Er zijn zo veel manieren om informatie bijeen te sprokkelen en aantekeningen te maken. Helaas worden al die notities en takenlijstjes snel een zootje. Zeker als je de gegevens ook nog eens met anderen deelt. Om alle informatie en hersendumps strak te organiseren, is er Microsoft OneNote.

Of je nu een professional, student of thuisgebruiker bent, OneNote is een applicatie voor de desktop (Windows en macOS) en mobiel (iOS en Android) om ideeën en takenlijstjes vast te leggen en te stroomlijnen. Tijdens het notitieproces kun je in realtime samenwerken met anderen. Alle gegevens worden binnen hetzelfde Microsoft-account onderling gesynchroniseerd. Zo kun je bijvoorbeeld het takenlijstje dat je gisteren hebt opgesteld op de pc, vandaag afvinken op je smartphone.

Hiërarchische structuur

De kracht van OneNote is dat het allerlei hersenspinsels, voorstellen, ideeën, voorbereidingen en afbeeldingen in een hiërarchische structuur dwingt. Op het hoogste niveau komen de notitieblokken. Je kunt een notitieblok maken voor de meest uiteenlopende doeleinden: voor een reis, om recepten te bewaren of om bijvoorbeeld een feest te organiseren.

Elk notitieblok verdeel je in secties. Een sectie is een categorie met een specifiek onderwerp. Zo kun je het notitieblok ‘Buurtfeest 2014’ maken waarin de secties ‘Vergaderingen’ en ‘Catering’ zitten. Het derde niveau in de hiërarchie bestaat uit pagina’s. Elke sectie bestaat uit een of meerdere pagina’s die tekst, afbeeldingen, audio, video en andere elementen bevatten.

Lint en Snelle toegang

Verder zie je het Lint, dat net als Word en Excel is verdeeld in tabbladen om bestanden in te voegen, objecten te tekenen of naar de geschiedenis te gaan. Zorg dat je de werkbalk Snelle toegang leert benutten. Dat is het balkje boven het Lint.

Het menu komt tevoorschijn als je klikt op het pijltje dat naar beneden wijst. Hier vind je de opdrachten die je vaak gebruikt, zoals Terug, Volgende en Afdrukvoorbeeld. Het is de bedoeling dat je daar op basis van je eigen workflow via de knop Meer opdrachten de functies toevoegt die je het meest gebruikt. Dat bespaart zoekwerk in de tabbladen van het Lint.

Nieuw notitieblok

Om een nieuw notitieblok te maken kies je in het Lint het tabblad Bestand. In de linkerkolom klik je op Nieuw. Vervolgens selecteer je een locatie om het notitieblok op te slaan. Dat kan de harde schijf zijn, maar je kunt het notitieblok ook opslaan op OneDrive. Je geeft het nieuwe blok een herkenbare naam en je klikt op de knop Notitieblok maken. Om de linkerbalk altijd zichtbaar te houden, klik je op de punaise die rechtsboven in deze balk staat. Hiermee heb je altijd overzicht van alle notitieblokken en secties.

Ordenen

Na verloop van tijd krijg je verschillende notitieblokken. Die vind je allemaal terug in de linkerbalk. Om de notitieblokken te rangschikken, klik je erop en sleep je die hoger of lager in de volgorde. Het is ook handig om een kleur te gebruiken. Zo maak je alle notitieblokjes voor reisvoorbereidingen bijvoorbeeld groen en de werkgerelateerde notitieblokjes blauw. De weergavenaam en de kleur wijzig je in de eigenschappen. Klik met de rechtermuisknop op de naam van het bedoelde notieblok en kies Eigenschappen. Door je notitieblokken netjes te organiseren, vind je later de speld in de hooiberg sneller terug.

Delen

Met OneNote kun je de notitieblokken met anderen delen en in realtime samenwerken. Klik met de rechtermuisknop op het notitieblok en selecteer de opdracht Dit notitieblok delen. Er verschijnt dan een pop-up waarin je het e-mailadres invult van degene met wie je het blok wilt delen. Heb je in Outlook een e-mailgroep aangemaakt voor verschillende mensen? Dan kun je meteen met de volledige groep delen.

Door op het potloodpictogram in de pop-up te klikken, selecteer je de opties voor het delen. Mag de andere het notitieblok alleen bekijken of mag die het ook bewerken? Als je onderaan bij Koppeling kopiëren op de link klikt, dan is het mogelijk om een wachtwoord in te stellen waarmee anderen toegang krijgen.

Secties en sectiegroepen

Een sectie is een soort hoofdstuk binnen een notitieblok. Een nieuwe sectie maak je door in de linkerbalk eerst het notitieblok te openen. Daarmee verschijnt de knop + Nieuwe sectie. Vervolgens kun je de naam van de nieuwe sectie typen. Naarmate je meer secties in hetzelfde notitieblok verzamelt, groeit de noodzaak om ze steeds strakker organiseren. Als je met de rechtermuisknop klikt, kom je bij de opdracht Naam wijzigen. Als je een notitieblok opent, komen de secties als gekleurde tabs in beeld.

