We kunnen er niet omheen: de huidige versie van Outlook gaat al aardig lang mee. Ook de ingebouwde apps Windows Mail en Agenda zijn niet nieuw meer. Ondertussen rammelt een opvolger aan de poort: het nieuwe Outlook. Heb je er al naar gekeken en je voorbereid op de overstap? We helpen je op weg.

Als je gebruikmaakt van de huidige versie van Outlook, onder meer beschikbaar via een abonnement op Microsoft 365, vind je al enige tijd rechtsboven in het venster de uitnodiging om met het nieuwe Outlook aan de slag te gaan. Zet de schuif op Aan bij De nieuwe versie van Outlook uitproberen. De huidige Outlook-omgeving wordt meteen omgewisseld voor de nieuwe versie. Het nieuwe Outlook vervangt ook de apps Windows Mail en Agenda, zoals je ze kent uit Windows 11. Open je Windows Mail of Agenda, dan wordt meteen de nieuwe versie gepresenteerd.

Je kunt de nieuwe versie van Outlook ook openen vanuit het startmenu: typ outlook en kies voor Outlook (new). Overigens kun je Windows Mail en Agenda nog gewoon blijven gebruiken: deze apps blijven waarschijnlijk tot het eind van 2024 beschikbaar.

De nieuwe versie van Outlook.

Zoeken

We gaan aan de slag. Boven in het venster van Outlook vind je een prominente zoekbalk. Hiermee kun je op zoek naar allerhande items binnen Outlook. Waarin wordt gezocht, is afhankelijk van het onderdeel dat je hebt geopend. Klik je bijvoorbeeld op Zoeken als een e-mail is geopend, dan wordt er standaard gezocht in het huidige postvak. Klik op Alle mappen, links van de zoekbalk, voor een overzicht van andere e-mailmappen waarin je kunt zoeken, zoals Ongewenste e-mail en Verzonden items. Heb je de agenda geopend, dan geeft het uitklapmenu links de verschillende accounts weer waarin je naar afspraken kunt zoeken. Soms wordt aan de rechterkant een filterpictogram getoond. Klik hierop voor aanvullende opties. Hiermee kun je in de agendaweergave zoeken in bijlagen of een tijdsperiode aangeven waarbinnen moet worden gezocht.

De indeling

Uiterst links vind je snelkoppelingen naar de verschillende onderdelen van Outlook, zoals E-mail, Agenda en Contactpersonen. Linksboven in het venster bevindt zich de knop Navigatiedeelvenster verbergen of weergeven. Hiermee bepaal je of de mailmappen zichtbaar moeten zijn. Heb je meerdere accounts of meerdere mailmappen, kies er dan voor om het navigatiedeelvenster te tonen, omdat je anders niet ziet in welk onderdeel je je bevindt.

De vensterrand heeft bij Outlook van alles in petto. De rechterhelft van de balk is gereserveerd voor diverse knoppen. De knop Mijn dag (pictogram van een kalender) geeft je een overzicht van jouw komende afspraken en taken. De knop ernaast toont eventuele meldingen, zoals herinneringen voor meetings. De knop Instellingen (herkenbaar aan het tandwiel) opent de instellingen (hierover lees je meer in de paragraaf ‘Instellingen aanpassen’). Tot slot is er de knop Tips (de gloeilamp), die adviezen over nieuwe Outlook-functies geeft.

Boven in het venster van Outlook vind je de prominent aanwezige zoekbalk, met rechts de diverse knoppen.

Informatiedichtheid

Om overzicht over je mailbox te houden, kun je bepalen hoe de groot de afstand tussen de mails moet zijn. Open daarvoor in de menubalk de tab Weergeven. Klik helemaal rechts op Dichtheid. Je hebt nu de keuze tussen Ruim, Gezellig en Compact. De optie Gezellig geeft een goede balans tussen informatie op je scherm en de leesbaarheid van het geheel. Wil je juist zo veel mogelijk informatie zien, dan kies je voor Compact. Voor meer rust kies je Ruim.

