Wie bij Vivaldi denkt aan een Italiaanse componist is niet helemaal bij de tijd. Vivaldi is namelijk (ook) een uitstekende browser: lekker snel en met veel mogelijkheden. Oftewel: een browser waar muziek in zit! Afgelopen maand kreeg de browser nog een grote update. Wat moet je weten over Vivaldi?

Tip 01: Vivaldi

Vivaldi is een veelbelovende browser met momenteel ruim 1,5 miljoen gebruikers.  Het bedrijf richt zich in eerste instantie op de desktop, met een versie voor Windows, macOS en Linux, maar er is ook een Android-versie. Vivaldi is opgericht door Jon von Tetzchner. De IJslander was daarvoor de baas van Opera, dat hij mede had opgericht. Met Vivaldi zwemt het bedrijf een beetje tegen de stroom in: waar de gangbare browsers zaken proberen te versimpelen, probeert deze browser juist zoveel mogelijk handige opties toe te voegen. Niet alleen voor personalisatie om de browser helemaal naar wens in te kunnen stellen, maar ook voor powerusers. De browser lijkt deels gericht op overstappers van Opera, dat de laatste jaren veel aan functionaliteit heeft ingeboet. Vivaldi leent trouwens ook wat features van Opera, waaronder de Speed Dial, een handige plek voor je favoriete websites.

Tip 02: Personalisatie

De browser biedt uitgebreide mogelijkheden voor personalisatie. Al direct na de installatie kun je bijvoorbeeld de kleurstelling aanpassen of positie van de tabbladen wijzigen. Duikt je naderhand in de instellingen, dan zie je dat deze eerste opties nog maar het topje van de ijsberg zijn. Om in het instellingen-venster te komen, druk je op het Vivaldi-icoontje linksboven. Je kunt hier eventueel gelijk bladwijzers en instellingen van een andere browser importeren. De geschiedenis is bij deze browser ook opvallend uitgebreid, hier zie je zelfs een grafiek met je internetactiviteit. Heb je vaak veel tabbladen open, dan zul je de extra voorzieningen van Vivaldi op dit punt ook zeker waarderen. Hierover in de volgende tips meer.

©PXimport

Tip 03: Tabs groeperen

Alle browsers werken met tabbladen om meerdere websites te openen, maar Vivaldi gaat een stap verder. Zo kun je in een tab meerdere pagina’s onderbrengen. Verzamel je informatie over een vakantiebestemming? Verzamel die webpagina’s dan allemaal onder één tab. Het samenvoegen kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld via drag-and-drop: laat de muis los als de gewenste tab grijs kleurt. Je kunt ook van twee of meer tabs een tabgroep maken door ze te selecteren met de Shift-toets ingedrukt. Rechtsklik daarna op één van die tabs en kies #tabs tot tabgroep maken. Opheffen gaat via rechtermuisklik / Tabgroep degroeperen.

Je merkt dat als je met de muis boven een tabgroep hangt, je miniaturen ziet van alle pagina’s in die groep. Wil je één tab verwijderen uit de tabgroep, klik dan bij zo’n miniatuurweergave rechtsonder op het kruis om de site te sluiten.

©PXimport

Tip 04: Sites naast elkaar

Met de brede schermen van tegenwoordig passen er prima meerdere websites naast elkaar. Vivaldi kan meerdere sites tegelijk tonen. Dat noemt de browser het ‘stapelen’ van tabs. Selecteer de tabs door erop te klikken terwijl je de Shift-toets ingedrukt houdt. Klik met rechts op een tab: de optie Tabs stapelen verschijnt. Heb je een tabgroep, dan kun je ook rechtsklikken op de tabgroep en kiezen voor Tabgroep stapelen.

Je kunt zelf regelen hoe gestapelde tabs op het scherm komen. In de onderste balk van Vivaldi vind je een aantal pictogrammen. Klik op het rechthoekige pictogram om te bepalen of je vensters naast elkaar of onder elkaar komen te staan. Je kunt ook vensters op een raster zetten, dit werkt pas bij minimaal drie gestapelde tabs.

