Zo vul je in een flits Excel-data aan (zonder ingewikkelde formules)
Je weet dat je in Excel formules en data naar aangrenzende cellen kunt kopiëren door met de vulgreep te slepen. Maar ken je de functie Snel aanvullen al? Deze functie, die in het Engels Flash Fill heet, kan je veel werk uit handen nemen.
Heb je een document waarin de data allemaal in één kolom staan? Dan kun je dat in Excel vliegensvlug van elkaar scheiden (of juist samenvoegen). In dit artikel laten we je het zien:
- Data scheiden door één keer te kopiëren en plakken
- Data scheiden met enkel en alleen een sneltoets
- Data samenvoegen
Nog meer snel in Excel: Van inch naar centimeter, van Fahrenheit naar Celsius: snel omzetten met Excel
1 Data extraheren
Flash Fill of Snel aanvullen werkt zowel in de Windows als in de macOS-versie van Excel. De functie herkent patronen en voert die automatisch door. Zo kun je met één enkele druk op de knop de jaartallen uit een kolom met tijdsaanduidingen halen, initialen automatisch afleiden, of voor- en achternamen uit een reeks gegevens halen zonder dat je een formule hoeft te gebruiken.
Een voorbeeld maakt dit meteen duidelijk. In een Excel-lijst staat in kolom A een onhandige opsomming van voorzitters van de minsterraad uit de Nederlandse parlementaire geschiedenis. In iedere cel staat iets als ‘Johan Rudolph Thorbecke, voorzitter van de minsterraad in de periode 1849-1853. Als je in kolom B alleen de namen van deze premiers wilt hebben, dan typ of plak je in cel B1 de naam van minister-president ‘Johan Rudolph Thorbecke’ en druk je op Enter. Daarna selecteer je cel B2, en in het tabblad Gegevens bij Hulpmiddelen voor gegevens klik je op de knop Snel aanvullen. Je herkent de knop aan het kleine bliksempje. Onmiddellijk worden, zonder dat je verder iets hoeft te doen, alle andere namen in de tekst in de A-kolom gevonden en overgebracht naar de B-kolom.
De knop Snel aanvullen herken je aan het kleine bliksempje.
2 Sneltoets
Maar het kan nóg sneller. Veronderstel dat je alleen de jaartallen nodig hebt die vermeld staan in de gegevens van kolom A. Typ (of plak) dan in cel B1 de beide jaartallen die je in cel A1 terugvindt en selecteer vervolgens cel B2. In plaats van de knop Snel aanvullen gebruik je nu gewoon de sneltoets Ctrl+E. Onmiddellijk haalt Excel de jaartallen op de juiste manier uit kolom A en kopieert die naar kolom B.
Excel haalt zelf de tijdsaanduiding uit de A-kolom.
3 Data samenvoegen
Veronderstel dat je twee kolommen hebt. In de ene staan de voornamen en in de tweede de achternamen. Het is dan mogelijk om deze twee te combineren door middel van een formule met aanhalingstekens en ampersand, maar eigenlijk is dat helemaal niet nodig. Veel eenvoudiger is het om in de eerste cel van de derde kolom te typen hoe je de volledige naam wilt zien. Selecteer de cel daaronder, druk op Ctrl+E en klaar.
Snel aanvullen combineert de gegevens aan de hand van het voorbeeld dat je hebt gegeven.