Bepaal hoeveel ruimte de weergave van e-mails in mag nemen.

E-mails uitstellen

Stel, je krijgt aan het begin van de dag een e-mail binnen waarop je later nog terug wil komen. In de nieuwe versie van Outlook kun je het bericht vastzetten aan de bovenkant van je inbox. Klik met de rechtermuisknop op de e-mail die je wilt vastpinnen en kies voor Vastmaken. Je kunt ook met je cursor boven de mail hangen en op de punaise klikken. Je vindt die mail nu bovenaan in je inbox. Klik erop met de rechtermuisknop en kies Losmaken (of klik nogmaals op de punaise) als je de mail niet meer nodig hebt.

Superhandig: e-mailberichten vastmaken als je er nog wat mee moet doen.

Een andere interessante mogelijkheid is om specifieke mails tijdelijk te verbergen. Je postvak blijft hiermee lekker opgeruimd, en je kunt eerst andere berichten afhandelen totdat de mail in kwestie weer opduikt. Selecteer het bericht en klik in de menubalk onder Start op de knop Uitstellen (herkenbaar aan de klok). Kies het moment waarop het bericht weer mag verschijnen, bijvoorbeeld Later vandaag 22:00 of Morgen Ma 08:00. Je kunt ook een ander tijdstip selecteren: kies dan voor Een datum kiezen en geef een zelfgekozen datum en tijd op. Wil je het verborgen bericht in de tussentijd alsnog bekijken, dan vind je deze in de map Uitgestelde berichten.

Bestanden invoegen

Heb je net gewerkt aan een bestand en wil je dit snel opnemen in je mail? Terwijl je de tekst van de e-mail aan het typen bent, kun je / (schuine streep) typen. Hierdoor verschijnt er een menu met een overzicht van recente documenten. Klik op het gewenste document om het op de huidige locatie in te voegen. Outlook plaatst dan een koppeling die verwijst naar het online bestand op OneDrive. Het bestand wordt dus niet als fysiek bestand aan de mail toegevoegd.

Plannen maar!

Stel je een mail op, maar verstuur je deze liever op een andere tijd (bijvoorbeeld binnen gangbare kantooruren)? Je kunt de mail inplannen. In het e-mailvenster klik je op de pijl naast de knop Verzenden. Kies voor Verzending plannen. Outlook geeft een aantal voorstellen, bijvoorbeeld Morgenochtend. Ook kun je zelf een moment aangeven: klik dan op Aangepaste tijd en kies datum en tijdstip. Alles ingesteld? Bevestig met een klik op Verzenden.

Geef aan op welk moment de e-mail moet worden verstuurd.

Polls

Ben je benieuwd naar de mening van anderen? Voeg dan een poll toe aan je e-mail. In de menubalk van het berichtvenster open je de tab Invoegen. Klik op Polls. De poll wordt in het tekstvak geplaatst. Voer de gewenste vraag in en geef daaronder de beschikbare opties. Je kunt ook een afbeelding invoegen: klik op het afbeeldingspictogram rechts van het onderwerpvak. Ook bij de opties kun je een afbeelding invoegen, via dezelfde manier. Standaard zijn er twee opties beschikbaar: kies voor Optie toevoegen als de poll uit meer opties moet bestaan. Standaard kan de ontvanger één antwoord selecteren. Moet de ontvanger meerdere antwoorden kunnen aangeven, zet dan de schuif op Aan bij Meerdere selecties. Klik op Vraag toevoegen om meerdere vragen in te voegen. Standaard is de poll anoniem en kunnen de resultaten door anderen worden bekeken. Klik op de koppeling onderin om deze instelling aan te passen, bijvoorbeeld naar Namen van respondenten vastleggen (alleen zichtbaar voor de maker). Controleer tot slot of je tevreden bent met de opzet door te klikken op de knop Voorbeeld.

