Met deze tips vergeet je geen enkele afspraak meer!
Een online agenda is vooral zo handig omdat je ‘m altijd en overal kunt bereiken. De agenda’s van Google en Microsoft zijn wellicht de populairste, en in dit artikel geven we je voor beide een reeks tips, zodat je nog meer uit je agenda en je dag kunt halen.
Na het lezen van dit artikel kun je alles uit de Google of Outlook Agenda halen en hoef je geen enkele afspraak meer te vergeten. We vertellen onder meer:
- Hoe je je agenda van Google naar Outlook migreert en andersom
- Welke handige sneltoetsen en snelkoppelingen er zijn
- Hoe je vanuit je browser snel afspraken in kunt plannen
- Hoe je een agenda in een website kunt integreren
Liever geen Google én geen Microsoft? Het kan ook anders! Digitale agenda’s: uit deze apps en mogelijkheden kun je kiezen
Google Agenda en Outlook van Microsoft 365 zijn ook beschikbaar als mobiele apps voor Android en iOS, maar in dit artikel richten we ons op de webversies, die net zo flexibel zijn. Je kunt ze respectievelijk vinden op https://calendar.google.com en, afhankelijk van je Microsoft-abonnement: op https://outlook.office.com/calendar of https://outlook.live.com/calendar. Het uiterlijk en de mogelijkheden van beide online versies van Outlook zijn vrijwel identiek. Met het betaalde abonnement heb je bijvoorbeeld de mogelijkheid om een Teams-vergadering te plannen, terwijl dit bij de gratis versie standaard een Skype-vergadering is. In de betaalde versie zijn er ook enkele extra’s, zoals Bookings met mij (een gedeelde planningsagenda) en Werkuren en locatie (handig voor afspraken met collega’s).
Installeren als app
Als je het vervelend vindt om telkens je browser te moeten openen voor deze agenda’s, kun je ze als app installeren (een zogeheten PWA oftewel Progressive Web App).
Voor Chrome en Brave gaat dit als volgt. Open de agenda in je browser. Klik op het menuknopje rechtsboven en selecteer Meer hulpprogramma’s / Snelle link maken. Geef de snelkoppeling een geschikte naam en zet een vinkje bij Openen als venster, zodat je bij het opstarten niet de reguliere browserknoppenbalk ziet. Bevestig met Maken. Je vindt de snelkoppeling nu op je bureaublad.
In Edge klik je op het knopje met de drie puntjes. Selecteer Apps / Deze site installeren als een app. Klik op Bewerken als je een ander pictogram prefereert. Geef de app ook hier een naam en bevestig met Installeren. De app wordt meteen gestart, samen met een configuratiescherm waar je kunt aangeven waar je de snelkoppeling precies wilt hebben (taakbalk, startmenu en/of bureaublad) en of deze automatisch met Windows moet opstarten.
Agenda (Windows) Je kunt je Google- of Outlook-agenda’s ook bekijken en beheren via de gratis Agenda-app die standaard in Windows is ingebouwd. Start de app en klik linksonder op het tandwielpictogram. Selecteer vervolgens Accounts beheren en Account toevoegen. Kies de gewenste dienst, zoals Outlook.com, Office 365 of Google. Vul je accountgegevens in en geef de benodigde autorisaties. De bijbehorende agenda’s worden dan aan de app toegevoegd. Druk op het pictogram met de drie puntjes en kies Synchroniseren om je afspraken en andere gegevens direct up-to-date te houden.
Moe van al die afspraken?
Doe het dan eens helemaal andersom!
Migratie naar Google Agenda
We tonen je eerst hoe je agendagegevens overzet van Outlook naar Google, mocht je graag die overstap willen maken. Open hiervoor eerst je Outlook-agenda. Klik op het tandwielpictogram en selecteer de optie Alle Outlook-instellingen weergeven. Ga naar de rubriek Agenda en zoek Gedeelde agenda’s. Kies de gewenste agenda uit het uitklapmenu bij Agenda publiceren. Pas de machtigingen aan naar Kan alle details weergeven. Druk op Publiceren en klik op de ICS-link om het bestand te downloaden. Sla het ics-bestand op.
