Er zijn zo veel manieren om informatie bijeen te sprokkelen en aantekeningen te maken. Helaas worden al die notities en takenlijstjes snel een zootje. Zeker als je de gegevens ook nog eens met anderen deelt. Om alle informatie en hersendumps strak te organiseren, is er Microsoft OneNote.

Of je nu een professional, student of thuisgebruiker bent, OneNote is een applicatie voor de desktop (Windows en macOS) en mobiel (iOS en Android) om ideeën en takenlijstjes vast te leggen en te stroomlijnen. Tijdens het notitieproces kun je in realtime samenwerken met anderen. Alle gegevens worden binnen hetzelfde Microsoft-account onderling gesynchroniseerd. Zo kun je bijvoorbeeld het takenlijstje dat je gisteren hebt opgesteld op de pc, vandaag afvinken op je smartphone.

Hiërarchische structuur

De kracht van OneNote is dat het allerlei hersenspinsels, voorstellen, ideeën, voorbereidingen en afbeeldingen in een hiërarchische structuur dwingt. Op het hoogste niveau komen de notitieblokken. Je kunt een notitieblok maken voor de meest uiteenlopende doeleinden: voor een reis, om recepten te bewaren of om bijvoorbeeld een feest te organiseren.

Elk notitieblok verdeel je in secties. Een sectie is een categorie met een specifiek onderwerp. Zo kun je het notitieblok ‘Buurtfeest 2014’ maken waarin de secties ‘Vergaderingen’ en ‘Catering’ zitten. Het derde niveau in de hiërarchie bestaat uit pagina’s. Elke sectie bestaat uit een of meerdere pagina’s die tekst, afbeeldingen, audio, video en andere elementen bevatten.

Lint en Snelle toegang

Verder zie je het Lint, dat net als Word en Excel is verdeeld in tabbladen om bestanden in te voegen, objecten te tekenen of naar de geschiedenis te gaan. Zorg dat je de werkbalk Snelle toegang leert benutten. Dat is het balkje boven het Lint.

Het menu komt tevoorschijn als je klikt op het pijltje dat naar beneden wijst. Hier vind je de opdrachten die je vaak gebruikt, zoals Terug, Volgende en Afdrukvoorbeeld. Het is de bedoeling dat je daar op basis van je eigen workflow via de knop Meer opdrachten de functies toevoegt die je het meest gebruikt. Dat bespaart zoekwerk in de tabbladen van het Lint.

Nieuw notitieblok

Om een nieuw notitieblok te maken kies je in het Lint het tabblad Bestand. In de linkerkolom klik je op Nieuw. Vervolgens selecteer je een locatie om het notitieblok op te slaan. Dat kan de harde schijf zijn, maar je kunt het notitieblok ook opslaan op OneDrive. Je geeft het nieuwe blok een herkenbare naam en je klikt op de knop Notitieblok maken. Om de linkerbalk altijd zichtbaar te houden, klik je op de punaise die rechtsboven in deze balk staat. Hiermee heb je altijd overzicht van alle notitieblokken en secties.

Ordenen

Na verloop van tijd krijg je verschillende notitieblokken. Die vind je allemaal terug in de linkerbalk. Om de notitieblokken te rangschikken, klik je erop en sleep je die hoger of lager in de volgorde. Het is ook handig om een kleur te gebruiken. Zo maak je alle notitieblokjes voor reisvoorbereidingen bijvoorbeeld groen en de werkgerelateerde notitieblokjes blauw. De weergavenaam en de kleur wijzig je in de eigenschappen. Klik met de rechtermuisknop op de naam van het bedoelde notieblok en kies Eigenschappen. Door je notitieblokken netjes te organiseren, vind je later de speld in de hooiberg sneller terug.

Delen

Met OneNote kun je de notitieblokken met anderen delen en in realtime samenwerken. Klik met de rechtermuisknop op het notitieblok en selecteer de opdracht Dit notitieblok delen. Er verschijnt dan een pop-up waarin je het e-mailadres invult van degene met wie je het blok wilt delen. Heb je in Outlook een e-mailgroep aangemaakt voor verschillende mensen? Dan kun je meteen met de volledige groep delen.

