ID.nl logo
Siri-spraakopdrachten combineren doe je zo
© Reshift Digital
Huis

Siri-spraakopdrachten combineren doe je zo

Je zegt tegen Siri simpelweg ‘Naar huis gaan’ en je Apple-apparaat toont de route, start je favoriete podcast en stuurt tegelijk je partner een bericht waarin staat hoe laat je zult thuiskomen. Of je kunt je iPad, iPhone of Apple Watch zodanig instellen zodat deze acties automatisch gebeuren iedere keer als je naar huis rijdt. Siri-spraakopdrachten combineren doe je zo.

De term snelkoppeling betekent in dit verhaal iets anders dan in Windows. Het gaat niet om een pictogram op het bureaublad waarmee je toegang krijgt tot een programma of een document. In de wereld van Apple is een snelkoppeling de snelle manier om één of meerdere taken uit te voeren met het besturingssysteem of met apps. 

Apple gebruikt de termen snelkoppelingen en opdrachten allebei. Je kunt in Siri korte opdrachten inspreken of typen, zoals ‘Zet mijn wekker om halfacht’. Om het ons gemakkelijk te maken, zit er al een omvangrijke bibliotheek aan kant-en-klare snelkoppelingen in de app Opdrachten. Sommige routines bestaan uit één of twee opeenvolgende acties, bij andere gaat het om een domino-effect van elf of meer taken. 

In de app Opdrachten kun je met een tikje de gewenste snelkoppeling activeren, maar de meeste luisteren naar Siri. Daarnaast zijn er ook snelkoppelingen die automatisch worden uitgevoerd op een bepaald tijdstip (zoals iedere ochtend om 8 uur), op een bepaalde locatie (bijvoorbeeld als je thuiskomt) of bij een bepaalde gebeurtenis (als je de koptelefoon inplugt).

©PXimport

Uitvoeren met Siri

Met Siri-snelkoppelingen kun je apps allerlei dingen laten doen door stembesturing. Zeg je bijvoorbeeld: Hé Siri, ik ga naar bed, dan zal de digitale assistent je telefoon automatisch op Niet storen instellen. Het centrum van de snelkoppelingen is de app Opdrachten, die gebaseerd is op de automatiseringstool Workflow die Apple in 2017 overnam. 

Sinds iOS 13 is deze toepassing op iOS beschikbaar onder de naam Opdrachten. Je vindt deze app op de iPhone, de iPad, de Apple Watch en op de Mac als die draait op het laatste besturingssysteem Monterey. 

De app bevat al een selectie starteropdrachten voor nieuwkomers, zoals Neem een pauze, Stuur laatste afbeelding en Muziekquiz. Dat laatste is een spel waarbij je in vijf ronden titels moet herkennen uit je muziekbibliotheek. Om Siri een snelkoppeling te laten uitvoeren, moet je Siri eerst oproepen. Zeg dus ‘Hé Siri’ tegen je iPad, iPhone of Apple Watch en wanneer de animatie verschijnt die aangeeft dat Siri luistert, zeg je de naam van de snelkoppeling.

Belangrijk is het tabblad Galerie, daar kom je bij een brede collectie aan opdrachten die thematisch zijn gerangschikt. Wanneer een snelkoppeling je bevalt, kun je die toevoegen aan de groep Mijn opdrachten.

©PXimport

Slimme suggesties

Siri is meer dan een spraakassistent. De app werkt ook proactief en zal zelf suggesties aanreiken om bepaalde snelkoppelingen te maken. Die suggesties verschijnen op het scherm zonder dat je een woord hoeft te zeggen. Daarvoor analyseert Siri hoe je het toestel en de apps gebruikt. 

