Er zijn zo veel manieren om informatie bijeen te sprokkelen en aantekeningen te maken. Helaas worden al die notities en takenlijstjes snel een zootje. Zeker als je de gegevens ook nog eens met anderen deelt. Om alle informatie en hersendumps strak te organiseren, is er Microsoft OneNote.

Of je nu een professional, student of thuisgebruiker bent, OneNote is een applicatie voor de desktop (Windows en macOS) en mobiel (iOS en Android) om ideeën en takenlijstjes vast te leggen en te stroomlijnen. Tijdens het notitieproces kun je in realtime samenwerken met anderen. Alle gegevens worden binnen hetzelfde Microsoft-account onderling gesynchroniseerd. Zo kun je bijvoorbeeld het takenlijstje dat je gisteren hebt opgesteld op de pc, vandaag afvinken op je smartphone.

Hiërarchische structuur

De kracht van OneNote is dat het allerlei hersenspinsels, voorstellen, ideeën, voorbereidingen en afbeeldingen in een hiërarchische structuur dwingt. Op het hoogste niveau komen de notitieblokken. Je kunt een notitieblok maken voor de meest uiteenlopende doeleinden: voor een reis, om recepten te bewaren of om bijvoorbeeld een feest te organiseren.

Elk notitieblok verdeel je in secties. Een sectie is een categorie met een specifiek onderwerp. Zo kun je het notitieblok ‘Buurtfeest 2014’ maken waarin de secties ‘Vergaderingen’ en ‘Catering’ zitten. Het derde niveau in de hiërarchie bestaat uit pagina’s. Elke sectie bestaat uit een of meerdere pagina’s die tekst, afbeeldingen, audio, video en andere elementen bevatten.

Lint en Snelle toegang

Verder zie je het Lint, dat net als Word en Excel is verdeeld in tabbladen om bestanden in te voegen, objecten te tekenen of naar de geschiedenis te gaan. Zorg dat je de werkbalk Snelle toegang leert benutten. Dat is het balkje boven het Lint.

Het menu komt tevoorschijn als je klikt op het pijltje dat naar beneden wijst. Hier vind je de opdrachten die je vaak gebruikt, zoals Terug, Volgende en Afdrukvoorbeeld. Het is de bedoeling dat je daar op basis van je eigen workflow via de knop Meer opdrachten de functies toevoegt die je het meest gebruikt. Dat bespaart zoekwerk in de tabbladen van het Lint.

Nieuw notitieblok

Om een nieuw notitieblok te maken kies je in het Lint het tabblad Bestand. In de linkerkolom klik je op Nieuw. Vervolgens selecteer je een locatie om het notitieblok op te slaan. Dat kan de harde schijf zijn, maar je kunt het notitieblok ook opslaan op OneDrive. Je geeft het nieuwe blok een herkenbare naam en je klikt op de knop Notitieblok maken. Om de linkerbalk altijd zichtbaar te houden, klik je op de punaise die rechtsboven in deze balk staat. Hiermee heb je altijd overzicht van alle notitieblokken en secties.

Ordenen

Na verloop van tijd krijg je verschillende notitieblokken. Die vind je allemaal terug in de linkerbalk. Om de notitieblokken te rangschikken, klik je erop en sleep je die hoger of lager in de volgorde. Het is ook handig om een kleur te gebruiken. Zo maak je alle notitieblokjes voor reisvoorbereidingen bijvoorbeeld groen en de werkgerelateerde notitieblokjes blauw. De weergavenaam en de kleur wijzig je in de eigenschappen. Klik met de rechtermuisknop op de naam van het bedoelde notieblok en kies Eigenschappen. Door je notitieblokken netjes te organiseren, vind je later de speld in de hooiberg sneller terug.

Delen

Met OneNote kun je de notitieblokken met anderen delen en in realtime samenwerken. Klik met de rechtermuisknop op het notitieblok en selecteer de opdracht Dit notitieblok delen. Er verschijnt dan een pop-up waarin je het e-mailadres invult van degene met wie je het blok wilt delen. Heb je in Outlook een e-mailgroep aangemaakt voor verschillende mensen? Dan kun je meteen met de volledige groep delen.