Door op het potloodpictogram in de pop-up te klikken, selecteer je de opties voor het delen. Mag de andere het notitieblok alleen bekijken of mag die het ook bewerken? Als je onderaan bij Koppeling kopiëren op de link klikt, dan is het mogelijk om een wachtwoord in te stellen waarmee anderen toegang krijgen.

Secties en sectiegroepen

Een sectie is een soort hoofdstuk binnen een notitieblok. Een nieuwe sectie maak je door in de linkerbalk eerst het notitieblok te openen. Daarmee verschijnt de knop + Nieuwe sectie. Vervolgens kun je de naam van de nieuwe sectie typen. Naarmate je meer secties in hetzelfde notitieblok verzamelt, groeit de noodzaak om ze steeds strakker organiseren. Als je met de rechtermuisknop klikt, kom je bij de opdracht Naam wijzigen. Als je een notitieblok opent, komen de secties als gekleurde tabs in beeld.

Je kunt ook met sectiegroepen werken voor meer complexe projecten, of als je veel secties hebt. Een sectiegroep is een map die verschillende secties bevat. Om een nieuwe sectiegroep te maken, klik je met rechts op de ruimte in het gebied met de sectietabbladen en dan kies je Nieuwe sectiegroep in het contextmenu. Geef de sectiegroep een naam en sleep bestaande secties naar deze groep of maak nieuwe secties binnen de groep. De functie Sectiegroep zorgt voor een overzichtelijke werkruimte, terwijl je een extra organisatielaag toevoegt.

Pagina’s en sjablonen

Je wilt een nieuwe pagina maken binnen een sectie. Hiervoor gebruik je de knop Pagina toevoegen in het deelvenster. Er verschijnt een nieuwe pagina waar je onmiddellijk kunt typen om de pagina een naam te geven. In dit deelvenster is het mogelijk om de volgorde herschikken door erop te klikken en de pagina binnen de lijst naar een andere positie te slepen.

Het programma heeft een breed aanbod aan paginasjablonen waarmee je de inhoud meer uniform en vooral meer aantrekkelijk maakt. Om bij de sjablonen te komen klik je op het tabblad Invoegen en selecteer je in het Lint Paginasjablonen. Aan de rechterkant verschijnt een nieuw deelvenster met een reeks sjablonen gerangschikt volgens categorie: Academisch, Zakelijk, Decoratief. Klik op een sjabloon om deze meteen op de pagina toe te passen.

Creatievelingen kunnen ook zelf aangepaste sjablonen maken door eerst een pagina te ontwerpen en die daarna op te slaan als sjabloon. Daarvoor gebruik je de knop Huidige pagina opslaan als sjabloon, die staat helemaal onderaan in de sjabloonkolom.

Aantekeningen maken

OneNote ondersteunt verschillende soorten notities: tekst, tekeningen, audio- en videoclips en handschrift. We beginnen met het eenvoudigste. Klik ergens op een pagina en begin te typen. Er zijn verschillende lettertypes, -groottes en -kleuren en stijlen. Je maakt net als in een gewone tekstverwerker lijsten met opsommingstekens of nummers.

Het programma herkent ook digitaal handschrift. In het tabblad Tekenen kun je met een stylus, touchscreen of muis met verschillende penstijlen, kleuren en diktes tekenen. Om een wiskundig formule neer te zetten, klik je in het tabblad Tekenen helemaal rechtsboven op de drie puntjes. Gebruik vervolgens de opdracht Handschrift naar wiskunde.

Opnamen en transcripties

Voor het vastleggen van lezingen of vergaderingen kan het handig zijn om audio- of video op te nemen. Om zo’n opname te maken ga je opnieuw naar het tabblad Invoegen. Weer gebruik je de drie puntjes, omdat niet alle opdrachten binnen de breedte van het Lint passen. Kies Video opnemen of Audio opnemen. Die laatste opdracht staat bij de optie Transcriberen.