Instellingen aanpassen

Tijd om een blik te werpen op de instellingen van het nieuwe Outlook. Zoals je eerder hebt gelezen, vind je die via het tandwiel rechtsboven in de vensterbalk. De hoofdcategorieën vind je aan de linkerkant. Je kunt het instellingenvenster onder meer gebruiken om de omgeving een eigen uiterlijk te geven. Kies Algemeen / Vormgeving. Zo kun je voor een lichte of donkere modus kiezen, of je voorziet de gebruikersomgeving van een eigen thema of kleur. In de sectie Moderne thema’s kies je een achtergrondafbeelding en kun je een kleur bepalen. De sectie eronder, Klassieke thema’s, bevat een nog grotere collectie. Bij Navigatiebalk bepaal je of je gebruik wilt maken van gekleurde pictogrammen en of je de namen wilt tonen bij elk Outlook-onderdeel.

Het instellingenvenster van Outlook.

Automatische opmaak

Heb je meer overzicht in je overvolle postvak nodig? Je kunt in Outlook gebruikmaken van voorwaardelijke opmaak. Op basis van een aantal regels die je zelf vooraf opstelt, krijgen ontvangen e-mailberichten automatisch een bepaalde kleur. Je kunt meerdere regels opstellen.

In het instellingenvenster van Outlook kies je voor E-mail / Voorwaardelijke opmaak. Kies het e-mailaccount waarvoor je de regel wilt maken. Klik hierna op Een nieuwe regel voor voorwaardelijke opmaak maken. Geef de regel een naam en bepaal bij de tweede stap de voorwaarde waaraan het bericht moet voldoen, bijvoorbeeld: Mijn naam staat niet op de Aan-regel. Je kunt meerdere voorwaarden opgeven. Bij de derde stap klik je op Kleur kiezen en selecteer je de gewenste tekstkleur.

Een uitgebreidere uitleg lees je in dit artikel: Creëer met kleur overzicht in je Outlook-mailbox en -agenda

Geef e-mails een onderscheidende kleur op basis van regels.

Opruimwoede

Met de functie Opruimen houd je je postvak op orde. Je kunt meerdere e-mailberichten in je postvak selecteren en vervolgens in de menubalk Start klikken op de knop Opruimen. Een nieuw venster verschijnt. De acties die Outlook voorstelt, zijn van toepassing op alle huidige en toekomstige berichten afkomstig van de geselecteerde afzender. Zo kun je alle berichten verplaatsen naar een andere map, het meest recente bericht altijd bewaren en de rest van de berichten verwijderen en de berichten in de map die ouder zijn dan tien dagen, automatisch laten verwijderen. Bij Verplaatsen naar geef je de gewenste map op, bijvoorbeeld Verwijderde items of een nieuwe map die je aanmaakt via de optie Nieuwe map maken.

Je kunt bestaande opruimregels altijd nog aanpassen. Open het instellingenvenster van Outlook en kies E-mail / Opruimen. Rechts vind je het overzicht van regels.

Houd je postvak opgeruimd en overzichtelijk.

Grondig opschonen

De zonet besproken functie Opruimen is handig om je postvak overzichtelijk te houden, maar soms wil je ook weleens weten welke mappen veel ruimte innemen en welke mappen je zou kunnen legen. Open daarvoor het instellingenvenster van Outlook en kies Accounts / Opslag. Kies (eventueel eerst) het account waarvan je de opslagruimte wilt inzien. Een overzicht van de onderdelen die meetellen voor de opslagruimte verschijnt. Onder E-mailopslag kun je zien welke mappen hoeveel ruimte in beslag nemen. Via de kolom Beheren kun je de items opschonen. Klik op Alle om de volledige map te legen, of kies ervoor enkel items met een bepaalde leeftijd te wissen: 3 maanden en ouder, 6 maanden en ouder of 12 maanden en ouder.

Hoeveel ruimte neemt elke map in beslag?

