ID.nl logo
Huis

Externe toegang tot je thuisnetwerk zonder NAT

Klanten van KPN met een 4G only-abonnement voor het buitengebied klagen sinds eind maart dat zij van buitenaf niet meer met hun thuisnetwerk kunnen verbinden. Er is gelukkig een simpele oplossing, die ook bruikbaar is voor wie geen KPN-klant is: regel externe toegang met Pagekite.

Als je in je thuisnetwerk een server opzet, is die standaard alleen binnen je eigen netwerk bereikbaar. Wil je ook van buitenaf bij je webserver, nas of beveiligingscamera kunnen, dan moet je daar nog het een en ander voor configureren. Zo dien je een statisch ip-adres aan je server toe te kennen. Dan moet je in je internetmodem/router portforwarding instellen, zodat die alle aanvragen op een specifieke poort op je publieke ip-adres naar het statische ip-adres van je server omleidt. Vaak dien je ook nog in de firewallregels van je router die poort open te zetten.

Maar dan is het nog niet gedaan: aangezien veel modems van internetabonnementen thuis geen vast ip-adres krijgen, heb je ook een dynamische dns (ddns) nodig, zodat je eigen domeinnaam altijd naar je publieke ip-adres verwijst, ook als dat verandert. Kortom, even een server thuis buiten je thuisnetwerk beschikbaar stellen, is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Het is allemaal wel mogelijk, maar je verliest er heel wat tijd mee en maakt gemakkelijk fouten.

Wat is Pagekite?

Pagekite biedt een eenvoudige oplossing hiervoor. In enkele seconden maak je een thuisserver overal beschikbaar, en dat zonder je te moeten bezighouden met poorten, firewallregels, het wachtwoord van je router (wat was dat ook alweer?) en het configureren van een ddns-dienst.

Het enige wat je daarvoor hoeft te doen, is op je server het Python-script pagekite draaien. Dat werkt op Windows, macOS, Linux en BSD. Je dient je ook voor de Pagekite-dienst in te schrijven. Je krijgt sowieso een maand de tijd om de dienst gratis te proberen. Daarna betaal je hoeveel je wilt.

Het project stelt 3 dollar per maand voor en heeft er blijkbaar ook geen problemen mee dat individuen niets betalen voor persoonlijk gebruik, zolang ze één keer per maand een formulier invullen om te zeggen waarvoor ze Pagekite inzetten. Als je echt niet van de Pagekite-dienst wilt afhangen, dan is het ook mogelijk om zelf een Pagekite front-end te draaien op een server met publiek ip-adres (zie het kader ‘Draai je eigen Pagekite front-end’).

De ontwikkelaars van Pagekite noemen hun systeem een dynamische, getunnelde reverse proxy. Die bestaat uit een back-end en een front-end. De back-end draai je op je server. Dit Python-script configureert dns (zie het kader ‘Dns?’) voor je server en opent een tunnel naar een wereldwijde pool van front-end-relays (doorgevers). Die relays van het Pagekite-project zijn servers met een publiek ip-adres en zijn voor iedereen op internet bereikbaar.

De front-end-software op die relays leidt aanvragen om via de tunnel die door je back-end is opgezet. Je server ontvangt dan een aanvraag (bijvoorbeeld voor een webserver) en stuurt het antwoord terug via de tunnel. Zo is je server indirect op een publiek domein bereikbaar, terwijl het niet rechtstreeks publiek bereikbaar is.

Pagekite installeren

Pagekite draait zoals gezegd op Windows, MacOS, Linux en BSD. We tonen hier hoe je het op Linux installeert, bijvoorbeeld op een Raspberry Pi. Op de andere besturingssystemen verloopt de installatie vergelijkbaar, maar onder Windows moet je eerst nog Python 2.7 installeren. De back-end is immers een Python-script, en op Windows is in tegenstelling tot Linux en macOS niet standaard Python geïnstalleerd.

