ID.nl logo
Gratis plaatjes en banners voor Instagrams, YouTube en Facebook maken
© Reshift Digital
Huis

Gratis plaatjes en banners voor Instagrams, YouTube en Facebook maken

Maak kennis met Snappa: een handige tool waarmee je snel professioneel uitziende afbeeldingen gratis kunt maken – denk aan e-mailbanners, YouTube end-screens, Instagram-afbeeldingen, uitnodigingen, advertenties en blogposts. Hoe dat precies werkt, leggen we je graag uit!

Wil jij snel professioneel uitziende afbeeldingen maken? Dan kan de applicatie Snappa jou een handje helpen! Met deze handige tool is het maken van afbeeldingen die professioneel ogen kinderspel. Hoe dat precies werkt, leggen we je in dit artikel graag uit! We behandelen het onder andere het volgende:

Je hoeft geen software te installeren. Om met dit webprogramma aan de slag te gaan, heb je alleen een browser en een internetverbinding nodig die je naar www.snappa.com brengt. Dat betekent meteen dat je overal aan je projecten kunt werken. Als je genoegen neemt met enkele kleine beperkingen zul je van deze dienst genieten. Snappa is gemaakt om met stijlvolle, maar statische afbeeldingen voor de dag te komen, maar het is niet mogelijk om animaties op te nemen in de lay-out. Een andere beperking is dat je geen aanklikbare koppelingen aan je creatie kunt toevoegen. Snappa gaat ervan uit dat je je eigen cms of socialmedia-toepassing gebruikt om links aan de afbeeldingen te koppelen. 

Gratis account 

Snappa heeft verschillende abonnementen. We raden aan te beginnen met de gratis formule. Op die manier kun je het programma alvast in de vingers krijgen en kun je al doende ervaren of het aan je verwachtingen voldoet. Dat betekent dat je jezelf registreert met je e-mailadres en een wachtwoord. Even later ontvang je een mailtje waar je op de bevestigingslink klikt en daarna is het Starter-account actief. Hiermee heb je toegang tot meer dan zesduizend sjablonen en meer dan vijf miljoen HD-afbeeldingen. Het gratis abonnement staat slechts drie downloads per maand toe. Met een pro-account, dat je tien dollar per maand kost, heb je toegang tot hetzelfde aantal sjablonen en afbeeldingen, maar mag je ze onbeperkt downloaden. Bovendien beschik je dan over een mogelijkheid om de achtergrond van foto’s te verwijderen. 

Probeer eerst het Starter-pakket. 

Een nieuwe graphic 

Eigenlijk hoef je nooit van nul te beginnen. In plaats van naar een leeg canvas te staren, gebruik je beter een van de duizenden kant-en-klare ontwerpsjablonen die er stuk voor stuk professioneel uitzien. Nadat je bent ingelogd, kom je op de pagina Create a Graphic. Hier kun je zelf een waarde ingeven voor de breedte en hoogte, maar de meeste gebruikers zullen kiezen voor de thema’s die je hier aantreft voor sociale media, blogs, infographics, e-bookcovers en meer … Laten we bijvoorbeeld beginnen met een Facebook Post, die bij Snappa 1200 × 900 pixels meet. 

Geef eerst aan welke type graphic je wilt gaan maken. 

Sjablonen 

Nadat je het type graphic hebt gekozen, krijg je de templates te zien. Het aanbod is overweldigend. Scrol door de lijst miniaturen en concentreer je op de vorm en nog niet op de inhoud, want de templates tonen aankondigingen, uitnodigingen, felicitaties en meer … Klik op ontwerp dat je het meest bevalt. De kleuren, de tekst en de inhoud kun je later bewerken. 

Iedere type graphic toont heel veel sjablonen. 

