Zo maak je een professionele nieuwsbrief met MailChimp
Je bent voorzitter of secretaris van een club of vereniging en je wilt alle leden natuurlijk regelmatig op de hoogte houden van het reilen en zeilen van je organisatie. Wil je dat een beetje professioneel aanpakken, dan zorg je maar beter voor mooie vormgegeven nieuwsbrieven. Met een uitgebreide (en ook gratis) dienst als MailChimp kost een nieuwsbrief minder moeite dan je denkt.
01 Account creëren
Je vindt MailChimp op www.mailchimp.com. Klik op Pricing voor een overzicht van de beperkingen waar je zoal mee te maken krijgt met de gratis versie. Dat blijkt wel mee te vallen: je ledenbestand mag 2.000 personen bevatten en je kunt tot 12.000 berichten per maand versturen. Fancy extra’s zitten er dan weer niet bij: je zult het zonder automatische welkomstmail voor je nieuwe abonnees moeten stellen en je kunt uitgestuurde berichten niet laten afhangen van hoe een ontvanger op een vorig bericht reageerde. Voor deze mogelijkheden en meer geavanceerde extra’s als ‘predicted demographics’ moet je minimaal 10 dollar per maand over hebben.
In deze basiscursus houden we het wat eenvoudiger en gaan we met de gratis versie aan de slag. Het zal je weinig verbazen dat je je eerst moet registreren. Dat heb je overigens snel geregeld met Sign up Free. Zodra je dan bevestigt met Get Started, de link in de bevestigingsmail hebt aangeklikt en op de site nog wat administratieve informatie hebt ingevuld, kun je met de knop Let’s Go! aan de slag.
02 Abonneelijst creëren
Na je aanmelding beland je automatisch in je online dashboard. Daar valt op dit moment natuurlijk niet veel te beleven: je hebt nog geen abonnees en je hebt geen nieuwsbrieven. Het aanmaken van een abonneelijst lijkt ons een logische start.
Klik bovenaan op Lists en druk vervolgens op de knop Create List (2x). Vul de gevraagde gegevens in, zoals een lijstnaam (iets als Nieuwsbrief <vereniging x>) en de naam en het e-mailadres van waaruit de nieuwsbrief zal worden verstuurd. Verder kun je hier onder meer aangeven wanneer je e-mailnotificaties wilt ontvangen, bijvoorbeeld zodra iemand zich op je lijst in- of uitschrijft. Leg je aanpassingen vast met de knop Save. Je belandt nu opnieuw op je dashboard, waar de nieuwbakken lijst al is geopend (desnoods open je zelf Lists en klik je op de lijstnaam), weliswaar met de laconieke mededeling ‘You have no contacts’.
©PXimport
03 Contactpersonen toevoegen
Met een lege abonneelijst vang je natuurlijk weinig aan. Je hebt nu in principe twee (complementaire) manieren waarop je contactpersonen kunt toevoegen: kant-en-klare adressen importeren of handmatig contactpersonen invoeren binnen MailChimp.
De eerste methode werkt natuurlijk het handigst. We tonen even hoe je dat aanpakt vanuit Outlook, maar import vanuit andere mailprogramma’s en -services, zoals Google Contacts, is eveneens mogelijk. Start Outlook op, ga naar Bestand en kies Opties / Geavanceerd. Druk op de knop Exporteren, klik op Naar een bestand exporteren / Volgende / Door komma’s gescheiden waarden. Bevestig met Volgende, kies Contactpersonen en geef een geschikte naam en locatie op voor het csv-bestand. Druk op Volgende en op Voltooien. Dit csv-bestand kun je vervolgens in MailChimp importeren. Klik bij de betreffende lijst op Import contacts, vink CSV or tab-delimited text file aan, klik op Next en verwijs naar je csv-bestand. Klik nogmaals op Next en koppel als dat nodig is de beschikbare kolomtitels (als Email Address, First Name en Last Name) aan je eigen velden. Overtollige titels haal je weg met Skip. Klik alweer op Next, vink de categorie Subscribed aan en rond af met Import.
