We kunnen er niet omheen: de huidige versie van Outlook gaat al aardig lang mee. Ook de ingebouwde apps Windows Mail en Agenda zijn niet nieuw meer. Ondertussen rammelt een opvolger aan de poort: het nieuwe Outlook. Heb je er al naar gekeken en je voorbereid op de overstap? We helpen je op weg.

Als je gebruikmaakt van de huidige versie van Outlook, onder meer beschikbaar via een abonnement op Microsoft 365, vind je al enige tijd rechtsboven in het venster de uitnodiging om met het nieuwe Outlook aan de slag te gaan. Zet de schuif op Aan bij De nieuwe versie van Outlook uitproberen. De huidige Outlook-omgeving wordt meteen omgewisseld voor de nieuwe versie. Het nieuwe Outlook vervangt ook de apps Windows Mail en Agenda, zoals je ze kent uit Windows 11. Open je Windows Mail of Agenda, dan wordt meteen de nieuwe versie gepresenteerd.

Je kunt de nieuwe versie van Outlook ook openen vanuit het startmenu: typ outlook en kies voor Outlook (new). Overigens kun je Windows Mail en Agenda nog gewoon blijven gebruiken: deze apps blijven waarschijnlijk tot het eind van 2024 beschikbaar.

Zoeken

We gaan aan de slag. Boven in het venster van Outlook vind je een prominente zoekbalk. Hiermee kun je op zoek naar allerhande items binnen Outlook. Waarin wordt gezocht, is afhankelijk van het onderdeel dat je hebt geopend. Klik je bijvoorbeeld op Zoeken als een e-mail is geopend, dan wordt er standaard gezocht in het huidige postvak. Klik op Alle mappen, links van de zoekbalk, voor een overzicht van andere e-mailmappen waarin je kunt zoeken, zoals Ongewenste e-mail en Verzonden items. Heb je de agenda geopend, dan geeft het uitklapmenu links de verschillende accounts weer waarin je naar afspraken kunt zoeken. Soms wordt aan de rechterkant een filterpictogram getoond. Klik hierop voor aanvullende opties. Hiermee kun je in de agendaweergave zoeken in bijlagen of een tijdsperiode aangeven waarbinnen moet worden gezocht.

De indeling

Uiterst links vind je snelkoppelingen naar de verschillende onderdelen van Outlook, zoals E-mail, Agenda en Contactpersonen. Linksboven in het venster bevindt zich de knop Navigatiedeelvenster verbergen of weergeven. Hiermee bepaal je of de mailmappen zichtbaar moeten zijn. Heb je meerdere accounts of meerdere mailmappen, kies er dan voor om het navigatiedeelvenster te tonen, omdat je anders niet ziet in welk onderdeel je je bevindt.

De vensterrand heeft bij Outlook van alles in petto. De rechterhelft van de balk is gereserveerd voor diverse knoppen. De knop Mijn dag (pictogram van een kalender) geeft je een overzicht van jouw komende afspraken en taken. De knop ernaast toont eventuele meldingen, zoals herinneringen voor meetings. De knop Instellingen (herkenbaar aan het tandwiel) opent de instellingen (hierover lees je meer in de paragraaf ‘Instellingen aanpassen’). Tot slot is er de knop Tips (de gloeilamp), die adviezen over nieuwe Outlook-functies geeft.

Informatiedichtheid

Om overzicht over je mailbox te houden, kun je bepalen hoe de groot de afstand tussen de mails moet zijn. Open daarvoor in de menubalk de tab Weergeven. Klik helemaal rechts op Dichtheid. Je hebt nu de keuze tussen Ruim, Gezellig en Compact. De optie Gezellig geeft een goede balans tussen informatie op je scherm en de leesbaarheid van het geheel. Wil je juist zo veel mogelijk informatie zien, dan kies je voor Compact. Voor meer rust kies je Ruim.