Wil je het programma een ingesproken tekst laten uitschrijven, dan gebruik je de optie Transcriberen. Hier selecteer je eerst de taal die het programma moet herkennen. Het Nederlands staat wel degelijk in de lijst, maar onder het Deens. Waarschijnlijk is onze taal alfabetisch gerangschikt op basis van Dutch. Vervolgens selecteer je een audiobestand met de knop Audio uploaden of maak je een nieuwe geluidsopname met Opname starten. Als de opname klaar is, voeg je de transcriptie toe. In de opties bepaal je of je alleen de tekst wilt toevoegen, of ook de namen van de sprekers en eventueel de tijdcodes.

Integratie met andere apps

Je kunt rechtstreeks Word-documenten verzenden naar OneNote, al is de weg daarnaartoe wel een beetje vreemd. Wanneer het document in Word klaar is, kies je Bestand / Afdrukken. In het dialoogvenster Afdrukken kies je in dit geval niet de printer die op je bureau staat, maar je selecteert de virtuele printer OneNote. Vervolgens klik je op de knop Afdrukken en dan vraagt het systeem naar het notitieblok, de sectie en de pagina waar de virtuele afdruk moet komen. De functie Afdrukken in OneNote werkt trouwens ook in andere applicaties.

Het is ook mogelijk om Excel-rekenbladen in de notities op te nemen. Deze keer moet je naar het tabblad Invoegen gaan in het Lint en daar kies je Bestaand Exel-werkblad of Nieuw Excel-werkblad. Het werkblad wordt ingesloten als een object. Je kunt het rekenblad trouwens nog verder bewerken. Klik op het ingesloten werkblad zodat het in Excel wordt geopend. Je kunt ook een nieuwe tabel maken in OneNote en deze daarna converteren naar een Excel-spreadsheet door er met de rechtermuisknop op te klikken en de opdracht Converteren naar Excel-spreadsheet te selecteren.

Outlook

OneNote werkt uitstekend samen met Outlook. Je kunt bijvoorbeeld rechtstreeks Outlook-taken maken vanuit OneNote. Selecteer de tekst die je wilt omzetten naar zo’n taak en klik er met de rechtermuisknop op. Vanuit het contextmenu plaats je dan een vlaggetje en een tijdsaanduiding bij deze taak: bijvoorbeeld Vandaag, Morgen of Deze week. Zo kun je actiepunten markeren die onmiddellijk zichtbaar zijn in de takenlijst en in de agenda van Outlook. In OneNote kun je trouwens aangeven dat deze taak is afgehandeld door op het vlaggetje te klikken. Het pictogram verandert dan in een groen vinkje. In Outlook wordt deze taak eveneens als afgerond gemarkeerd.

Taken kun je vanuit OneNote rechtstreeks in Outlook vastleggen.

Lees ook: Gek op lijstjes? Dan is Microsoft Lists de app voor jou

Afbeeldingen en tekst

Afbeeldingen invoegen in OneNote doe je net zoals in Word. Je gaat via het tabblad Invoegen naar Afbeelding. Daar selecteer je de afbeelding die je nodig hebt en je klikt op Invoegen. Langs dezelfde weg kun je ook online afbeeldingen van de zoekmachine Bing toevoegen.

Het is zelfs mogelijk rechtstreeks schermafbeeldingen te maken. Als je op de knop Schermopname klikt, wordt het scherm gedimd, zodat je het gebied kunt selecteren dat je wilt vastleggen. De uitgeknipte afbeelding wordt dan in de OneNote-pagina geplaatst. Wanneer een afbeelding tekst bevat, kan OneNote de tekst uit het plaatje kopiëren of doorzoekbaar maken. Klik met rechts op de afbeelding waarin de tekst staat en kies de optie Tekst uit afbeelding kopiëren. OneNote extraheert dan de tekst die je vervolgens elders in de notities of in een andere applicatie kunt plakken.