Achtergrond selecteren 

Het sjabloon opent. Begin met de achtergrond; daarvoor selecteer je in de knoppenbalk de knop Bkgrnd. Hier krijg je vier tabbladen te zien die je naar een ander type achtergrond brengen. Eerst is er het tabblad Photos, waar je een zoekterm gebruikt om de enorme beeldbank te raadplegen. Klik op de foto die je als achtergrond in de sjabloon wilt plaatsen. Met het tabblad Patterns blader je door een collectie moderne achtergrondstructuren. Het tabblad Uploads gebruik je om eigen afbeeldingen te selecteren die je via de knop Upload an image aan je persoonlijke beeldbank hebt toegevoegd. Alle afbeeldingen die je zelf uploadt, worden opgeslagen in je persoonlijke ruimte op beveiligde Amazon S3-servers. Ten slotte is er het tabblad Color om een egale achtergrondkleur te selecteren. 

Gebruik de zoekfunctie om de juiste foto-achtergrond te vinden. 

Effecten op achtergronden 

Nadat je een achtergrond hebt gekozen, kun je effecten toepassen. Daarvoor dient de knop Effects. Hiermee kom je bij een aantal grafische instellingen in de vorm van schuifjes die de leesbaarheid verhogen of die de achtergrond een ander karakter geven. Met Color Overlay plaats je een kleurbedekking over de afbeelding. Je kiest eerst een kleur en daarna bepaal je de dekking. Je kunt de achtergrond ook donkerder maken en eventueel vervagen, zodat een ander onderdeel op de voorgrond meer aandacht krijgt. 

Als je de regelaar Saturation naar rechts sleept, worden de kleuren van de achtergrond levendiger. Zet je de Saturation op -100, dan verandert die afbeelding in zwart-wit). Daarnaast kun je ook nog de kleurtoon (Hue), helderheid (Brightness) en contrast (Contrast) aanpassen. Snappa houdt de gekozen instellingen vast. Dat betekent als je later voor dit project een andere achtergrond zou kiezen, dezelfde effecten automatisch op de nieuwe afbeelding worden toegepast. 

Als je de verzadiging (Saturation) van de achtergrond op -100 instelt, krijg je een zwart-witte achtergrond. 

🟢 Afbeelding op afbeelding

Niets belet je om andere afbeeldingen boven op de gekozen achtergrond te plaatsen. Onder de knop Graphics vind je de tabbladen Icons, Vectors, Photos en Uploads. Wil je een pictogram plaatsen, dan vind je die onder Icons. Maar het is ook mogelijk een vectorplaatje, een ander kiekje uit de fotobibliotheek te selecteren of een eigen foto te uploaden. In dit voorbeeld hebben we een afbeelding van de harde schijf gebruikt. Het gaat om een rechthoekige foto waar we vooraf alles buiten de cirkelomtrek transparant hebben gemaakt. Afbeeldingen in de png- en gif-indeling ondersteunen transparantie. Dit plaatje zal in je persoonlijke Snappa-bibliotheek worden opgeslagen en vandaar gebruik je deze ingeladen afbeeldingen zoveel als je wilt. Je kunt via de knop in de rechterbovenhoek het grafisch bestand uploaden terwijl je daar de optie Transparent background hebt aangevinkt.

Je kunt afbeeldingen bovenop elkaar plaatsen. 

Stapelen in lagen 

Alle elementen die je in het ontwerp gebruikt, komen terecht op lagen. Merk je dat een tekst plotseling achter een afbeelding is verdwenen, dan betekent dit meestal dat de tekstlaag zich achter de afbeeldingslaag bevindt. Je kunt dit verhelpen door de bovenliggende laag naar achteren te verplaatsen. Selecteer dan de laag met de afbeelding en klik op de knop Move layer back. Je kunt ook de onderliggende laag selecteren en dan de knop Move layer forward gebruiken. Soms is het nodig dat je enkele keren op een van deze knoppen klikt. Er staat in de knoppenbalk ook een knop Duplicate layer, waarmee je de laaginhoud met één muisklik dupliceert. 

Hier moeten we de stapelvolgorde nog aanpassen. 

Tekst 

Uiteraard kun je een tekstvak van de sjabloon voorzien van eigen inhoud, of je kunt een nieuwe tekstlaag plaatsen door op de knop Text te klikken. Dan heb je de keuze uit drie verschillende stijlen: Add a heading, Add a subheading en Add some body text. Een heading is een groter en heeft een vetter lettertype dan een subheading. Welk stijl je ook kiest, je kunt de tekst steeds vormgeven via de eigenschappen in de linkerbalk. Die eigenschappen verschijnen pas als je het tekstvak selecteert. 