Door op het potloodpictogram in de pop-up te klikken, selecteer je de opties voor het delen. Mag de andere het notitieblok alleen bekijken of mag die het ook bewerken? Als je onderaan bij Koppeling kopiëren op de link klikt, dan is het mogelijk om een wachtwoord in te stellen waarmee anderen toegang krijgen.

Secties en sectiegroepen

Een sectie is een soort hoofdstuk binnen een notitieblok. Een nieuwe sectie maak je door in de linkerbalk eerst het notitieblok te openen. Daarmee verschijnt de knop + Nieuwe sectie. Vervolgens kun je de naam van de nieuwe sectie typen. Naarmate je meer secties in hetzelfde notitieblok verzamelt, groeit de noodzaak om ze steeds strakker organiseren. Als je met de rechtermuisknop klikt, kom je bij de opdracht Naam wijzigen. Als je een notitieblok opent, komen de secties als gekleurde tabs in beeld.

Je kunt ook met sectiegroepen werken voor meer complexe projecten, of als je veel secties hebt. Een sectiegroep is een map die verschillende secties bevat. Om een nieuwe sectiegroep te maken, klik je met rechts op de ruimte in het gebied met de sectietabbladen en dan kies je Nieuwe sectiegroep in het contextmenu. Geef de sectiegroep een naam en sleep bestaande secties naar deze groep of maak nieuwe secties binnen de groep. De functie Sectiegroep zorgt voor een overzichtelijke werkruimte, terwijl je een extra organisatielaag toevoegt.

Pagina’s en sjablonen

Je wilt een nieuwe pagina maken binnen een sectie. Hiervoor gebruik je de knop Pagina toevoegen in het deelvenster. Er verschijnt een nieuwe pagina waar je onmiddellijk kunt typen om de pagina een naam te geven. In dit deelvenster is het mogelijk om de volgorde herschikken door erop te klikken en de pagina binnen de lijst naar een andere positie te slepen.

Het programma heeft een breed aanbod aan paginasjablonen waarmee je de inhoud meer uniform en vooral meer aantrekkelijk maakt. Om bij de sjablonen te komen klik je op het tabblad Invoegen en selecteer je in het Lint Paginasjablonen. Aan de rechterkant verschijnt een nieuw deelvenster met een reeks sjablonen gerangschikt volgens categorie: Academisch, Zakelijk, Decoratief. Klik op een sjabloon om deze meteen op de pagina toe te passen.

Creatievelingen kunnen ook zelf aangepaste sjablonen maken door eerst een pagina te ontwerpen en die daarna op te slaan als sjabloon. Daarvoor gebruik je de knop Huidige pagina opslaan als sjabloon, die staat helemaal onderaan in de sjabloonkolom.

Aantekeningen maken

OneNote ondersteunt verschillende soorten notities: tekst, tekeningen, audio- en videoclips en handschrift. We beginnen met het eenvoudigste. Klik ergens op een pagina en begin te typen. Er zijn verschillende lettertypes, -groottes en -kleuren en stijlen. Je maakt net als in een gewone tekstverwerker lijsten met opsommingstekens of nummers.

Het programma herkent ook digitaal handschrift. In het tabblad Tekenen kun je met een stylus, touchscreen of muis met verschillende penstijlen, kleuren en diktes tekenen. Om een wiskundig formule neer te zetten, klik je in het tabblad Tekenen helemaal rechtsboven op de drie puntjes. Gebruik vervolgens de opdracht Handschrift naar wiskunde.

Opnamen en transcripties

Voor het vastleggen van lezingen of vergaderingen kan het handig zijn om audio- of video op te nemen. Om zo’n opname te maken ga je opnieuw naar het tabblad Invoegen. Weer gebruik je de drie puntjes, omdat niet alle opdrachten binnen de breedte van het Lint passen. Kies Video opnemen of Audio opnemen. Die laatste opdracht staat bij de optie Transcriberen.

