Freewaremakers zijn meestal enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij de gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! We bespreken de beste programma’s van dit moment en nieuwe versies van ‘evergreens’.

Tip 01: Thuisbioscoop

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10; macOS

Nog niet zo heel lang geleden stonden de computerbladen vol met tips over hoe je het snelst de nieuwste films kon downloaden via BitTorrent. Maar het downloaden en branden van video’s behoort inmiddels tot het verleden. Downloaden is niet meer nodig dankzij diensten als Netflix en Amazon Prime Video, waarmee je films en series in hoge kwaliteit naar je woonkamer streamt. Maar niet iedere (legale) film staat op Netflix of Amazon. Soms moet je toch nog gebruikmaken van BitTorrent om trailers, alternatieve animatiefilms of docu’s te kijken. Met Soda Player hoef je niet te wachten terwijl je download binnendruppelt. Deze videospeler kan BitTorrent-bestanden meteen afspelen terwijl de film wordt binnengehaald. Soda Player ondersteunt alle formaten en codecs, en heeft een ingebouwde proxy server om je privacy te garanderen. Daarnaast kan automatisch ondertiteling worden toegevoegd, en kun je de film via een Chromecast of Apple TV meteen op je tv bekijken. Het programma werkt ontzettend eenvoudig. Je gaat naar een torrent-site, zoekt de juiste video, kopieert de magnet-torrent-link (vaak aangegeven met een magneetje) en plakt die in Soda Player. Klik vervolgens op Open en Soda Player begint meteen met streamen. Onderaan in beeld kun je eenvoudig de juiste ondertiteling selecteren.

©PXimport

Tip 02: Blik op de wereld

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

EarthTime is een erg handige tool als je veel vrienden of familie in het buitenland hebt. Het laat een actuele wereldkaart zien met informatie over meer dan 120.000 steden. Je ziet meteen waar het avond is en waar dag, hoe laat het is op verschillende plekken en of je vriend(in) lekker kan gaan zwemmen of beter een paraplu mee kan nemen. Voor die laatste optie moet je je wel eerst gratis registreren. Als je dat eenmaal hebt gedaan, vind je onder je account bij het tabblad API keys, een API-code. Kopieer de code, en klik vervolgens in EarthTime op Edit / Options. Open het tabblad Weather en plak de code in het vak naast API key. Na een aantal minuten kan de weerinformatie worden binnengehaald. Je kunt met het programma zelfs live zien waar de wolken hangen, maar dan moet je wel betalen (16,76 euro). Wil je een tijd afspreken met iemand in het buitenland: met de functie Edit / Alarms, kun je gemakkelijk een tijd instellen waarop je gewaarschuwd wilt worden.

Tip 03: Gamebibliotheek

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Steam, Uplay, Origin … bijna elke uitgever heeft tegenwoordig z’n eigen platform voor de distributie van games. Superhandig dat je de spellen gewoon online kunt kopen natuurlijk. Maar als je meerdere platformen op je pc hebt staan, wordt het er niet echt overzichtelijker op. Playnite verzamelt al je games en toont ze in één overzichtelijke bibliotheek. Nadat je het programma hebt geïnstalleerd, hoef je alleen maar aan te geven van welke platforms je gebruikmaakt en of Playnite alleen de geïnstalleerde of alle games moet weergeven. Vervolgens verzamelt de software zelf alle spellen en informatie (zoals afbeeldingen, samenvatting en genre). Vervolgens kun je de collectie filteren op bijvoorbeeld platform of uitgever, om het zoeken gemakkelijker te maken. Playnite kan de games zelf installeren en updaten. Het enige dat het programma niet kan, is in de winkel van de uitgevers kijken. Wil je bijvoorbeeld een spel uit de Steam-winkel kopen, dan moet je dus toch nog Steam gebruiken.

