Er zijn zo veel manieren om informatie bijeen te sprokkelen en aantekeningen te maken. Helaas worden al die notities en takenlijstjes snel een zootje. Zeker als je de gegevens ook nog eens met anderen deelt. Om alle informatie en hersendumps strak te organiseren, is er Microsoft OneNote.

Of je nu een professional, student of thuisgebruiker bent, OneNote is een applicatie voor de desktop (Windows en macOS) en mobiel (iOS en Android) om ideeën en takenlijstjes vast te leggen en te stroomlijnen. Tijdens het notitieproces kun je in realtime samenwerken met anderen. Alle gegevens worden binnen hetzelfde Microsoft-account onderling gesynchroniseerd. Zo kun je bijvoorbeeld het takenlijstje dat je gisteren hebt opgesteld op de pc, vandaag afvinken op je smartphone.

Hiërarchische structuur

De kracht van OneNote is dat het allerlei hersenspinsels, voorstellen, ideeën, voorbereidingen en afbeeldingen in een hiërarchische structuur dwingt. Op het hoogste niveau komen de notitieblokken. Je kunt een notitieblok maken voor de meest uiteenlopende doeleinden: voor een reis, om recepten te bewaren of om bijvoorbeeld een feest te organiseren.

Elk notitieblok verdeel je in secties. Een sectie is een categorie met een specifiek onderwerp. Zo kun je het notitieblok ‘Buurtfeest 2014’ maken waarin de secties ‘Vergaderingen’ en ‘Catering’ zitten. Het derde niveau in de hiërarchie bestaat uit pagina’s. Elke sectie bestaat uit een of meerdere pagina’s die tekst, afbeeldingen, audio, video en andere elementen bevatten.

Lint en Snelle toegang

Verder zie je het Lint, dat net als Word en Excel is verdeeld in tabbladen om bestanden in te voegen, objecten te tekenen of naar de geschiedenis te gaan. Zorg dat je de werkbalk Snelle toegang leert benutten. Dat is het balkje boven het Lint.

Het menu komt tevoorschijn als je klikt op het pijltje dat naar beneden wijst. Hier vind je de opdrachten die je vaak gebruikt, zoals Terug, Volgende en Afdrukvoorbeeld. Het is de bedoeling dat je daar op basis van je eigen workflow via de knop Meer opdrachten de functies toevoegt die je het meest gebruikt. Dat bespaart zoekwerk in de tabbladen van het Lint.

Nieuw notitieblok

Om een nieuw notitieblok te maken kies je in het Lint het tabblad Bestand. In de linkerkolom klik je op Nieuw. Vervolgens selecteer je een locatie om het notitieblok op te slaan. Dat kan de harde schijf zijn, maar je kunt het notitieblok ook opslaan op OneDrive. Je geeft het nieuwe blok een herkenbare naam en je klikt op de knop Notitieblok maken. Om de linkerbalk altijd zichtbaar te houden, klik je op de punaise die rechtsboven in deze balk staat. Hiermee heb je altijd overzicht van alle notitieblokken en secties.

Ordenen

Na verloop van tijd krijg je verschillende notitieblokken. Die vind je allemaal terug in de linkerbalk. Om de notitieblokken te rangschikken, klik je erop en sleep je die hoger of lager in de volgorde. Het is ook handig om een kleur te gebruiken. Zo maak je alle notitieblokjes voor reisvoorbereidingen bijvoorbeeld groen en de werkgerelateerde notitieblokjes blauw. De weergavenaam en de kleur wijzig je in de eigenschappen. Klik met de rechtermuisknop op de naam van het bedoelde notieblok en kies Eigenschappen. Door je notitieblokken netjes te organiseren, vind je later de speld in de hooiberg sneller terug.