Je kiest een lettertype, lettergrootte, stijl, kleur en uitlijning. Tegelijk regel je de afstand tussen de letters met het schuifje Letter Spacing. Hiermee kun je titels nauwkeurig spreiden over het design. Om de tekst hoger of lager in het tekstvak te positioneren, gebruik je de regelaar Line Height. Bovendien kun je het tekstvak zelf ook een achtergrondkleur geven. Tekst op een achtergrondfoto is soms moeilijk leesbaar, bijvoorbeeld als de tekstkleur wit is terwijl de achtergrond heldere zones bevat. Dit verhelp je door een zachte slagschaduw onder de tekst te plaatsen. Bij Shadow kies je de offset van de schaduw en de vervaging. Ten slotte is het zelfs mogelijk om de dekking van de tekst aan te passen en de tekst te roteren. 

Plaats een schaduw onder de tekst om die beter leesbaar te maken. 

🟢 Aanbod lettertypes 

Snappa heeft een ruim aanbod aan lettertypes. Wanneer je in het keuzevak van de eigenschappen een ander lettertype aanklikt, zie je meteen de voorvertoning in het tekstvak. Sommige ontwerpers willen uitsluitend met bepaalde lettertypes werken omwille van de herkenbaarheid. Alleen in de betaalde versie van Snappa is het mogelijk om eigen lettertypes te uploaden. Snappa ondersteunt lettertypes van het type .ttf, .otf en .woff. De meeste Snappa-fonts ondersteunen trouwens vreemde tekens. 

Het is mogelijk om de ruimte tussen de lettertypes regelen. 

Vormen 

Een andere manier om tekst beter leesbaar te maken en om het ontwerp meer uitstraling te geven, is vormen te gebruiken. Vormen worden vaak overgeslagen, omdat men denkt het alleen gaat om eenvoudige cirkels, driehoeken en rechthoeken. Als je een beetje handig met vormen omgaat, kun je er mooie resultaten mee bereiken. Klik op de knop Shapes en dan krijg je de verschillende vormen te zien. Hier hebben we drie vormen toegevoegd (afbeelding 8). Eerst een vierkante vorm. Daarna hebben we de inhoud van de vorm gevuld met groen en de dekking ingesteld op 60%. 

Hier hebben we drie vormen toegepast.

Met de handvatten positioneer je de vorm en wijzig je de afmetingen. In dit voorbeeld hebben we deze half-transparante vorm naar de linkerkant van de lay-out gesleept. Vervolgens hebben we een tweede vorm geplaatst: een gele lijn. En daaronder nog een derde vorm: een oranje rechthoek met afgeronde hoeken. Als je die vorm selecteert, kun je in de linkerkolom de afronding van de hoeken regelen. Hierdoor krijgt de vorm het uiterlijk van een afgeronde knop. 

Vectoren 

Het online programma ondersteunt bovendien vectoren. Vectoren zijn haarscherpe tekeningen die je onbeperkt kunt vergroten en verkleinen zonder kwaliteitsverlies. Om bij deze vectoren te komen, ga je via de knop Graphics naar Vectors. Ook hier kun je zoekopdracht gebruiken of gewoon door het ruime aanbod scrollen. Klik op de vectortekening om die aan het ontwerp toe te voegen. Als je de vector op het werkvlak selecteert, dan kun je de afbeelding vergroten, verkleinen en roteren. Bovendien is het mogelijk om de dekking en de kleur aan te passen. 

Vectoren blijven haarscherp, ongeacht de resolutie. 

Bewaren en organiseren 

Het zou zonde zijn als je werk verloren zou gaan, doordat je bijvoorbeeld per ongeluk de browser sluit. Als je het ontwerp nog niet hebt opgeslagen, krijgt het de naam Untitled Design. Je ziet die naam linksboven naast de knop Menu. Door op het pennetje naast deze naam te klikken, kun je de graphic een andere naam geven. Bovendien lees je daar de afmetingen van het project. Daarna gebruik je regelmatig de Save-knop om het ontwerp op te slaan. 