Vervolgens open je Google Agenda. Klik ook hier op het tandwielpictogram en selecteer Instellingen. Navigeer naar de rubriek Importeren en exporteren. Klik op Selecteer een bestand op je computer en verwijs naar het opgeslagen ics-bestand. Selecteer de gewenste Google-agenda waar je de geïmporteerde agendagegevens aan wilt koppelen. Bevestig door op Importeren te klikken.
Snelkoppelingen
Om sneller toegang te krijgen tot je agenda zijn er, naast de installatie als PAW-app, nog een paar andere handige trucs.
Zo kun je in de adresbalk van je browser cal.new typen om direct een nieuwe gebeurtenis aan je Google Agenda toe te voegen.
Daarnaast kun je ook direct vanuit de adresbalk in je agenda zoeken. In een Chromium-browser zoals Chrome, Edge of Brave, typ je <browsernaam>://settings/searchEngines in de adresbalk. Klik op Toevoegen, vul Google Agenda in bij de zoekmachine en bijvoorbeeld ga bij de snelkoppeling. Gebruik de volgende url: https://calendar.google.com/calendar/u/0/r/search?q=%s. Bevestig met Toevoegen. Nu kun je gewoon ga typen in de adresbalk, gevolgd door spatiebalk of tab en je zoekterm, om direct in je Google Agenda naar het trefwoord te zoeken.
Als je snel je Google Agenda wilt bekijken en beheren vanuit elke webpagina, zonder eerst naar de pagina te surfen, installeer dan de Chromium-extensie Checker Plus for Google Calendar. Deze extensie is beschikbaar in de Chrome Web Store en met een druk op de extensieknop heb je direct toegang tot je agenda.
Ook handig: Google Agenda laat zich eveneens aansturen met sneltoetsen. Druk op de vraagteken-toets voor een overzicht van deze sneltoetsen. Werkt dit niet? Klik dan op het tandwielpictogram, kies Instellingen, open de rubriek Sneltoetsen en plaats een vinkje bij Sneltoetsen aanzetten.
Delen
Als je partner, gezinsleden of collega’s en jij allemaal een eigen agenda hebben, kan het handig zijn om deze met elkaar te delen, zodat je meteen kunt zien welke momenten nog beschikbaar zijn om gezamenlijk iets te plannen.
Ga naar Instellingen en selecteer de gewenste agenda. Klik op + Mensen en groepen toevoegen en voer een of meer e-mailadressen in van de personen met wie je de agenda wilt delen. Selecteer de gewenste machtigingen in het uitklapmenu bij Rechten, van Alleen statusinformatie beschikbaar/bezet weergeven tot Wijzigingen aanbrengen en opties voor delen beheren. Bevestig met Sturen. De toegevoegde personen ontvangen een e-mail met de link Add this calendar, waarmee ze jouw agenda aan hun overzicht kunnen toevoegen.
Je kunt ook zelf een verzoek indienen bij iemand om zijn of haar agenda met jou te delen. Klik in je agendaoverzicht op de plusknop + Andere agenda’s toevoegen en selecteer Abonneren op agenda. Vul het e-mailadres in en druk op Uitnodiging sturen.
Weergave
Standaard krijg je de agenda’s per week te zien, maar je kunt deze weergave eenvoudig wijzigen door rechtsboven de knop Week in te drukken en bijvoorbeeld Maand of Jaar te selecteren. Via een vinkje kun je aangeven of je in deze weergave ook weekenden wilt opnemen. Via de optie Planning krijg je de afspraken in een eenvoudige alfabetische lijstweergave.
