en sluit het venster af. Houd er evenwel rekening mee dat je op het toestel waar je de stick inplugt over administratorrechten moet beschikken om met VeraCrypt in portable modus aan de slag te kunnen.

©PXimport

BitLocker

Beschik je over Windows Pro, Enterprise of Education, dan hoef je niet noodzakelijk een externe tool aan te spreken om een (systeem)partitie of een usb-stick te versleutelen. Je kunt namelijk het standaard meegeleverde BitLocker inzetten. Je activeert deze functie als volgt. Open het Windows Configuratiescherm, ga naar de rubriek Systeem en beveiliging, klik op BitLocker-stationsversleuteling en kies bij het gewenste station BitLocker inschakelen. Kies je voor een verwijderbaar opslagmedium, zoals een usb-stick, dan merk je dat de technologie hier BitLocker To Go heet (what’s in a name). Er verschijnt nu een dialoogvenster waarin je de verdere instructies volgt. Het komt erop neer dat je een wachtwoord invult dat je ergens veilig bewaart en aangeeft of je de volledige schijf dan wel alleen de gebruikte schijfruimte versleutelt. Ten slotte druk je op de knop Met Versleutelen starten. Wil je je systeempartitie versleutelen, dan moet je computer in principe over een TPM-module beschikken. Klaagt BitLocker hierover, dan kun je dat ook wel softwarematig oplossen. Instructies hiervoor vind je online.

©PXimport

08 Usb-stick

Vind je de werkwijze van VeraCrypt iets te omslachtig om je usb-stick veilig te versleutelen, of voorziet je stick niet in een hardwarematige oplossing om je data te versleutelen (beveiligd met een vingerafdruk of met een cijferblok, zoals bij de Corsair Padlock)? Dan kom je ook weg met een tool als Rohos Mini Drive of het al wat oudere SecurStick. In tegenstelling tot het portable VeraCrypt vereisen deze tools geen administratorrechten.

Rohos Mini Drive creëert hiervoor een virtuele, met AES-256 versleutelde partitie die zich, na het intikken van het wachtwoord, via een eigen stationsletter laat benaderen. De gratis versie beperkt je wel tot een partitie van maximaal 8 GB.

SecurStick gaat geheel anders te werk (beschikbaar voor 32- en 64-bit Windows, macOS en Linux). Je plaatst het exe-bestand op je stick en je start het van daaruit op. Je browser opent nu automatisch de lokale pagina http://127.0.0.1/login, gezien SecurStick zich als een WebDAV-server installeert. Zodra je een wachtwoord hebt ingevoerd, wordt een met AES 256-bit versleutelde container op je stick gecreëerd. Na je bevestiging kun je die zowel via je browser (via http://localhost/X) of via de Verkenner benaderen. Deze grootte van de container past zich automatisch aan de daarin geplaatste data aan.

©PXimport

09 Cryptomator: start

De kans is natuurlijk groot dat je niet al je data uitsluitend lokaal bewaart en dat je een of meerdere cloudopslagservices gebruikt. Sommige aanbieders laten je weliswaar toe die data te versleutelen, maar in de meeste gevallen heeft (ook) de aanbieder de decryptiesleutel in handen. Voel je je daar niet zo comfortabel bij, dan kun je een gratis tool als Cryptomator overwegen (beschikbaar voor Windows, macOS, Linux). Die zorgt er namelijk voor dat de gegevens in je lokale synchronisatiemap worden versleuteld voor ze naar de cloudopslagdienst worden verstuurd. We bekijken hier kort de Windows-variant van Cryptomator. De installatie heb je met een paar muisklikken voor elkaar en wanneer je het programma voor de eerste keer opstart is het venster leeg. Logisch, want je moet eerst nog een ‘kluis’ creëren.

©PXimport

10 Cryptomator: kluis

Daartoe klik je het plusknopje aan en selecteer je Maak Nieuwe Kluis. Er verschijnt een Verkenner-venster waarin je naar een map verwijst. Dat kan een standaardmap op je schijf zijn, maar net zo goed een (sub)map binnen de synchronisatiemap van je cloudopslagdienst, zoals Dropbox, OneDrive of Google Drive.

Voorzie een gepaste bestandsnaam voor je kluis, klik op Opslaan, vul een stevig wachtwoord in en bevestig met Creëer kluis. Zodra je nu het wachtwoord invult en Ontgrendel kluis hebt ingedrukt, komt de kluis beschikbaar als virtueel station in de Verkenner. De stationsletter wordt automatisch toegekend, tenzij je via de knop Meer Opties zelf een andere letter voorziet.

Deze functie is trouwens ook via WebDAV beschikbaar: selecteer de kluis, klik het pijltje aan naast Vergrendel kluis en kies Kopieer WebDAV URL. Deze url kun je vervolgens in de adresbalk van je Verkenner plakken. Standaard wordt dat iets als http://localhost:42427/<...>/<naam_van_kluis>, maar via het tandwielpictogram onderaan je kluisoverzicht kun je alsnog het poortnummer aanpassen.

Zodra je op Vergrendel kluis klikt, zie je alleen nog maar met AES 256-bit versleutelde data. Op gelijkaardige manier kun je nu nog andere kluizen creëren, ook voor andere cloudopslagservices.

©PXimport

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 elektrische kachels voor extra bijverwarming
© ID.nl
Energie

Waar voor je geld: 5 elektrische kachels voor extra bijverwarming

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

▼ Volgende artikel
Dit wil je: WhatsApp als je slimme notitieboek
© amnaj
Huis

Dit wil je: WhatsApp als je slimme notitieboek

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

In dit artikel ontdek je:
  • Hoe je een notitiechat met jezelf start en slim gebruikt
  • Waarom WhatsApp sneller werkt dan traditionele notitie-apps
  • Manieren om structuur en takenlijsten overzichtelijk te houden
  • Hoe je documenten, bonnetjes en scans bewaart en terugvindt
  • Tips om je notitiechat veilig, opgeruimd en praktisch te houden

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.