E-mails uitstellen

Stel, je krijgt aan het begin van de dag een e-mail binnen waarop je later nog terug wil komen. In de nieuwe versie van Outlook kun je het bericht vastzetten aan de bovenkant van je inbox. Klik met de rechtermuisknop op de e-mail die je wilt vastpinnen en kies voor Vastmaken. Je kunt ook met je cursor boven de mail hangen en op de punaise klikken. Je vindt die mail nu bovenaan in je inbox. Klik erop met de rechtermuisknop en kies Losmaken (of klik nogmaals op de punaise) als je de mail niet meer nodig hebt.

Een andere interessante mogelijkheid is om specifieke mails tijdelijk te verbergen. Je postvak blijft hiermee lekker opgeruimd, en je kunt eerst andere berichten afhandelen totdat de mail in kwestie weer opduikt. Selecteer het bericht en klik in de menubalk onder Start op de knop Uitstellen (herkenbaar aan de klok). Kies het moment waarop het bericht weer mag verschijnen, bijvoorbeeld Later vandaag 22:00 of Morgen Ma 08:00. Je kunt ook een ander tijdstip selecteren: kies dan voor Een datum kiezen en geef een zelfgekozen datum en tijd op. Wil je het verborgen bericht in de tussentijd alsnog bekijken, dan vind je deze in de map Uitgestelde berichten.

Bestanden invoegen

Heb je net gewerkt aan een bestand en wil je dit snel opnemen in je mail? Terwijl je de tekst van de e-mail aan het typen bent, kun je / (schuine streep) typen. Hierdoor verschijnt er een menu met een overzicht van recente documenten. Klik op het gewenste document om het op de huidige locatie in te voegen. Outlook plaatst dan een koppeling die verwijst naar het online bestand op OneDrive. Het bestand wordt dus niet als fysiek bestand aan de mail toegevoegd.

Plannen maar!

Stel je een mail op, maar verstuur je deze liever op een andere tijd (bijvoorbeeld binnen gangbare kantooruren)? Je kunt de mail inplannen. In het e-mailvenster klik je op de pijl naast de knop Verzenden. Kies voor Verzending plannen. Outlook geeft een aantal voorstellen, bijvoorbeeld Morgenochtend. Ook kun je zelf een moment aangeven: klik dan op Aangepaste tijd en kies datum en tijdstip. Alles ingesteld? Bevestig met een klik op Verzenden.

Polls

Ben je benieuwd naar de mening van anderen? Voeg dan een poll toe aan je e-mail. In de menubalk van het berichtvenster open je de tab Invoegen. Klik op Polls. De poll wordt in het tekstvak geplaatst. Voer de gewenste vraag in en geef daaronder de beschikbare opties. Je kunt ook een afbeelding invoegen: klik op het afbeeldingspictogram rechts van het onderwerpvak. Ook bij de opties kun je een afbeelding invoegen, via dezelfde manier. Standaard zijn er twee opties beschikbaar: kies voor Optie toevoegen als de poll uit meer opties moet bestaan. Standaard kan de ontvanger één antwoord selecteren. Moet de ontvanger meerdere antwoorden kunnen aangeven, zet dan de schuif op Aan bij Meerdere selecties. Klik op Vraag toevoegen om meerdere vragen in te voegen. Standaard is de poll anoniem en kunnen de resultaten door anderen worden bekeken. Klik op de koppeling onderin om deze instelling aan te passen, bijvoorbeeld naar Namen van respondenten vastleggen (alleen zichtbaar voor de maker). Controleer tot slot of je tevreden bent met de opzet door te klikken op de knop Voorbeeld.

Instellingen aanpassen

Tijd om een blik te werpen op de instellingen van het nieuwe Outlook. Zoals je eerder hebt gelezen, vind je die via het tandwiel rechtsboven in de vensterbalk. De hoofdcategorieën vind je aan de linkerkant. Je kunt het instellingenvenster onder meer gebruiken om de omgeving een eigen uiterlijk te geven. Kies Algemeen / Vormgeving. Zo kun je voor een lichte of donkere modus kiezen, of je voorziet de gebruikersomgeving van een eigen thema of kleur. In de sectie Moderne thema’s kies je een achtergrondafbeelding en kun je een kleur bepalen. De sectie eronder, Klassieke thema’s, bevat een nog grotere collectie. Bij Navigatiebalk bepaal je of je gebruik wilt maken van gekleurde pictogrammen en of je de namen wilt tonen bij elk Outlook-onderdeel.