In principe kun je het Python-bestand pagekite.py gewoon downloaden, maar het is handiger om het als een pakket te installeren, zodat je updates krijgt. Debian (en dus ook Raspbian voor de Raspberry Pi) heeft een pakket van Pagekite in zijn standaardrepository, maar dat is vrij oud. Gelukkig hebben de makers van Pagekite hun eigen repository opgezet.

Voeg daarom eerst de repository van Pagekite toe in Raspbian:

echo deb http://pagekite.net/pk/deb/ pagekite main | sudo tee -a /etc/apt/sources.list

Voeg dan de sleutel toe waarmee de ontwikkelaars van Pagekite hun pakketten ondertekenen:

sudo apt-key adv --recv-keys --keyserver keys.gnupg.net AED248B1C7B2CAC3

Update de pakketbronnen en installeer tot slot Pagekite:

sudo apt-get update sudo apt-get install pagekite

De eerste keer moet je nog een account aanmaken bij de Pagekite-dienst. Het programma helpt je daarbij. Pagekite is een opdrachtregelprogramma, dus voor de Raspberry Pi start je een Putty-sessie op en voer je het daarin uit:

pagekite –signup

Je krijgt dan enkele vragen, zoals je e-mailadres en de naam van je eerste ‘kite’. Wat Pagekite een kite noemt, is de naam die je aan je server verbindt. Standaard krijg je een subdomein van de domeinnaam pagekite.me, maar het is ook mogelijk om een kite aan je eigen domeinnaam te koppelen.

Vul dus het subdomein in dat je graag hebt. Je krijgt dan een e-mail met activatielink. Klik daarop binnen de 15 minuten om je account te activeren, daarna start Pagekite. Stop het programma met een druk op Ctrl+C.

Webserver op internet

Het eerste wat je kunt doen, is een webserver op je Raspberry Pi publiek maken. Daarvoor hoef je zelfs geen webserver te draaien, want Pagekite heeft een ingebouwde webserver. Handig als je even snel een directory met zijn volledige inhoud op internet wilt delen. Dan voer je eenvoudigweg de volgende opdracht uit:

pagekite /pad/naar/directory jesubdomein.pagekite.me +indexes

Zonder de optie +indexes krijg je niet de inhoud van de directory te zien, maar het bestand index.html of (als de directory zo’n bestand niet bevat) een foutmelding. Ook hier weer sluit je Pagekite (en dus de publieke beschikbaarheid van je bestanden) af met Ctrl+C.

Als je al een webserver draait op je Pi, dan is die uiteraard ook met Pagekite publiek beschikbaar te maken. Installeer bijvoorbeeld de lichtgewicht webserver lighttpd:

sudo apt-get install lighttpd

Een maak de webserver dan publiek beschikbaar op je Pagekite-domein met:

pagekite 80 jesubdomein.pagekite.me

Met 80 verwijzen we hier naar de poort 80 waarop een webserver standaard draait. Pas het poortnummer aan als je dat in de configuratie van je webserver aangepast hebt.

Of je nu met de ingebouwde of je eigen webserver werkt, maakt niet uit. Als je in je browser, het maakt niet uit op welke locatie, jesubdomein.pagekite.me bezoekt, krijg je toegang tot de webserver. Bovendien beveiligt Pagekite de verbinding automatisch met ssl, waardoor je website ook met https is te bezoeken, zelfs als je op je webserver geen ssl hebt geconfigureerd.

©PXimport

Pagekite beveiligen

Zodra je iets publiek aanbiedt op internet, is het heel belangrijk dat je beveiliging goed zit. De vorige opdrachten delen je webserver gewoon voor iedereen op internet. Dat is oké als dat de bedoeling is, maar niet als het om bestanden met gevoelige inhoud gaat die je alleen met specifieke personen wilt delen.

De beveiliging hoor je eigenlijk in de server zelf in te bouwen, maar Pagekite biedt ook enkele eenvoudige manieren om de toegang tot je server te beperken. Met de optie +password/GEBRUIKERSNAAM=WACHTWOORD stel je in dat alleen wie de gegeven gebruikersnaam en het wachtwoord dat erbij hoort toegang krijgt tot de server.

