Met Docker kun je niet alleen serverdiensten opzetten, maar ook grafische applicaties draaien. Voor dit laatste is Kasm Workspaces een uitkomst. Toepassingen als Chrome, Discord en GIMP, of zelfs een complete Linux-desktop, kun je gewoon binnen je bestaande browser gebruiken. Dat werkt opvallend soepel. Een groot voordeel is de geïsoleerde omgeving: je bent beschermd én je kunt niets stukmaken.

Heb je wat ervaring met Docker, dan weet je hoe makkelijk je een container voor een bepaalde serverdienst kunt starten en ook weer weggooien. Het gaat meestal om webgebaseerde toepassingen, die je via je browser kunt benaderen via een webinterface. Kasm Workspaces gaat een stap verder: het maakt zogenoemde streamingcontainers mogelijk, waardoor je bijvoorbeeld een browser of zelfs een volledige Linux-desktop in een container kunt draaien. De toepassing wordt als het ware gestreamd naar de browser, wat je met remote desktop kunt vergelijken.

De toepassing draait geïsoleerd van je eigen systeem. Je kunt hierin dus veilig spelen of werken zonder het risico iets stuk te maken. Bovendien maken malware, ransomware en phishing geen kans. Gebruik het bijvoorbeeld om een nieuwe Linux-distributie uit te proberen. Of zet een tijdelijke browser op, bijvoorbeeld om je zelfontwikkelde website te testen. Je hebt de zekerheid dat na afloop de browserhistorie volledig wordt verwijderd. Ook kun je een veilige browseromgeving voor je kinderen creëren voor de online games die ze spelen. We leggen uit hoe je Kasm Workspaces installeert en verkennen de mogelijkheden voor thuisgebruik.

1 Uitvoeringen

Kasm Workspaces kun je lokaal op je eigen server installeren, maar ook als dienst via de cloud afnemen. De clouddienst is wel op grotere bedrijven gericht, want je moet het voor minimaal 25 gebruikers afnemen. Installeer je de software zelf, dan kun je uit meerdere edities kiezen. Wij gebruiken voor dit artikel de Community-editie, die volledig gratis is voor persoonlijk gebruik. Hiermee zijn tot vijf gelijktijdige sessies mogelijk, wat voor thuisgebruik meer dan genoeg is. Een lichte server zit daarmee wellicht ook al aan zijn limiet, al zijn de systeemeisen niet heel hoog. Voor een upgrade zijn overigens schappelijk geprijsde licenties beschikbaar.

2 Systeemeisen

Hoewel Kasm Workspaces zelfs op een Raspberry Pi werkt, heeft een wat zwaardere server zeker de voorkeur. Als besturingssysteem zijn onder andere Ubuntu 22.04 en Debian 12 geschikt. Je hebt minimaal een dualcore-processor nodig, 4 GB werkgeheugen en 50 GB opslag. Elke sessie vraagt ongeveer 1 tot 3 GB geheugen, en 1 of 2 processorkernen.

Je kunt Kasm Workspaces ook uitstekend in een Linux-container of in een virtuele machine op basis van KVM installeren binnen Proxmox VE (zie de paragraaf hierna: ‘Kasm Workspaces in Proxmox VE’. We schreven eerder al een artikel over het populaire opensource-virtualisatieplatform Proxmox VE, je leest het hier. Het werkt dan geïsoleerd van de (rest van de) server. Die blijft bovendien verschoond van de extra software die wordt geïnstalleerd. Het maken van eventuele back-ups is ook eenvoudiger.

Gebruikers kunnen voor de toegang tot Kasm Workspaces gewoon een moderne browser gebruiken, zoals Chrome, Edge, Firefox en Safari. We behandelen in dit artikel een vrij standaard installatie. Heb je bijzondere wensen, dan vind je vast een antwoord in de uitgebreide online documentatie.

3 Kasm Workspaces in Proxmox VE

Voor dit artikel hebben we Kasm Workspaces in een Linux-container binnen Proxmox VE geïnstalleerd met Ubuntu 22.04 als template. Je zou ook de laatste TurnKey Core-template kunnen kiezen die Debian als basis heeft. Laat bij het maken van een container het vinkje bij Unpriviliged container staan en zorg dat de optie Nested actief blijft, wat nodig is voor Docker. Begin met bijvoorbeeld 4096 MB geheugen, 1024 MB swap en 2 cores.