Siri kijkt in de browsergeschiedenis van Safari, in e-mails, in berichten en gegevens in apps. Om deze suggesties te ontvangen, is het nodig dat je de optie Siri Suggesties hebt ingeschakeld. Dat doe je in de Instellingen bij Siri en zoeken

Je kunt daar vier soorten suggesties in- en uitschakelen: suggesties bij zoekopdrachten, suggesties op het toegangsscherm, suggesties op het beginscherm en suggesties wanneer je iets wilt delen met anderen. Een voorbeeld van zo’n suggestie is dat Siri voorstelt een familielid te bellen omdat diegene vandaag jarig is. De verjaardag en de telefoonnummer heeft de assistent gehaald uit de app Contacten. 

Hoe zit het daarbij met privacy? Alle processen van de snelkoppeling gebeuren op je iPhone en er wordt dus niets met de cloud gedeeld of op de servers van Apple geplaatst. Siri leert van lokale data. Ten slotte koppelt Siri jouw gewoonten aan voorgestelde apps. Wat je daarna binnen die programma’s uitvoert, weet Siri niet.

 Taken combineren

Als je in de Galerie op een van de voorgestelde snelkoppelingen tikt, kom je meer te weten over wat hij doet. In de meeste gevallen gaat het om een combinatie van taken. Taken zijn de individuele bouwstenen waarbij je soms nog enkele parameters moet ingeven. 

Laten we even de snelkoppeling Leesmodus bekijken. Het lijkt een simpele snelkoppeling die ervoor zorgt dat je een bepaalde tijd ongestoord een e-book op je iPad kunt lezen. Als je de opdracht opent, zie je dat hij uit zeven aaneengeschakelde taken bestaat. Als je ‘Hé Siri, leesmodus’ zegt, beslis je eerst hoelang de leessessie zal duren. Daarna schakelt het toestel over naar de modus Niet storen. Het wijzigt de weergave van de iPad of iPhone naar donker. De muziekspeler start en speelt nummers van een vooraf geselecteerde afspeellijst en daarna opent Siri de gewenste lees-app. 

Iedere stap kun je aanpassen. Misschien wil je helemaal geen muziek horen tijdens het lezen? Of misschien bevalt de donkere weergavemodus je niet? Bij elke snelkoppeling kun je taken verwijderen of op een andere manier configureren. Een snelkoppeling die inmiddels in de groep Mijn opdrachten zit, kun je aanpassen door op de knop met de drie stippen te tikken. Hiermee open je de snelkoppelingseditor.

In apps van derden

Sommige ontwikkelaars zetten aangepaste Siri-snelkoppelingen klaar. Philips heeft bijvoorbeeld de Hue-lampen compatibel gemaakt met Siri-snelkoppelingen. Hiermee kun je in de Hue-app per kamer commando’s voor scènes instellen met stembediening.

Bovendien zal de Hue-app op basis van je gewoonte zelf suggesties geven om bepaalde scènes en lampen te activeren. Hierdoor hoef je dus niet meer naar de Hue-app te gaan om een instelling te starten, omdat Siri al weet wat je wilt.

Ook de NS-app ondersteunt Siri. Je kunt de vertrektijden van een bepaald station of je eigen traject opvragen. En met een snelkoppeling laat je in de app van de Nederlandse Spoorwegen opzoeken wanneer de eerstvolgende trein richting je bestemming vertrekt en tegelijk dim je de lampen in de woonkamer. De NS-app ondersteunt trouwens ook de Apple Watch om je stap voor stap door de reis te begeleiden. Hierdoor kun je vanaf je smartwatch aflezen hoe laat de trein vertrekt en wanneer je moet overstappen.

Als je met MyTuner Radio een zender kiest en je tikt op het Siri-icoontje in de app, dan kun je een voorbeeldzin inspreken om vanaf voortaan deze zender in de app te openen.

©PXimport

Zelf aan de slag

Het is uiteraard mogelijk om zelf vanaf nul eigen snelkoppelingen te maken. Daarvoor is de knop met het plusteken in de Galerie bedoeld. Hiermee stel je een routine samen, waarbij je de volgorde van scripts en apps aangeeft. De snelkoppeling wordt namelijk van boven naar onder uitgevoerd. Daarna sleep je de acties uit de rechterkolom naar de linkerkolom. 