©PXimport

Tip 05: Tabbalk verplaatsen

De balk met tabs staat normaal gesproken bovenaan, maar Vivaldi zou Vivaldi niet zijn als dit niet aan te passen was. Door de tabbalk links of rechts te plaatsen, verschijnen continu miniatuurtjes van openstaande tabs. Zo zie je in één oogopslag wat er allemaal open staat. Zeker als je een breed beeldscherm hebt, is dit een handige optie. Ga hiervoor naar Instellingen / Tabs en kies voor Links (of Rechts, als je dat prettiger vindt).

Ben je het spoor kwijt met heel veel open tabs en/of vensters? Druk dan gewoon op F2. Hiermee opent een zoekvenster waarin je alle geopende pagina’s ziet. Je kunt via dit venster in één keer alle onderdelen van de browser doorzoeken, waaronder geopende tabbladen, bladwijzers, geschiedenis en instellingen.

©PXimport

Tip 06: Vivaldi versnellen

Het actief houden van veel tabs zorgt voor een trage computer. Een oplossing is het sluiten van tabs, maar Vivaldi heeft een slimmere oplossing. Door een tab in de slaapstand te zetten, wordt er geen geheugen gebruikt. Dit kan ook met een groep tabbladen. Klik met de rechtermuisknop op een (niet-actieve) tab en kies Tab in slaapstand zetten of kies Tabgroep in slaapstand zetten. Door op een actieve tab te klikken, zie je de optie Achtergrondtabs in slaapstand zetten. Hiermee worden alle andere tabs in de energiebesparende stand gezet.

©PXimport

Muisgebaren

©PXimport

Tip 07: Terug en vooruit

In de adresbalk staan de gebruikelijke knoppen om een pagina terug of vooruit te gaan. Maar er zijn nog twee knoppen: daarmee kun je terug- en vooruit spoelen. De terugspoelknop brengt je naar de eerst bezochte pagina van een domein. Vooruitspoelen is beschikbaar op pagina’s die zijn opgedeeld in meerdere delen, bijvoorbeeld een review van enkele pagina’s.

©PXimport

Tip 08: Screenshots

Vivaldi bevat een ingebouwde functie om screenshots te maken. Rechtsonder in de statusbalk staat het pictogram van een camera. Is de statusbalk niet zichtbaar? Gebruik dan de toetscombinatie Ctrl+Shift+S. Via Instellingen / Uiterlijk kun je ook de statusbalk activeren. Met een klik op het cameraatje verschijnen enkele opties. Bovenin is er de keuze tussen het maken van een afbeelding van de hele pagina of van een selectie. Let wel, bij de optie Hele pagina gaat het letterlijk om de gehele pagina, dus niet alleen het zichtbare gedeelte. Wil je alleen het gedeelte dat je ziet vastleggen? Kies dan Selectie. Verder kun je kiezen voor opslaan als jpeg, png of de afbeelding op het klembord plaatsen. Die laatste optie is handig als je het beeld wilt plakken in bijvoorbeeld een beeldbewerkingsprogramma of e-mail. Vivaldi slaat de afbeeldingen op in de map Afbeeldingen\Vivaldi Captures. Via Instellingen / Webpagina’s kunt u de map voor de schermopnames wijzigen.

©PXimport

Voor webontwikkelaars

Tip 09: Pagina-acties

De statusbalk bevat ook de functie Pagina-acties. Deels zijn dit – in onze ogen – wat nutteloze functies. Zo kun je via de actie 3D-transformatie de pagina in driedimensionaal perspectief tonen. Gelukkig zitten er ook een paar handige acties tussen. Zo kun je via Inhoud blokkeren advertenties uitzetten op een pagina. Door te kiezen voor Letters vaste breedte wordt de leesbaarheid vergroot. Met de actie Leesweergave wordt alleen de belangrijkste tekst van een webpagina getoond. Het is wel jammer dat Vivaldi deze pagina-acties niet onthoudt. Iedere keer dat u een nieuwe tab opent, moet de pagina-actie weer worden ingesteld.

