De meeste mensen kennen VLC media player omdat het een 'alleseter' is. Het programma speelt alle filmbestanden af die in de praktijk voorkomen. Minder bekend zijn de geavanceerde functies van VLC en juist daar richten we ons op in dit artikel, want je kunt er nog veel meer mee!

In de basis is VLC uiteraard een afspeelprogramma en daar moet je het ook voor blijven gebruiken. De opties die we bespreken in dit artikel zijn een aangename bijkomstigheid. Niet alle trucjes zijn handig voor iedereen. Gebruik ervan wat je leuk lijkt. Probeer de trucjes vooral uit, dan merk je meteen hoe krachtig VLC eigenlijk is en hoe weinig je er van gebruikt. We gaan VLC niet uitvoerig tweaken, dus de basisfunctionaliteit zoals je VLC nu al gebruikt blijft behouden. Om aan de slag te gaan met deze masterclass heb je VLC nodig en dat programma vind je hier. We gebruiken in dit artikel de Nederlandse taaloptie van VLC. Is jouw VLC misschien Engelstalig? Schakel dan (al dan niet tijdelijk) over naar de Nederlandse taal om de stappen beter te kunnen volgen. Ga naar Tools / Preferences en pas de taal aan bij Menus language.

Tip 1 - Standaardspeler

VLC speelt alles wat met videobestanden te maken heeft probleemloos af. Toch kan het gebeuren dat voor bepaalde bestanden een andere programma opstart zodra je dubbelklikt op een videobestand. Bekende programma's die zichzelf dit recht toe-eigenen zijn Windows Media Player en iTunes. In dat geval kun je opnieuw instellen dat VLC wordt gebruikt als je op een videobestand dubbelklikt. Ga naar het configuratiescherm van Windows en ga naar Programma's / Standaardprogramma's / Standaardprogramma's instellen. Zoek in de lijst naar VLC media player en selecteer deze door er op te klikken. Bevestig met Dit programma als standaardprogramma instellen.

©PXimport

Wil je VLC niet als je standaard afspeelprogramma? Dan kun je je videobestanden nog steeds afspelen met VLC. Start VLC en sleep het videobestand dat je wilt afspelen naar het VLC-venster. Uiteraard kun je ook het menu Media / Bestand openen gebruiken.

Tip 2 - Ondertiteling

Ondertiteling en films zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden, maar technisch gezien zijn de componenten meestal gescheiden. Als je een mkv-videobestand afspeelt, is de ondertiteling mogelijk wel 'ingebakken'. Dit geldt ook voor dvd's die je afspeelt met VLC. Kijk tijdens het afspelen bij Ondertiteling / Ondertitelspoor. Soms zie je hier een aanduiding van de taal, maar er kan ook Track 1, Track 2 enzovoorts staan. In dat geval is het een kwestie van uitproberen om de juiste taal te vinden.

©PXimport

Tip 3 - Externe ondertiteling

Meestal is de ondertiteling van een film een apart bestand. Een srt-bestand is een populair formaat. Het is de bedoeling dat het srt-bestand met de ondertiteling in dezelfde map staat als je filmbestand. Van de film sharks2015.avi moet het bestand met ondertiteling dus de naam sharks2015.srt hebben. Alleen dan zal VLC het automatisch herkennen en tonen tijdens het afspelen van je film. Heet het bestand met ondertiteling sharks2015NL.srt? Dan kun je dit bestand eerst hernoemen voordat je de film afspeelt of het bestand handmatig toevoegen tijdens het afspelen van de film. Dit laatste gaat via Ondertitels / Ondertitelbestand toevoegen.

©PXimport

Tip 4 - Ondertiteling zoeken

Er zijn veel websites waar je ondertiteling kunt downloaden. Na het geven van een zoekopdracht krijg je meestal een zip-bestand dat je kunt downloaden en uitpakken. Hierin vind je het bestand met ondertiteling. Je moet het alleen nog even handmatig hernoemen, zodat de naamgeving overeenkomt met het filmbestand, of je moet het ondertitelbestand handmatig toevoegen. Met een beetje geluk werkt het.

Klinkt deze werkwijze omslachtig? Dat is het ook! Dankzij de uitbreiding vlsub kun je via Weergeven / Download subtitles ondertiteling direct zoeken op internet en downloaden. Vlsub is inmiddels standaard aanwezig in VLC. Je kunt de taal instellen (Nederlands) en automatisch laten zoeken of een handmatige zoekopdracht geven. De ondertiteling wordt direct bewaard met de juiste bestandsnaam en automatisch geselecteerd als actieve ondertiteling van de film die op dat moment afspeelt.

Synchronisatie ondertiteling

Als je merkt dat je ondertiteling niet synchroon loopt, kun je het beste op zoek naar nieuwe ondertiteling. Dit is de kortste weg en scheelt ergernis. In de meeste gevallen zijn nieuwe bestanden wel te vinden via populaire ondertitelwebsites, de ingebouwde zoekfunctie voor ondertiteling in VLC of met een speciaal programma als Sublight. Als dit geen uitkomst biedt, heeft VLC de mogelijkheid om de ondertiteling opnieuw te synchroniseren. Gebruik hiervoor de toetsen H en G en speel hiermee totdat de tekst weer gelijk loopt met het beeld.

