Al lange tijd worden nieuwe pc’s en laptops uitgerust met een ‘uefi’ in plaats van de ouderwetse bios. Het argument ‘veiligheid’ wordt echter onterecht gebruikt om het opstarten van een cd of usb-stick (met bijvoorbeeld GParted, malwareherstel of Linux-distributie) moeilijk te maken. In dit artikel lees je waarom dat zo is en hoe je alsnog kunt booten zoals jij dat wilt.

Wat is uefi?

In dit artikel duiken we in de wereld van uefi. Elke pc of laptop wordt vandaag de dag met een uefi geleverd. Het is een verandering die voor sommige gebruikers heel plotseling lijkt te zijn veranderd. Er is veel positiefs aan de uefi: de basisinstellingen van de pc zijn eenvoudiger te bedienen, er is meer functionaliteit en de pc start er sneller door op.

Nadelen zijn er helaas ook: zo is het voor gebruikers wat lastiger en ingewikkelder geworden om vanaf andere media op te starten, bijvoorbeeld vanaf een usb-stick. Veel pc-fabrikanten hebben hun uefi dusdanig dichtgetimmerd dat dat niet zomaar mogelijk is. Bovendien is de situatie ingewikkelder geworden vanwege achterwaartse compatibiliteit, waardoor je alsnog vanaf het bios kunt starten in een uefi-omgeving.

In dit artikel bekijken we hoe het opstarten vanaf de uefi precies werkt met usb-sticks, hoe en waarom het is dichtgetimmerd. En we gaan deze kennis ook praktisch toepassen om op te starten met alternatieve media.

01 Uefi-boot

Op het moment dat de pc start, gaat de uefi-bootmanager aan de slag. Deze kijkt naar de bootconfiguratie en laadt de firmware-instellingen in het geheugen. Daarna wordt de kernel van het standaardbesturingssysteem gestart. In de firmware-instellingen, die opgeslagen liggen in het nvram, staat het pad van het efi-bestand dat gestart moet worden. Nvram staat overigens voor non-volatile random-access memory, dat aanwezig is op het moederbord. Non-volatile houdt in dat de data in het geheugen bewaard wordt, ook als de stroom eraf wordt gehaald.

De opstartbestanden staan op een efi-partitie, ook wel de ESP (efi system partition) genoemd. Zo’n partitie is een simpele fat32-partitie en heeft een mapje voor elk besturingssysteem dat op de pc staat. Elke map bevat één efi-bestand, aangemaakt door het geïnstalleerde besturingssysteem. Zo’n efi-bestand wordt gemaakt in een uefi-programmeertaal die veel lijkt op de taal C en dat bestand start het daadwerkelijke besturingssysteem.

Het voordeel van de uefi is dat het automatisch nieuwe uefi-bootdoelen kan detecteren. Op die manier kun je eenvoudig opstarten vanaf andere media. Om die functionaliteit mogelijk te maken, maakt uefi gebruik van standaardpaden om de bootloader te definiëren. Zo’n pad en bestandsnaam is bijvoorbeeld /efi/boot/boot_x64.efi voor een 64bit-systeem en voor de ARM-architectuur zou het bestand bootaa64.efi heten.

Vooral aan het begin van de introductie van de uefi ontstonden er weleens opstartproblemen. Elke bootloader had namelijk zijn eigen problemen of eigenaardigheden. Zo maakte Windows 7 bijvoorbeeld een nieuwe fat32-ESP, zelfs al was er een bestaande met fat16. Daarna mislukte de installatie. Veel Linux-distributies maakten vroeger een fat16-ESP aan. Bovendien hadden Ubuntu 11.04 en 11.10 een serieuze bug waarbij de ESP soms per ongeluk leeg werd gemaakt.

Bij het booten is nog één term van belang: CSM, dat staat voor compatibility support module en het biedt ondersteuning voor legacy-booten door ondersteuning voor het bios te bieden. Je kunt CSM alleen inschakelen als de optie Secure Boot uitstaat, maar daarover in paragraaf 3 meer.

©PXimport

02 Gpt

Gpt, oftewel de ‘guid partition table’, vervangt het oude mbr (master boot record), de manier waarop vroeger schijven werden ingedeeld. De gpt is een onderdeel van de uefi. Sinds Windows Vista kan Windows kan alleen van gpt-schijven in uefi opstarten. De partition header van een gpt-schijf bevat informatie over welke blokken gebruikt kunnen worden op de schijf. Ook bevat deze header de ‘guid’ van de schijf: de general unique identifier, een uniek identificatienummer. Een gpt-schijf kan basic of dynamic zijn, net als bij het mbr. Gpt ondersteunt tot 128 partities en het maakt automatisch een back-up van de gpt-partitietabel.

Het probleem met het master boot record was dat het niet meer van deze tijd was: schijven groter dan 2 TB konden niet gestart worden bijvoorbeeld. Gpt biedt ondersteuning voor schijven tot een grootte van 9,4 ZB. Dat zijn zetabytes, oftewel 9,4 x 10^21. Overigens bevat de gpt in het allereerste blok nog wel een mbr voor compatibiliteitsredenen. Deze zit in blok 0. In blok 1 zit de gpt-header en in de rest zijn de partities aanwezig.

