Gek op lijstjes? Dan is Microsoft Lists de app voor jou

Een feestje organiseren, je verzameling boeken bijhouden of samenwerken met anderen ... Met Microsoft Lists kun je uiteenlopende lijstjes en overzichten maken. Microsoft bracht onlangs een preview van de nieuwe versie uit. Wij gaan er uiteraard direct mee aan de slag.

Je vindt de preview-versie op de website Microsoft Lists. De algemene informatie over de app vind je op deze pagina. Daar lees je ook dat het programma zich nog in de ontwikkelfase bevindt: het is dus nog niet afgerond. Volgens Microsoft mogen er nu maximaal 200.000 gebruikers mee aan de slag. Klik op Preview-versie uitproberen om je aan te melden. Je mag Microsoft Lists gratis gebruiken.

Web of app

Je gebruikt Lists via de website, of via de app die je vindt in de app-winkels van Apple en Google. Wij gaan aan de slag met de webversie. Klik op Nieuwe lijst (boven in het venster) om aan de slag te gaan. Er zijn verschillende manieren om een lijst te maken. Je kunt beginnen met een schone lei, maar ook snel van start gaan op basis van een sjabloon. Over sjablonen lees je verderop in dit artikel.

Wij beginnen eerst met een lege lijst. Klik op Nieuwe lijst / Lege lijst. Een nieuw venster opent, waarin je de basisgegevens van de lijst opgeeft. Geef bij Naam de gewenste titel op. Zorg voor een herkenbare en compacte naam, bijvoorbeeld Zomervakantie 2024. In het vak eronder, Beschrijving, geef je aan waarvoor je de lijst maakt. Deze korte beschrijving wordt later in het overzicht van alle lijsten getoond, zodat je de gezochte lijst snel herkent. Hierna kies je een kleur, waarmee je de herkenbaarheid van de lijst verder verhoogt. Kies tot slot voor een pictogram. Tevreden met de basisgegevens? Klik op Maken. De lege lijst wordt gemaakt.

Items toevoegen

Kies nu Nieuw item toevoegen en geef het eerste item op, bijvoorbeeld Brochures opvragen. Naast elke vermelding vind je de optie Meer acties, herkenbaar aan de drie puntjes. Via dit menu kun je bestaande vermeldingen onder meer bewerken, verwijderen en voorzien van een opmerking, waarover je verderop meer leest. Heb je de eerste vermelding gemaakt, dan klik je op de optie Kolom toevoegen.

Hierin onderscheidt Microsoft Lists zich van andere apps waarmee je (taken)lijstjes kunt maken. Je bepaalt zelf welke kolommen je wilt opnemen. Microsoft Lists biedt hiervoor elf verschillende mogelijkheden. Gaat de vermelding om een keuze die je moet maken, dan kies je bijvoorbeeld voor Keuze. Je kunt dan twee of meerdere opties aangeven, waaruit je later kunt kiezen. In ons voorbeeld is dat Europa, Azië en Verenigde Staten, omdat we willen kiezen tussen deze werelddelen voor een zomervakantie. Je kunt de keuzes zelf instellen, maar ook kiezen voor Kunnen waarden handmatig toevoegen, als je wilt dat anderen ook eigen keuzes kunnen opperen.

Kolomweergave aanpassen

Je kunt op elk moment aangeven welke kolommen je wel of juist niet wilt tonen. Klik op Kolom toevoegen en hierna op Kolommen weergeven of verbergen. Een lijst met alle kolomtitels verschijnt. Verwijder het vinkje bij de kolommen die je niet meer wilt tonen. Via dit venster kun je ook de volgorde van de kolommen aanpassen. Sleep de kolom naar een andere positie in de lijst of gebruik de knoppen Kolom omhoog verplaatsen of Kolom omlaag verplaatsen om een nieuwe positie te bepalen. Sla de nieuwe weergave op met een klik op Toepassen. Je kunt de volgorde van kolommen ook aanpassen via het hoofdvenster van Lists zelf: pak een kolom in de lijstweergave vast en versleep deze naar links of rechts.

Filteren maar!

Vooral de filterfuncties van Lists komen van pas bij grotere lijsten. Afhankelijk van de complexiteit van je lijst, bijvoorbeeld als je gebruikmaakt van meerdere keuzelijstjes of verschillende eenheden in de lijst. Klik op de knop Filter (rechtsboven naast de titel van de lijst en herkenbaar aan de trechter). Een nieuw venster met beschikbare filters wordt getoond. Gebruik je een filter vaak, maak het dan vast bovenaan het venster. Klik op Meer acties voor filter, herkenbaar aan de drie puntjes. Kies voor Vastmaken.