Delen

Met OneNote kun je de notitieblokken met anderen delen en in realtime samenwerken. Klik met de rechtermuisknop op het notitieblok en selecteer de opdracht Dit notitieblok delen. Er verschijnt dan een pop-up waarin je het e-mailadres invult van degene met wie je het blok wilt delen. Heb je in Outlook een e-mailgroep aangemaakt voor verschillende mensen? Dan kun je meteen met de volledige groep delen.

Door op het potloodpictogram in de pop-up te klikken, selecteer je de opties voor het delen. Mag de andere het notitieblok alleen bekijken of mag die het ook bewerken? Als je onderaan bij Koppeling kopiëren op de link klikt, dan is het mogelijk om een wachtwoord in te stellen waarmee anderen toegang krijgen.

Secties en sectiegroepen

Een sectie is een soort hoofdstuk binnen een notitieblok. Een nieuwe sectie maak je door in de linkerbalk eerst het notitieblok te openen. Daarmee verschijnt de knop + Nieuwe sectie. Vervolgens kun je de naam van de nieuwe sectie typen. Naarmate je meer secties in hetzelfde notitieblok verzamelt, groeit de noodzaak om ze steeds strakker organiseren. Als je met de rechtermuisknop klikt, kom je bij de opdracht Naam wijzigen. Als je een notitieblok opent, komen de secties als gekleurde tabs in beeld.

Je kunt ook met sectiegroepen werken voor meer complexe projecten, of als je veel secties hebt. Een sectiegroep is een map die verschillende secties bevat. Om een nieuwe sectiegroep te maken, klik je met rechts op de ruimte in het gebied met de sectietabbladen en dan kies je Nieuwe sectiegroep in het contextmenu. Geef de sectiegroep een naam en sleep bestaande secties naar deze groep of maak nieuwe secties binnen de groep. De functie Sectiegroep zorgt voor een overzichtelijke werkruimte, terwijl je een extra organisatielaag toevoegt.

Pagina’s en sjablonen

Je wilt een nieuwe pagina maken binnen een sectie. Hiervoor gebruik je de knop Pagina toevoegen in het deelvenster. Er verschijnt een nieuwe pagina waar je onmiddellijk kunt typen om de pagina een naam te geven. In dit deelvenster is het mogelijk om de volgorde herschikken door erop te klikken en de pagina binnen de lijst naar een andere positie te slepen.

Het programma heeft een breed aanbod aan paginasjablonen waarmee je de inhoud meer uniform en vooral meer aantrekkelijk maakt. Om bij de sjablonen te komen klik je op het tabblad Invoegen en selecteer je in het Lint Paginasjablonen. Aan de rechterkant verschijnt een nieuw deelvenster met een reeks sjablonen gerangschikt volgens categorie: Academisch, Zakelijk, Decoratief. Klik op een sjabloon om deze meteen op de pagina toe te passen.

Creatievelingen kunnen ook zelf aangepaste sjablonen maken door eerst een pagina te ontwerpen en die daarna op te slaan als sjabloon. Daarvoor gebruik je de knop Huidige pagina opslaan als sjabloon, die staat helemaal onderaan in de sjabloonkolom.

Aantekeningen maken

OneNote ondersteunt verschillende soorten notities: tekst, tekeningen, audio- en videoclips en handschrift. We beginnen met het eenvoudigste. Klik ergens op een pagina en begin te typen. Er zijn verschillende lettertypes, -groottes en -kleuren en stijlen. Je maakt net als in een gewone tekstverwerker lijsten met opsommingstekens of nummers.

Het programma herkent ook digitaal handschrift. In het tabblad Tekenen kun je met een stylus, touchscreen of muis met verschillende penstijlen, kleuren en diktes tekenen. Om een wiskundig formule neer te zetten, klik je in het tabblad Tekenen helemaal rechtsboven op de drie puntjes. Gebruik vervolgens de opdracht Handschrift naar wiskunde.