Automatische opmaak

Heb je meer overzicht in je overvolle postvak nodig? Je kunt in Outlook gebruikmaken van voorwaardelijke opmaak. Op basis van een aantal regels die je zelf vooraf opstelt, krijgen ontvangen e-mailberichten automatisch een bepaalde kleur. Je kunt meerdere regels opstellen.

In het instellingenvenster van Outlook kies je voor E-mail / Voorwaardelijke opmaak. Kies het e-mailaccount waarvoor je de regel wilt maken. Klik hierna op Een nieuwe regel voor voorwaardelijke opmaak maken. Geef de regel een naam en bepaal bij de tweede stap de voorwaarde waaraan het bericht moet voldoen, bijvoorbeeld: Mijn naam staat niet op de Aan-regel. Je kunt meerdere voorwaarden opgeven. Bij de derde stap klik je op Kleur kiezen en selecteer je de gewenste tekstkleur.

Een uitgebreidere uitleg lees je in dit artikel: Creëer met kleur overzicht in je Outlook-mailbox en -agenda

Opruimwoede

Met de functie Opruimen houd je je postvak op orde. Je kunt meerdere e-mailberichten in je postvak selecteren en vervolgens in de menubalk Start klikken op de knop Opruimen. Een nieuw venster verschijnt. De acties die Outlook voorstelt, zijn van toepassing op alle huidige en toekomstige berichten afkomstig van de geselecteerde afzender. Zo kun je alle berichten verplaatsen naar een andere map, het meest recente bericht altijd bewaren en de rest van de berichten verwijderen en de berichten in de map die ouder zijn dan tien dagen, automatisch laten verwijderen. Bij Verplaatsen naar geef je de gewenste map op, bijvoorbeeld Verwijderde items of een nieuwe map die je aanmaakt via de optie Nieuwe map maken.

Je kunt bestaande opruimregels altijd nog aanpassen. Open het instellingenvenster van Outlook en kies E-mail / Opruimen. Rechts vind je het overzicht van regels.

Grondig opschonen

De zonet besproken functie Opruimen is handig om je postvak overzichtelijk te houden, maar soms wil je ook weleens weten welke mappen veel ruimte innemen en welke mappen je zou kunnen legen. Open daarvoor het instellingenvenster van Outlook en kies Accounts / Opslag. Kies (eventueel eerst) het account waarvan je de opslagruimte wilt inzien. Een overzicht van de onderdelen die meetellen voor de opslagruimte verschijnt. Onder E-mailopslag kun je zien welke mappen hoeveel ruimte in beslag nemen. Via de kolom Beheren kun je de items opschonen. Klik op Alle om de volledige map te legen, of kies ervoor enkel items met een bepaalde leeftijd te wissen: 3 maanden en ouder, 6 maanden en ouder of 12 maanden en ouder.

Snel afspreken

Als je vaak online afspraken maakt en je die afspraken zo efficiënt mogelijk wilt indelen, kun je gebruikmaken van een persoonlijke reserveringspagina. Hierop kunnen anderen een afspraak met je inplannen. Je deelt de koppeling naar die pagina eenvoudig via e-mail, bijvoorbeeld via je e-mailhandtekening.

In het instellingenvenster van Outlook kies je voor Agenda / Bookings met mij. Klik op de koppeling rechts in het venster. Een nieuwe pagina opent waarin je de beschikbaarheid kunt opgeven. Je kunt openbare links maken die voor iedereen zichtbaar zijn via je persoonlijke reserveringspagina, of privékoppelingen maken die alleen toegankelijk zijn voor wie de link krijgt. Standaard geeft Outlook twee afspraken weer: 15 minuten en 30 minuten. Klik op de knop met het plusteken om een nieuwe afspraak op te geven. Je kunt de gemaakte koppelingen vervolgens opnemen in je handtekening. Keer terug naar het instellingenvenster en klik op Koppeling toevoegen aan uw e-mailhandtekening.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).