Wil je het programma een ingesproken tekst laten uitschrijven, dan gebruik je de optie Transcriberen. Hier selecteer je eerst de taal die het programma moet herkennen. Het Nederlands staat wel degelijk in de lijst, maar onder het Deens. Waarschijnlijk is onze taal alfabetisch gerangschikt op basis van Dutch. Vervolgens selecteer je een audiobestand met de knop Audio uploaden of maak je een nieuwe geluidsopname met Opname starten. Als de opname klaar is, voeg je de transcriptie toe. In de opties bepaal je of je alleen de tekst wilt toevoegen, of ook de namen van de sprekers en eventueel de tijdcodes.

Integratie met andere apps

Je kunt rechtstreeks Word-documenten verzenden naar OneNote, al is de weg daarnaartoe wel een beetje vreemd. Wanneer het document in Word klaar is, kies je Bestand / Afdrukken. In het dialoogvenster Afdrukken kies je in dit geval niet de printer die op je bureau staat, maar je selecteert de virtuele printer OneNote. Vervolgens klik je op de knop Afdrukken en dan vraagt het systeem naar het notitieblok, de sectie en de pagina waar de virtuele afdruk moet komen. De functie Afdrukken in OneNote werkt trouwens ook in andere applicaties.

Het is ook mogelijk om Excel-rekenbladen in de notities op te nemen. Deze keer moet je naar het tabblad Invoegen gaan in het Lint en daar kies je Bestaand Exel-werkblad of Nieuw Excel-werkblad. Het werkblad wordt ingesloten als een object. Je kunt het rekenblad trouwens nog verder bewerken. Klik op het ingesloten werkblad zodat het in Excel wordt geopend. Je kunt ook een nieuwe tabel maken in OneNote en deze daarna converteren naar een Excel-spreadsheet door er met de rechtermuisknop op te klikken en de opdracht Converteren naar Excel-spreadsheet te selecteren.

Outlook

OneNote werkt uitstekend samen met Outlook. Je kunt bijvoorbeeld rechtstreeks Outlook-taken maken vanuit OneNote. Selecteer de tekst die je wilt omzetten naar zo’n taak en klik er met de rechtermuisknop op. Vanuit het contextmenu plaats je dan een vlaggetje en een tijdsaanduiding bij deze taak: bijvoorbeeld Vandaag, Morgen of Deze week. Zo kun je actiepunten markeren die onmiddellijk zichtbaar zijn in de takenlijst en in de agenda van Outlook. In OneNote kun je trouwens aangeven dat deze taak is afgehandeld door op het vlaggetje te klikken. Het pictogram verandert dan in een groen vinkje. In Outlook wordt deze taak eveneens als afgerond gemarkeerd.

Taken kun je vanuit OneNote rechtstreeks in Outlook vastleggen.

Lees ook: Gek op lijstjes? Dan is Microsoft Lists de app voor jou

Afbeeldingen en tekst

Afbeeldingen invoegen in OneNote doe je net zoals in Word. Je gaat via het tabblad Invoegen naar Afbeelding. Daar selecteer je de afbeelding die je nodig hebt en je klikt op Invoegen. Langs dezelfde weg kun je ook online afbeeldingen van de zoekmachine Bing toevoegen.

Het is zelfs mogelijk rechtstreeks schermafbeeldingen te maken. Als je op de knop Schermopname klikt, wordt het scherm gedimd, zodat je het gebied kunt selecteren dat je wilt vastleggen. De uitgeknipte afbeelding wordt dan in de OneNote-pagina geplaatst. Wanneer een afbeelding tekst bevat, kan OneNote de tekst uit het plaatje kopiëren of doorzoekbaar maken. Klik met rechts op de afbeelding waarin de tekst staat en kies de optie Tekst uit afbeelding kopiëren. OneNote extraheert dan de tekst die je vervolgens elders in de notities of in een andere applicatie kunt plakken.