Snel afspreken

Als je vaak online afspraken maakt en je die afspraken zo efficiënt mogelijk wilt indelen, kun je gebruikmaken van een persoonlijke reserveringspagina. Hierop kunnen anderen een afspraak met je inplannen. Je deelt de koppeling naar die pagina eenvoudig via e-mail, bijvoorbeeld via je e-mailhandtekening.

In het instellingenvenster van Outlook kies je voor Agenda / Bookings met mij. Klik op de koppeling rechts in het venster. Een nieuwe pagina opent waarin je de beschikbaarheid kunt opgeven. Je kunt openbare links maken die voor iedereen zichtbaar zijn via je persoonlijke reserveringspagina, of privékoppelingen maken die alleen toegankelijk zijn voor wie de link krijgt. Standaard geeft Outlook twee afspraken weer: 15 minuten en 30 minuten. Klik op de knop met het plusteken om een nieuwe afspraak op te geven. Je kunt de gemaakte koppelingen vervolgens opnemen in je handtekening. Keer terug naar het instellingenvenster en klik op Koppeling toevoegen aan uw e-mailhandtekening.

Je kunt gemakkelijk snel een beschikbaarheidskalender maken.

Na een stevige sportsessie voel je je voldaan. Je bent trots op jezelf dat je het 'weer geflikt' hebt. Maar je sportkleding? Die ruikt allesbehalve fris. Wassen helpt natuurlijk, maar wat doe je als die geur hardnekkig blijft hangen?

Lees ook: Schoenen wassen in de wasmachine, zo doe je dat

Sterke zweetlucht? Natuurazijn!

Om ervoor te zorgen dat de sterke zweetlucht niet in de kleding blijft, gooi je de kleding 15 tot 20 minuten voor het wassen in een bak met koud water en een flinke scheut natuurazijn. De azijn haalt de penetrante geur eruit en verwijdert al wat vuil, maar tast het textiel niet aan. Dit helpt ook bij sportkleding met een oude zweetgeur. Daarna was je de kleding met de wasmachine of met de hand.

Heb je een flinke training gehad en echt geen tijd om je sportkleding voor de volgende wedstrijd te wassen? Je frist je sportkleding tijdelijk op door een plantenspuit te vullen met water en azijn, verhouding: 50/50. Spray het mengsel op het kledingstuk en de zweetgeur is weg. Was de kleding na de wedstrijd wel gelijk.

Was je sportkleding niet te heet!

Waarschijnlijk denk je: hup, wasmachine aan op 60 graden. Maar doe dit liever niet. Sportkleding is meestal gemaakt van speciaal materiaal dat sneller droogt, een ademende eigenschap heeft en vocht afdrijft. Deze stof is vaak delicater dan bij gewone kleding. Daarom is het belangrijk dat je de kleding voorzichtig wast, op maximaal 30 graden. Zet de wasmachine op een sportprogramma of een programma voor synthetische kleding. Een heter programma kan ervoor zorgen dat de sportkleding krimpt en het elastiek aangetast raakt. Check altijd voor het wassen het waslabel voor de specifieke wasinstructies van de kleding.

Keer de kledingstukken binnenstebuiten voordat je ze in de wastrommel gooit. Hiermee bescherm je de opdrukken en kleuren aan de buitenkant van je kleding. Bovendien zitten de bacteriën en dode huidcellen toch aan de binnenkant van je kleding. Prop de wasmachine niet te vol, want dan wordt je sportkleding niet goed gespoeld.

©Oriol Roca

Wel: vloeibaar wasmiddel. Niet: wasverzachter

Voordat je uit gewoonte een flinke scheut wasmiddel in de machine giet omdat je sportkleding zo vies ruikt: even wachten. Te veel wasmiddel zorgt er juist voor dat er zeepresten in de stof achterblijven. En dit zorgt ervoor dat de kleding je dode huidcellen nog beter blijft vasthouden. Het gevolg: nare geurtjes waar niemand blij van wordt. Gebruik het liefst vloeibaar wasmiddel, want de resten van waspoeder blijven vaak achter in kleding. Je mag wel een beetje baking soda in de wasmachine doen, dit neutraliseert de zweetlucht.