©PXimport

Tip 04: Anoniem surfen

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

We worden constant in de gaten gehouden. Adverteerders die ons surfgedrag meten, websites die onze gegevens opslaan, sociale media die contactgegevens pikken. Geen wonder dat steeds meer mensen verlangen naar anonimiteit. Naar een wereld waarin je niet steeds op je tellen hoeft te letten of over je schouder hoeft te kijken. Tails is een besturingssysteem dat gebouwd is met dat doel: het zorgt ervoor dat je volledig anoniem blijft op het internet. Geen blokkades, geen cookies, geen trackers. Je kunt vrij over het web dwalen zonder een spoor achter te laten. Het op Linux gebaseerde systeem is zo ontworpen dat het volledig vanaf een usb-stick of dvd kan draaien. Handig als je bijvoorbeeld achter een computer zit in een internetcafé en niet wilt dat anderen kunnen meekijken. Door je gegevens te versleutelen en geen gebruik te maken van de harde schijf van de pc waar je achter zit, zorgt het systeem ervoor dat je geen sporen achterlaat. De installatie van Tails is niet heel eenvoudig, maar gelukkig is er een handleiding.

©PXimport

Tip 05: Nep-telefoon

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10; macOS

Met NoxPlayer tover je een complete Android-telefoon of -tablet op je pc. Met de software kun je (vrijwel) alles doen wat je ook op een Android-toestel zou doen, zoals apps downloaden via de Play Store, spellen spelen of Facebook checken. De emulator is vooral bedoeld voor mensen die graag mobiele games spelen, maar dat liever op een groot scherm met behulp van een toetsenbord en muis of joystick doen. Maar NoxPlayer is ook heel handig als je zelf een app hebt gemaakt en wilt controleren of alles goed werkt. Het gebruik van de emulator is even wennen. Muis en toetsenbord werken gewoon. Voor allerlei functies (zoals teruggaan naar het hoofdscherm, het geluid instellen of instellen van de gps) zijn er knoppen aan de zijkant geplaatst. Swipen doe je door de linkermuisknop in te houden en met de muis te vegen. Het beeld van Noxplayer past zich automatisch aan naar tablet- of telefoon-formaat, afhankelijk van de app. En als je wilt opscheppen over je skills bij het gamen, dan kun je ook het beeld van de emulator opnemen. Noxplayer maakt dan zelf een video aan, die je naar je vrienden kunt sturen.

©PXimport

Tip 06: boven, links, B, A

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Zolang er games zijn, bestaan er manieren om vals te spelen. Vrijwel iedere game bevat codes, geheime routes of bugs, die ervoor zorgen dat je net iets sneller de winst binnenhaalt of zonder enige schade door een level heen komt. De cheats werden meestal ingebouwd door de ontwikkelaar, om het testen van de game wat gemakkelijker te maken. Een beroemde cheat is de Konami code, een bepaalde volgorde waarin je de knoppen van de joystick moest indrukken om in vrijwel ieder spel van Konami extra levens of mogelijkheden te krijgen. Voor iedere diehard gamer is er nu de CheatBook Database, een enorme collectie van 24.000 cheats voor games van de Nintendo 64 tot de PlayStation 4. De database is gemakkelijk te doorzoeken door in het zoekvenster de naam van het spel te typen. In de CheatBook Database zijn overigens niet alleen cheats te vinden, maar ook tips en handleidingen.

©PXimport

Tip 07: Sneltoetsen

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Als er zinnen of woorden zijn die je vaak typt, dan is QuickTextPaste misschien handig. In het programma kun je sneltoetsen koppelen aan tekst. Je kunt bijvoorbeeld een combinatie van toetsen aan je naam toewijzen, zoals bijvoorbeeld: LinkerWindows-toets+F. In plaats van dat je nu steeds je naam onder een mail, brief of formulier moet typen, hoef je slechts op twee toetsen te drukken. Welke combinatie van toetsen wordt gebruikt, mag je helemaal zelf weten. QuickTextPaste werkt heel simpel: in het kader Tekst toevoegen typ je de tekst die je wilt toewijzen aan een sneltoets. Daarna kies je onder het vak Menu tekst een toetscombinatie. Naast dat het een heel nuttig programma is dat je veel tijd kan besparen, is QuickTextPaste ook nog eens heel klein: nog geen halve MB. Je hoeft QuickTextPaste ook niet te installeren, het werkt meteen. Onder Instellingen kun je aanvinken dat het programma meteen met Windows wordt opgestart en geef je aan of het back-ups moet maken van je sneltoetscombinaties.