Of je stelt een persoonlijke agendaweergave in via Instellingen / Algemeen. In het rechterdeelvenster kun je nu bij Opties bekijken de gewenste instellingen kiezen. Zo kun je bijvoorbeeld opties als Weeknummers tonen of De helderheid van vroegere afspraken aanpassen aanvinken.
Afspraak-handigheden
Een afspraak inplannen is simpel. Klik gewoon op het gewenste tijdstip in je agenda en vul het dialoogvenster in met de benodigde gegevens. Standaard duurt een afspraak zestig minuten, maar je kunt dit aanpassen in Instellingen / Algemeen. Je kunt ook het gekleurde blokje van een (nieuwe) afspraak verslepen met de muis of de boven- of onderrand verticaal verplaatsen om de duur aan te passen. Als je een gebeurtenis over meerdere dagen wilt spreiden, sleep je met ingedrukte muis over de dagnummers bovenaan je weergave.
In het dialoogvenster van een nieuwe afspraak kun je een melding toevoegen. Maar als je liever een standaard timing wilt instellen, ga dan naar Instellingen. Selecteer de gewenste agenda onder Instellingen voor mijn agenda’s. Scrol naar Meldingen voor afspraken (die een hele dag duren) en klik op de knop + Melding toevoegen. Kies E-mail of Melding en geef aan hoeveel minuten, uren, dagen of weken van tevoren je een notificatie wilt ontvangen. Je kunt er ook voor kiezen om elke ochtend een e-mail te ontvangen met de afspraken voor die dag. Deze optie vind je bij Overige meldingen / Dagelijkse agenda.
Integratie
Als secretaris van een club wil je de leden toegang geven tot de clubagenda, zelfs als ze geen gebruik willen maken van Google Agenda of een compatibele agenda. Een handige oplossing is om de agenda op de clubwebsite te integreren.
Ga naar Instellingen en selecteer de clubagenda. Scrol in het rechterdeelvenster naar beneden en klik op Aanpassen in het onderdeel Agenda integreren. Hier kun je verschillende aanpassingen maken, zoals de informatie die je wilt weergeven, de grootte van het agendavenster en de achtergrondkleur (je kunt hier ook een eigen hex-kleur invoeren die past bij de andere paginakleuren). Selecteer eveneens welke agenda(‘s) je wilt laten zien. Wanneer je klaar bent, kopieer je de bijbehorende html-code naar het klembord door op het paginaknopje te klikken. Plak deze code vervolgens op de gewenste plek in de code van de webpagina.
Een alternatief is om op de webpagina een link op te nemen naar de ‘publieke’ agendaweergave. Je kunt deze link vinden bij Openbare URL voor deze agenda.
Migratie naar Outlook
We gaan er eerst van uit dat je met Google Agenda werkt en voortaan met Outlook aan de slag wilt. Open je Google Agenda, klik op het tandwielpictogram en open Instellingen / Importeren en exporteren. Kies Exporteren en bevestig met de knop Exporteren om al je agenda’s te exporteren. Om één specifieke agenda te exporteren kijk je bij Instellingen in de rubriek Instellingen voor mijn agenda’s en selecteer je de gewenste agenda. Vervolgens druk je op de knop Agenda exporteren.
Het resultaat is een zip-archief dat je uitpakt in een of meer ics-bestanden. Ga nu naar de webversie van Outlook waar je in het agendaoverzicht Agenda toevoegen selecteert. Kies Uploaden uit bestand en verwijs via Bladeren naar het gedownloade ics-bestand. Bevestig met Openen en duid de agenda aan in het uitklapmenu. Rond af met Importeren.
Lees ook: Ontsnap aan Googles ecosysteem
Over naar Outlook?
Dan heb je Microsoft Office nodig!
Sneltoetsen
Je kunt je Outlook-agenda efficiënter bedienen door gebruik te maken van sneltoetsen. Druk op Shift+? voor een lijst met meer dan veertig sneltoetsen. Standaard zijn dit sneltoetsen in Outlook-stijl, maar je kunt dit aanpassen.