Zoals gezegd is het eveneens mogelijk nieuwe contactpersonen rechtstreeks vanuit MailChimp toe te voegen. Open Lists en druk op de knop Add Subscriber. Vul alle gewenste informatie in, plaats een vinkje bij This person gave me permission to email them (ja, toch?) en bevestig met Subscribe.
©PXimport
Outlook
Vind je een heuse nieuwsbriefdienst te veel van het goede, dan kom je ook een heel eind met een e-mailprogramma als Outlook. Open het venster voor een nieuw bericht, ga naar het tabblad Tekst opmaken en selecteer HTML. Maak nu een grafisch ontwerp voor je nieuwsbrief. Bij Opties kun je terecht voor allerlei Thema’s, Kleuren en Lettertypen en via Invoegen importeer je leuke plaatjes. Het ontwerp bewaar je in de standaardlocatie (C:\Users\
©PXimport
04 Campagne opzetten
Je hebt nu wel een abonneelijst maar daar hoort - wat MailChimp noemt - ook een ‘campagne’ bij. Klik het hamburgerknopje linksboven aan en kies dus Campaigns. Druk op de knop Create Campaign. Er blijken verschillende campagnetypes te bestaan, maar wij houden het hier bij de bovenste optie: Email. Laat de optie Regular geselecteerd en geef een duidelijke naam op voor je campagne oftewel nieuwsbriefeditie. Druk vervolgens op Begin. Je kunt nu weliswaar al op Finish later klikken maar wij gaan vrolijk verder. Klik op Add Recipients en selecteer de gewenste abonneelijst in het uitklapmenu. Merk op dat je binnen deze lijst nog een subcategorie kunt aanduiden, zoals New Subscribers, Female of Group or new segment. Deze laatste optie laat je toe zelf selectiecriteria in te stellen, bijvoorbeeld Date Added is after a specific date <datum>. Wij kiezen hier eenvoudigweg voor All subscribers on list. Leg je aanpassingen vast met Save. Via de knoppen Add From en Add Subject kun je nog aangeven wie de afzender is en wat het onderwerp moet zijn.
©PXimport
05 Lay-out selecteren
Belangrijk is uiteraard ook de knop Design Email, want die stelt je in staat je nieuwsbrief helemaal naar wens te lay-outen. Met deze knop open je immers een pagina met heel wat verschillende lay-outs en thema’s. In de rubriek Themes selecteren we de categorie Newsletters. Klik op een ontwerp om er verder mee aan de slag te gaan – wij kozen voor Color Tab, maar het staat je uiteraard vrij een van de 29 andere ontwerpen te selecteren. Wil je toch iets anders, klik dan onderaan links op < Back: Template. Heb je zelf al een lay-out ontworpen, dan kun je die ook importeren in MailChimp. Daartoe klik je op Code your own / Paste in code en plak je de html-code van je ontwerp in het venster. Sla je ontwerp op met Save.
©PXimport
06 Objecten bewerken
We gaan er nu vanuit dat je een of ander thema hebt geselecteerd. Als het goed is duikt een online editor op, met links een voorbeeldweergave en rechts een keur aan bouwblokken als Text, Boxed Text, Image + Caption, Social Share, Button, Footer, Code enzovoort. Is je browservenster te klein, dan kun je deze bouwblokken tevoorschijn halen via het pijltje rechtsboven. Heb je de designmodus verlaten en wil je hiernaar terug, klik dan het hamburgerknopje in je dashboard aan, kies Campaigns, selecteer de gewenste campagne, klik op Edit en op Edit Design.
Wanneer je in de voorbeeldweergave de muisaanwijzer boven een object houdt, verschijnt een semitransparant venster met enkele tools om het blok te verplaatsen, te dupliceren en te verwijderen. Met het potloodicoon pas je de eigenlijke inhoud aan. Gaat het om een afbeelding, dan kun je die vervangen door een eigen plaatje; klik dan op Replace en op Upload. Klik je hier echter Edit aan, dan verschijnt een eenvoudige online Photo Editor, waarmee je de afbeelding op allerlei manieren kunt optimaliseren (Crop, Resize, Color, Sharpness, Blemish, Redeye enzovoort) of verfraaien (Overlays, Effects, Frames, Stickers enzovoort). Je legt je wijzigingen vast met de Save-knop.