Tags toevoegen

Er is nog een andere manier om verbanden te leggen in de standaardstructuur van notitieblokken, secties en pagina’s. OneNote ondersteunt ook tags of labels. Standaard bevat OneNote een lijst met vooraf ingestelde tags, zoals Taak, Belangrijk, Idee, Te bezoeken website en Vraag van klant. Je kunt deze labels toepassen op een volledige pagina, maar ook op een alinea, een afbeelding of een stukje tekst. Deze functie zorgt dat je alle gelabelde items in één venster kunt samenbrengen. Een voorbeeld maakt dit duidelijker.

Stel dat je recepten verzamelt in OneNote. Je hebt secties aangemaakt voor voorgerechten, eenpansgerechten, pasta’s en desserts. Als je de tag Vegetarisch maakt en toepast, dan kun je hiermee alle gerechten oproepen die je dit label hebt gegeven binnen alle pagina’s en secties. Beter nog: zo kun je gemakkelijk zoeken naar vegetarische voorgerechten of vegetarische eenpansgerechten.

De labels vind je in het tabblad Start onder de knop Tag invoegen. Onderaan staat de optie Tags aanpassen waarmee je een nieuwe tag maakt of een bestaand label wijzigt. Gebruik in het pop-upvenster de opdracht Nieuwe tag en dan geef een nieuwe weergavenaam op. Het is ook mogelijk om een symbool en een tekstkleur te koppelen.

Zoeken op tags

De tag Belangrijk krijgt het pictogram van een sterretje, Idee krijgt een lampje en Taak een aanvinkvakje. Als je snel alle openstaande taken wilt zien, dan zoek je de tag Taken. Daarna kun je een vinkje plaatsen als de taak is afgewerkt. In het tabblad Start staat een knop om op basis van tags te zoeken. De resultaten worden telkens in een samenvatting weergegeven.

Die lijst verschijnt in het rechterdeelvenster. Je kunt de resultaten sorteren op tagnaam en op basis van de Sectie, Titel, Datum of Notitietekst. Soms is deze lijst lang, maar het wordt overzichtelijker als je inklapt wat je niet nodig hebt. En je kunt de zoekopdracht specificeren door onderaan aan te geven dat OneNote alleen tags mag zoeken binnen de notities van bijvoorbeeld vandaag.

Losse notities

Gebruik je de app Plaknotities of gele post-it’s om snel iets te noteren? Dat hoeft niet, want OneNote vervangt dit met de functie Losse notities. Je wilt snel iets noteren tijdens een telefoongesprek, of je ziet iets op het scherm dat je wilt vastleggen? Gebruik dan de combinatie Windows-toets+Alt+N. Op het scherm verschijnt er een notitieschermpje waarin je gegevens kunt typen of plakken. Je kunt hier ook met de stylus of het aanraakgevoelig scherm dingen met de hand noteren.

Wanneer je tekstknop selecteert, verschijnt er een minibalkje om de tekst vorm te geven of om een taakmarkering toe voegen. Je beschikt ook nog over een knop om schermafbeeldingen te maken. Op de achtergrond wordt OneNote geopend. Standaard worden al deze kattenbelletjes opgeslagen in de sectie Losse notities. Wanneer je een van je notitieblokken in OneNote opent, kun je naar het tabblad Losse notities gaan en de kleine pagina’s naar andere secties of notitieblokken kopiëren.

Door regelmatig de gezondheid van je interne of aangesloten hdd en/of ssd te controleren, weet je op tijd wanneer vervanging nodig is. Zo voorkom je dataverlies en ben je beter voorbereid op mogelijke problemen. Een gewaarschuwd mens telt immers voor twee.

Via de Opdrachtprompt

Je kunt de status van je harde schijf of ssd controleren met de Opdrachtprompt. Typ Opdrachtprompt in het zoekvak en open de app als Administrator. Voer vervolgens het volgende commando in:

wmic diskdrive get status

Druk op Enter. Verschijnt de melding Status OK, dan functioneert de schijf normaal. Andere mogelijke meldingen zijn:

Pred Fail: De schijf heeft een voorspelde fout gedetecteerd, meestal op basis van S.M.A.R.T.-gegevens. Dit duidt erop dat de schijf waarschijnlijk binnenkort stukgaat.