Opnamen en transcripties

Voor het vastleggen van lezingen of vergaderingen kan het handig zijn om audio- of video op te nemen. Om zo’n opname te maken ga je opnieuw naar het tabblad Invoegen. Weer gebruik je de drie puntjes, omdat niet alle opdrachten binnen de breedte van het Lint passen. Kies Video opnemen of Audio opnemen. Die laatste opdracht staat bij de optie Transcriberen.

Wil je het programma een ingesproken tekst laten uitschrijven, dan gebruik je de optie Transcriberen. Hier selecteer je eerst de taal die het programma moet herkennen. Het Nederlands staat wel degelijk in de lijst, maar onder het Deens. Waarschijnlijk is onze taal alfabetisch gerangschikt op basis van Dutch. Vervolgens selecteer je een audiobestand met de knop Audio uploaden of maak je een nieuwe geluidsopname met Opname starten. Als de opname klaar is, voeg je de transcriptie toe. In de opties bepaal je of je alleen de tekst wilt toevoegen, of ook de namen van de sprekers en eventueel de tijdcodes.

Integratie met andere apps

Je kunt rechtstreeks Word-documenten verzenden naar OneNote, al is de weg daarnaartoe wel een beetje vreemd. Wanneer het document in Word klaar is, kies je Bestand / Afdrukken. In het dialoogvenster Afdrukken kies je in dit geval niet de printer die op je bureau staat, maar je selecteert de virtuele printer OneNote. Vervolgens klik je op de knop Afdrukken en dan vraagt het systeem naar het notitieblok, de sectie en de pagina waar de virtuele afdruk moet komen. De functie Afdrukken in OneNote werkt trouwens ook in andere applicaties.

Het is ook mogelijk om Excel-rekenbladen in de notities op te nemen. Deze keer moet je naar het tabblad Invoegen gaan in het Lint en daar kies je Bestaand Exel-werkblad of Nieuw Excel-werkblad. Het werkblad wordt ingesloten als een object. Je kunt het rekenblad trouwens nog verder bewerken. Klik op het ingesloten werkblad zodat het in Excel wordt geopend. Je kunt ook een nieuwe tabel maken in OneNote en deze daarna converteren naar een Excel-spreadsheet door er met de rechtermuisknop op te klikken en de opdracht Converteren naar Excel-spreadsheet te selecteren.

Outlook

OneNote werkt uitstekend samen met Outlook. Je kunt bijvoorbeeld rechtstreeks Outlook-taken maken vanuit OneNote. Selecteer de tekst die je wilt omzetten naar zo’n taak en klik er met de rechtermuisknop op. Vanuit het contextmenu plaats je dan een vlaggetje en een tijdsaanduiding bij deze taak: bijvoorbeeld Vandaag, Morgen of Deze week. Zo kun je actiepunten markeren die onmiddellijk zichtbaar zijn in de takenlijst en in de agenda van Outlook. In OneNote kun je trouwens aangeven dat deze taak is afgehandeld door op het vlaggetje te klikken. Het pictogram verandert dan in een groen vinkje. In Outlook wordt deze taak eveneens als afgerond gemarkeerd.

Taken kun je vanuit OneNote rechtstreeks in Outlook vastleggen.

Lees ook: Gek op lijstjes? Dan is Microsoft Lists de app voor jou

Afbeeldingen en tekst

Afbeeldingen invoegen in OneNote doe je net zoals in Word. Je gaat via het tabblad Invoegen naar Afbeelding. Daar selecteer je de afbeelding die je nodig hebt en je klikt op Invoegen. Langs dezelfde weg kun je ook online afbeeldingen van de zoekmachine Bing toevoegen.

Het is zelfs mogelijk rechtstreeks schermafbeeldingen te maken. Als je op de knop Schermopname klikt, wordt het scherm gedimd, zodat je het gebied kunt selecteren dat je wilt vastleggen. De uitgeknipte afbeelding wordt dan in de OneNote-pagina geplaatst. Wanneer een afbeelding tekst bevat, kan OneNote de tekst uit het plaatje kopiëren of doorzoekbaar maken. Klik met rechts op de afbeelding waarin de tekst staat en kies de optie Tekst uit afbeelding kopiëren. OneNote extraheert dan de tekst die je vervolgens elders in de notities of in een andere applicatie kunt plakken.