Met de optie +ip/IPADRES=ok of +ip/SUBNET=ok beperk je de toegang tot je server toe een specifiek ip-adres of subnet. Je kunt bovendien meerdere keren de opties +ip combineren om meerdere adressen of bereiken toe te voegen, of meerdere keren +password om meerdere gebruikers toegang te geven.

SSH

Een andere server die heel handig is om op internet te delen, is ssh (Secure SHell). Op die manier log je bijvoorbeeld van overal op je Raspberry Pi in. Let op: verander dan wel het standaard wachtwoord van de gebruiker pi met de opdracht

passwd

Zorg eerst dat de ssh-server zeker ingeschakeld is. Voer daarvoor

sudo raspi-config

uit en schakel de ssh-server in onder Advanced Options. Laat dan Pagekite de ssh-server op internet delen met de volgende opdracht:

pagekite 22 ssh:jesubdomein.pagekite.me

Pagekite beschouwt alles wat je deelt wel als een webserver. Daardoor moet je je ssh-client nog configureren om de toegang tot de ssh-server via een http-proxy te laten verlopen. In Putty doe je dat door na het invoeren van de hostnaam (jesubdomein.pagekite.me) links naar Connection / Proxy te gaan en dan HTTP aan te vinken. Vul dan bij Proxy hostname je Pagekite-domein in en bij Port poortnummer 443. Klik tot slot op Open om de ssh-verbinding naar je Pi te starten.

Kites beheren

Tot nu toe hebben we ad hoc Pagekite gestart om servers toegankelijk te maken. Zodra we op Ctrl+C drukten, stopte Pagekite. Maar je kunt ook Pagekite automatisch laten starten bij het starten van je Pi en een vooraf geconfigureerde lijst van servers toegankelijk maken.

Schakel allereerst Pagekite in, zodat het programma automatisch gestart wordt:

sudo systemctl enable pagekite.service

En start de service ook:

sudo systemctl start pagekite.service

Nu kun je servers aan de configuratie van Pagekite toevoegen. Dat doe je met dezelfde opdrachten als we hierboven gebruikten, maar dan met de extra optie --add. Wil je bijvoorbeeld je lokale webserver via Pagekite beschikbaar maken, voer dan de volgende opdracht uit:

pagekite --add 80 jesubdomein.pagekite.me

Voer op deze manier alle servers die je wilt delen in. Op elk moment kun je opvragen welke servers Pagekite in zijn configuratie heeft staan:

pagekite --list

Tijdelijk een server uitschakelen is ook mogelijk:

pagekite --disable ssh:jesubdomein.pagekite.me

Of een server uit de configuratie van Pagekite verwijderen:

pagekite --remove ssh:jesubdomein.pagekite.me

Kopieer daarna het configuratiebestand naar de systeemconfiguratie van Pagekite:

sudo cp ~/.pagekite.rc /etc/pagekite.d/10_account.rc

En herstart Pagekite met:

sudo systemctl restart pagekite.service

Nu zijn al je geconfigureerde servers automatisch na het starten van je Raspberry Pi bereikbaar op internet via Pagekite.

Tot slot

Nu je Pagekite onder de knie hebt, is het beschikbaar maken van servers slechts een kwestie van wat extra configuratie. De mogelijkheden zijn eindeloos. Draai bijvoorbeeld een vnc-server op je Pi om de desktopomgeving van je Pi over internet te delen. Op die manier start je van overal grafische programma’s op je Pi op alsof je er vlak voor zit.

Of draai GNU MediaGoblin op je Pi om een fotogalerij aan te bieden. Of draai Owncloud of Nextcloud om cloudopslag zoals Dropbox op je eigen server te draaien en er van overal toegang tot te krijgen. Of wie weet wil je wel je eigen Diaspora-node thuis draaien om deel te nemen aan het gelijknamige gedistribueerde sociale netwerk.

Op de website van Pagekite vind je allerlei informatie over het instellen van deze en nog veel andere servers voor gebruik met Pagekite. Houd er wel rekening mee dat sommige pagina’s op de wiki wat verouderd zijn en niet meer gelden voor nieuwere versies van Pagekite en de besproken servers.

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)