©PXimport

Tip 5 - Rar- en zip-bestanden afspelen

Veel films op internet zijn ingepakt in een zip- of rar-archief. Een film kan vele tientallen van dit soort archiefbestanden beslaan. Normaal gesproken moet je de bestanden na het downloaden eerst uitpakken voordat je het filmbestand kunt bekijken, maar voor VLC hoeft dat niet. Sleep een zip- of rar-bestand waarin een filmbestand staat naar het VLC-venster om je film direct te kijken. Je kunt het archiefbestand ook openen via Media / Bestand openen. Dit scheelt niet alleen een extra handeling en veel tijd, maar ook schijfruimte omdat je te maken hebt met het filmbestand en het archiefbestand. De keerzijde van deze functie is dat het om onverklaarbare redenen soms niet werkt, maar het altijd het uitproberen waard!

©PXimport

Tip 6 - YouTube-filmpjes

VLC interesseert het niet zo veel of een videobestand op je computer, usb-stick of ergens op internet staat. Je kunt er zelfs YouTube-filmpjes mee afspelen. Open het YouTube-filmpje eerst in je browser en kopieer de link van het webadres. Start nu VLC en klik op Media / Netwerkstream openen. Plak nu de weblink naar het filmpje op YouTube en klik op Afspelen.

Tip 7 - Opslaan van YouTube

De meeste mensen die iets van YouTube willen bewaren op de computer grijpen naar Freemake of andere gratis programma's. We nemen geïntegreerde reclamenetwerken en soms zelfs spyware voor lief bij dit soort software, maar waarom zou je? Het kan ook gratis en veilig via een tussenstapje in VLC. Speel de video af zoals besproken bij de vorige tip. Ga in VLC naar het menu Extra / Codecinformatie. Onder in beeld zie je een lange cryptische link bij Locatie. Klik met de rechtermuisknop op deze link en kies Select all (alles selecteren). Kopieer het linkadres nu via Ctrl+C. Ga naar je browser en plak de link in het adresveld via Ctrl+V. Bevestig met Enter. Het filmpje begint af te spelen, maar dan zonder alle YouTube-kaders en andere opsmuk. Je mag het filmpje pauzeren. Klik in je browser met de rechtermuisknop op het filmpje en kies Opslaan als. Bewaar het videobestand op je computer als mp4-bestand.

©PXimport

Niet installeren

©PXimport

Tip 8 - YouTube naar mp3

YouTube staat vol met liedjes. Deze kun je via een paar tussenstapjes bewaren als mp3-bestand op je computer. Doorloop eerst tip 6 en tip 7. Het resultaat hiervan is een mp4-bestand op je computer. Start VLC en ga naar Media / Converteren opslaan. Voeg het mp4-filmbestand toe met de knop Toevoegen in het tabblad Bestand. Klik op Converteren opslaan en kies bij Profiel voor Audio mp3. Geef met de knop Bladeren bij Doelbestand een bestandsnaam op, bijvoorbeeld liedje.mp3. Klik op Start en wacht geduldig af tot je liedje is omgezet. Je kunt het originele mp4-videobestand wissen (als het inderdaad niet meer wilt hebben).

©PXimport

Kwaliteit

©PXimport

Tip 9 - Dvd en Blu-ray

Voor sommige mensen is het niet eenvoudig om een dvd-schijfje af te spelen op de pc. Ook dit kan met VLC. Plaats dvd in de speler van je systeem, start VLC en ga naar Media / Schijf openen. Geef aan wat je wilt afspelen. Je hebt onder andere de keuze voor Dvd of Blu-ray. Als je de menu's wilt overslaan, kun je de optie Geen schijfmenu's aanvinken. Wijs de schijfletter aan met Bladeren en klik op Afspelen.

Het afspelen van blu-ray-schijfjes werkt in de praktijk niet altijd met VLC. Je kunt hierover een programma als Leawo Blu-ray Player gebruiken.

©PXimport

Tip 10 - Schijfje rippen

Met een kleine variatie op de vorige tip kun je je dvd's en blu-rays ook opslaan op je computer. Doe dit uiteraard alleen als je hiermee geen wetten overtreedt. In plaats van op de knop Afspelen te klikken, klik je naast deze knop op het icoontje met het pijltje. Klik in het extra menu op Converteren, kies het gewenste videoformaat en geef aan waar je het videobestand wilt bewaren. Experimenteren is vereist voor een goed eindresultaat.