Om de sneltoetsstijl te wijzigen, klik je rechtsboven op het tandwielpictogram, selecteer je Alle Outlook-instellingen weergeven en ga je naar de rubriek Algemeen en vervolgens naar Toegankelijkheid. Hier kun je de sneltoetsstijl aanpassen naar jouw voorkeur, zoals de stijl van Gmail, Outlook.com of Yahoo! Mail.
Weergave
Net als Google Agenda kun je ook je Outlook-agenda op verschillende manieren laten weergeven. Dit regel je snel met de knoppen bovenaan, zoals Dag (van één tot zeven dagen), Werkweek (zonder weekends), Week en Maand.
Je kunt een gekozen weergave altijd bewaren en snel weer oproepen. Stel alles naar wens in (via Instellingen / Alle Outlook-instellingen weergeven / Agenda / Weergave kun je nog meer opties vastleggen) en druk dan bovenaan op de knop Opgeslagen weergaven. Kies Huidige weergave opslaan en geef deze een naam. Zodra je met Opslaan bevestigt, zal ook deze weergave beschikbaar komen via de knop Opgeslagen weergaven.
Sjablonen (en meer)
Het kan handig zijn om sjablonen te gebruiken voor herhaalde afspraken of taken, zodat je niet telkens alles opnieuw hoeft in te voeren. Om sjablonen te gebruiken, plan je eerst de nieuwe gebeurtenis in je agenda. In het dialoogvenster vind je bovenaan de knop Sjablonen of het knopje met de drie puntjes waar je My Templates kunt selecteren. Druk op de knop + Sjabloon en voer een titel en bijbehorende tekst in voor het sjabloon. Bevestig met Opslaan en het sjabloon wordt toegevoegd aan de lijst. Je kunt het sjabloon vervolgens selecteren zonder alles opnieuw te hoeven invoeren. Om sjablonen te bewerken of te verwijderen, zijn er bijbehorende pictogrammen beschikbaar.
Een andere handige functie is de mogelijkheid om gebeurtenissen naar Microsoft OneNote te verzenden. Als je met OneNote werkt, kun je de knop Verzenden naar OneNote in het dialoogvenster gebruiken. Meld je aan bij OneNote, sta toegang toe, selecteer een locatie binnen OneNote en klik op Opslaan. Je kunt op Openen in OneNote klikken om de gebeurtenis direct in OneNote te bekijken.
Delen en publiceren
Als je dat wilt, kun je een agenda delen met collega’s of iemand van buiten je organisatie. Ga naar het tandwielpictogram en selecteer Alle Outlook-instellingen weergeven. Kies Agenda / Gedeelde agenda’s. Selecteer de gewenste agenda in het uitklapmenu en voer het e-mailadres in van de persoon met wie je de agenda wilt delen. Afhankelijk van je abonnement en organisatie zijn er verschillende machtigingen beschikbaar, zoals Kan zien wanneer ik bezet ben, Kan titel en locaties weergeven, Kan alle details weergeven en Kan bewerken. Klik op Delen en de persoon wordt toegevoegd aan de lijst. Ze ontvangen dan een e-mail met de knop Agenda accepteren en weergeven.
Een andere optie is om je agenda te publiceren als je liever geen individuele uitnodigingen wilt versturen. Selecteer opnieuw de agenda en kies de gewenste machtiging. Bevestig met Publiceren, waarna er twee adressen worden weergegeven: een voor de html-versie (voor het opnemen van de agenda in een browser) en een voor de ics-versie.
Deze laatste is handig als iemand zich vanuit zijn of haar Outlook-agenda op je agenda wil abonneren. Dit kan als volgt. Ga naar het agendaoverzicht, klik op Agenda toevoegen, kies Abonneren via internet, plak de url in het veld en stel de gevraagde opties in. Klik op Importeren en de agenda wordt zichtbaar in je overzicht.