Tags toevoegen

Er is nog een andere manier om verbanden te leggen in de standaardstructuur van notitieblokken, secties en pagina’s. OneNote ondersteunt ook tags of labels. Standaard bevat OneNote een lijst met vooraf ingestelde tags, zoals Taak, Belangrijk, Idee, Te bezoeken website en Vraag van klant. Je kunt deze labels toepassen op een volledige pagina, maar ook op een alinea, een afbeelding of een stukje tekst. Deze functie zorgt dat je alle gelabelde items in één venster kunt samenbrengen. Een voorbeeld maakt dit duidelijker.

Stel dat je recepten verzamelt in OneNote. Je hebt secties aangemaakt voor voorgerechten, eenpansgerechten, pasta’s en desserts. Als je de tag Vegetarisch maakt en toepast, dan kun je hiermee alle gerechten oproepen die je dit label hebt gegeven binnen alle pagina’s en secties. Beter nog: zo kun je gemakkelijk zoeken naar vegetarische voorgerechten of vegetarische eenpansgerechten.

De labels vind je in het tabblad Start onder de knop Tag invoegen. Onderaan staat de optie Tags aanpassen waarmee je een nieuwe tag maakt of een bestaand label wijzigt. Gebruik in het pop-upvenster de opdracht Nieuwe tag en dan geef een nieuwe weergavenaam op. Het is ook mogelijk om een symbool en een tekstkleur te koppelen.

Zoeken op tags

De tag Belangrijk krijgt het pictogram van een sterretje, Idee krijgt een lampje en Taak een aanvinkvakje. Als je snel alle openstaande taken wilt zien, dan zoek je de tag Taken. Daarna kun je een vinkje plaatsen als de taak is afgewerkt. In het tabblad Start staat een knop om op basis van tags te zoeken. De resultaten worden telkens in een samenvatting weergegeven.

Die lijst verschijnt in het rechterdeelvenster. Je kunt de resultaten sorteren op tagnaam en op basis van de Sectie, Titel, Datum of Notitietekst. Soms is deze lijst lang, maar het wordt overzichtelijker als je inklapt wat je niet nodig hebt. En je kunt de zoekopdracht specificeren door onderaan aan te geven dat OneNote alleen tags mag zoeken binnen de notities van bijvoorbeeld vandaag.

Losse notities

Gebruik je de app Plaknotities of gele post-it’s om snel iets te noteren? Dat hoeft niet, want OneNote vervangt dit met de functie Losse notities. Je wilt snel iets noteren tijdens een telefoongesprek, of je ziet iets op het scherm dat je wilt vastleggen? Gebruik dan de combinatie Windows-toets+Alt+N. Op het scherm verschijnt er een notitieschermpje waarin je gegevens kunt typen of plakken. Je kunt hier ook met de stylus of het aanraakgevoelig scherm dingen met de hand noteren.

Wanneer je tekstknop selecteert, verschijnt er een minibalkje om de tekst vorm te geven of om een taakmarkering toe voegen. Je beschikt ook nog over een knop om schermafbeeldingen te maken. Op de achtergrond wordt OneNote geopend. Standaard worden al deze kattenbelletjes opgeslagen in de sectie Losse notities. Wanneer je een van je notitieblokken in OneNote opent, kun je naar het tabblad Losse notities gaan en de kleine pagina’s naar andere secties of notitieblokken kopiëren.

Frustraties over een trage pc of ongewenste advertenties? Grote kans dat de standaard Windows-instellingen de boosdoener zijn. Met drie simpele ingrepen optimaliseer je direct de snelheid, privacy en veiligheid van je systeem. Wij zetten de belangrijkste aanpassingen op een rij, zodat je direct weer vlot en zorgeloos aan de slag kunt!