Tip 11 - Webcam-filmpje

VLC kan filmpjes opnemen van je webcam in hoge kwaliteit. Dit mag een usb-webcam zijn of een webcam die is ingebouwd in je laptop. Ga naar Media / Converteren opslaan en ga naar het tabblad Opnameapparaat. Kies in het menu achter Opnamemodus voor Direct show. Vervolgens kun je bij Video-apparaatnaam je webcam selecteren. Kies bij Audio-apparaatnaam je microfoon of schakel deze uit (None). Pas eventueel extra instellingen aan via de knop Geavanceerde opties en klik op de knop Converteren opslaan. VLC toont geen voorbeeldweergave. Klik op de stopknop om de opname te beëindigen.

©PXimport

Tip 12 - Bureaubladvideo

Een leuk extraatje van VLC is de mogelijkheid om een bureaubladfilmpje te maken, ook wel 'screencast' of 'video tutorial' genoemd. Hierbij maak je opnames van de handelingen die jij op je computer verricht, bijvoorbeeld als instructie voor iemand anders. Als je deze optie wilt gebruiken, volg je eerst een deel van de instructies van de vorige tip, maar kies je bij Video-apparaatnaam voor Desktop. Stel bij de optie Gewenste beeldsnelheid voor opname het aantal fps (frames per seconde) op 15 of 25 in. Meer frames levert een vloeiender beeld op, maar zorgt ook voor een groter videobestand.

Bij de meest recente versie van VLC blijkt dat het maken van een bureaubladfilmpje niet helemaal stabiel werkt, met alle ergernis van dien. Probeer het uit, misschien werkt het op jouw systeem wel goed. Bij problemen kun je voor dit doel ook een programmaatje als TinyTake gebruiken.

©PXimport

Tip 13 - Dynamisch bureaubladachtergrond

In Windows kun je foto's als bureaubladachtergrond instellen, maar wist je dat dit ook een videobestand of YouTube-filmpje mag zijn? Speel het filmpje dat je op je bureaublad wilt zien af met VLC en kies in het menu Video voor Als bureaubladachtergrond instellen. Een film kijken op deze manier is niet zo fijn vanwege de icoontjes en vensters die het zicht belemmeren. De optie is wel leuk om een (live) video van je favoriete uitzicht weer te geven.

©PXimport

Tip 14 - Uitgebreide functies

De meeste mensen kennen alleen het strakke minimalistische afspeelvenster van VLC, maar er is ook een uitgebreidere mediaspeler met meer functies. Deze vind je via Weergave / Afspeellijst (of sneltoets Ctrl+L). In de linkerkolom zie je een overzicht van de extra's, zoals Playlist, Mijn video's (met een verwijzing naar de inhoud van gelijknamige map) en diverse streamingopties. Er is zelfs een podcast-functie aanwezig voor wie dit handig vindt. Deze werkt goed, maar is wel Spartaans omdat je zelf het adres van de podcast-feed moet kopiëren/plakken.

©PXimport

Tip 15 - Combineer je trucs

De mogelijkheden en kracht van VLC ontdek je nooit in één keer. De mediaspeler wordt pas een 'ultieme mediaspeler' als je VLC gebruikt met de functies die jij handig vindt. Misschien volstaat de basis die alle videoformaten probleemloos afspeelt, maar de kans is groot dat meer mogelijkheden in de smaak zullen vallen. Combineren is een must. Je kunt bijvoorbeeld afspeellijsten aanleggen van lokale bestanden/video's, maar ook YouTube-filmpjes of YouTube-afspeellijsten toevoegen. Dit laatste lijkt misschien omslachtig, maar is bijzonder handig als je graag de 'YouTube DJ' uithangt. Dankzij VLC heb je tussendoor geen last van reclames.

©PXimport

Tip 16 - Extra uitbreidingen

Er is een aantal plug-ins te krijgen voor VLC, maar deze hebben we bewust niet gebruikt in dit artikel. Veel plug-in-functies zijn al geïntegreerd in VLC. Zo onthoudt de afspeelsoftware bijvoorbeeld waar je gebleven was en kun je de volgende keer wanneer je een filmbestand opent je weergave hervatten. Voorheen was hier een extra uitbreiding voor nodig. Dit geldt ook voor de uitbreiding om ondertiteling te vinden. Bij de plug-ins vind je ook een installatieprocedure om de uitbreiding aan de praat te krijgen. Meestal moet je een paar bestandjes kopiëren met Windows Verkenner. Meer tips over add-ons en skins voor VLC vind je in dit artikel.

©PXimport

Smartphone-app

VLC is niet alleen handig op je pc, maar ook voor je smartphone of tablet. De functies van de iOS- en Android-app wijken behoorlijk af, maar ze hebben één ding gemeen: het is handige afspeelsoftware voor alle videobestanden. Bij Android-apparatuur kun je videobestanden (bijvoorbeeld mkv's) op je toestel krijgen via een SD-kaartje, bij iOS-toestellen is dat lastig. Voor dit laatste heeft de iOS-app van VLC een handige functie genaamd Delen via WiFi. Hiermee gebruik je de browser op je computer om (grote) videobestanden op je smartphone te krijgen en af te spelen: handig! De iOS- en Android-app vind je in de app-store van je platform.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).