Heb je een groot huishouden? En hebben jullie veel sportwedstrijden, etentjes, bezoekjes en vakanties? Hoe zorg je er dan voor dat al die afspraken goed worden bijgehouden en elkaar niet overlappen? Wij laten je zien hoe je een gezamenlijke agenda maakt en handig onderhoudt.

Gezinsgroepen

Je kunt slim gebruikmaken van Google om een kalender voor het gezin te maken. Google zelf ondersteunt zogeheten ‘gezinsgroepen’ van maximaal zes personen. Er zijn een paar belangrijke kenmerken. Allereerst kan iedereen in de familie items in de agenda maken, aanpassen en verwijderen. De minimale leeftijd is 13 jaar. Alleen familieleden hebben toegang tot de kalender: je kunt geen externe personen uitnodigen. Wel kun je anderen uitnodigen voor evenementen.

Je vindt de dienst via https://families.google.com. Klik op Aan de slag. Eerst creëer je een gezinsgroep: klik bovenin op Gezinsgroep maken. De persoon die de groep maakt, wordt automatisch de gezinsbeheerder. Klik op Bevestigen. Vervolgens kun je vijf anderen uitnodigen om lid te worden. Google geeft een aantal suggesties in het vak, maar je kunt ook zelf de e-mailadressen van anderen opgeven. Overigens kun je op elk later moment nieuwe personen uitnodigen. Zo kun je ervoor kiezen om eerst de gezinsfuncties in orde te maken en daarna pas uitnodigingen te versturen.

Dashboard

Het merendeel van de functies komt samen in het dashboard. Bovenin zie je de actuele leden van het gezin en heb je de mogelijkheid om nieuwe personen toe te voegen (via de knop Uitnodigingen sturen). Tussen haakjes lees je hoeveel personen je nog kunt uitnodigen.

In het vak eronder zie je welke onderdelen je met de familie kunt delen. Dat gaat verder dan alleen een gedeelde agenda. Zo kun je ook takenlijstjes en opslagruimte delen. Klik op Delen met gezin bekijken voor een compleet overzicht van de gedeelde items.

Agenda maken

Een belangrijk onderdeel van de gezinsgroep vormt uiteraard de gezinsagenda. Klik in het dashboard op Google-gezinsagenda. Een nieuw venster met de agenda opent. Voor wie al werkt met een eigen Google-agenda, komt de omgeving uiteraard bekend voor. We zorgen er eerst voor dat de agenda naar onze smaak is. Klap de sectie Mijn agenda’s uit. Klik op de drie puntjes bij Gezin (de optie Meer opties voor gezin) en kies Instellingen. Hier geven we de agenda een naam en bepalen we in welke tijdzone de agenda moet werken.

Standaard worden alle afspraken in de agenda gedeeld met de rest van het gezin. Je bepaalt zelf of je hiervan een melding ontvangt. Klik op Melding toevoegen in het vak Meldingen voor afspraken. Bepaal hoe je de melding ontvangt: E-mail of Melding. Geef vervolgens aan hoelang van tevoren de melding moet verschijnen, bijvoorbeeld 1 uur. Je kunt meerdere meldingen bepalen: klik daarvoor op Melding toevoegen en configureer de nieuwe melding.

Dezelfde stap kun je nemen voor afspraken van een hele dag, maar daarvoor gebruik je een andere sectie. Klik op Melding toevoegen bij Meldingen voor afspraken die de hele dag duren. In de sectie Overige meldingen kun je aangeven of je e-mail wilt ontvangen bij andere aanpassingen, zoals gewijzigde afspraken, reacties op een afspraak of dagelijks terugkerende afspraken.

Extra opties

Google heeft verschillende opties om de gezinsagenda te gebruiken op verschillende andere plekken, bijvoorbeeld als je een website voor het gezin onderhoudt of een slim huis hebt waarvan je de agenda deel laat uitmaken. In het eerdergenoemde instellingenvenster vind je de sectie Agenda integreren. Hier vind je onder meer de mogelijkheid om de agenda op te nemen op een website. Kopieer de code van de agenda en verwerk deze op je eigen pagina. Klik op Aanpassen voor meer opties bij het insluiten van de agenda.

Je kunt de gedeelde agenda later altijd verbergen. Open Google Agenda. Links vind je de sectie Mijn agenda’s. Verwijder het vinkje bij Gezin. De agenda wordt verborgen. Wil je de agenda helemaal niet meer gebruiken? Open dan het instellingenvenster van de agenda en zoek naar de sectie Agenda verwijderen. Klik op Afmelden.

Gezamenlijke taken

Grote kans dat je ook gezamenlijke lijstjes wilt bijhouden, zoals takenlijsten of ideeën voor een weekendje weg. Daarvoor maak je in Google gebruik van Keep. Je kunt de lijsten met anderen samenstellen en deze ook delen met de rest in de groep. In het dashboard klik je op Keep voor gezinnen. Links vind je de verschillende secties, waarvan Notities eerst het belangrijkst is.

In het vak bovenin maak je de notitie. Klik erop en geef de notitie een naam. In het vak eronder kun je de eigenlijke aantekening maken. De rij met pictogrammen onderin geeft je toegang tot de aanvullende functies. Om de rest van het gezin te betrekken, klik je op het pictogram met de persoon (Bijdrager). Kies voor Gezinsgroep en klik op Opslaan. Een pictogram met huisje geeft aan dat de betreffende notitie wordt gedeeld. Gaat het om een belangrijke notitie, dan kun je deze vastpinnen door te klikken op de punaise (rechtsboven).

Gezinsdashboard

Ook met Outlook.com kun je agenda’s voor het gezin maken. De gedeelde agenda wordt getoond bij de rest van je agenda’s, aan de linkerzijde van het venster onder Uw gezin. Ook op in de mobiele app van Outlook wordt de agenda getoond. Tijd om aan de slag te gaan.