Tags toevoegen

Er is nog een andere manier om verbanden te leggen in de standaardstructuur van notitieblokken, secties en pagina’s. OneNote ondersteunt ook tags of labels. Standaard bevat OneNote een lijst met vooraf ingestelde tags, zoals Taak, Belangrijk, Idee, Te bezoeken website en Vraag van klant. Je kunt deze labels toepassen op een volledige pagina, maar ook op een alinea, een afbeelding of een stukje tekst. Deze functie zorgt dat je alle gelabelde items in één venster kunt samenbrengen. Een voorbeeld maakt dit duidelijker.

Stel dat je recepten verzamelt in OneNote. Je hebt secties aangemaakt voor voorgerechten, eenpansgerechten, pasta’s en desserts. Als je de tag Vegetarisch maakt en toepast, dan kun je hiermee alle gerechten oproepen die je dit label hebt gegeven binnen alle pagina’s en secties. Beter nog: zo kun je gemakkelijk zoeken naar vegetarische voorgerechten of vegetarische eenpansgerechten.

De labels vind je in het tabblad Start onder de knop Tag invoegen. Onderaan staat de optie Tags aanpassen waarmee je een nieuwe tag maakt of een bestaand label wijzigt. Gebruik in het pop-upvenster de opdracht Nieuwe tag en dan geef een nieuwe weergavenaam op. Het is ook mogelijk om een symbool en een tekstkleur te koppelen.

Zoeken op tags

De tag Belangrijk krijgt het pictogram van een sterretje, Idee krijgt een lampje en Taak een aanvinkvakje. Als je snel alle openstaande taken wilt zien, dan zoek je de tag Taken. Daarna kun je een vinkje plaatsen als de taak is afgewerkt. In het tabblad Start staat een knop om op basis van tags te zoeken. De resultaten worden telkens in een samenvatting weergegeven.

Die lijst verschijnt in het rechterdeelvenster. Je kunt de resultaten sorteren op tagnaam en op basis van de Sectie, Titel, Datum of Notitietekst. Soms is deze lijst lang, maar het wordt overzichtelijker als je inklapt wat je niet nodig hebt. En je kunt de zoekopdracht specificeren door onderaan aan te geven dat OneNote alleen tags mag zoeken binnen de notities van bijvoorbeeld vandaag.

Losse notities

Gebruik je de app Plaknotities of gele post-it’s om snel iets te noteren? Dat hoeft niet, want OneNote vervangt dit met de functie Losse notities. Je wilt snel iets noteren tijdens een telefoongesprek, of je ziet iets op het scherm dat je wilt vastleggen? Gebruik dan de combinatie Windows-toets+Alt+N. Op het scherm verschijnt er een notitieschermpje waarin je gegevens kunt typen of plakken. Je kunt hier ook met de stylus of het aanraakgevoelig scherm dingen met de hand noteren.

Wanneer je tekstknop selecteert, verschijnt er een minibalkje om de tekst vorm te geven of om een taakmarkering toe voegen. Je beschikt ook nog over een knop om schermafbeeldingen te maken. Op de achtergrond wordt OneNote geopend. Standaard worden al deze kattenbelletjes opgeslagen in de sectie Losse notities. Wanneer je een van je notitieblokken in OneNote opent, kun je naar het tabblad Losse notities gaan en de kleine pagina’s naar andere secties of notitieblokken kopiëren.

Als je je vriezer wilt ontdooien, trek je eerst de stekker eruit. Laat je 'm aanstaan, dan blijft het apparaat koelen en smelt het ijs nauwelijks. Bij een vrijstaand model is dat zo gebeurd, maar bij een inbouw-vriezer ligt dat anders. De plint moet los, het apparaat moet naar voren, en pas dan kun je bij het stopcontact. Gedoe dus. Wil je een inbouw-vriezer, dan kun je dus het beste kiezen voor een model met No Frost. Maar wat is dat eigenlijk, en hoe werkt het?