Error: Er is een fout gedetecteerd.

Degraded: De schijf presteert slechter dan normaal.

Unknown: De status van de schijf kan niet worden vastgesteld.

Blauw, geel, rood

De methode via de Opdrachtprompt is snel, maar niet de meest betrouwbare manier om schijfproblemen op te sporen. Voor een meer gedetailleerde en gerichte controle kun je beter een gespecialiseerde tool gebruiken, zoals CrystalDiskInfo. Met deze tool lees je uitgebreid de S.M.A.R.T.-gegevens uit. Je krijgt meteen een gezondheidsscore in de vorm van een percentage, samen met de actuele temperatuur van de schijf. CrystalDiskInfo werkt met duidelijke kleurcoderingen. Blauw betekent dat de schijf in goede staat verkeert. Geel of rood houdt in dat er problemen zijn gedetecteerd. Het is verstandig om een back-up te maken en de schijf te vervangen.

Details

Bovenaan in CrystalDiskInfo zie je ook aanvullende informatie, zoals het totaal aantal lees- en schrijfacties, hoe vaak de schijf is ingeschakeld en het totaal aantal draaiuren.

Let in het bijzonder op de temperatuur van de schijf. Die mag in de regel niet hoger zijn dan 60 graden Celsius, maar ook een te lage temperatuur is ongunstig. De ideale gebruikstemperatuur verschilt per type. Wil je weten wat de optimale temperatuur is voor jouw schijf? Kopieer dan het type van de schijf (te vinden bovenaan of via het menu Schijf) en zoek het voorafgegaan door het woord specs in Google. Zo kom je terecht bij het specificatieblad van de fabrikant, waar je het aanbevolen temperatuurbereik terugvindt.

Thuis koffie van restaurantkwaliteit? De Philips Café Aromis 8000-serie belooft het. In deze review lees je of deze volautomaat de hype waarmaakt. Van perfect melkschuim tot minimaal onderhoud: ontdek waarom dit apparaat je lokale barista overbodig maakt, zelfs met gewone supermarktbonen!

Je kent het vast: je zit in je favoriete koffietentje, neemt een eerste slok van de cappuccino die je hebt besteld en valt even stil. De temperatuur, het mondgevoel, die volle smaak… alles lijkt te kloppen. En dan denk je aan de koffie thuis. Die is prima, of in elk geval best oké. Maar daar blijft het dan ook bij.

Dat dacht ik tenminste. Tot ik de Philips Café Aromis 8000-serie op mijn aanrecht installeerde en mijn keuken stante pede in een soort hippe koffiebar veranderde. De installatie van deze fraaie machine behelst niet meer dan een stekker in het stopcontact, water in het reservoir en een dosis verse koffiebonen bovenin. That’s it. Daarna kan het feest beginnen.

Hoewel de term 'restaurantkwaliteit' vaak niet meer dan een loze marketingkreet is, maakt dit apparaat dat woord opeens bizar concreet. Dat zit 'm in heel basale dingen: de koffie is direct op de juiste temperatuur (niet dat lauwe net-niet) en de smaak is vol en romig, zonder die nare bittere nasmaak. Dit apparaat lijkt bovendien precies te snappen wat jij wil; zonder dat je zelf als een bezetene aan de knoppen hoeft te draaien, staat er binnen de kortste keren een meer dan fatsoenlijke kop koffie voor je neus. Wat een topding!

©Philips

Duurdoenerij niet nodig

Erg prettig is het feit dat de machine enorm vergevingsgezind is. Hippe koffiesnobs vertellen je doorgaans dat je zonder exclusieve bonen van 30 euro per kilo nergens bent. Onzin, blijkt nu. Zelfs met een zak supermarktbonen en een pak volle melk (lang houdbaar werkt het best!) tovert dit ding een resultaat tevoorschijn waar je u tegen zegt. Hij weet echt het maximale uit elke boon te persen. Luxe zonder dat je boodschappenlijstje ingewikkeld of overdreven duur wordt, ik hou ervan.

