Ellenlange tabellen met gortdroog cijfermateriaal inzetten om je publiek te overtuigen … we wensen je veel succes! Houd het liever wat luchtiger met een paar fraaie infographics. Dat verteert veel beter en houdt de aandacht gaande. In dit artikel lees je hoe je zulke instructieve plaatjes opbouwt.

Tip 01: Verhaal opbouwen

Voor je ook maar aan het ontwerp van een infografiek begint, is het belangrijk een concreet doelpubliek voor ogen te hebben. Tracht na te gaan – of je minstens af te vragen – welke vragen of problemen ze hebben. Het is de bedoeling dat je infografiek daarop zoveel mogelijk een antwoord biedt. Zo’n infografiek moet dus logisch opgebouwd zijn en bevat het liefst een ‘verhaal’. Begin met een duidelijke titel, gevolgd door een korte introductie waarin je het behandelde probleem omschrijft. Daarna komt het centrale argument, ondersteund door feiten, cijfers en aantrekkelijke grafieken en diagrammen. Je sluit af met een conclusie: wat heeft deze infografiek aangetoond en wat kan het publiek er concreet mee aanvangen?

©PXimport

Tip 02: Data presenteren

Naarmate je informatie en visualisaties toevoegt, loop je natuurlijk meer risico dat je publiek zomaar wat over je infografiek dwaalt en de echte verhaallijn mist. Dat kun je weliswaar wat verhelpen met pijlen of stippellijnen die de flow van het verhaal aangeven, maar ook de manier waarop je je data presenteert is van belang. Er bestaan namelijk verschillende types infografieken. Tijdlijnen, flowcharts, kaarten en contrasterende vergelijkingen horen tot de populairste types. Het behandelde topic zal grotendeels bepalen welk type de voorkeur verdient.

Besteed ook voldoende aandacht aan de stijl, maar strooi niet te kwistig met kleuren en lettertypes. Minder is immers meer, en dat geldt ook voor infografieken. Houd bovendien in het achterhoofd dat infografieken vaak ‘shareable’ zijn, veel meer dan saaie cijfertabellen. Om een groter publiek te bereiken, kun je dus ook gebruikmaken van sociale media.

Tip 03: Voorbeelden vinden

Vanaf tip 07 stellen we je weliswaar een all-in-one-tool voor het ontwerpen van infografieken voor, maar we laten je graag eerst kennismaken met enkele online hulpmiddelen die je kunnen helpen – ook wanneer je met minder gespecialiseerde apps aan de slag gaat, zoals je vertrouwde tekstverwerker of MS Publisher.

Om inspiratie op te doen voor je topic kun je natuurlijk eerst even googelen naar iets als infographic <topic>. Ook bij Pinterest levert zo’n speurtocht gegarandeerd succes op.

Je kunt verder nog aankloppen bij webapps die bedoeld zijn om online infografieken te creëren. De meeste van deze diensten hebben namelijk een uitgebreid scala aan sjablonen aan boord en daar put je vast ook heel wat inspiratie uit. Een voorbeeld: hier kun je terecht voor tientallen thematisch geordende infografieken.

©PXimport

Tip 04: Afbeeldingen vinden

Wanneer je op zoek gaat naar afbeeldingen om je infografiek te verluchten, let er dan op niet zomaar auteursrechtelijk beschermd materiaal te gebruiken. Gelukkig zijn er nog genoeg bronnen waarin je stockfoto’s vrij mag downloaden en gebruiken. Dit fotomateriaal is doorgaans gekoppeld aan een CC-licentie (Creative Commons) en het licentietype maakt duidelijk wat je precies met de plaatjes mag doen. Er zijn zes types beschikbaar, met cryptische afkortingen (BY, BY-SA, BY-ND, BY-NC, BY-NC-SA en BY-NC-ND). Je vindt deze hier toegelicht.

Zo vind je in Google Afbeeldingen deze CC-licenties terug: klik op Tools / Gebruiksrechten. Ook fotosharingservice Flickr laat je via het uitklapmenu bij Any license op CC-licenties filteren. Andere bruikbare bronnen zijn bijvoorbeeld nog Morguefile en Pixabay. Of wat dacht je van Foter, met 335 miljoen rechtenvrije stockfoto’s?

©PXimport

Tip 05: Fonts vinden

Een fraai gevormd maar goed leesbaar lettertype maakt je infografiek meteen een stuk aantrekkelijker. Vind je je gading niet in Office of Windows, dan weet de collectie op www.dafont.com je vast te verleiden. Deze database bevat circa 43 duizend lettertypes, opgedeeld in doorzoekbare categorieën als Gothic, Script en Holiday. Druk op de Download-knop bij zo’n font, pak het zip-bestand uit en klik met rechts op het otf- of ttf-bestand om het meteen op je systeem te installeren. Ook Font Squirrel bevat een aardige collectie gratis fonts die zich op diverse criteria laat filteren.

Als je een leuk lettertype hebt gevonden, maar niet weet hoe het heet, dan komt WhatTheFont! van pas. Maak een screenshot van het font en upload die naar WhatTheFont! Met wat geluk weet die de naam inclusief mogelijke alternatieven voor je op te diepen.

