Schep orde in Windows met een overzichtelijk bestandssysteem
Schijven van 2 TB en meer zijn heel gewoon. Daar kun je dus massa's bestanden op kwijt. Dat is handig, maar als je dat op een weinig geordende manier doet, ben je al snel tijd kwijt aan het terugvinden van de juiste bestanden. Tijd voor een systematische aanpak, inclusief talrijke tips en tools.
Tip 01: Niet organiseren?
Sommige gebruikers vinden het opzetten en vooral onderhouden van een goed georganiseerd systeem voor het opslaan van data eigenlijk maar tijdverlies. Windows beschikt immers over een degelijke, geïntegreerde zoekfunctie en er zijn ook externe zoektools, zodat je altijd wel de gezochte data vindt. Voor wie nooit meer wil dan individuele bestanden openen, kan dat misschien kloppen. Lees ook: 19 tips voor Windows 8.1.
Maar er zijn toch ook taken waarvoor deze aanpak tekortschiet. Bijvoorbeeld wanneer je een reeks verwante bestanden nodig hebt (denk aan alle documenten voor een bepaald project) of wanneer je snel alle belangrijke bestanden wilt verhuizen naar een andere pc of schijf, of als je ze wilt synchroniseren of back-uppen. En geef toe: soms werkt het gewoon sneller om rechtstreeks naar een bestand te gaan waarvan je precies weet waar het zich bevindt, dan een reeks zoekresultaten te moeten doorlopen.
©PXimport
Tip 01 Zoekfuncties schieten soms tekort.
Tip 02: Een systeem
Hét systeem om data op een pc te ordenen bestaat niet. Hoe je je data het beste organiseert, hangt namelijk ook samen met wie je bent en hoe je denkt. Wel kunnen we je enkele concrete suggesties aan de hand doen. Werk je met diverse gebruikers op je pc, dan kun je het best een eigen inlogaccount aan elke gebruiker toewijzen. Dan bewaart iedereen zijn persoonlijke gegevens bijvoorbeeld binnen een eigen (profiel)map. Gegevens die ook de anderen mogen benaderen, komen dan terecht in een gedeelde map.
De manier waarop je deze gedeelde map verder organiseert, kan dezelfde zijn als wanneer je de enige gebruiker van de pc bent. Je zou bijvoorbeeld submappen kunnen aanmaken op basis van de personen van wie de bestanden afkomstig zijn. Heb je zelf de bestanden gecreëerd, dan plaats je die in (submappen binnen) de map met je eigen naam. Heb je een bestand, bijvoorbeeld via usb-stick of e-mail, ontvangen van een collega, dan komt dat terecht in de map met de bedrijfsnaam of eventueel in de map met de naam van die collega enzovoort. Het belangrijkste is vooral dat je je houdt aan het systeem dat je hebt gekozen.
©PXimport
Tip 02 Het beste organisatiesysteem past bij je denkwijze.
Tip 03: Hoofdmap
Het komt er dus op neer dat in dit systeem alle databestanden, ongeacht waar ze vandaan komen, in een enkele hoofdmap zijn terug te vinden. Idealiter plaats je die hoofdmap op een aparte fysieke schijf, waarop alleen databestanden worden geplaatst. Systeem- en applicatiebestanden houd je dus zoveel mogelijk gescheiden van je eigen data. Dat heeft het voordeel van een gemakkelijke migratie naar een andere computer.
Is deze indeling niet mogelijk, creëer voor die hoofdmap dan bij voorkeur een aparte datapartitie op je schijf. Dat kan zelfs nog als je op dit moment slechts over één partitie (met Windows) beschikt, als we er even van uitgaan dat er voldoende vrije ruimte is op die partitie. Open hiervoor het Schijfbeheer, druk op Windows-toets+R en voer het commando diskmgmt.msc uit. Klik de visuele voorstelling van je partitie met de rechtermuisknop aan en kies Volume verkleinen.
Geef aan met hoeveel MB je de partitie wilt verkleinen, maar zorg ervoor dat je nog voldoende vrije ruimte overhoudt. Vanuit het contextmenu van de Niet-toegewezen ruimte kies je dan Nieuw eenvoudig volume en creëer je zo een nieuwe datapartitie. Is ook dat niet mogelijk, dan kun je de hoofdmap het best in de root-map van je bestaande partitie creëren. Maak je gebruik van een cloudservice als Google Drive, dan kun je de hoofdmap binnen je lokale Google Drive plaatsen. Op die manier worden al je data automatisch met de cloud gesynchroniseerd.
©PXimport
Tip 03 Beschik je slechts over één schijf, dan creëer je bij voorkeur een aparte datapartitie.
Tip 04: Verhuizen
Het klopt dat Windows gebruikers met zachte hand dwingt hun databestanden in enkele standaardmappen onder te brengen, zoals Afbeeldingen, Documenten, Muziek en Video's. Fysiek vind je die mappen normaliter terug in C:\users\\Pictures enzovoort. Die min of meer opgelegde datastructuur kun je echter gerust negeren om in plaats daarvan alle gegevensbestanden binnen je zelfgekozen hoofdmap onder te brengen. Vervelend is wel dat Windows en ook veel geïnstalleerde programma's die mappen als de vaste opslaglocatie voor talrijke bestandstypes beschouwen en die locaties standaard voorstellen bij het opslaan van data.
Daar is echter een oplossing voor. Navigeer met je Verkenner naar een van de mappen (bijvoorbeeld C:\Users\\Videos). Klik met de rechtermuisknop op de mapnaam en kies Eigenschappen. Open het tabblad Locatie, druk op de knop Verplaatsen en zoek een geschikte submap binnen je eigen hoofdmap. Bevestig dat je alle bestanden wilt verhuizen.
©PXimport
Tip 04 Desnoods wijzig je de locatie van de datamappen.
Tip 05: Submappen
Je hebt intussen een geschikte locatie gevonden voor je hoofdmap. Tijd voor de submappen. Op het eerste niveau kunnen dat bijvoorbeeld de submappen \persoonlijk en \zakelijk zijn, waarna je ook dieper geneste submappen kunt creëren. Hoe je dat precies doet, hangt af van je eigen visie en situatie. Wees niet bang om verschillende niveaus diep te gaan, zolang de opdeling maar zinvol en (voor jou) begrijpelijk blijft. Probeer zoveel mogelijk te vermijden dat zich in een en dezelfde map zowel losse bestanden als submappen bevinden. Dat maakt het doorgaans lastiger snel het gewenste item te vinden. Losse bestanden kun je eventueel samenbrengen in een submap als \Diverse. Beperk tevens de lengte van de bestandsnamen.
Lange bestandsnamen als 'Voorbereidingen reis 2014 redactie tipstrucs.docx' zijn namelijk overbodig als je bijvoorbeeld al een logische mappenstructuur als \tipstrucs\redactie\reizen\2014 had gebouwd. In deze map kunnen dan zowel documenten en afbeeldingen als video's terechtkomen die met die reis hebben te maken.
©PXimport
Tip 05 Een goede mappenhiërarchie maakt lange bestandsnamen grotendeels overbodig.
Tip 06: Takenmap
Welke submappen binnen je indeling passen, bepaal je dus geheel zelf. Een zinvolle toevoeging lijkt ons alvast wel een map te zijn waarin je alle bestanden onderbrengt waarmee je op dit moment nog bezig bent. Een soort takenmap dus. Zodra je klaar bent met het bestand, kun je het dan naar de juiste bestemmingsmap kopiëren. Of je plaatst zo'n bestand meteen in die doelmap, maar je creëert wel een snelkoppeling naar dat bestand in je takenmap. Dat gaat zeer eenvoudig: klik het bestand met ingedrukte rechtermuisknop aan en versleep het naar je takenmap. Laat het bestand hier los en kies Hier snelkoppeling maken. Als je het bestand niet meer acuut nodig hebt, dan verwijder je de snelkoppeling. Houd het wel bij een enkele takenmap en tracht het aantal bestanden in die map binnen de perken te houden.
©PXimport
Tip 06 Bestanden waar je momenteel mee bezig bent, breng je als snelkoppeling in een aparte map onder.
Tip 07: Favorieten
Je werpt misschien tegen dat het langer duurt om bestanden te bereiken die diep genest zijn. Dat kan kloppen, maar er is een oplossing om ook dergelijke data sneller aan de oppervlakte te brengen. Wanneer je de Verkenner opent, zie je bovenaan het navigatievenster Favorieten staan. Is dit venster niet te zien, kies dan Organiseren / Indeling / Navigatievenster (Windows 7) of Beeld / Navigatievenster / Navigatievenster (Windows 8). Een datamap die je frequent nodig hebt, kun je al dan niet tijdelijk naar deze Favorieten verslepen, zodat een snelkoppeling wordt gecreëerd.
©PXimport
Tip 07 Gun je belangrijkste mappen een plaats onder de favorieten.
Tip 08: Bibliotheken
Je kunt de map ook opnemen in de Windows-bibliotheken. Standaard zijn die in Windows 8.1 niet zichtbaar, maar dat los je snel op via Beeld / Navigatievenster / Bibliotheken weergeven. Klik met de rechtermuisknop op Bibliotheken en kies Nieuw / Bibliotheek. Verzin een geschikte naam en open de nieuwe bibliotheek. Druk op de knop Een map opnemen en verwijs naar de gewenste map. Het is trouwens mogelijk bijkomende mappen aan deze bibliotheek toe te voegen. Open opnieuw de bibliotheek en klik bovenaan op Bevat: 1 locatie en Toevoegen.
©PXimport
Tip 08 Ook eigen mappen kun je in een bibliotheek onderbrengen.
Tip 09: Start Verkenner
Het handige aan bibliotheken is dat die meteen zichtbaar zijn wanneer je de Windows Verkenner opent. Dat betekent echter niet dat je Windows niet standaard met een andere map kunt laten openen. Je zou er bijvoorbeeld voor kunnen zorgen dat de Verkenner standaard opent in je hoofdmap. Hiertoe klik je het Verkenner-pictogram in de Windows-taakbalk met de rechtermuisknop aan en kies je (Windows) Verkenner / Eigenschappen. Op het tabblad Snelkoppeling zorg je er vervolgens voor dat het Doel-veld naar de gewenste map verwijst, waarbij je het volledige pad vermeldt.
©PXimport
Tip 09 Je kiest zelf welke map de Windows Verkenner standaard opent.
Tip 10: Snelmappen
Je kunt de Verkenner dus met een specifieke map laten openen en vaak gebruikte mappen toevoegen aan favorieten en bibliotheken. Er is echter nog een manier om snel bij diep geneste mappen te komen: de gratis tool Direct Folders. Na de installatie van dit hulpje hoef je alleen maar met de Verkenner naar zo'n diep geneste map te gaan en te dubbelklikken op een lege plaats in die map. Er verschijnt nu een dialoogvenster van Direct Folders waarin je met Add here de betreffende map aan dit venster kunt toevoegen. Overigens verschijnt dit dialoogvenster ook wanneer je op een lege plaats dubbelklikt in het dialoogvenster dat verschijnt wanneer je in een toepassing Opslaan (als) kiest. Of je roept het venster op via het programmapictogram in het Windows-systeemvak.
©PXimport
Tip 10 Direct Folders: benader diep geneste mappen met een paar muisklikken.
Tip 11: Mappictogrammen
In het venster van Direct Folders kom je trouwens nog enkele instellingsopties tegen. Zo is het mogelijk een ander pictogram uit een beperkte lijst te kiezen voor een toegevoegde map, zodat je die sneller herkent. Het aanpassen van het mapicoon kan echter ook vanuit Windows zelf. Het is voldoende in de Verkenner de naam van een map met de rechtermuisknop aan te klikken, Eigenschappen te kiezen en het tabblad Aanpassen te openen. Hier druk je dan op de knop Ander pictogram en selecteer je een geschikt exemplaar uit de uitgebreide lijst.
Overigens bestaan er ook gratis tools waarmee je de standaard mappictogrammen een specifieke kleur geeft. Een voorbeeld is Folder Marker Free.
©PXimport
Tip 11 Folder Marker: kleur mappictogrammen in volgens je eigen logica.
Tip 12: Sortering
Met een goed uitgebouwde mappenhiërarchie kan het aantal bestanden binnen je submappen wellicht beperkt blijven. Bevatten sommige mappen toch een veelheid aan bestanden, dan zijn er altijd nog technieken om die overzichtelijker te rangschikken. Een bestandsnaam die je helemaal bovenaan de lijst wilt hebben, kun je bijvoorbeeld al dan niet tijdelijk laten voorafgaan door een _ of een #-teken.
Vergeet echter niet dat Windows een hele reeks criteria kent om bestanden in één keer anders te sorteren. Open de map in de Verkenner en stel de weergave via het menu Beeld in op Details (Windows 7) of op Detailvenster (Windows 8). Er verschijnt nu een reeks kolomtitels en het is voldoende zo'n titel een- of tweemaal aan te klikken om de sortering aan te passen. Verder, wanneer je zo'n kolomtitel met de rechtermuisknop aanklikt en Meer selecteert, duiken er talrijke andere criteria op. Plaats een vinkje naast elk criterium dat je in de vorm van een kolom(titel) wilt zien opduiken.
©PXimport
Tip 12 Windows kent tal van sorteringscriteria.
Tip 13: Deduplicatie
We hebben het in tip 06 al even over snelkoppelingen gehad, en in zekere zin zijn ook Windows-favorieten en -bibliotheken (zie tips 7 en 8) snelkoppelingen. De essentie van snelkoppelingen is namelijk dat ze niet meer zijn dan een verwijzing naar data die fysiek elders zijn opgeslagen. Op die manier hoef je bestanden slechts één keer te bewaren en zijn ze toch via een andere route te bereiken. Duplicaten kun je dus het best zoveel mogelijk vermijden; ze nemen onnodig schijfruimte in.
Wil je wel eens nagaan hoeveel dubbele bestanden er toch op je schijf staan, dan kun je gratis tools inzetten als Find Equal Files. Na analyse groepeert die alle gevonden duplicaten en is het aan jou om per groep te beslissen wat er eventueel mee moet gebeuren. Je kunt de duplicaten bijvoorbeeld laten verwijderen, maar er met één druk op de knop Shortcut ook snelkoppelingen van maken. Verwijder in elk geval nooit zomaar alle duplicaten, want soms heeft Windows of een programma ze nodig!
©PXimport
Tip 13 Verwijder duplicaten niet zomaar.
Tip 14: Schijfopruiming
Zoals we al in tip 02 zagen, heeft het snel terugvinden van bestanden vooral te maken met de manier waarop je ze hebt geordend. Toch kan het zeker geen kwaad af en toe je schijf te controleren op overbodige bestanden die her en der door jezelf, programma's of Windows zijn achtergelaten. Te denken valt aan de prullenbak, aan downloadmappen en mappen met tijdelijke bestanden. In eerste instantie kun je daarvoor de Schijfopruiming van Windows aanspreken. Die is op te starten via Alle programma's / Bureau-accessoires / Systeemwerkset. Je wijst de gewenste schijf(partitie) aan en na de analyse plaats je een vinkje bij de categorieën die je opgeruimd wilt zien.
©PXimport
Tip 14 Een opgeruimde schijf oogt toch netter (en verspilt geen schijfruimte).
Tip 15: Externe tools
Maar er zijn ook externe tools die nog grondiger te werk gaan. Een van de betere is CCleaner. Je hoeft hier weinig meer te doen dan in de rubriek Cleaner, op de tabbladen Windows en Toepassingen, vinkjes te plaatsen naast de items die je wilt opruimen, waarna je Analyseren en vervolgens Schoonmaken aanklikt. Je doet er wel goed aan zelf eerst een systeemherstelpunt te creëren.
Eventueel gebruik je CCleaner in combinatie met CCEnhancer. Dat integreert zich netjes in CCleaner en zorgt ervoor dat CCleaner honderden extra programma's ondersteunt en kan opschonen.
Wil je snel zien waar de bestanden zich bevinden die de meeste schijfruimte inpikken, dan heb je een goede hulp aan het gratis en portable SpaceSniffer. Deze tool visualiseert in nagenoeg realtime de inhoud van je schijf. Hoe meer ruimte een map inneemt, hoe groter het vlak waarmee die wordt weergegeven. Klik een vlak aan om verder in te zoomen. Vanuit het contextmenu kun je desgewenst overbodige items van de schijf verwijderen of naar een andere locatie kopiëren.
©PXimport
Tip 15 CCleaner en CCEnhancer: dit duo is niet te verslaan.
Tip 16: Taggen
Met een doordachte mappenstructuur kom je weliswaar al een heel eind, maar het blijft een crime om bijvoorbeeld tientallen bestanden van het genre image0910.jpg te moeten doorzoeken. Gaat het om mediabestanden, zoals foto's en muziek, dan bieden je favoriete tools wellicht de mogelijkheid om die van metadata (tags) te voorzien, waarna je vanuit zo'n tool naar bestanden met specifieke tags kunt zoeken. Is dat niet het geval, dan kun je muziekbestanden, in diverse formaten, alsnog uitstekend taggen met de gratis tool Mp3tag.
Fotobestanden kun je van metadata (zowel EXIF als IPTC) voorzien met een programma als XnView (gratis voor niet-commercieel gebruik), dat vele tientallen formaten ondersteunt. EXIF-data kun je tot op zekere hoogte aanpassen op het tabblad EXIF in het onderste paneel. IPTC-data wijzig je of voeg je toe vanuit het menu Bewerken / Metadata / IPTC-gegevens bewerken. Klik op Selectie opslaan als je diverse bestanden tegelijk had geselecteerd. De meeste fotobewerkings- en -beheertools kunnen probleemloos met deze metadata overweg.
©PXimport
Tip 16 Met XnView kun je onder meer IPTC-tags in batch aanpassen.
Tip 17: Hernoemen
Het blijft natuurlijk zinvol je bestanden van een duidelijke naam te voorzien, ook al gaat het om degelijk getagde mediabestanden. De mogelijkheden om bestanden in batch te hernoemen zijn in Windows echter beperkt. Een gratis programma als ReNamer biedt je veel meer opties. Het komt erop neer dat je eerst een of meer regels definieert op basis waarvan het programma de geselecteerde bestanden een nieuwe naam geeft. Het is zelfs mogelijk een of meer metadata uit de bestanden te halen en die te gebruiken voor de bestandsnaam. Dat geldt bijvoorbeeld zowel voor ID3-tags bij muziekbestanden als voor EXIF- en IPTC-data bij afbeeldingen.
Selecteer de bestanden en kies achtereenvolgens Click here to add a rule / Insert / Insert Meta Tag. Voeg de gewenste tags een voor een toe en bepaal waar die precies in de bestandsnaam moeten terechtkomen. Bevestig met Add Rule. ReNamer laat je alvast het resultaat zien dat je met de knop Rename krijgt.
©PXimport
Tip 17 Met ReNamer hernoem je bestanden op basis van metadata.
Tip 18: Zoekfunctie
Ondanks een ordelijk systeem, logische bestandsnamen en goed getagde bestanden kan het gebeuren dat je een bestand niet meteen kunt vinden. In dat geval is er nog de ingebouwde zoekfunctie van Windows. Wil je hier snel mee kunnen zoeken, dan moet de zoeklocatie wel eerst zijn geïndexeerd. Dat regel je als volgt. Tik index in het startmenu (Windows 7) of in het startscherm (Windows 8) in en kies Indexeringsopties. Druk op de knop Wijzigen en plaats een vinkje bij de locaties die je aan de index wilt toevoegen. Je hoofdmap (zie ook tip 03) lijkt ons een voor de hand liggende keuze. Bevestig met OK.
Stel, je zoekt naar een databestand en je hebt geen idee waar die zich ergens in je hoofdmap bevindt. Open dan de hoofdmap met je Verkenner en tik rechtsboven, in het zoekveld, een geschikte zoekterm in. Windows blijkt op dit vlak redelijk flexibel. Om slechts één voorbeeld te geven: door als zoekfilter gewijzigd op:eerder dit jaar grootte:zeer groot te gebruiken krijg je automatisch alleen die bestanden te zien die aan deze filtercriteria beantwoorden. Een overzicht van zoek- en filteropties vind je hier. In Windows 8 kun je de belangrijkste filters gewoon aanklikken in het lint van de Verkenner.
©PXimport
Tip 18 De Windows-zoekfunctie is redelijk flexibel. Alleen is het vaak even zoeken ...
Tip 19: Externe zoektools
Weet de Windows-zoekfunctie je om een of andere reden niet te bekoren, dan zijn er nog altijd degelijke en gratis externe tools. Tot de betere rekenen we Agent Ransack. Een groot verschil met de zoekfunctie van Windows is dat Agent Ransack je zoeklocaties niet indexeert. Hier geen achtergrondprocessen dus, maar wel iets tragere zoekacties - hoewel het in de praktijk best meevalt met de snelheid. Het programma biedt twee modi aan.
In de eenvoudige modus kun je zoeken naar bestandsnamen en tekstinhoud en is een handige zoekwizard beschikbaar. In de expertmodus tref je logischerwijze extra opties aan, met zoekcriteria als bestandsgrootte en tijdstip van creatie en wijziging, en kun je zelfs met reguliere expressies aan de slag. Agent Ransack doorzoekt ook de inhoud van txt-, pdf- en Office-documenten en geeft je een voorbeeldweergave waarin je zoektermen zijn gemarkeerd.
©PXimport
Tip 19 Ook zonder indexering levert Agent Ransack behoorlijk snelle zoekresultaten op.
Tip 20: Synchronisatie
Werk je geregeld ook onderweg aan bepaalde documenten en sla je die bijvoorbeeld tijdelijk op een usb-stick of op je laptop op, dan wil je die gewijzigde of nieuw gecreëerde data uiteindelijk ook opnemen in je hoofdmap. Liever dan alles handmatig te controleren, kun je zo'n klus beter overlaten aan een synchronisatietool als Synchredible, die overigens gratis is voor persoonlijk gebruik. Na het downloaden van Synchredible gidst een wizard je in enkele stappen door het hele proces. Allereerst geef je de twee (netwerk)locaties aan die je wenst te synchroniseren, al dan niet inclusief submappen.
Vervolgens geef je aan in welke richting(en) de synchronisatie moet verlopen en of je alle bestanden dan wel alleen nieuwe bestanden wilt synchroniseren. Verder kun je bijvoorbeeld aangeven of je verborgen bestanden wilt meenemen en of je bestanden uit de doelmap die niet in de bronmap staan, wilt weghalen. Je kunt bovendien specifieke bestandstypes selecteren of juist uitsluiten en verder leg je vast wanneer de synchronisatie moet worden uitgevoerd en of er een bepaalde actie voor of na de synchronisatie moet plaatsvinden (zoals het versturen van een bericht na de operatie).
©PXimport
Tip 20 Synchredible is goed toegankelijk voor beginners, maar biedt toch krachtige opties aan.