Veel mensen gooien het liefst ook nog wat wasverzachter met een geurtje bij de was, maar voor sportkleding is dit niet aan te raden. Wasverzachter legt namelijk een laagje over de vezels en verstopt hierdoor de vezels, waardoor de kleding niet meer goed schoon wordt. Hierdoor ruikt je kleding na een sportsessie juist erger naar zweet. En wasverzachter kan de stof en de elasticiteit ervan aantasten, waardoor de kleding gaat lubberen.

©anetlanda

Vanuit je luie stoel de lampen aanzetten of de temperatuur in huis regelen: smart devices zijn er om het leven nét wat makkelijker te maken. Helaas vormen zulke IoT-apparaten ook een risico voor je privacy. Wil je niet alleen slim, maar ook veilig wonen? Met deze tips voorkom je pottenkijkers in je smart home.

Lees ook: Slimme stekkers – welke modellen zijn echt zuinig?

IoT (Internet of Things) omvat alle huishoudelijke apparaten die met het internet verbonden zijn, zoals slimme lampen, speakers en thermostaten. Zelfs gordijnen, deursloten en koelkasten kunnen tegenwoordig slim worden gemaakt door ze aan een netwerk te koppelen. Om jou als gebruiker zo goed mogelijk te kunnen bedienen, verzamelen IoT-apparaten de hele dag door data die je gedrag en gewoonten in kaart brengen. Ben je tussen negen en drie niet thuis? Dan weet je slimme thermostaat dat de verwarming omlaag moet, zal het beveiligingssysteem in die uren extra alert zijn op bewegingen rondom je huis en gaat je robotstofzuiger aan de slag om je vloer spic en span te maken. 

Ook jij hebt wat te verbergen

Slimme apparaten komen op allerlei manieren aan hun data, bijvoorbeeld via spraakopdrachten ('Hé Alexa, speel jazzmuziek af'), commando's die je in een app geeft en zelfs via sensoren die beweging, licht en temperatuur detecteren. Al die gegevens worden ergens opgeslagen, en het probleem is dat de meesten van ons geen idee hebben wat er met die data gebeurt. Vaak vinden we dat ook helemaal niet zo interessant: we denken immers al snel dat criminelen niets met onze data kunnen. Maar als je denkt dat je niets te verbergen hebt, heb je het mis. Cybercriminelen die toegang krijgen tot je smart home kunnen veel meer dan alleen je lampen bedienen. Ze kunnen je bankgegevens stelen (bijvoorbeeld via een gehackt apparaat dat toegang geeft tot je thuisnetwerk), het alarmsysteem van je woning uitschakelen en persoonlijke gesprekken afluisteren via je slimme speaker – om maar een paar voorbeelden te noemen. Hoe meer slimme apparaten je in huis hebt, hoe groter de kans dat er ergens een datalek ontstaat. Dat wil je natuurlijk voorkomen.

©StockPhotoPro

Er zijn allerlei manieren om je smart home te beschermen tegen pottenkijkers. Als je niet zo technisch aangelegd bent, kunnen zulke tactieken je al snel overweldigen. Daarom houden we het bij een aantal algemene tips die voor iedereen makkelijk uit te voeren zijn en die toch een groot verschil kunnen maken in de beveiliging van je smart home.

Tip 1: Kies voor een betrouwbare fabrikant

Het merk van je slimme apparaten kan veel zeggen over hoe goed deze apparaten van zichzelf beveiligd zijn. Gerenommeerde merken zoals Philips, Homey en Amazon hebben immers een reputatie hoog te houden als het om veiligheid gaat. Bovendien moeten producten van A-merken in Europa aan strenge eisen voldoen, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een merkloos model van een Chinese fabrikant. Laat je dus niet verleiden door aantrekkelijke deals terwijl je aan het browsen bent: als ze te mooi lijken om waar te zijn, zijn ze dat waarschijnlijk ook. Als je twijfelt of een merk betrouwbaar is, doe dan eerst uitgebreid onderzoek. Lees onafhankelijke reviews, onderwerp de webshop van het betreffende merk aan een kritische blik en controleer of het merk voldoet aan Europese keurmerken. 