©PXimport

Tip 06: Kleurenpalet vinden

Afbeeldingen en lettertypes kunnen een infographic maken of kraken, maar dat geldt net zo goed voor het kleurenpalet. Vier kleuren is doorgaans een goed maximum, waarbij twee of drie kleuren op subtiele manier de hoofdkleur ondersteunen. Wellicht zal het logo van je vereniging of bedrijf de hoofdkleur bepalen, maar het thema zelf kan vaak ook inspirerend werken.

De webapp Coolors kan je alvast helpen bij het zoeken naar complementaire kleuren. Je kunt bijvoorbeeld vertrekken van de hoofdkleur van een afbeelding: klik linksonder op het knopje Adjust, selecteer het gewenste kleurformaat (HSB, RGB enzovoort) en stel de beoogde kleur in. Zet die vervolgens vast met het slot-icoontje. Telkens als je nu op de spatiebalk drukt, genereert Coolors een ander kleurenschema. Afgeleide tinten krijg je met de knop Toggle alternative shades. Die kun je eventueel gebruiken als je absoluut meer dan vier kleuren in je infografiek wilt.

©PXimport

Tip 07: Sjabloon vinden

Vergt het sprokkelen van plaatjes, fonts en kleurenschema’s te veel tijd of energie? Dan kun je voor het ontwerpen van complete infografieken altijd nog aankloppen bij diverse webapps. Bekende en degelijke tools zijn alvast Venngage, Info.gram, Canva, Easel.ly en Piktochart.

Nagenoeg alle services bieden een gratis variant aan, maar zodra je extra opties of meer geavanceerde mogelijkheden wenst, moet je de knip trekken. Dat geldt overigens ook voor onze eigen favoriet, PiktoChart: de non-profit Pro-versie kost zo’n 40 dollar (ca. 36 euro) per jaar. We tonen je in een notendop hoe je met deze tool aan de slag gaat.

Meld je via Sign up aan bij de app – dat kan overigens ook met je Google- of Facebook-account. Even later beland je dan in je persoonlijke dashboard. Hier klik je meteen op Create New en op Infographic. Fiets even door het sjabloonaanbod en klik op Preview en op Use Template bij een geschikt sjabloon. Je belandt nu in de online editor.

©PXimport

Tip 08: Sjabloon bewerken

Het sjabloon blijkt uit verschillende blokken opgebouwd, maar je kunt probleemloos extra blokken toevoegen via het plusknopje. Een al bestaand blok verwijderen gaat net zo makkelijk, via het knopje met het kruis. Met hetzelfde gemak dupliceer je ook een geselecteerd blok (Clone Block) of verplaats je het naar boven of onderen (Move Up en Move Down). En voor wie al te voortvarend was: met de knoppen Undo en Redo trek je aan de noodrem.

Dubbelklik op een tekstvak om tekst aan te passen. Via de knoppen bovenaan kun je die mooi vormgeven. Met de voorlaatste knop verplaats je een (tekst)object meer naar de voor- of achtergrond, zodat overlappingen mogelijk worden. Zodra je een tekstvak selecteert, verschijnen er ook handgrepen waarmee je de grootte aanpast of het vak roteert. Een eigen tekstvak toevoegen doe je met de knop Text in het linkerpaneel. Of je versleept een geschikt tekstframe uit het middenpaneel naar de gewenste plek op je infografiek.

Tip 09: Visueel optimaliseren

Je kunt uiteraard ook plaatjes toevoegen. Klik op Graphics in het linkerpaneel en kies een geschikte subrubriek: Shapes & icons, Lines, Photos of Photo Frames. Deze laatste fungeren als maskers. Sleep je een foto naar zo’n masker, dan neemt de foto die vorm aan. Open de rubriek Uploads om eigen afbeeldingen toe te voegen. Jammer genoeg beperkt de gratis versie van PiktoChart je tot een magere 40 MB opslagruimte. Afbeeldingen laten zich net als tekstvakken ook schalen, roteren en verplaatsen.

In ditzelfde paneel tref je bovendien de rubriek Background aan: geselecteerde blokken voorzie je langs deze weg meteen van een andere achtergrond. Er zijn tal van patronen beschikbaar waarvan je ook nog de kleur en transparantiegraad kunt aanpassen. De optie Color Scheme helpt je bij het kiezen van een passend kleurenschema. Eigen kleurenschema’s ontwerpen is alleen mogelijk voor gebruikers met een betaald account.

De knop Tools ten slotte huisvest drie interessante opties: Charts, Maps en zelfs Videos (althans voor YouTube- en Vimeo-clips). Handig bij Charts is dat je cijfergegevens direct kunt invoeren, maar ook uploaden via eigen xls(x)-, ods- en csv-bestanden.

Je afgewerkte infografiek deel je via Share in de vorm van een weblink of je downloadt het resultaat in png-formaat. Het pdf-formaat blijkt voor de gratis versie net een brug te ver. Veel succes.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).