En dan de melk. Vaak is dat thuis niet meer dan een zielig laagje luchtbelletjes dat na tien seconden als sneeuw voor de zon verdwijnt. Hier niet. Dit schuim is stevig, rijk en blijft dapper overeind staan. M'n ochtendcappuccino heb ik dan ook spontaan heilig verklaard, maar de echte verrassing is wat mij betreft de optie 'Melange'. Die is gloeiend heet, heeft de ideale verhouding tussen melk en koffie (puristen verklaren me voor gek) en maakt me elke keer weer instant gelukkig. Ik was aanvankelijk wat sceptisch over dit soort voorgeprogrammeerde recepten, maar deze verhouding is zo perfect afgestemd dat het elke keer weer aanvoelt als een echte traktatie.

©Philips

'Wat willen jullie drinken?'

Bezoek over de vloer? Kom maar door met de bestellingen! Vroeger hoopte ik stiekem op de keuze voor zwart (want: geen gedoe met melk), nu draai ik mijn hand niet meer om voor een latte of espresso macchiato. Sterker nog, ik nodig mensen nu vol enthousiasme uit om een kopje koffie te komen doen, en de reacties zijn elke keer unaniem: "Wauw, lekkere koffie!" 

Het mooie is dat je specifieke voorkeuren van je bezoek niet elke keer opnieuw hoeft in te voeren. Dankzij de gebruikersprofielen heeft iedereen in huis zijn eigen 'knop'. De een wil de latte met extra melk, de ander wil 'm juist sterker: dat kun je allemaal opslaan. En de machine verrast ook in de breedte. Waar ik zelf inmiddels min of meer verslaafd ben aan de Red Eye (een pittige boost voor de korte nachten), scoor ik bij mijn dochter punten met de 'Babychino'-functie: alleen warm melkschuim. Lekker voor het slapen gaan. 

Voor de liefhebbers zitten er trouwens nog allerlei cold brew-opties in het assortiment. Niet helemaal mijn ding – koffie kan me niet heet genoeg – maar fijn dat het kan als de smaak (of het bezoek) daarom vraagt.

©Eelko Rol

Geen schoonmaak-nachtmerries

Dan het onderhoud. We kennen de horrorverhalen van schimmelende slangetjes in volautomaten en hopeloos verkalkte zetgroepen. De Café Aromis 8000 is wat dat betreft een verademing. Water bijvullen, bakje met koffiepucks legen en (belangrijk!) de melkhouder gewoon even omspoelen onder de kraan (schijnt zelfs in de vaatwasser te kunnen). Geen ingewikkeld gedoe; de machine spoelt zichzelf krachtig door bij het opstarten en afsluiten. Het ding staat er, hij werkt en zeurt verder niet om aandacht. Had ik al gezegd dat dit een topding is?

O, en er is een app. Is die noodzakelijk? Neuh. Is het lekker? Ja! Via de app kun je de machine alvast aan het werk zetten terwijl je zelf nog even je mail checkt in bed. Je weet: technologie is op zijn best als het je luiheid faciliteert, en dat heeft Philips hier goed begrepen.

©Philips

Conclusie? Dit is meer dan een keukenapparaat; het is een stukje levensgeluk. Je hoeft niet meer te kiezen tussen gemak (dag Senseo!) en smaak. De Philips Café Aromis 8000 bewijst dat je dat perfecte koffiemomentje gewoon thuis kunt creëren. Zonder barista-cursus, zonder gedoe, maar mét die gelukzalige stilte na de eerste slok.

Enige minpuntje is wellicht de prijs, want die is met 999 euro best fors. Maar reken maar uit: een cappuccino kost tegenwoordig al snel 4 euro, dus met 250 gloeiend hete geluksmomentjes thuis heb je deze machine er al uit. Dat moet je jezelf gewoon gunnen.