©PXimport
07 Objecten toevoegen
Zoals gezegd wordt zo’n nieuwsbriefpagina opgebouwd aan de hand van bouwblokken. Die kun je niet alleen aanpassen, je kunt uiteraard zelf ook objecten toevoegen. Daarvoor sleep je het gewenste bouwblok vanuit het rechtervenster en laat je het los op de gewenste plaats in je nieuwsbrief. Je krijgt dan ‘Drop block here’ te zien, waarna je het nieuwe bouwblok net als de andere kunt verplaatsen, dupliceren, verwijderen of bewerken vanuit het rechtervenster. Allemaal nogal vanzelfsprekend dus.
Via Preview and Test kun je het resultaat op elk moment ook buiten de online editor testen. Kies je hier voor Enter preview mode, dan kun je nog kiezen tussen een Desktop- en een Mobile-weergave. Het aanklikken van links werkt echter niet in deze modus; dat lukt wel wanneer je Send a test email (naar een op te geven adres) kiest. Een andere mogelijkheid is nog Push to mobile, maar dat vereist wel de installatie van de mobiele app van MailChimp (zie ook kadertekst).
Via Save and Exit bewaar je je ontwerp, maar met Save as Template is het ook mogelijk dat als een sjabloon op te slaan, zodat je het ook voor je volgende nieuwsbrief-edities kunt gebruiken. Je vindt dit sjabloon dan terug op je dashboard in de rubriek Templates. Houd er wel rekening mee dat er in de gratis versie een MailChimp-logo onderaan je nieuwsbrief zal verschijnen – voor niets gaat de zon op.
©PXimport
08 Nieuwsbrief verzenden
Wanneer je nieuwsbrief-editie is afgewerkt wil je die natuurlijk versturen, een proces dat MailChimp ook helemaal voor zijn rekening neemt. Ga naar Campaigns in je dashboard en klik de gewenste campagne aan. Je controleert bij To liefst nog even of inderdaad de gewenste ontvangers staan ingevuld. Dat kun je als dat nodig is nog bijsturen met Edit Recipients. Ziet alles er goed uit, klik dan rechtsboven op Send en bevestig met Send Now. We kunnen ons voorstellen dat je nieuwsbrief is afgewerkt maar dat je die toch op een later tijdstip wilt verzenden. Dan klik je niet op Send maar op Schedule, waarna je de gewenste datum en het tijdstip aanduidt. In de betaalde versie van MailChimp zijn er extra mogelijkheden beschikbaar, waaronder het laten verzenden op basis van de tijdzone van de ontvangers. Leg je keuzes vast met Schedule Campaign.
©PXimport
09 Rapporteren
MailChimp houdt tevens nauwgezet rapporten bij over je nieuwsbrieven. Ga naar je dashboard en open de rubriek Reports, waarna je bij de gewenste nieuwsbrief op View Report klikt. Je komt nu terecht in de rubriek Overview voor een handig overzicht met de belangrijkste analyses.
Je kunt bijvoorbeeld zien hoeveel gebruikers uit je abonneelijst de nieuwsbrief hebben ontvangen en geopend en wie dat precies zijn. Voor wie zich afvraagt hoe dat kan: standaard stuurt MailChimp een ‘tracker’ (web beacon) mee met je nieuwsbrief. Dat kun je desgewenst aanpassen. Open je nieuwsbrief en klik onderaan op Edit, naast Settings & Tracking. Verwijder het vinkje bij Track opens – de overige traceeropties laten zich in de gratis versies niet uitzetten. Verder kun je zien of bepaalde abonnees zich hebben uitgeschreven van je lijst, wie dat heeft gedaan en eventueel ook waarom. Standaard krijgen de ontvangers namelijk de kans zich via een link onderaan je nieuwsbrief uit te schrijven – en zo hoort het ook, toch?
©PXimport
Mobiele app
MailChimp voorziet eveneens in mobiele apps, zowel voor iOS als Android. Hiermee kun je niet alleen de rapporten raadplegen, maar zelfs nieuwsbrieven ontwerpen en versturen en je abonneebestand beheren. Of je pusht vanuit je desktop-pc nieuwsbriefontwerpen naar je mobiele apparaat (zie bij 07).