De lijst met beschikbare taken is lang, maar gelukkig is er een zoekfunctie. Het samenstellen van eigen acties is helaas niet zo gebruiksvriendelijk als de meeste iPad- en iPhone-functies. Het vergt toch enige ervaring, omdat je vaak allerlei parameters moet ingeven.

©PXimport

De vorm aanpassen

Als je de Opdrachten-app vaak gebruikt, kan de verzameling snelkoppelingen oplopen. Je kunt die collectie sinds iOS 14 en iPadOS 14 sorteren in zelfgemaakte mappen. Bovendien is het mogelijk om de naam, de kleur en het pictogram van de snelkoppeling te wijzigen.

Selecteer in Alle opdrachten de opdracht die je wilt aanpassen. Tik op het pictogram naast de opdrachtnaam. Nu kun je de kleur en het symbool wijzigen. Wanneer je een nieuwe opdracht maakt, dan krijgt die standaard het toverstafsymbool en een van de vijftien standaardkleuren.

Automatisering

In de app Opdrachten kun je in plaats van de Galerie ook de groep Automatisering openen. Hier komen automatiseringssnelkoppelingen. Deze groep koppelingen wordt niet geactiveerd door iets te zeggen of te typen voor Siri, maar door een gebeurtenis. Dit zijn dus prima oplossingen om huisautomatisering te regelen. 

Je laat slimme huislampen iedere dag op een bepaald tijdsstip inschakelen. Of je zorgt ervoor dat de navigatie automatisch opstart wanneer je in de wagen stapt met of zonder CarPlay. Je kunt deze automatiseringen laten starten op specifieke tijdstippen of wanneer je een bepaalde locatie betreedt of verlaat. 

Zo’n automatisering kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien: wanneer je iPhone verbinding maakt met je koptelefoon, open Deezer (of een andere muziek-app).

©PXimport

 Of: wanneer ik een e-mail ontvang van (mailadres), stuur me een bericht. Of: wanneer mijn iPhone-verbinding maakt met mijn thuisnetwerk, speel muziek af van… We noemen hieronder enkele interessante snelkoppelingen.

Andere camera

Via snelkoppelingen kun je de normale werking van je mobiele toestel aanpassen. Al lang kun je vanaf het Vergrendelscherm snel de camera openen, maar dat is wel altijd de standaard Camera-app. Gebruik je liever een andere camera-app, zoals Camera+, dan kun je dit oplossen via een automatiseringssnelkoppeling. 

Selecteer Persoonlijke automatisering en selecteer App. In het scherm Wanneer tik je bij App op de knop Kies en vervolgens selecteer je de app Camera en plaats je een vinkje bij Wordt geopend. Daarna tik je op Volgende en bij Open app selecteer je Camera +. In het volgende scherm zet je de optie Vraag voor uitvoeren uit en je tikt op Gereed. In mensentaal klinkt de opdracht dan ‘Als het systeem de app Camera vraagt, opent het automatisch Camera+’.

QR-code voor wifi

©PXimport

Een eenvoudige snelkoppeling die vaak van pas komt, is QR-code voor wifi. In deze opdracht noteer je eerst de naam en het wachtwoord van je wifi-netwerk. Als je daarna zegt ‘Hé Siri, QR-code voor wifi’ brengt de snelkoppeling een blokjescode op het scherm. Op die manier kun je deze gegevens eenvoudig delen met iemand anders die je toegang wilt geven tot je netwerk. 

De andere moet op zijn beurt de QR-code scannen om toegang te krijgen. Dit heeft twee voordelen. Op deze manier krijgt de ander je wachtwoord niet te lezen. Bovendien is dit een handige manier als je een moeilijk te typen wachtwoord hebt ingesteld. Deze opdracht zit in de groep Opdrachten voor toegankelijkheid.