Of je nu net een gloednieuwe laptop uit de doos haalt of al jaren op dezelfde vertrouwde desktop werkt, de standaardinstellingen van Windows zijn zelden optimaal. Microsoft kiest vaak voor opties die hun eigen diensten promoten in plaats van jouw gebruiksgemak centraal te stellen. Gelukkig kun je met een paar gerichte ingrepen direct winst behalen. Pas deze drie essentiële instellingen aan voor meer privacy, snelheid en overzicht.

Schakel onnodige opstart-apps uit

Niets is zo frustrerend als een computer die er minutenlang over doet om startklaar te zijn. De grootste boosdoener hiervoor is vaak een overdaad aan programma's die automatisch opstarten zodra je de pc aanzet. Veel applicaties, van Spotify tot samenwerkingstools als Microsoft Teams, nestelen zich tijdens de installatie ongevraagd in je opstartproces. Dat vreet direct aan je systeemgeheugen en vertraagt de opstarttijd aanzienlijk.

Je lost dit eenvoudig op door naar de instellingen van Windows te navigeren en te zoeken naar de optie Opstart-apps. Hier zie je een duidelijk overzicht van alle software die met Windows mee start, inclusief de impact die elk programma heeft op de prestaties. Loop kritisch door deze lijst heen. Programma's die je niet dagelijks direct na het inloggen nodig hebt, kun je zonder risico uitschakelen door het schuifje om te zetten. Je verwijdert de software hiermee niet; je voorkomt alleen dat ze op de achtergrond draaien zonder dat je erom gevraagd hebt. Je pc zal hierdoor merkbaar vlotter reageren.

Weg met die advertenties en suggesties!

Windows is in de loop der jaren steeds meer veranderd in een platform waarop Microsoft eigen en gesponsorde diensten probeert te verkopen. Dat uit zich in zogenaamde 'suggesties' in je Startmenu, op je vergrendelingsscherm en zelfs in de Verkenner. Voor de meeste gebruikers voelt dat – terecht – als ongewenste reclame binnen een besturingssysteem waarvoor al betaald is. Het zorgt bovendien voor ruis en leidt af van waar je eigenlijk mee bezig bent.

Om deze stroom aan prikkels te stoppen, duik je in het menu Persoonlijke instellingen. Bij de instellingen voor het Startmenu en het Vergrendelingsscherm vind je opties die verwijzen naar het tonen van suggesties, tips of leuke weetjes. Vink deze opties uit om een schonere, rustigere interface te krijgen. Vergeet ook niet bij de privacy-instellingen de optie uit te zetten die Windows toestaat om je Instellingen-app te gebruiken voor het tonen van voorgestelde inhoud. Het resultaat is een professionelere werkomgeving die doet wat hij moet doen, zonder je continu te proberen te verleiden tot extra klikken.

Maak bestandsextensies zichtbaar

Een van de meest riskante standaardinstellingen in Windows is het verbergen van bestandsextensies voor bekende bestandstypen. Standaard zie je alleen de naam van een bestand, bijvoorbeeld 'factuur', maar niet of het een .pdf, .docx of een .exe is. Cybercriminelen maken daar dankbaar gebruik van door virussen te vermommen als onschuldige documenten. Een bestand dat 'foto.jpg.exe' heet, wordt door Windows dan getoond als 'foto.jpg', waardoor je denkt een afbeelding te openen terwijl je in werkelijkheid schadelijke software installeert.

Je kunt dit veiligheidsrisico direct verhelpen via de Bestandsverkenner. Zoek in de menubalk naar de optie Weergeven en navigeer vervolgens naar de instellingen voor weergeven. Hier vind je een optie genaamd Extensies voor bestandsnamen. Zorg dat deze optie aangevinkt staat. Hoewel het in het begin even wennen kan zijn om achter elk bestand een punt en drie of vier letters te zien staan, geeft het je volledige controle en inzicht. Je ziet nu in één oogopslag met wat voor type bestand je écht te maken hebt, en dat verkleint de kans op een succesvolle malware-infectie drastisch.