©PXimport

Tip 10: Notities maken

Doe je onderzoek op internet? Of kom je iets tegen dat je even wilt bewaren? Dan is het handig om notities te maken tijdens het surfen. Selecteer tekst die je wilt bewaren, rechtsklik erop en kies Kopiëren naar notitie. Het lijkt nu alsof er niets gebeurt, maar open maar eens het deelvenster voor notities. Dit staat normaliter links, maar via de instellingen kun je het ook rechts plaatsen. Is het venster niet te vinden? Gebruik dan de F4-toets of het pictogram linksonder in de statusbalk. In dit venster zie je dat de zojuist geselecteerde tekst is toegevoegd aan een nieuwe notitie, samen met een screenshot van de pagina. Je kunt hier ook zelf een nieuwe notitie toevoegen via het plusje. Je kunt tekst typen, een screenshot toevoegen, een bijlage koppelen en het webadres bijvoegen. Overigens kun je in de instellingen bij Paneel dit notitievenster automatisch laten openen na het toevoegen van tekst aan een notitie.

©PXimport

Tip 11: Leesmodus

Wil je je concentreren op een tekst? Via de leesmodus is het mogelijk om alleen de hoofdtekst te tonen, zonder afleiding van menu’s, advertenties en andere ongein op de pagina. Het activeren van de leesweergave kan in de adresbalk door het pictogram met de streepjes in te drukken (rechts van het webadres). Via dezelfde knop verlaat je die weergave weer.

©PXimport

Tip 12: Andere startpagina

De startpagina van Vivaldi wordt gevormd door de zogeheten Speed Dial. Deze pagina bestaat uit snelkoppelingen naar websites. Die snelkoppelingen kunnen ook in mappen worden verzameld. Voor het toevoegen van een site klik je op de grote plus, typ je het adres in en klik je op Toevoegen. Wil je een map aanmaken, klik dan onder het vak waar je het adres kunt invullen op de knop Nieuwe map. Geef de map een naam, klik erop en voeg daarna via de plus websites aan de map toe. Je kunt helaas niet websites uit het overzicht naar de map toe slepen.

Wil je een andere startpagina van de Speed Dial, open dan Instellingen / Opstarten en stel rechts onder Startpagina een eigen startpagina in.

©PXimport

Tip 13: Extensies

Omdat Vivaldi gebruikmaakt van vergelijkbare technologie als Chrome, is het mogelijk om extensies te installeren die voor Chrome zijn gemaakt. Dat gaat via Menu (het knopje met het logo) / Extra / Extensies. Je ziet dan een overzicht van de al geïnstalleerde extensies. Met een klik op Meer extensies toevoegen installeer je nieuwe extensies. Onze ervaring is dat niet elke extensie voor Chrome goed functioneert. Drie handige populaire extensies die wél goed werken:

LastPass: met deze extensie kun je de webdienst LastPass gebruiken om wachtwoorden veilig in de cloud op te slaan en automatisch in te vullen op websites.

Office Online: dit is een handige extensie van Microsoft om bestanden in OneDrive te bekijken, uploaden en openen.

Google Mail Checker: hiermee krijg je een seintje als er nieuwe mail binnenkomt in Gmail. Een pictogram in de adresbalk toont het aantal nieuwe mails.

©PXimport

Hue Lights

©PXimport

14. E-mail en agendaclient

In juni van dit jaar kreeg Vivaldi één van zijn grootste updates ooit. In de recent uitgebrachte versie 4.0 kun je een ingebouwde e-mail- en agendaclient vinden. Hiermee kun je bestaande mailboxen importeren via imap of pop3.  Je kunt zelfs via de browser een webmailaccount aanvragen (gebruikersnaam@vivaldi.net). 

Ook kun je je agenda importeren in de browser. De ingebouwde e-mail- en agendafuncties bevinden zich nog wel in de bètafase. 

15. Vertalen

Veel browsers bieden al een vertaalfunctie aan en met de komst van versie 4.0 doet Vivaldi dit ook via Vivaldi Translate. Dit werkt hetzelfde als bij Chrome en andere bekende browsers: via een vertaalknop in de URL-balk kun je webpagina's direct laten vertalen. De vertalingen lopen via Lingvanex-software, die het mogelijk maakt om maar liefst 127 talen te verwerken. 

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).