Foto’s en video’s

Zeg ‘Hé Siri, maak een selfie’ en Siri start meteen de app Camera en selecteert daarbij de lens die je nodig hebt om een selfie te maken. Dat is handig als je tijd wilt besparen of als je je handen vol hebt. Je moet nog wel op de sluiterknop tikken om de foto te maken of je kunt een van de volumeknoppen aan de zijkant van je telefoon gebruiken.

De naar achteren gerichte camera spreek je aan met de opdracht ‘Hé Siri, maak een foto’. De opdrachten Maak een panorama, Maak een video en Maak een slo-mo openden bij ons wel de camera-app, maar de specifieke keuze moesten we nog wel handmatig maken.

De opdracht Waar is deze foto gemaakt bestaat uit vijftien taken en toont de fotolocatie op een kaart. Wanneer de foto geen locatie-informatie bevat, ontvang je daar een melding van. 

De snelkoppeling AirDrop foto’s opent de fotobibliotheek, waar je de bestanden selecteert die Siri via AirDrop naar je computer of naar een ander mobiel toestel zal overzetten. En met Maak GIF aan ga je eerst naar de fotobibliotheek waar je een filmpje selecteert om dit automatisch om te zetten naar een animated gif.

©CIDimport

Tekst dicteren

De snelkoppeling Dicteer en deel converteert in realtime wat je zegt. Daarna kun je de uitgeschreven tekst delen via e-mail, berichten, notities en herinneringen. Heb je geen zin om te typen, dan kun je deze snelkoppeling ook op de Mac gebruiken. Je kunt de opdracht zodanig instellen dat de tekst automatisch naar je mailadres wordt verzonden. Eventueel kun je nog andere e-mailadressen instellen om een kopie naar te versturen.

Ochtendbriefing gebruik je om ‘s morgens eerst de datum van vandaag te horen, daarna volgt de weersverwachting en Siri vertelt ook hoelang het duurt om naar je werk te gaan. Eventueel kun je ook nog een van je favoriete podcasts starten.

Een van de nieuwe taken in iOS 15 is Zet tekst om naar Audio. De snelkoppeling werkt op basis van slechts twee taken. Zodra je de snelkoppeling activeert, moet je een tekst plakken. Daarna leest Siri de tekst voor.

Je kijkt uit naar een feestje of een reisje? Zeg: ‘Hé, Siri, aantal dagen tot’. In vier stappen configureer je deze snelkoppeling. Wat is de datum waar je naar uitkijkt en wat is de activiteit? Iedere keer dat je de snelkoppeling activeert, lees je het aantal dagen, uren en minuten tot de activiteit af.

©CIDimport

Voor de Mac

Snelkoppelingen hebben we lang moeten missen op de Mac. Er was Automator, maar die app kan niet tippen aan het gemak van de snelkoppelingen die je in macOS Monterey terugvindt. Je kunt de opdrachten selecteren via de zoekfunctie Spotlight of vanuit de app Opdrachten. We merken wel dat op een gelokaliseerd besturingssysteem sommige opdrachten in het Nederlands staan en andere in het Engels.

Het werkt een beetje traag, maar de snelkoppeling 2 apps met gesplitst scherm brengt de twee gekozen apps in zij-aan-zij aanzicht. In de galerie staan verschillende varianten op dit thema. zoals Splits scherm met Foto’sen Berichten of Splits scherm met Safari en Notities. Ondertussen weet je dat je gemakkelijk deze bestaande snelkoppelingen kunt aanpassen tot bijvoorbeeld Splits scherm met Safari en Word.

De snelkoppeling Minder afleiding helpt om meer gefocust te werken. Hiermee stop je alle actieve apps behalve degene waarmee je aan de slag wilt. De opdracht schakelt ook de Niet storen-modus in. 

Start My Next Meeting is tenslotte een must-have voor liefhebbers van Zoom. De snelkoppeling scant je agenda naar de aanstaande Zoom-vergaderingen en maakt op het juiste moment verbinding met de app.

©CIDimport

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.