Via de knop Menu is het niet alleen mogelijk om een nieuw project te beginnen met de opdracht Create a Graphic. Je kunt ook naar alle opgeslagen ontwerpen. In de weergave Saved Graphics is het trouwens mogelijk om mappen te maken om je projecten te organiseren. Wanneer je een ontwerp op zo’n map sleept, zul je zien dat onder het miniatuur de naam van deze map verschijnt. Als je op deze mapnaam klikt, dan krijg je uitsluitend de graphics te zien die bij deze map horen. Om weer alle ontwerpen te zien, klik je op All your graphics. Deze mappen werken dus zoals labels of tags. Wil je een graphic verwijderen, dan klik je in de weergave Saved Graphics op het pijltje onder het miniatuur en kies je de opdracht Delete

De mappen werken net als labels. 

Kleuren vasthouden 

Naarmate je meer met programma werkt, zullen bepaalde kleurcombinaties je voorkeur krijgen. En misschien liggen bepaalde kleurschema’s vast voor je projecten? Telkens wanneer je een kleur wilt selecteren voor teksten, vormen of vectoren zie je een kleurvlakje met de hex-code. Hex-kleurcodes zijn waarden die aan het beeldscherm vertellen hoe een kleur er moet uitzien. Waarschijnlijk ken je die hex-waarden niet uit het hoofd. 

Klik op het kleurvlakje, dan kom je bij de Color Picker. Die bestaat uit twee tabbladen. Popular toont de meest gebruikte kleurstalen en Custom brengt je bij de klassieke kleurkiezer. Bij Popular vind je trouwens ook de kleuren die je recent hebt gebruikt. Door op zo’n kleurstaal te klikken, kun je de geselecteerde tint nog wijzigen. Om een eigen kleurenpalet samen te stellen, gebruik je de knop Edit. Vervolgens klik je op het plusteken om een voorkeurskleur toe te voegen (afbeelding 11). Daarna geef je de hex-code in van de voorkeurkleur of je haalt de kleur uit de Color Picker. 

Je kunt je favoriete kleuren vastleggen. 

🟢 **Sneltoetsen **

Snappa is een webprogramma, maar het ondersteunt toch een aantal sneltoetsen. We geven ze voor gebruik binnen Windows. In macOS werken ze ook, maar dan moet je Ctrl vervangen door Cmd. 

  • Bewaar: Ctrl+S 
  • Kopieer object: Ctrl+C 
  • Plak object: Ctrl+V 
  • Ongedaan maken: Ctrl+Z 
  • Herhalen: Ctrl+Y 
  • Verplaats object 1 pixel: pijltjestoetsen 
  • Deselecteer object: Esc 
  • Verwijder object: Delete 
  • Selecteer meerdere objecten: Shift-toets ingedrukt houden+klikken 

Delen en downloaden 

Ben je tevreden? Dan kun je het ontwerp onmiddellijk publiceren op sociale media via de knop Share. Die rechtstreekse uitvoer is een functie die hoort bij het betaalde account. In de gratis versie gebruik je de knop Download om het ontwerp eerst lokaal op te slaan op de harde schijf, waarna je het kunt uploaden naar sociale media. Hier heb je vier opties (afbeelding 12). Web optimized JPG is ideaal voor fotografische afbeeldingen. De jpg-indeling zorgt er door compressie voor dat de uitvoerbestanden klein zijn. Kies High-Res PNG als het gaat om tekeningen of ontwerpen waarvan de tekst scherp afgelijnd moet zijn. Deze png-bestanden zijn groter dan jpg’s. Dan is er nog de keuze Retina JPG en Retina PNG. Als je een van deze opties kiest, zal Snappa automatisch de resolutie van het ontwerp verdubbelen. Retina is een merknaam van Apple voor computer-, iPhone en iPad-schermen met een hoge pixeldichtheid. Sociale media zoals Facebook en Twitter comprimeren afbeeldingen automatisch, waardoor de kwaliteit kan verminderen. Als je merkt dat het resultaat niet scherp genoeg is, raden we aan om Retina JPG of Retina PNG te kiezen. 

De Retina-optie zorgt dat de resolutie automatisch verdubbelt. 

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)