Ga naar https://family.microsoft.com. Het dashboard van je gezin wordt geopend. Het bestaat uit meerdere secties. Uiterst bovenin vind je de huidige leden. De persoon die de gezinsagenda het eerste aanmaakt, wordt aangemerkt als de gezinsorganisator. Klik op het vak Een gezinslid toevoegen. Geef het e-mailadres op van het gezinslid. Als het gezinslid nog geen e-mailadres heeft, kies je voor Een account maken.

Hierna vraagt Outlook welke rol je aan het gezinslid wilt geven. Kies voor Lid als je de gebruiker geen administratorrechten wilt geven, bijvoorbeeld jonge kinderen. Wil je het gezinslid wel meer rechten geven, bijvoorbeeld om instellingen aan te passen, dan kies je voor Organisator. Klik op een rol om eronder de voorbeelden van de rechten te zien, zodat je een weloverwogen keuze maakt. Bevestig tot slot met een klik op Uitnodigen. De persoon wordt toegevoegd aan de lijst Openstaand lid, totdat zij de e-mailuitnodiging accepteren. Je kunt de uitnodiging ook ‘namens’ de andere gezinsleden accepteren, zodat je het proces versnelt. Klik in hetzelfde vak op Nu accepteren.

Agenda vullen

Via het dashboard heb je snel toegang tot de gezinsagenda. Klik in de sectie Je functies op Gezinsagenda. Hier kun je nieuwe afspraken inplannen, zoals je mogelijk al gewend bent van de agendafunctie van Outlook.com. Klik op Nieuwe gebeurtenis. Zorg dat de juiste agenda is geselecteerd: bovenin zie je de geselecteerde agenda, bijvoorbeeld Uw gezin. Geef nu de details van de gebeurtenis op.

Mogelijk wil je niet dat elke afspraak zichtbaar is voor iedereen. Markeer de afspraak dan als privé. Klik op de gelijknamige knop, die je rechtsboven in het afspraakvenster vindt. Eventueel kun je de afspraak nog voorzien van een eigen kleur (zie de paragraaf ‘Duidelijker met kleuren’). Tevreden? Bewaar de afspraak via Opslaan.

Je kunt ook afspraken aan de rest van het gezin voorstellen en om een reactie vragen. Bijvoorbeeld bij het plannen van een weekendje weg, waarbij je polst of de voorgestelde datum voor iedereen schikt. Kies voor Nieuwe gebeurtenis en maak de afspraak aan. Voordat je de afspraak bewaart, klik je op de knop Opties voor reacties. Je vindt deze linksboven in het venster. Hier kunt je vragen om een reactie (Reacties vragen).

Duidelijker met kleuren

Een agenda voor het hele gezin kan al gauw rommelig worden. Door bij elkaar horende afspraken of afspraken van hetzelfde type een kleur te geven, breng je structuur aan. Je geeft relatief eenvoudig een kleur aan een afspraak: klik met de rechtermuisknop op de afspraak en kies Categoriseren. Selecteer vervolgens de gewenste kleur. Interessant is de mogelijkheid om ook de categorienaam van die kleur aan te passen. Kies Alle categorieën en klik op Naam wijzigen. Je herkent de categorie later een stuk sneller.

Je kunt de agenda zelf ook duidelijker maken. Klik met de rechtermuisknop op Uw gezin (links in het venster). Klik op Kleur en pas de kleur van de agenda aan.

E-mailen

Behalve het inplannen van gezamenlijke afspraken, kun je de gezinsfuncties van Outlook.com ook goed gebruiken om met de andere gezinsleden te communiceren, bijvoorbeeld door uitnodigingen of interessante berichten aan elkaar door te sturen. In het dashboard van de gezinsfuncties ga je naar Je functies. Klik op Gezins-e-mail openen. De e-mailomgeving van Outlook.com wordt geopend. Links in het venster vind je de nieuwe sectie Uw gezin. Klik hierop om de gezinsgroep te openen. Om vervolgens in één keer een mail naar alle gezinsleden te sturen, klik je op de knop E-mail verzenden. Stel het bericht op. In de regel Aan zie je dat Uw gezin is geselecteerd.

Ook andere personen mogen berichten sturen aan je gezin, maar dit is pas mogelijk als je deze afzenders hiervoor hebt goedgekeurd. Open de groep Uw gezin. Klik nu op Uw gezin, zodat je de eigenschappen te zien krijgt. In het nieuw geopende venster klik je op de tab Vertrouwde afzenders. Klik op het invoervak en selecteer de persoon uit de lijst met veelgebruikte contacten. In plaats daarvan kun je ook een e-mailadres opgeven. Klik hierna op Afzender toevoegen. Herhaal deze stappen voor elke persoon die door de e-maillijst mag worden vertrouwd.

Lijstjes bijhouden

Zoals Google de functie biedt om lijstjes bij te houden met Keep, kun je ook met Microsofts Outlook.com prima lijstjes bijhouden en delen in OneNote. In het eerdergenoemde dashboard klik je op de sectie OneNote Gezin. Het familienotitieblok wordt gemaakt. Links in het venster vind je de verschillende secties van het notitieblok. Zo kun je aparte secties maken voor hobby, sport en verjaardagen. Elke sectie krijgt een eigen kleur en kent meerdere subsecties. Heb je bijvoorbeeld de sectie Huishouden, dan kun je deze weer onderverdelen in secties met bijvoorbeeld de wachtwoorden voor het thuisnetwerk, eventuele bonnetjes en checklists voor het onderhouden van de tuin.

Lees ook: Gek op lijstjes? Dan is Microsoft Lists de app voor jou

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).