Wanneer je je dekbed gewassen hebt, wil je dat het natuurlijk weer lekker dik en luchtig aanvoelt. Maar wanneer je hem gewoon in de droger gooit, kan de vulling gaan klonteren, zodat er dunne stukken en dikke stukken ontstaan. Dat slaapt niet echt lekker. Om dat te voorkomen, gooien veel mensen er een paar tennisballen bij. Helpt dat echt?

Wat tennisballen in de droger doen

Tijdens het drogen raken de tennisballen telkens het dekbed. Dat helpt vooral bij dons en veren. Als die nat zijn, blijven ze aan elkaar plakken en zakt de vulling in. Door de constante beweging vallen die samengepakte delen weer uiteen, waardoor de vulling zich opnieuw verspreidt. Zo kan de warme lucht overal beter bij en droogt het dekbed gelijkmatiger. De droogtijd wordt er niet korter van, maar het dekbed komt wel duidelijk voller uit de droger.

Hoeveel tennisballen zijn genoeg?

Met één tennisbal in de wasdroger merk je vaak weinig, zeker bij een groot dekbed. Die verdwijnt al snel in de stof en heeft dan weinig effect. Met twee tot vier ballen werkt het beter, omdat ze het dekbed op meerdere plekken tegelijk in beweging houden. Zolang de ballen vrij kunnen bewegen en niet vast blijven zitten in de vulling, doen ze hun werk.

Kun je elke tennisbal gebruiken bij het drogen van een dekbed in de droger?

iet elke tennisbal is even geschikt. Vooral nieuwe of felgekleurde ballen kunnen bij hogere temperaturen kleur afgeven en kleine pluisjes verliezen van de vilten buitenlaag. Dat komt niet vaak voor, maar het risico is wel aanwezig. Gebruik je oudere tennisballen, dan is de kans hierop kleiner. Wil je dat verder beperken, dan kun je de ballen in een oude witte sok stoppen en die dichtknopen. Het effect blijft grotendeels hetzelfde, al is het iets minder uitgesproken dan met losse ballen.

Geef het dekbed genoeg ruimte in de droger

Tennisballen helpen alleen als het dekbed voldoende ruimte heeft om te bewegen. Is de trommel te vol, dan draait alles als één geheel rond en gebeurt er weinig. Wil je grote tweepersoonsdekbedden drogen, dan heb je een droger met een ruime trommel nodig. Heb je die niet zelf? Kijk dan of er een wasserette bij je in de buurt is. Meer ruimte zorgt voor meer beweging en daarmee voor een beter eindresultaat.

Niet elk dekbed kan in de droger

Tennisballen hebben vooral effect bij dons- en verendekbedden. Bij synthetische vulling is dat verschil kleiner en kan de constante beweging van de ballen de vulling na verloop van tijd zelfs vervormen. Wol, zijde en andere natuurlijke materialen mogen meestal helemaal niet in de droger. Check daarom altijd eerst het waslabel voordat je het dekbed in de trommel legt.

Even tussendoor opschudden helpt

Haal het dekbed halverwege het programma even uit de droger en schud het los, alsof je het bed opmaakt. Leg het daarna omgedraaid terug in de trommel. Zo verdeelt de vulling zich opnieuw en kan het dekbed gelijkmatiger drogen.

Wat kun je van het eindresultaat verwachten?

Tennis- of drogerballen zijn vooral een hulpmiddel, geen vervanging voor de juiste drooginstellingen. Droog het dekbed niet te vaak of te heet: kies een lage of middelhoge temperatuur en selecteer een speciaal dons- of beddengoedprogramma als dat op je droger zit. Zorg ook voor voldoende ruimte in de trommel. Als je dan ook nog eens ballen laat meedraaien, heb je er alles aan gedaan om te zorgen dat je dekbed weer lekker vol uit de droger komt!