Wat doet No Frost precies?

In een vriezer zonder No Frost ontstaat na verloop van tijd een ijslaag op de binnenwanden. Dat komt door vochtige lucht die binnenkomt elke keer dat je de deur opent. Daardoor gaan de lades minder soepel open en dicht, vriezen verpakkingen vast en stijgt het energieverbruik zonder dat je het meteen doorhebt.

No Frost voorkomt dat. In plaats van het vocht te laten condenseren en bevriezen, circuleert er droge, koude lucht door de vriezer dankzij een ingebouwde ventilator. Die onttrekt actief vocht aan de lucht in het vriesdeel, waardoor ijsvorming helemaal uitblijft. Alles in de vriezer blijft los van elkaar, zonder dat er zich een laag ijs vormt op lades of verpakkingen.

©Tolstoy | Prozorov Andrey

Waarom No Frost juist bij inbouw zo handig is

Dat je nooit meer hoeft te ontdooien is prettig, maar No Frost heeft nog een paar duidelijke voordelen. Een vriezer zonder ijslaag werkt efficiënter: zodra er ijs aan de binnenwanden ontstaat, moet de compressor meer moeite doen om alles op temperatuur te houden. Dat zie je terug op je energierekening.

Bij inbouw-vriezers speelt dat nog sterker. Omdat die vriezers in een kast zijn weggewerkt, is de luchtcirculatie rond het apparaat beperkter. Warmte die normaal via de zijkanten en achterkant wordt afgevoerd, blijft langer hangen. Daardoor neemt de kans op condensvorming en dus ijsopbouw toe bij modellen zonder No Frost. Als de vriezer daardoor harder moet werken, loopt het verbruik op en verslechtert de energieprestatie – zelfs als het label op papier zuinig lijkt. Met No Frost voorkom je dat, en blijft de vriezer goed werken, ook als hij is ingebouwd.

Beter voor je eten

Ook blijft door No Frost de kwaliteit van ingevroren eten beter behouden. IJskristallen op verpakkingen en producten ontstaan bij temperatuurwisselingen en vochtophoping. Met een No Frost-systeem blijft de lucht in het vriesvak stabiel en droog. Daardoor droogt je eten minder snel uit en blijft de kwaliteit beter behouden. 

Zijn er ook nadelen?

No Frost heeft geen echte nadelen, al zijn er wel een paar dingen om rekening mee te houden. Een No Frost-vriezer gebruikt in theorie iets meer stroom door het ventilatiesysteem. In de praktijk weegt dat ruimschoots op tegen het lagere verbruik dankzij het ontbreken van ijsvorming. Ook maakt de luchtcirculatie soms een zacht zoemend geluid. Bij inbouw hoor je daar meestal weinig van, omdat het apparaat in een kast is weggewerkt. Ook ligt de prijs vaak iets hoger dan bij standaard vriezers.

Hoe zit het met Low Frost bij inbouw-vriezers?

Niet alle vriezers zonder ijsvorming zijn automatisch No Frost. Er bestaan ook modellen met Low Frost. Die werken met verdampers in de wand, waardoor er veel minder snel ijs ontstaat. Helemaal ijsvrij blijft het vriesgedeelte niet, maar ontdooien hoeft nog maar één of twee keer per jaar. Bij een vrijstaand model kan dat prima, maar bij inbouw eigenlijk niet. Want één keer per jaar ontdooien is bij een ingebouwd apparaat nog steeds onhandig. Daarom is No Frost bij inbouw eigenlijk de enige keuze waarmee je het jezelf écht makkelijk maakt.

©qwartm - stock.adobe.com

No Frost is bij inbouw geen luxe, maar logica

Het allergrootste voordeel van No Frost bij een inbouw-vriezer is natuurlijk dat de rompslomp van ontdooien je bespaard blijft. Daarnaast zorgt No Frost ervoor dat de vriezer constant blijft presteren, ook in een krappe, slecht geventileerde nis. Het voorkomt ijsvorming, houdt het energieverbruik stabiel en zorgt dat je ingevroren etenswaren zo lang mogelijk hun kwaliteit behouden. Zeker bij een inbouwmodel is No Frost dus geen luxe, maar gewoon een slimme keuze.