Je kunt ook met sectiegroepen werken voor meer complexe projecten, of als je veel secties hebt. Een sectiegroep is een map die verschillende secties bevat. Om een nieuwe sectiegroep te maken, klik je met rechts op de ruimte in het gebied met de sectietabbladen en dan kies je Nieuwe sectiegroep in het contextmenu. Geef de sectiegroep een naam en sleep bestaande secties naar deze groep of maak nieuwe secties binnen de groep. De functie Sectiegroep zorgt voor een overzichtelijke werkruimte, terwijl je een extra organisatielaag toevoegt.

Pagina’s en sjablonen

Je wilt een nieuwe pagina maken binnen een sectie. Hiervoor gebruik je de knop Pagina toevoegen in het deelvenster. Er verschijnt een nieuwe pagina waar je onmiddellijk kunt typen om de pagina een naam te geven. In dit deelvenster is het mogelijk om de volgorde herschikken door erop te klikken en de pagina binnen de lijst naar een andere positie te slepen.

Het programma heeft een breed aanbod aan paginasjablonen waarmee je de inhoud meer uniform en vooral meer aantrekkelijk maakt. Om bij de sjablonen te komen klik je op het tabblad Invoegen en selecteer je in het Lint Paginasjablonen. Aan de rechterkant verschijnt een nieuw deelvenster met een reeks sjablonen gerangschikt volgens categorie: Academisch, Zakelijk, Decoratief. Klik op een sjabloon om deze meteen op de pagina toe te passen.

Creatievelingen kunnen ook zelf aangepaste sjablonen maken door eerst een pagina te ontwerpen en die daarna op te slaan als sjabloon. Daarvoor gebruik je de knop Huidige pagina opslaan als sjabloon, die staat helemaal onderaan in de sjabloonkolom.

Aantekeningen maken

OneNote ondersteunt verschillende soorten notities: tekst, tekeningen, audio- en videoclips en handschrift. We beginnen met het eenvoudigste. Klik ergens op een pagina en begin te typen. Er zijn verschillende lettertypes, -groottes en -kleuren en stijlen. Je maakt net als in een gewone tekstverwerker lijsten met opsommingstekens of nummers.

Het programma herkent ook digitaal handschrift. In het tabblad Tekenen kun je met een stylus, touchscreen of muis met verschillende penstijlen, kleuren en diktes tekenen. Om een wiskundig formule neer te zetten, klik je in het tabblad Tekenen helemaal rechtsboven op de drie puntjes. Gebruik vervolgens de opdracht Handschrift naar wiskunde.

Opnamen en transcripties

Voor het vastleggen van lezingen of vergaderingen kan het handig zijn om audio- of video op te nemen. Om zo’n opname te maken ga je opnieuw naar het tabblad Invoegen. Weer gebruik je de drie puntjes, omdat niet alle opdrachten binnen de breedte van het Lint passen. Kies Video opnemen of Audio opnemen. Die laatste opdracht staat bij de optie Transcriberen.

Wil je het programma een ingesproken tekst laten uitschrijven, dan gebruik je de optie Transcriberen. Hier selecteer je eerst de taal die het programma moet herkennen. Het Nederlands staat wel degelijk in de lijst, maar onder het Deens. Waarschijnlijk is onze taal alfabetisch gerangschikt op basis van Dutch. Vervolgens selecteer je een audiobestand met de knop Audio uploaden of maak je een nieuwe geluidsopname met Opname starten. Als de opname klaar is, voeg je de transcriptie toe. In de opties bepaal je of je alleen de tekst wilt toevoegen, of ook de namen van de sprekers en eventueel de tijdcodes.

Integratie met andere apps

Je kunt rechtstreeks Word-documenten verzenden naar OneNote, al is de weg daarnaartoe wel een beetje vreemd. Wanneer het document in Word klaar is, kies je Bestand / Afdrukken. In het dialoogvenster Afdrukken kies je in dit geval niet de printer die op je bureau staat, maar je selecteert de virtuele printer OneNote. Vervolgens klik je op de knop Afdrukken en dan vraagt het systeem naar het notitieblok, de sectie en de pagina waar de virtuele afdruk moet komen. De functie Afdrukken in OneNote werkt trouwens ook in andere applicaties.

Het is ook mogelijk om Excel-rekenbladen in de notities op te nemen. Deze keer moet je naar het tabblad Invoegen gaan in het Lint en daar kies je Bestaand Exel-werkblad of Nieuw Excel-werkblad. Het werkblad wordt ingesloten als een object. Je kunt het rekenblad trouwens nog verder bewerken. Klik op het ingesloten werkblad zodat het in Excel wordt geopend. Je kunt ook een nieuwe tabel maken in OneNote en deze daarna converteren naar een Excel-spreadsheet door er met de rechtermuisknop op te klikken en de opdracht Converteren naar Excel-spreadsheet te selecteren.

