Windows biedt talrijke functies en instellingen. Zoveel zelfs, dat je er wellicht een aantal over het hoofd hebt gezien. We stellen je hier een reeks handige en ietwat geavanceerdere mogelijkheden voor. Deze zijn allemaal toegankelijk zijn via de instellingen, in zowel Windows Home als Pro.

In eerdere Windows-versies stelde je het systeem voornamelijk in via het configuratiescherm of, voor complexe aanpassingen, via het Windows Register (Windows-toets+R en voer regedit uit). Via het startmenu kom je nog steeds in het Configuratiescherm, maar met elke nieuwe Windows-versie verhuizen meer instellingen naar de rubriek Instellingen. Deze kun je openen met een rechtermuisklik op de Windows-startknop of met Windows-toets+I.

Dit artikel richt zich volledig op de rubriek Instellingen, voornamelijk binnen Windows 11 (Home en Pro), al zijn veel functies ook beschikbaar in Windows 10, eventueel via andere menuopties. We maken hier een eigen selectie van de interessantste en tegelijk geavanceerdere instellingen. We hebben deze gegroepeerd in tien thema’s die grotendeels de instellingenstructuur weerspiegelen. Zo’n indeling lijkt ons handig maar, toegegeven, is tegelijk ietwat kunstmatig, omdat sommige functies in meerdere thema’s kunnen thuishoren.

Systeem

De meeste beeldschermen bieden diverse beeldverversingsfrequenties die tonen hoe vaak het beeld per seconde wordt ververst. Een hogere frequentie maakt het beeld vloeiender, wat fijn is bij het kijken van video’s of tijdens het gamen. Voor computeractiviteiten zoals browsen, foto’s bekijken of tekstverwerking, is een hogere frequentie minder voordelig. Houd er rekening mee dat een hogere frequentie iets meer energie verbruikt en je grafische hardware wat meer belast.

Je kunt je frequentieopties bekijken door naar Systeem / Beeldscherm te gaan, te kiezen voor Geavanceerd beeldscherm en Een vernieuwingsfrequentie kiezen te selecteren. Hier vind je mogelijk ook de optie Dynamisch, waarbij Windows zelf de frequentie bepaalt afhankelijk van je activiteiten.

Wat energie betreft, stel je een optimaal energiebeheerschema in via Systeem / Aan/uit, waar je bij Energiemodus kunt kiezen uit Beste prestaties, Gebalanceerd of Besteenergie-efficiëntie. Voor het instellen van een eigen energiebeheerschema moet je nog wel aankloppen bij het Configuratiescherm, waar je kiest voor Hardware engeluiden / Energiebeheer en bij je voorkeursschema klikt op De schema-instellingenwijzigen. Deze optie laten we hier verder onbesproken.

Apparaten

Wil je je mobiele telefoon vanaf je pc bedienen, bijvoorbeeld voor WhatsApp-berichten of het maken van schermafbeeldingen, navigeer dan naar Bluetooth en Apparaten / Mobiele apparaten. Activeer Deze pc toegang geven tot uw mobiele apparaten en Telefoonkoppeling, klik op Apparaten beheren en Apparaat toevoegen en volg de instructies. Als je telefoon gekoppeld is, zorg dan dat deze is ingeschakeld in het venster Mobiele apparaten beheren. Activeer Als verbonden camera gebruiken om je telefoon als pc-webcam te gebruiken. Open Telefoonkoppeling in het venster Mobiele apparaten om je telefoon vanuit Windows te besturen en klik linksboven op de miniatuur voor een live weergave van je telefoonscherm.

Voor het optimaliseren van je webcambeeld ga je naar Bluetooth en apparaten /Camera’s. Selecteer je webcam en als het goed is, kun je hier instellingen als Helderheid, Contrast, Scherpte, Verzadiging en Video-rotatie aanpassen. Je telefoon, indien gekoppeld en correct ingesteld, verschijnt hier eveneens.

Netwerk en internet

Wanneer je in Windows via een applicatie een webadres intikt, zoekt de DNS-server (Domain Name System) van je internetprovider normaal gesproken het bijbehorende ip-adres op. Dit proces is niet versleuteld, waardoor de beheerder van die server kan zien welke websites je bezoekt. Je kunt ervoor kiezen dit versleuteld te laten verlopen via een DNS-server die DNS over HTTPS (DoH) ondersteunt.

Ga hiervoor naar Netwerk en internet en kies Ethernet of Wi-Fi / Hardware-eigenschappen. Klik op Bewerken bij DNS-server toewijzing, selecteer Handmatig en activeer IPv4. Bij Voorkeurs-DNS voer je het adres van een DoH-server in, zoals 1.1.1.1 van Cloudflare of 9.9.9.9 van Quad9. Stel DNS via HTTPS in op Aan(handmatige sjabloon) en voer https://cloudflare-dns.com/dns-query of https://dns.quad9.net/dns-query in als sjabloon voor DNS via HTTPS. Bij Alternatieve DNS doe je hetzelfde, alleen gebruik je 1.1.0.1 van Cloudflare of 149.112.112.112 van Quad9. Test of je verbinding hebt met een DoH-server van Cloudflare via https://one.one.one.one/help(afbeelding 4). Je instellingen hebben invloed op alle netwerkactiviteiten op je pc, tenzij in je webbrowser een andere DNS- of DoH-server is ingesteld.

Personalisatie

Via thema’s kun je Windows snel voorzien van een combinatie van achtergronden, geluiden en kleuren. Selecteer een thema via Persoonlijke instellingen / Thema’s en klik op Bladeren door thema’s voor meer opties online. Je kunt ook een thema aanpassen door Aangepast thema gebruiken te kiezen en Achtergrond, Kleur, Geluiden en/of Muiscursor te wijzigen. Als alles naar wens is, klik je in het venster Thema’s op Opslaan en geef je je thema een naam. Om het toe te passen, klik je op de miniatuur. Om het thema te delen, klik je met rechts op de miniatuur en kies je Thema voordelen opslaan. Met een dubbelklik op het bestand deskthemepack installeer je het thema op een andere pc.

Daarnaast kun je zelf lettertypes toevoegen aan je systeem, zodat je deze automatisch ook vindt in applicaties als Word. Op www.dafont.com vind je bijvoorbeeld een indrukwekkende, doorzoekbare collectie lettertypes. Download een zip-bestand, pak het uit, ga naar Persoonlijke instellingen / Lettertypen en versleep het lettertypebestand (otf of ttf) naar het deelvenster.

Heb je een Mac, lees dan: Personaliseer je Mac: handige tips voor het Dock en de menubalk

Apps en features

Wanneer een bestandstype zoals jpg of pdf niet meer opent in je vertrouwde applicatie, omdat een andere toepassing de bestandsextensie heeft gekaapt, kun je dit als volgt corrigeren. Ga naar Apps en selecteer Standaard-apps. Typ de betreffende bestandsextensie in; de huidig gekoppelde applicatie verschijnt eronder. Klik hierop om een alternatief te kiezen in een pop-upvenster en bevestig met Standaardlocatieinstellen. Als het gewenste alternatief er niet tussen staat, scrol dan naar beneden, kies Een app op uw pc kiezen en verwijs naar een geschikte toepassing.

Om een andere standaardbrowser in te stellen, typ je de naam van de browser, zoals Brave, bij Apps zoeken en klik je hierop. Bevestig met Standaard instellen. Deze browser eigent dan de benodigde bestandsextensies toe, zoals htm(l), shtml en pdf, tenzij je deze afzonderlijk aanpast.

Windows bevat optionele onderdelen waarvan slechts enkele standaard zijn ingeschakeld. Je kunt deze vinden via Systeem / Optionele onderdelen. Klik op Functies weergeven voor een lijst van nog niet geïnstalleerde onderdelen. Je vindt hier diverse aanvullende lettertypen voor vreemde talen en uiteenlopende software zoals OpenSSH-server, XPSViewer en Windows Faxen en scannen (een handige interface voor je scanner of AIO-printer).

Accounts

Microsoft stimuleert het gebruik van een Microsoft-account bij de installatie van Windows. Wil je later, bijvoorbeeld om privacyredenen, overstappen naar een lokaal account, dan zijn er eigenlijk twee mogelijkheden.

Ben je al langer met je Microsoft-account aangemeld en wil je je persoonlijke bestanden en instellingen behouden, maar dan zonder de integratie van Microsoft-clouddiensten, zoals OneDrive of automatische apparaatsynchronisatie? Ga dan naar Accounts / Uw info. Klik daar op Inplaats daarvan aanmelden met een lokaal account en volg de instructies.

Heb je liever een compleet nieuw gebruikersprofiel? Ga dan naar Accounts en selecteer Andere gebruikers. Klik op Account toevoegen. In het nieuwe venster klik je op Ik beschik niet over de aanmeldgegevens van deze persoon en daarna op Gebruiker zonder Microsoft-account toevoegen. Vul een accountnaam en tweemaal een wachtwoord in, en beantwoord drie beveiligingsvragen. Bevestig met Volgende. Klik op het nieuw toegevoegde account en kies Accounttype wijzigen. Uit veiligheidsoogpunt is het raadzaam om het account waarmee je je gewoonlijk aanmeldt, in te stellen als Standaardgebruiker en niet als administrator.

Zoekfunctie

Windows beschikt over een zoekfunctie die werkt met indexering, een methode waarbij een database wordt aangemaakt met informatie over mappen en bestanden, waardoor het zoeken sneller verloopt. Standaard zoekt Windows alleen in je documenten, afbeeldingen, muziekmappen en op je bureaublad. Je kunt het zoekgebied uitbreiden naar je hele pc via Privacy en beveiliging / Zoeken in Windows, waar je Uitgebreid kiest bij Mijn bestanden zoeken. Hieronder zie je de mappen die standaard zijn uitgesloten van zoekoperaties.