Klik voordat je de container start onder Options op Features en activeer naast Nesting ook de optie FUSE. Ga naar Console om de shell te openen en log in met je root-account. Zorg dat het besturingssysteem up-to-date is met de volgende commando’s:

en:

Installeer curl dat vereist is voor de installatie met:

Stel de juiste tijdzone in met:

Je kunt nu Kasm Workspaces via de shell installeren volgens de instructies in dit artikel. Merk op dat je één keer tegen een foutmelding aanloopt: dat probleem is eenvoudig op te lossen door het installatiescript een tweede keer te starten. Als het installatiescript vraagt een swap-partitie te maken, kun je dat overslaan.

4 Installatie

De installatie neemt enige tijd in beslag, maar is niet lastig omdat een installatiescript al het werk uit handen neemt. Controleer wel de onderstaande opdrachten. De kans is groot dat je ze iets moet aanpassen voor nieuwere versies.

Een korte uitleg over deze commando’s: we bladeren voor de installatie eerst naar de tijdelijke map (die wordt overigens bij elke herstart van het besturingssysteem automatisch leeg gemaakt). We halen dan de installatiebestanden op met curl, pakken ze uit met tar, bladeren naar de juiste map en starten de installatie. Als root-gebruiker kun je sudo overigens weglaten.

Merk op dat standaard de https-poort 443 wordt gebruikt voor de installatie. Is er een conflict, bijvoorbeeld met een webserver, dan kun je het voorafgaand aan de installatie veranderen naar bijvoorbeeld 8443 met deze opdracht:

Na afloop van de installatie worden alle gemaakte accounts getoond. Bewaar deze gegevens goed!

5 Beheeromgeving

Na de installatie kun je met je administratoraccount (admin@kasm.local) inloggen via https://ipadres:poort. We raden je aan direct het wachtwoord te veranderen. Dat kan in je profiel, dat je bereikt via het icoontje rechtsboven. Log hierna in met het nieuwe wachtwoord. Ga dan naar Toegangsbeheer / Gebruikers. Verwijder de standaard bij de installatie aangemaakte gebruiker user@kasm.local. Maak een nieuwe gebruiker aan met minimaal een gebruikersnaam en wachtwoord.

6 Rechten voor gebruikers

Het is raadzaam te controleren welke rechten gebruikers hebben. Ga daarvoor naar Toegangsbeheer / Groepen, open All Users en klik op het penseeltje. Ga dan naar het tabblad Instellingen. Hier kun je kiezen wat de standaardrechten voor gebruikers moeten zijn. In recente versies zijn de belangrijkste opties al standaard actief, maar het is goed dit te controleren.

Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat gebruikers de audio van een workspace kunnen horen, zoals een YouTube-filmpje in een browser. Ook kun je kiezen welke hardware aan een workspace mag worden doorgegeven, zoals een webcam, microfoon of gamecontroller. Verder kun je het gebruik van het klembord mogelijk maken voor het knippen en plakken van tekst.

Ook zie je opties voor downloads en uploads, om bijvoorbeeld met een browser gedownloade bestanden over te kunnen zetten naar je eigen pc. Veel van de genoemde opties komen verderop in dit artikel nog aan bod.

7 Workspaces maken

Met een workspace wordt in feite een toepassing bedoeld die je kunt starten, wat overigens ook een volledig besturingssysteem kan zijn. Standaard zijn er nog geen workspaces beschikbaar, waardoor een gebruiker nog niet veel kan doen. Daarom gaan we er eerst een paar maken. Ga daarvoor naar Afbeeldingen / Register. (Merk op dat ‘afbeeldingen’ een heel slordige vertaling van ‘images’ is. Dit zal in een toekomstige versie wellicht worden opgelost. Eventueel kun je via je profiel de taal op Engels zetten.)

Een image is in feite de basis voor een workspace. Als voorbeeld voegen we de Brave-browser toe. Zoek hem gewoon op in de lijst, klik er op en kies Installeren. Het image wordt daarna op de achtergrond gedownload en Brave komt beschikbaar als workspace. Verder voegen we onder meer Chrome, Ubuntu Jammy, Discord en Doom toe. Bij elk image zie je hoeveel ruimte er ongeveer nodig is. Zeker bij grotere workspaces moet je de beschikbare opslagruimte in de gaten houden. Een volledig Linux-besturingssysteem vraagt al snel zo’n 7 GB.

8 Workspaces bekijken

In de vorige paragraaf hebben we enkele workspaces toegevoegd. Als je in de bovenbalk naar Werkplekken gaat, zie je deze staan in een soort dashboard. Zie je bij een workspace op dit moment nog een rood uitroepteken, dan betekent het dat die workspace nog niet (volledig) is gedownload.

Als je als gewone gebruiker inlogt, bijvoorbeeld met het gebruikersaccount dat we in een eerdere stap hebben gemaakt, dan zie je geen beheeropties, maar wel alle workspaces. Je kunt daardoor dus alleen workspaces openen en gebruiken. Dat is zeker aan te raden voor huisgenoten die je liever uitsluit van de beheerdersomgeving. Als er actieve sessies zijn door geopende workspaces, dan zie je die ook terug op je dashboard, zoals je links in de afbeelding ziet.

9 Workspace openen

Open je een workspace, dan kun je kiezen of deze in het huidige tabblad, een nieuw tabblad of een nieuw venster van je huidige browser moet worden geopend. Op de achtergrond wordt nu een sessie gestart. In het dashboard zie je zoals gezegd een verwijzing naar deze en eventuele andere actieve sessies.

Een sessie wordt standaard na één uur beëindigd. Op je dashboard kun je een sessie ook handmatig pauzeren, stoppen of verwijderen. Kies je voor pauzeren of stoppen, dan kun je de sessie op een later moment hervatten in de toestand waarin je deze hebt achtergelaten. Als je een sessie verwijdert, kun je uiteraard een nieuwe sessie starten, maar begin je met een schone lei.

10 Brave-browser

Nemen we de Brave-browser als voorbeeld, dan zie je dat bij een nieuwe sessie steeds een verse installatie krijgt voorgeschoteld. Dat betekent ook dat je steeds de optie krijgt om Brave als standaardbrowser in te stellen en instellingen te importeren. Om zulke vragen te vermijden, kun je kiezen om de sessie te stoppen in plaats van te verwijderen.

Waar je verder nog op moet letten, is dat bestanden die je downloadt met in dit geval de Brave-browser, normaal worden opslagen ín de bewuste container – eigenlijk zitten ze daar ‘gevangen’. Er is een speciaal menu met extra opties dat je kunt openen via een icoontje aan de linkerkant van je scherm. Als je naar Downloaden gaat, zie je alle bestanden die je met de bewuste browser hebt gedownload. Je kunt ook bestanden uploaden van je pc naar de container via Uploaden. In dat menu zie je ook andere opties, zoals het in- of uitschakelen van de webcam, het geluid en de microfoon.

11 Linux-desktop

We hebben ook een volledige desktop geprobeerd, in dit geval Ubuntu Jammy. De workspace blijkt snel gestart en je krijgt er meteen een flink aantal toepassingen bij, waaronder GIMP, OnlyOffice, Visual Studio Code en Zoom.

Als je het prettig vindt, kun je de desktop via het menu op je volledige scherm weergeven.

We hebben ook Kali Linux geïnstalleerd. Dit besturingssysteem is populair onder ethische hackers, die de extra isolatie van Kasm Workspaces zeker zullen waarderen.

Je kunt de configuratie van elke workspace desgewenst aanpassen, zodat standaard een VPN-verbinding wordt gebruikt. Het is echter makkelijker om een aparte VPN-container op te zetten. In de documentatie wordt dit een ‘vpn sidecar’ genoemd. Door de configuratie voor een bepaalde workspace aan te passen, zorg je er op die manier voor dat het verkeer voor die workspace voortaan door het VPN gaat.

12 Openen in Kasm

Je kunt Kasm Workspaces uitstekend gebruiken voor onveilige links die je tijdens het browsen tegenkomt in je gewone browser. Je kunt deze zelfs via een eenvoudige handeling automatisch laten openen in een geïsoleerde browser. Daarvoor installeer je in jouw browser de extensie genaamd Kasm – Open in Isolation (deze staat in de Chrome Web Store).

Klik rechts op de extensie om de opties te openen. Vul het https-adres van jouw server in. In ons voorbeeld is dat https://10.0.10.57. Kom je tijdens het browsen met je gewone browser een link tegen, klik dan met rechts op de link en kies in het menu de optie Koppeling openen in Kasm.

De eerste keer moet je instellen welke workspace standaard moet worden gebruikt, bij de optie Standaard werkruimte-afbeelding. Deze optie vind je overigens ook in je profiel.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).