Outlook

OneNote werkt uitstekend samen met Outlook. Je kunt bijvoorbeeld rechtstreeks Outlook-taken maken vanuit OneNote. Selecteer de tekst die je wilt omzetten naar zo’n taak en klik er met de rechtermuisknop op. Vanuit het contextmenu plaats je dan een vlaggetje en een tijdsaanduiding bij deze taak: bijvoorbeeld Vandaag, Morgen of Deze week. Zo kun je actiepunten markeren die onmiddellijk zichtbaar zijn in de takenlijst en in de agenda van Outlook. In OneNote kun je trouwens aangeven dat deze taak is afgehandeld door op het vlaggetje te klikken. Het pictogram verandert dan in een groen vinkje. In Outlook wordt deze taak eveneens als afgerond gemarkeerd.

Taken kun je vanuit OneNote rechtstreeks in Outlook vastleggen.

Lees ook: Gek op lijstjes? Dan is Microsoft Lists de app voor jou

Afbeeldingen en tekst

Afbeeldingen invoegen in OneNote doe je net zoals in Word. Je gaat via het tabblad Invoegen naar Afbeelding. Daar selecteer je de afbeelding die je nodig hebt en je klikt op Invoegen. Langs dezelfde weg kun je ook online afbeeldingen van de zoekmachine Bing toevoegen.

Het is zelfs mogelijk rechtstreeks schermafbeeldingen te maken. Als je op de knop Schermopname klikt, wordt het scherm gedimd, zodat je het gebied kunt selecteren dat je wilt vastleggen. De uitgeknipte afbeelding wordt dan in de OneNote-pagina geplaatst. Wanneer een afbeelding tekst bevat, kan OneNote de tekst uit het plaatje kopiëren of doorzoekbaar maken. Klik met rechts op de afbeelding waarin de tekst staat en kies de optie Tekst uit afbeelding kopiëren. OneNote extraheert dan de tekst die je vervolgens elders in de notities of in een andere applicatie kunt plakken.

Tags toevoegen

Er is nog een andere manier om verbanden te leggen in de standaardstructuur van notitieblokken, secties en pagina’s. OneNote ondersteunt ook tags of labels. Standaard bevat OneNote een lijst met vooraf ingestelde tags, zoals Taak, Belangrijk, Idee, Te bezoeken website en Vraag van klant. Je kunt deze labels toepassen op een volledige pagina, maar ook op een alinea, een afbeelding of een stukje tekst. Deze functie zorgt dat je alle gelabelde items in één venster kunt samenbrengen. Een voorbeeld maakt dit duidelijker.

Stel dat je recepten verzamelt in OneNote. Je hebt secties aangemaakt voor voorgerechten, eenpansgerechten, pasta’s en desserts. Als je de tag Vegetarisch maakt en toepast, dan kun je hiermee alle gerechten oproepen die je dit label hebt gegeven binnen alle pagina’s en secties. Beter nog: zo kun je gemakkelijk zoeken naar vegetarische voorgerechten of vegetarische eenpansgerechten.

De labels vind je in het tabblad Start onder de knop Tag invoegen. Onderaan staat de optie Tags aanpassen waarmee je een nieuwe tag maakt of een bestaand label wijzigt. Gebruik in het pop-upvenster de opdracht Nieuwe tag en dan geef een nieuwe weergavenaam op. Het is ook mogelijk om een symbool en een tekstkleur te koppelen.

Zoeken op tags

De tag Belangrijk krijgt het pictogram van een sterretje, Idee krijgt een lampje en Taak een aanvinkvakje. Als je snel alle openstaande taken wilt zien, dan zoek je de tag Taken. Daarna kun je een vinkje plaatsen als de taak is afgewerkt. In het tabblad Start staat een knop om op basis van tags te zoeken. De resultaten worden telkens in een samenvatting weergegeven.

Die lijst verschijnt in het rechterdeelvenster. Je kunt de resultaten sorteren op tagnaam en op basis van de Sectie, Titel, Datum of Notitietekst. Soms is deze lijst lang, maar het wordt overzichtelijker als je inklapt wat je niet nodig hebt. En je kunt de zoekopdracht specificeren door onderaan aan te geven dat OneNote alleen tags mag zoeken binnen de notities van bijvoorbeeld vandaag.

Losse notities

Gebruik je de app Plaknotities of gele post-it’s om snel iets te noteren? Dat hoeft niet, want OneNote vervangt dit met de functie Losse notities. Je wilt snel iets noteren tijdens een telefoongesprek, of je ziet iets op het scherm dat je wilt vastleggen? Gebruik dan de combinatie Windows-toets+Alt+N. Op het scherm verschijnt er een notitieschermpje waarin je gegevens kunt typen of plakken. Je kunt hier ook met de stylus of het aanraakgevoelig scherm dingen met de hand noteren.

Wanneer je tekstknop selecteert, verschijnt er een minibalkje om de tekst vorm te geven of om een taakmarkering toe voegen. Je beschikt ook nog over een knop om schermafbeeldingen te maken. Op de achtergrond wordt OneNote geopend. Standaard worden al deze kattenbelletjes opgeslagen in de sectie Losse notities. Wanneer je een van je notitieblokken in OneNote opent, kun je naar het tabblad Losse notities gaan en de kleine pagina’s naar andere secties of notitieblokken kopiëren.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl