Schijven van 2 TB en meer zijn heel gewoon. Daar kun je dus massa's bestanden op kwijt. Dat is handig, maar als je dat op een weinig geordende manier doet, ben je al snel tijd kwijt aan het terugvinden van de juiste bestanden. Tijd voor een systematische aanpak, inclusief talrijke tips en tools.

Tip 01: Niet organiseren?

Sommige gebruikers vinden het opzetten en vooral onderhouden van een goed georganiseerd systeem voor het opslaan van data eigenlijk maar tijdverlies. Windows beschikt immers over een degelijke, geïntegreerde zoekfunctie en er zijn ook externe zoektools, zodat je altijd wel de gezochte data vindt. Voor wie nooit meer wil dan individuele bestanden openen, kan dat misschien kloppen. Lees ook: 19 tips voor Windows 8.1.

Maar er zijn toch ook taken waarvoor deze aanpak tekortschiet. Bijvoorbeeld wanneer je een reeks verwante bestanden nodig hebt (denk aan alle documenten voor een bepaald project) of wanneer je snel alle belangrijke bestanden wilt verhuizen naar een andere pc of schijf, of als je ze wilt synchroniseren of back-uppen. En geef toe: soms werkt het gewoon sneller om rechtstreeks naar een bestand te gaan waarvan je precies weet waar het zich bevindt, dan een reeks zoekresultaten te moeten doorlopen.

©PXimport

Tip 01 Zoekfuncties schieten soms tekort.

Tip 02: Een systeem

Hét systeem om data op een pc te ordenen bestaat niet. Hoe je je data het beste organiseert, hangt namelijk ook samen met wie je bent en hoe je denkt. Wel kunnen we je enkele concrete suggesties aan de hand doen. Werk je met diverse gebruikers op je pc, dan kun je het best een eigen inlogaccount aan elke gebruiker toewijzen. Dan bewaart iedereen zijn persoonlijke gegevens bijvoorbeeld binnen een eigen (profiel)map. Gegevens die ook de anderen mogen benaderen, komen dan terecht in een gedeelde map.

De manier waarop je deze gedeelde map verder organiseert, kan dezelfde zijn als wanneer je de enige gebruiker van de pc bent. Je zou bijvoorbeeld submappen kunnen aanmaken op basis van de personen van wie de bestanden afkomstig zijn. Heb je zelf de bestanden gecreëerd, dan plaats je die in (submappen binnen) de map met je eigen naam. Heb je een bestand, bijvoorbeeld via usb-stick of e-mail, ontvangen van een collega, dan komt dat terecht in de map met de bedrijfsnaam of eventueel in de map met de naam van die collega enzovoort. Het belangrijkste is vooral dat je je houdt aan het systeem dat je hebt gekozen.

©PXimport

Tip 02 Het beste organisatiesysteem past bij je denkwijze.

Tip 03: Hoofdmap

Het komt er dus op neer dat in dit systeem alle databestanden, ongeacht waar ze vandaan komen, in een enkele hoofdmap zijn terug te vinden. Idealiter plaats je die hoofdmap op een aparte fysieke schijf, waarop alleen databestanden worden geplaatst. Systeem- en applicatiebestanden houd je dus zoveel mogelijk gescheiden van je eigen data. Dat heeft het voordeel van een gemakkelijke migratie naar een andere computer.

Is deze indeling niet mogelijk, creëer voor die hoofdmap dan bij voorkeur een aparte datapartitie op je schijf. Dat kan zelfs nog als je op dit moment slechts over één partitie (met Windows) beschikt, als we er even van uitgaan dat er voldoende vrije ruimte is op die partitie. Open hiervoor het Schijfbeheer, druk op Windows-toets+R en voer het commando diskmgmt.msc uit. Klik de visuele voorstelling van je partitie met de rechtermuisknop aan en kies Volume verkleinen.

Geef aan met hoeveel MB je de partitie wilt verkleinen, maar zorg ervoor dat je nog voldoende vrije ruimte overhoudt. Vanuit het contextmenu van de Niet-toegewezen ruimte kies je dan Nieuw eenvoudig volume en creëer je zo een nieuwe datapartitie. Is ook dat niet mogelijk, dan kun je de hoofdmap het best in de root-map van je bestaande partitie creëren. Maak je gebruik van een cloudservice als Google Drive, dan kun je de hoofdmap binnen je lokale Google Drive plaatsen. Op die manier worden al je data automatisch met de cloud gesynchroniseerd.

©PXimport

Tip 03 Beschik je slechts over één schijf, dan creëer je bij voorkeur een aparte datapartitie.

Tip 04: Verhuizen

Het klopt dat Windows gebruikers met zachte hand dwingt hun databestanden in enkele standaardmappen onder te brengen, zoals Afbeeldingen, Documenten, Muziek en Video's. Fysiek vind je die mappen normaliter terug in C:\users\\Pictures enzovoort. Die min of meer opgelegde datastructuur kun je echter gerust negeren om in plaats daarvan alle gegevensbestanden binnen je zelfgekozen hoofdmap onder te brengen. Vervelend is wel dat Windows en ook veel geïnstalleerde programma's die mappen als de vaste opslaglocatie voor talrijke bestandstypes beschouwen en die locaties standaard voorstellen bij het opslaan van data.

Daar is echter een oplossing voor. Navigeer met je Verkenner naar een van de mappen (bijvoorbeeld C:\Users\\Videos). Klik met de rechtermuisknop op de mapnaam en kies Eigenschappen. Open het tabblad Locatie, druk op de knop Verplaatsen en zoek een geschikte submap binnen je eigen hoofdmap. Bevestig dat je alle bestanden wilt verhuizen.

©PXimport

Tip 04 Desnoods wijzig je de locatie van de datamappen.

Tip 05: Submappen

Je hebt intussen een geschikte locatie gevonden voor je hoofdmap. Tijd voor de submappen. Op het eerste niveau kunnen dat bijvoorbeeld de submappen \persoonlijk en \zakelijk zijn, waarna je ook dieper geneste submappen kunt creëren. Hoe je dat precies doet, hangt af van je eigen visie en situatie. Wees niet bang om verschillende niveaus diep te gaan, zolang de opdeling maar zinvol en (voor jou) begrijpelijk blijft. Probeer zoveel mogelijk te vermijden dat zich in een en dezelfde map zowel losse bestanden als submappen bevinden. Dat maakt het doorgaans lastiger snel het gewenste item te vinden. Losse bestanden kun je eventueel samenbrengen in een submap als \Diverse. Beperk tevens de lengte van de bestandsnamen.

Lange bestandsnamen als 'Voorbereidingen reis 2014 redactie tipstrucs.docx' zijn namelijk overbodig als je bijvoorbeeld al een logische mappenstructuur als \tipstrucs\redactie\reizen\2014 had gebouwd. In deze map kunnen dan zowel documenten en afbeeldingen als video's terechtkomen die met die reis hebben te maken.

©PXimport

Tip 05 Een goede mappenhiërarchie maakt lange bestandsnamen grotendeels overbodig.

Tip 06: Takenmap

Welke submappen binnen je indeling passen, bepaal je dus geheel zelf. Een zinvolle toevoeging lijkt ons alvast wel een map te zijn waarin je alle bestanden onderbrengt waarmee je op dit moment nog bezig bent. Een soort takenmap dus. Zodra je klaar bent met het bestand, kun je het dan naar de juiste bestemmingsmap kopiëren. Of je plaatst zo'n bestand meteen in die doelmap, maar je creëert wel een snelkoppeling naar dat bestand in je takenmap. Dat gaat zeer eenvoudig: klik het bestand met ingedrukte rechtermuisknop aan en versleep het naar je takenmap. Laat het bestand hier los en kies Hier snelkoppeling maken. Als je het bestand niet meer acuut nodig hebt, dan verwijder je de snelkoppeling. Houd het wel bij een enkele takenmap en tracht het aantal bestanden in die map binnen de perken te houden.

©PXimport

Tip 06 Bestanden waar je momenteel mee bezig bent, breng je als snelkoppeling in een aparte map onder.

Tip 07: Favorieten

Je werpt misschien tegen dat het langer duurt om bestanden te bereiken die diep genest zijn. Dat kan kloppen, maar er is een oplossing om ook dergelijke data sneller aan de oppervlakte te brengen. Wanneer je de Verkenner opent, zie je bovenaan het navigatievenster Favorieten staan. Is dit venster niet te zien, kies dan Organiseren / Indeling / Navigatievenster (Windows 7) of Beeld / Navigatievenster / Navigatievenster (Windows 8). Een datamap die je frequent nodig hebt, kun je al dan niet tijdelijk naar deze Favorieten verslepen, zodat een snelkoppeling wordt gecreëerd.

©PXimport

Tip 07 Gun je belangrijkste mappen een plaats onder de favorieten.

Tip 08: Bibliotheken

Je kunt de map ook opnemen in de Windows-bibliotheken. Standaard zijn die in Windows 8.1 niet zichtbaar, maar dat los je snel op via Beeld / Navigatievenster / Bibliotheken weergeven. Klik met de rechtermuisknop op Bibliotheken en kies Nieuw / Bibliotheek. Verzin een geschikte naam en open de nieuwe bibliotheek. Druk op de knop Een map opnemen en verwijs naar de gewenste map. Het is trouwens mogelijk bijkomende mappen aan deze bibliotheek toe te voegen. Open opnieuw de bibliotheek en klik bovenaan op Bevat: 1 locatie en Toevoegen.

©PXimport

Tip 08 Ook eigen mappen kun je in een bibliotheek onderbrengen.

Tip 09: Start Verkenner

Het handige aan bibliotheken is dat die meteen zichtbaar zijn wanneer je de Windows Verkenner opent. Dat betekent echter niet dat je Windows niet standaard met een andere map kunt laten openen. Je zou er bijvoorbeeld voor kunnen zorgen dat de Verkenner standaard opent in je hoofdmap. Hiertoe klik je het Verkenner-pictogram in de Windows-taakbalk met de rechtermuisknop aan en kies je (Windows) Verkenner / Eigenschappen. Op het tabblad Snelkoppeling zorg je er vervolgens voor dat het Doel-veld naar de gewenste map verwijst, waarbij je het volledige pad vermeldt.

©PXimport

Tip 09 Je kiest zelf welke map de Windows Verkenner standaard opent.

Tip 10: Snelmappen

Je kunt de Verkenner dus met een specifieke map laten openen en vaak gebruikte mappen toevoegen aan favorieten en bibliotheken. Er is echter nog een manier om snel bij diep geneste mappen te komen: de gratis tool Direct Folders. Na de installatie van dit hulpje hoef je alleen maar met de Verkenner naar zo'n diep geneste map te gaan en te dubbelklikken op een lege plaats in die map. Er verschijnt nu een dialoogvenster van Direct Folders waarin je met Add here de betreffende map aan dit venster kunt toevoegen. Overigens verschijnt dit dialoogvenster ook wanneer je op een lege plaats dubbelklikt in het dialoogvenster dat verschijnt wanneer je in een toepassing Opslaan (als) kiest. Of je roept het venster op via het programmapictogram in het Windows-systeemvak.

©PXimport

Tip 10 Direct Folders: benader diep geneste mappen met een paar muisklikken.

Tip 11: Mappictogrammen

In het venster van Direct Folders kom je trouwens nog enkele instellingsopties tegen. Zo is het mogelijk een ander pictogram uit een beperkte lijst te kiezen voor een toegevoegde map, zodat je die sneller herkent. Het aanpassen van het mapicoon kan echter ook vanuit Windows zelf. Het is voldoende in de Verkenner de naam van een map met de rechtermuisknop aan te klikken, Eigenschappen te kiezen en het tabblad Aanpassen te openen. Hier druk je dan op de knop Ander pictogram en selecteer je een geschikt exemplaar uit de uitgebreide lijst.

Overigens bestaan er ook gratis tools waarmee je de standaard mappictogrammen een specifieke kleur geeft. Een voorbeeld is Folder Marker Free.

©PXimport

Tip 11 Folder Marker: kleur mappictogrammen in volgens je eigen logica.

Tip 12: Sortering

Met een goed uitgebouwde mappenhiërarchie kan het aantal bestanden binnen je submappen wellicht beperkt blijven. Bevatten sommige mappen toch een veelheid aan bestanden, dan zijn er altijd nog technieken om die overzichtelijker te rangschikken. Een bestandsnaam die je helemaal bovenaan de lijst wilt hebben, kun je bijvoorbeeld al dan niet tijdelijk laten voorafgaan door een _ of een #-teken.

Vergeet echter niet dat Windows een hele reeks criteria kent om bestanden in één keer anders te sorteren. Open de map in de Verkenner en stel de weergave via het menu Beeld in op Details (Windows 7) of op Detailvenster (Windows 8). Er verschijnt nu een reeks kolomtitels en het is voldoende zo'n titel een- of tweemaal aan te klikken om de sortering aan te passen. Verder, wanneer je zo'n kolomtitel met de rechtermuisknop aanklikt en Meer selecteert, duiken er talrijke andere criteria op. Plaats een vinkje naast elk criterium dat je in de vorm van een kolom(titel) wilt zien opduiken.

©PXimport

Tip 12 Windows kent tal van sorteringscriteria.

Tip 13: Deduplicatie

We hebben het in tip 06 al even over snelkoppelingen gehad, en in zekere zin zijn ook Windows-favorieten en -bibliotheken (zie tips 7 en 8) snelkoppelingen. De essentie van snelkoppelingen is namelijk dat ze niet meer zijn dan een verwijzing naar data die fysiek elders zijn opgeslagen. Op die manier hoef je bestanden slechts één keer te bewaren en zijn ze toch via een andere route te bereiken. Duplicaten kun je dus het best zoveel mogelijk vermijden; ze nemen onnodig schijfruimte in.

Wil je wel eens nagaan hoeveel dubbele bestanden er toch op je schijf staan, dan kun je gratis tools inzetten als Find Equal Files. Na analyse groepeert die alle gevonden duplicaten en is het aan jou om per groep te beslissen wat er eventueel mee moet gebeuren. Je kunt de duplicaten bijvoorbeeld laten verwijderen, maar er met één druk op de knop Shortcut ook snelkoppelingen van maken. Verwijder in elk geval nooit zomaar alle duplicaten, want soms heeft Windows of een programma ze nodig!

©PXimport

Tip 13 Verwijder duplicaten niet zomaar.

Tip 14: Schijfopruiming

Zoals we al in tip 02 zagen, heeft het snel terugvinden van bestanden vooral te maken met de manier waarop je ze hebt geordend. Toch kan het zeker geen kwaad af en toe je schijf te controleren op overbodige bestanden die her en der door jezelf, programma's of Windows zijn achtergelaten. Te denken valt aan de prullenbak, aan downloadmappen en mappen met tijdelijke bestanden. In eerste instantie kun je daarvoor de Schijfopruiming van Windows aanspreken. Die is op te starten via Alle programma's / Bureau-accessoires / Systeemwerkset. Je wijst de gewenste schijf(partitie) aan en na de analyse plaats je een vinkje bij de categorieën die je opgeruimd wilt zien.

©PXimport

Tip 14 Een opgeruimde schijf oogt toch netter (en verspilt geen schijfruimte).

Tip 15: Externe tools

Maar er zijn ook externe tools die nog grondiger te werk gaan. Een van de betere is CCleaner. Je hoeft hier weinig meer te doen dan in de rubriek Cleaner, op de tabbladen Windows en Toepassingen, vinkjes te plaatsen naast de items die je wilt opruimen, waarna je Analyseren en vervolgens Schoonmaken aanklikt. Je doet er wel goed aan zelf eerst een systeemherstelpunt te creëren.

Eventueel gebruik je CCleaner in combinatie met CCEnhancer. Dat integreert zich netjes in CCleaner en zorgt ervoor dat CCleaner honderden extra programma's ondersteunt en kan opschonen.

Wil je snel zien waar de bestanden zich bevinden die de meeste schijfruimte inpikken, dan heb je een goede hulp aan het gratis en portable SpaceSniffer. Deze tool visualiseert in nagenoeg realtime de inhoud van je schijf. Hoe meer ruimte een map inneemt, hoe groter het vlak waarmee die wordt weergegeven. Klik een vlak aan om verder in te zoomen. Vanuit het contextmenu kun je desgewenst overbodige items van de schijf verwijderen of naar een andere locatie kopiëren.

©PXimport

Tip 15 CCleaner en CCEnhancer: dit duo is niet te verslaan.

Tip 16: Taggen

Met een doordachte mappenstructuur kom je weliswaar al een heel eind, maar het blijft een crime om bijvoorbeeld tientallen bestanden van het genre image0910.jpg te moeten doorzoeken. Gaat het om mediabestanden, zoals foto's en muziek, dan bieden je favoriete tools wellicht de mogelijkheid om die van metadata (tags) te voorzien, waarna je vanuit zo'n tool naar bestanden met specifieke tags kunt zoeken. Is dat niet het geval, dan kun je muziekbestanden, in diverse formaten, alsnog uitstekend taggen met de gratis tool Mp3tag.

Fotobestanden kun je van metadata (zowel EXIF als IPTC) voorzien met een programma als XnView (gratis voor niet-commercieel gebruik), dat vele tientallen formaten ondersteunt. EXIF-data kun je tot op zekere hoogte aanpassen op het tabblad EXIF in het onderste paneel. IPTC-data wijzig je of voeg je toe vanuit het menu Bewerken / Metadata / IPTC-gegevens bewerken. Klik op Selectie opslaan als je diverse bestanden tegelijk had geselecteerd. De meeste fotobewerkings- en -beheertools kunnen probleemloos met deze metadata overweg.

©PXimport

Tip 16 Met XnView kun je onder meer IPTC-tags in batch aanpassen.

Tip 17: Hernoemen

Het blijft natuurlijk zinvol je bestanden van een duidelijke naam te voorzien, ook al gaat het om degelijk getagde mediabestanden. De mogelijkheden om bestanden in batch te hernoemen zijn in Windows echter beperkt. Een gratis programma als ReNamer biedt je veel meer opties. Het komt erop neer dat je eerst een of meer regels definieert op basis waarvan het programma de geselecteerde bestanden een nieuwe naam geeft. Het is zelfs mogelijk een of meer metadata uit de bestanden te halen en die te gebruiken voor de bestandsnaam. Dat geldt bijvoorbeeld zowel voor ID3-tags bij muziekbestanden als voor EXIF- en IPTC-data bij afbeeldingen.

Selecteer de bestanden en kies achtereenvolgens Click here to add a rule / Insert / Insert Meta Tag. Voeg de gewenste tags een voor een toe en bepaal waar die precies in de bestandsnaam moeten terechtkomen. Bevestig met Add Rule. ReNamer laat je alvast het resultaat zien dat je met de knop Rename krijgt.

©PXimport

Tip 17 Met ReNamer hernoem je bestanden op basis van metadata.

Tip 18: Zoekfunctie

Ondanks een ordelijk systeem, logische bestandsnamen en goed getagde bestanden kan het gebeuren dat je een bestand niet meteen kunt vinden. In dat geval is er nog de ingebouwde zoekfunctie van Windows. Wil je hier snel mee kunnen zoeken, dan moet de zoeklocatie wel eerst zijn geïndexeerd. Dat regel je als volgt. Tik index in het startmenu (Windows 7) of in het startscherm (Windows 8) in en kies Indexeringsopties. Druk op de knop Wijzigen en plaats een vinkje bij de locaties die je aan de index wilt toevoegen. Je hoofdmap (zie ook tip 03) lijkt ons een voor de hand liggende keuze. Bevestig met OK.

Stel, je zoekt naar een databestand en je hebt geen idee waar die zich ergens in je hoofdmap bevindt. Open dan de hoofdmap met je Verkenner en tik rechtsboven, in het zoekveld, een geschikte zoekterm in. Windows blijkt op dit vlak redelijk flexibel. Om slechts één voorbeeld te geven: door als zoekfilter gewijzigd op:eerder dit jaar grootte:zeer groot te gebruiken krijg je automatisch alleen die bestanden te zien die aan deze filtercriteria beantwoorden. Een overzicht van zoek- en filteropties vind je hier. In Windows 8 kun je de belangrijkste filters gewoon aanklikken in het lint van de Verkenner.

©PXimport

Tip 18 De Windows-zoekfunctie is redelijk flexibel. Alleen is het vaak even zoeken ...

Tip 19: Externe zoektools

Weet de Windows-zoekfunctie je om een of andere reden niet te bekoren, dan zijn er nog altijd degelijke en gratis externe tools. Tot de betere rekenen we Agent Ransack. Een groot verschil met de zoekfunctie van Windows is dat Agent Ransack je zoeklocaties niet indexeert. Hier geen achtergrondprocessen dus, maar wel iets tragere zoekacties - hoewel het in de praktijk best meevalt met de snelheid. Het programma biedt twee modi aan.

In de eenvoudige modus kun je zoeken naar bestandsnamen en tekstinhoud en is een handige zoekwizard beschikbaar. In de expertmodus tref je logischerwijze extra opties aan, met zoekcriteria als bestandsgrootte en tijdstip van creatie en wijziging, en kun je zelfs met reguliere expressies aan de slag. Agent Ransack doorzoekt ook de inhoud van txt-, pdf- en Office-documenten en geeft je een voorbeeldweergave waarin je zoektermen zijn gemarkeerd.

©PXimport

Tip 19 Ook zonder indexering levert Agent Ransack behoorlijk snelle zoekresultaten op.

Tip 20: Synchronisatie

Werk je geregeld ook onderweg aan bepaalde documenten en sla je die bijvoorbeeld tijdelijk op een usb-stick of op je laptop op, dan wil je die gewijzigde of nieuw gecreëerde data uiteindelijk ook opnemen in je hoofdmap. Liever dan alles handmatig te controleren, kun je zo'n klus beter overlaten aan een synchronisatietool als Synchredible, die overigens gratis is voor persoonlijk gebruik. Na het downloaden van Synchredible gidst een wizard je in enkele stappen door het hele proces. Allereerst geef je de twee (netwerk)locaties aan die je wenst te synchroniseren, al dan niet inclusief submappen.

Vervolgens geef je aan in welke richting(en) de synchronisatie moet verlopen en of je alle bestanden dan wel alleen nieuwe bestanden wilt synchroniseren. Verder kun je bijvoorbeeld aangeven of je verborgen bestanden wilt meenemen en of je bestanden uit de doelmap die niet in de bronmap staan, wilt weghalen. Je kunt bovendien specifieke bestandstypes selecteren of juist uitsluiten en verder leg je vast wanneer de synchronisatie moet worden uitgevoerd en of er een bepaalde actie voor of na de synchronisatie moet plaatsvinden (zoals het versturen van een bericht na de operatie).

©PXimport

Tip 20 Synchredible is goed toegankelijk voor beginners, maar biedt toch krachtige opties aan.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).