Nog even dit

Vriezers hebben ruimte nodig om hun warmte kwijt te kunnen. Bij No Frost-modellen is dat extra belangrijk, omdat die werken met actieve luchtstroom. Bij een vrijstaande vriezer is voldoende ruimte meestal geen probleem, maar bij inbouw-modellen is het belangrijk dat ze niet te krap worden ingebouwd. Kijk dus niet alleen naar de afmetingen van het apparaat zelf, maar controleer ook altijd hoeveel extra ruimte de fabrikant adviseert voor ventilatie. Soms is er aan de achterkant, bovenkant of onder de vriezer nog luchtcirculatie nodig. Houd daar in je keukenontwerp rekening mee, zodat de vriezer goed blijft functioneren en het energieverbruik niet oploopt. Je kunt ook altijd advies vragen bij je keukenspecialist.

Microsoft maakt zijn browser veiliger door Edge-gebruikers te beschermen tegen de bekende scareware-aanvallen. De nieuwe functie scareware-blokkering beschermt je tegen voorheen onbekende scamtools.

Stap 1: Update of preview

Scareware is de verzamelnaam voor online tools die ons de stuipen op het lijf jagen met alarmerende pop-upberichten of nepsysteemwaarschuwingen. Op die manier probeert men de gebruiker te manipuleren om schadelijke software te downloaden die vermomd zit in een zogenaamd antivirusprogramma.

De nieuwe veiligheidsfunctie van Edge wordt stapsgewijs uitgerold. Als je de functie nog niet kunt terugvinden, probeer dan eerst Edge te updaten. Open de browser en klik op de drie puntjes in de rechterbovenhoek van het scherm. Selecteer Instellingen en klik op Over Microsoft Edge. Als er een update beschikbaar is, zal de browser die automatisch downloaden en installeren. Je kunt de functie ook proberen door in het nieuwe Microsoft Edge Insider Channel de preview-versie te downloaden. Het is trouwens mogelijk om je huidige Edge-versie naast de preview-versie te gebruiken.

Je kunt de nieuwe scareware-blokkering ook proberen in de preview van Edge.

Stap 2: Activeren

Om Scareware-blokker in te schakelen, open je Microsoft Edge en klik je rechtsboven op de drie puntjes. Dan kies je de optie Instellingen zodat je in het linkerdeelvenster Privacy, zoeken en services kunt selecteren. In het gedeelte Beveiliging zet je de schakelaar Scareware-blokkering aan. Maak ook de optie Microsoft Defender SmartScreen actief. Wanneer een site als kwaadaardig wordt gedetecteerd, wordt de cloudgebaseerde database voor SmartScreen bijgewerkt en wordt de informatie verspreid over apparaten over de hele wereld. Zodra je deze stappen hebt voltooid, is de beveiligingsfunctie actief en kun je gewoon doorgaan met browsen op internet.

Schakel Scareware-blokker en Microsoft Defender SmartScreen in.

Stap 3: Alarm!

Hoe werkt de Scareware-blokker? Aan de hand van een lokaal machine-learning-model vergelijkt Edge de pagina’s met duizenden gerapporteerde scams die bij de community van Microsoft zijn binnengekomen. Wanneer een verdachte pagina wordt geselecteerd, verlaat Edge de modus van het volledige scherm en ontvang je een waarschuwing. Op die manier moet je dus zelf beslissen of je wilt doorgaan. Je kunt trouwens ook malafide pagina’s melden om anderen te beschermen. Microsoft moedigt aan om zowel echte scam-pagina’s als vals positieven te melden en op die manier de nauwkeurigheid van het model te verbeteren.

Scareware-blokker geeft een voorvertoning van de verdachte website, maar waarschuwt om die niet te openen.