Delen

Een lijst kun je met anderen delen, zodat ook zij de inhoud kunnen aanvullen en bestaande items kunnen bewerken. Kies in de menubalk bovenin voor Delen. Geef het e-mailadres op van de persoon met wie je wilt delen. Klik op het Pijltje ernaast en kies voor Kan lijst bewerken als je toestaat dat anderen de volledige lijst (inclusief klommen en weergaven) kunnen aanpassen. Kies voor Kan items bewerken als je die vrijheid wilt beperken tot het bewerken van items in de lijst zelf. Vervolgens kun je nog een bericht toevoegen.

Klik hierna op Iedereen met de koppeling kan bewerken. Een nieuw venster opent met aanvullende opties. Zo kun je hier opgeven dat er om een wachtwoord moet worden gevraagd of dat de lijst alleen mag worden bekeken en niet mag worden aangepast. Ook kies je hier of de lijst met iedereen mag worden gedeeld of alleen met specifieke personen, van wie je het e-mailadres opgeeft.

Altijd op de hoogte

Deel je de lijst met anderen en kunnen andere gebruikers de lijst ook aanpassen? Met regels zorg je ervoor dat je op de hoogte wordt gesteld bij een verandering aan je lijst. Klik in de menubalk bovenin op Regels / Regel maken. Geef aan wanneer je op de hoogte wilt worden gesteld en kies daarbij uit Gegevens in een kolom worden gewijzigd, Er is een nieuw item gemaakt of Een item is verwijderd. Afhankelijk van de gekozen regel, maak je nu de voorwaarde af. Je bepaalt bijvoorbeeld wat er moet veranderen. Tot slot geef je een e-mailadres op waarnaar een melding moet worden gestuurd. Klik op Maken om de regel te activeren. Je kunt de regels hierna ook aanpassen. Kies voor Regels / Regels beheren.

Meerdere weergaven

Handig in Microsoft Lists is de mogelijkheid om meerdere weergaven voor dezelfde lijst te maken. Zo kun je een lijst bijvoorbeeld tonen als lijst met items, maar je kunt ook kiezen voor een galerieweergave. Bij die laatste worden je items in groepen getoond en is er meer ruimte per item beschikbaar. Er zijn verschillende weergaven beschikbaar. Naast de eerdergenoemde lijstweergave en galerieweergave, kun je kiezen voor een overzicht op basis van een agenda. Er is ook een bordweergave. Deze weergave is handig bij items die je graag wilt plannen (zoals activiteiten) en die je bijvoorbeeld van de ene in de andere fase wilt slepen om de voortgang in het oog te houden.

Weergaven optimaliseren

Heb je een weergave gemaakt, dan kun je deze nog verder optimaliseren. Bovenaan elke lijst vind je een of meerdere tabbladen. Elke weergave heeft een eigen tabblad, waartussen je kunt schakelen. Klik op het Pijltje naast de naam van de weergave die je wilt bewerken. Een contextmenu opent.

Wil je optimaal gebruikmaken van de lijst en geen onnodige ruimte verliezen? Kies dan voor Automatisch aan hoogte aanpassen. Afhankelijk van het soort lijst, kun je kiezen voor de optie Compacte lijst. Om de geselecteerde weergave als primaire uiterlijk te gebruiken, kies je voor Huidige weergave als standaard instellen. Zorg altijd voor een duidelijke beschrijving van je weergave, zodat je snel tussen de weergaven kunt schakelen. Verduidelijk de naam als dat nodig is, via Weergavenaam wijzigen. Ben je niet meer tevreden over de weergave of wil je deze niet meer gebruiken? Kies voor Weergave verwijderen.

App-versie

Eerder in dit artikel las je dat Microsoft Lists ook beschikbaar is voor iOS en Android. Die versies hebben een eenvoudige opbouw en bestaan uit drie tabbladen. Op de tab Startpagina zie je een overzicht van recente lijsten en lijsten die je hebt gemarkeerd als favoriet. Via de tab Nieuw maak je een nieuwe lijst aan. Ook in de mobiele app kun je kiezen tussen een lege lijst of een sjabloon.

Voor een overzicht van alle lijsten, tik je op de tab Mijn lijsten. Tik op de knop Meer opties (herkenbaar aan de drie horizontale puntjes) voor enkele basisopties. Zo kun je via dit menu de lijst toevoegen aan je favorieten, de naam van een lijst wijzigen en de lijst met anderen delen.