Tip 2: Kies sterke wachtwoorden

Slimme apparaten worden doorgaans geleverd met een standaard wachtwoord waarmee je op de bijbehorende app kunt inloggen. Veilig zijn deze wachtwoorden niet. Sterker nog: een standaard wachtwoord aanhouden is haast net zo onveilig als helemaal geen wachtwoord op je smart device hebben. Het is dus belangrijk dat je het wachtwoord al tijdens de installatie van het product verandert in een unieke en sterke variant. Een sterk wachtwoord bestaat uit letters, cijfers én speciale tekens. Verwerk nooit je naam, geboortedatum of adres in het wachtwoord. Geef ook elk slim apparaat een uniek wachtwoord, zodat je andere apparaten bij een hack veilig zijn. En schakel tweestapsverificatie in als dat kan: hiermee voeg je een extra beveiligingslaag toe, zodat anderen niet zomaar kunnen inloggen als ze je wachtwoord weten. 

Tip 3: Maak gastnetwerken aan 

Je wifi-netwerk is voor criminelen een ware goudmijn. Krijgen criminelen toegang tot je wifi, dan kunnen ze niet alleen alles zien wat jij op het internet doet, maar ze kunnen ook slimme apparaten overnemen die op dat netwerk zijn aangesloten. Het is daarom verstandig om gastnetwerken aan te maken voor je slimme apparaten. Hiermee isoleer je het netwerk van deze apparaten van het hoofdnetwerk, wat de kans op een datalek flink verkleint. Ook verklein je op deze manier het risico dat hackers via een zwak beveiligd slim apparaat toegang krijgen tot bijvoorbeeld je laptop, e-mail of bankzaken op het hoofdnetwerk. 

Ook slim is het uitschakelen van de functie Universal Plug and Play (UPnP) op al je slimme apparaten. Deze functie helpt om via wifi automatisch met andere smart devices te verbinden, maar vergroot ook het risico dat je apparaten van buitenaf toegankelijk worden. 

©TStudious - stock.adobe.com

Tip 4: Houd je apparatuur up-to-date

Wacht je altijd weken of zelfs maanden voordat je een nieuwe software-update op je apparaten uitvoert? Foute boel! Updates hebben niet alleen als doel de functionaliteiten van je slimme apparaten te verbeteren, maar zijn er ook om beveiligingslekken te dichten die in eerdere versies zijn opgemerkt. Download je deze updates niet, dan laat je in feite de digitale achterdeur openstaan voor criminelen. Maak er daarom een gewoonte van om iedere week te checken of er nieuwe updates beschikbaar zijn en download deze dan direct. Het is slechts een kleine moeite die een groot effect kan hebben op je privacy.

Tip 5: Controleer de privacy-instellingen

Slimme apparaten komen doorgaans met standaardinstellingen die toestemming geven om bepaalde gegevens te verzamelen of op te slaan. Dat is vaak gunstig voor de fabrikant, maar als je geen pottenkijkers in huis wilt, is het zaak dat er zo min mogelijk gegevens van jou in de cloud terechtkomen. Gelukkig kun je de privacy-instellingen van je slimme apparaten meestal wijzigen. Zo kun je op veel slimme apparaten instellen dat de opnamegeschiedenis direct verwijderd wordt. Sommige apparaten sturen automatisch gegevens naar de fabrikant voor verbeteringsdoeleinden; ook dit kun je vaak uitschakelen. Zet ook altijd functies uit die je niet gebruikt. Gebruik je de spraakbediening op je slimme speaker niet? Schakel de microfoon dan helemaal uit. Zo verklein je in elk geval de kans dat je wordt afgeluisterd.