Klik op Een uitgesloten map toevoegen voor extra uitzonderingen. Activeer bovenaan Energie-instellingen respecteren bij het indexeren om de batterij te sparen. Scrol naar Geavanceerde indexeringsopties, waar je ziet hoeveel items al zijn geïndexeerd. Klik op Wijzigen en vink de (sub)mappen aan die je wilt laten indexeren en bevestig met OK. Klik daarna op Geavanceerd en specificeer op het tabblad Bestandstypen welke bestandsextensies geïndexeerd moeten worden en of dit alleen voor bestandseigenschappen moet gelden of ook voor de bestandsinhoud, voor zover leesbaar. Onderaan kun je ook eigen bestandsextensies toevoegen, zoals php of py, handig als je vaak met scripts werkt.

Updates

Dankzij een ingebouwde updatefunctie blijft Windows altijd actueel. Via WindowsUpdate kun je het updateproces aanpassen. Je kunt updates tijdelijk onderbreken door bijvoorbeeld Een week pauzeren te kiezen, wat handig is als je niet gestoord wilt worden door updates tijdens belangrijk werk.

Ook kun je bij Geavanceerde opties /Gebruikstijden aangeven dat je apparaat gedurende een instelbaar aantal uren (tot maximaal achttien uur) niet mag herstarten voor updates. Hier stel je ook in of je updates voor andere Microsoft-producten wilt ontvangen. Bij Extra opties kun je op Optioneleupdates klikken voor (stuurprogramma-)updates die Windows standaard niet installeert, maar die je mogelijk nodig hebt. In Geschiedenis van Updates vind je onderaan de optie Installatie van updates ongedaan maken, waar je een lijst krijgt van updates die je kunt verwijderen als ze problemen veroorzaken.

Herstel

Als je Windows-systeem ernstig is ontregeld, biedt Systeem / Systeemherstel verschillende herstelopties. Onder Problemen oplossen zonder uw pc opnieuw in testellen / Andere probleemoplossers kun je probleemoplossers starten voor issues met onder meer audio, printers en netwerkverbindingen.

Bij ernstigere problemen ga je naar Herstelopties / Geavanceerde opstartopties. Sluit alle applicaties en klik twee keer op Nu opnieuw opstarten. Na een herstart selecteer je Problemen oplossen / Geavanceerde opties, voor een WinRE-scherm met diverse opties. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor Opstartherstel waarbij Windows probeert het opstartproces automatisch te herstellen. Of je gaat voor Opstartinstellingen om Windows in de veilige modus te starten voor bijvoorbeeld het verwijderen van problematische drivers. Andere opties zijn Opdrachtprompt, Updates verwijderen, Systeemherstel (teruggaan naar een eerder herstelpunt) en Instellingen voor UEFI-firmware (voor het set-upvenster van je UEFI/BIOS).

Bij Herstelopties vind je ook de optie Deze pc opnieuw instellen, waarbij je Windows opnieuw kunt installeren met of zonder behoud van je persoonlijke bestanden, apps en instellingen.

Beveiliging

In de afgelopen jaren heeft Microsoft de beveiliging van Windows aanzienlijk versterkt. Dat is zichtbaar in de vele geavanceerde veiligheidsopties. We lichten er enkele toe.

Ga naar Privacy en beveiliging en open Windows-beveiliging. Selecteer Virus- enbedreigingsbeveiliging en klik op Bescherming tegen ransomware beheren. Als je Controlled folder access activeert, beschermt Windows belangrijke data tegen ongeautoriseerde wijzigingen. Via Beschermde mappen kun je zelf kiezen welke gegevens je wilt beveiligen en met Een app toestaan via Controlled Folder Access / Eentoegestane app toevoegen kun je specifieke apps alsnog toegang geven tot deze data.

Als je wel vaker onbekende sites bezoekt en software downloadt, open dan de rubriek App- en browserbeheer en schakel Beveiliging op basis van reputatie in (zeker wanneer je ook browser Edge gebruikt). Via Instellingenvoor beveiliging op basis van reputatie kun je eventueel aanpassingen uitvoeren. Bekijk gerust ook de opties Smart App Control en Exploit Protection, maar over het algemeen zijn de standaardinstellingen prima. Onder Apparaatbeveiliging / Kernisolatie kun je Geheugenintegriteit inschakelen voor extra bescherming, maar we hebben al ondervonden dat dit problemen kan veroorzaken met sommige apps, zoals bij virtualisatie.

Tot slot, onder Systeem / Voor ontwikkelaars kun je Ontwikkelaarsmodus inschakelen. Daarmee wordt het mogelijk apps buiten de Microsoft Store te installeren en te gebruiken (sideloaden). Realiseer je wel dat dit mogelijk net iets minder veilig is.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).