©PXimport

03 Secure Boot

Secure Boot is een onderdeel van uefi en is bedoeld om malware die de firmware aanvalt tegen te houden. Zulke malware is erg naar, want die kan namelijk een herinstallatie van het besturingssysteem overleven doordat die zich in de firmware nestelt. Het principe van Secure Boot is erg eenvoudig: alleen binary’s (bestanden met alleen code) die ondertekend zijn door een vertrouwde partij worden opgestart. Malware kan in theorie niet ondertekend worden, dus daarmee wordt malware dan geblokkeerd. Bedrijven kunnen hun uefi-binary door Microsoft laten ondertekenen. In de meeste uefi’s zijn de publieke sleutels van Microsoft aanwezig. Als een bedrijf zijn binary laat ondertekenen, dan gebeurt dit dus met Microsofts privésleutel, zodat de firmware die binary herkent en start.

Ubuntu zag de bui al hangen en heeft dus zijn binary’s maar laten ondertekenen door Microsoft. Daarom kun je sinds 2012 Ubuntu gebruiken op uefi-systemen. Indien je een Linux-distributie wilt gebruiken die niet ondertekend is, dan kun je of Secure Boot uitzetten in de uefi of je kunt zelf eigen sleutels installeren in je uefi. Uiteindelijk wordt voor Secure Boot gewoon een public-private key-architectuur gebruikt en dus kun je dan de publieke sleutel van de binary installeren, waarna die wel gewoon gestart kan worden.

©PXimport

04 Secure Boot uitschakelen

Als je een Linux-distributie wilt opstarten vanaf een usb, kun je het dus eerst proberen met Secure Boot aan, aangezien een aantal Linux-distributies daar gewoon mee werken. Als dat niet lukt, is het de eenvoudigste optie om Secure Boot maar uit te zetten. Hoe je dat precies doet, verschilt per pc-fabrikant. Bij sommige pc’s zal de procedure bovendien lastiger of zelfs in zijn geheel onmogelijk zijn dan bij andere.

Om het toch te proberen, ga je in de uefi en zoek je naar de optie genaamd Secure Boot. Om in de uefi te komen, klik je in Windows 10 op de startknop, daarna op het tandwiel (de optie Instellingen) en tot slot op Opnieuw opstarten met de Shift-toets ingedrukt. Eenmaal opnieuw gestart verschijnt er een Windows-scherm en ga je naar Problemen oplossen / Geavanceerde opties / Instellingen voor UEFI-firmware / Opnieuw opstarten. De Secure Boot-opties vind je vaak onder het menu Boot of onder Windows Configuration Options.

Een andere manier om in de uefi te komen is net als vroeger om in het bios te komen: om tijdens het opstarten te drukken op sneltoetsen als Esc, F2, Delete enzovoort. De exacte toets verschilt per fabrikant.

Sommige fabrikanten bieden tooltjes aan waarmee je de uefi-instellingen via Windows kunt wijzigen. Dat is een stuk eenvoudiger, dan kun je misschien rustiger eens rondkijken met de handleiding van je moederbord ernaast.

©PXimport

05 Maak handmatig een opstartbare uefi-schijf

Je kunt op twee manieren een opstartbare usb-schijf maken: met een tooltje of zonder. Het tooltje behandelen we in paragraaf 6, maar dit zou geen masterclass zijn als we niet eerst handmatig aan de slag gaan. Sluit je usb-schijf aan. Open vervolgens in Windows 10 de PowerShell met admin-rechten en typ dan diskpart en list disk. Onthoud het schijfnummer van je usb-stick en typ bijvoorbeeld select disk 5. Typ clean om de schijf te legen. Zie je bij Gpt in de tabel die getoond wordt na de opdracht list disk een sterretje bij je usb? Typ dan convert mbr. Daarna typ je de opdrachten:

create partition primaryformat fs=fat32 quickactiveassignexit

Vooral het active-commando is belangrijk: dat markeert de schijf als opstartbaar. Daarna kopieer je de bestanden vanuit een iso-bestand naar je usb-stick. Dat kan dus zijn vanuit de Windows-iso, maar ook een Linux-iso. Om te verifiëren dat je schijf goed gaat werken, check even of er een map /efi/boot aanwezig is met een efi-bestand erin.

©PXimport

06 Opstartbare uefi-schijf met een tooltje

Er zijn diverse handige tooltjes om een opstartbare uefi-usb-stick of -schijf te maken. De eerste is de Windows 10-downloadtool van Microsoft. Daarmee kun je of een iso of meteen een opstartbare usb-stick maken. Voor Linux kun je gebruikmaken van een tool als Rufus of Win32DiskImager. Veel Linux-distributies leveren ook een iso-bestand dat je direct naar de schijf weg kunt schrijven, waarna die automatisch opstartbaar wordt. Daarvoor gebruik je dd-modus. Zorg ervoor dat je in Rufus kiest voor de uefi-computerindeling met een gpt-schijf.

©PXimport

07 Bootmenu

Het belangrijkste is nu natuurlijk om het uefi-bestand van deze schijf te starten. Zoals altijd: de methode verschilt per moederbord. Vaak zie je het na het starten meteen de tekst om het bootmenu te openen, vaak is dat iets als F1, F2, F11, F12, Delete of Esc (let op dat je toets kiest waarmee je het bootmenu opent en niet in de uefi opstart). Eenmaal in het bootmenu zie je de usb-stick in de lijst staan en kun je deze selecteren en starten. Wil je nu niet steeds handmatig op een toets willen drukken, dan kun je natuurlijk ook de opstartvolgorde wijzigen. Daarvoor start je wel in de uefi op en zoek je naar de bootvolgorde. Het is dan een kwestie van usb bovenaan zetten.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).