Tip 08: Terug in de tijd

Geschikt voor: Chrome

Is het je weleens overkomen dat een website zomaar verdwenen bleek? Met internetarchief Wayback Machine kun je terug in de tijd reizen en die verdwenen site gewoon weer bekijken. Dat kan door het webadres in te vullen op deze website. Maar er is ook een meer gebruiksvriendelijke manier: een Chrome-plug-in. Na installatie verschijnt er een klein knopje naast de adresbalk van je browser. Klik je op de knop, dan kun je de website die je op dat moment bezoekt toevoegen aan het archief, of juist pagina’s uit het verleden bekijken. Ga maar eens naar www.nu.nl en klik in de plug-in op First Version. Je krijgt dan een geel met blauwe site te zien, die bijna pijn doet aan je ogen. Wayback Machine legt bij alle websites momenten vast. Boven in de browser zie je een tijdbalk waarin je andere vastgelegde momenten kunt kiezen. Zo kun je bij Nu.nl zien dat in maart 2003 de aanval op Bagdad groot nieuws was.

Tip 09: Gemakkelijk posten

Geschikt voor: Chrome

Het bijhouden van al je socialmedia-kanalen kan een flinke klus zijn. Even een foto op Instagram plaatsen, een verhaal op LinkedIn delen, hetzelfde stuk op Twitter zetten en ook nog even je Facebook-volgers op de hoogte stellen? Als je niet oppast wordt het zo een dagtaak. Dlvr.it maakt het een stuk eenvoudiger. Heb je een eigen site? Je kunt de rss-feed van je website toevoegen aan dlvr.it, en aangeven wanneer je artikelen moeten worden gedeeld en met welke sociale media. Maar je kunt ook tijdens het browsen meteen een site of foto delen. Na de installatie van de plug-in druk je in de site op de rechtermuisknop en kiest Add page to dlvr.it (of Add photo als het om een foto gaat). Je krijgt dan meteen een kader voorgeschoteld waarin je kunt instellen op welke sociale media je het bericht wilt delen (je kunt er meerdere selecteren) en wanneer het moet worden geplaatst. Dlvr.it is gratis als je niet meer dan drie sociale media platforms gebruikt, en niet meer dan tien verhalen per dag deelt. Wil je meer doen, dan betaal je 10 dollar per maand.

©PXimport

Tip 10: Hulp op afstand

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Iedereen met een beetje verstand van computers wordt door de familie al snel getorpedeerd tot de persoonlijke helpdesk. Zodra een pc begint tegen te sputteren, word je opgebeld met de vraag of je misschien even wilt kijken. Met CloudBerry Remote Assistant kan dat gemakkelijk vanachter je eigen bureau. Het programma zorgt ervoor dat je iedere pc op afstand kunt bekijken of overnemen. Het enige wat je vader, moeder, oom of tante daarvoor hoeft te doen is de software op zijn of haar pc installeren. Zodra CloudBerry is gestart, vraagt het of je een pc wilt overnemen, of dat jouw pc overgenomen moet worden. Als het familielid in nood voor de tweede kiest, krijgt hij of zij een identificatienummer en pincode op het scherm te zien. Als jij dan op jouw pc die code in CloudBerry intikt, wordt meteen de versleutelde verbinding tot stand gebracht. Het werkt ontzettend eenvoudig en snel. Als je toegang hebt tot de andere pc, kun je met de persoon aan de andere kant chatten via een venster of praten via de microfoon.

Tip 11: Rust voor je ogen

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10; macOS

Het blauwe licht van je monitor kan je flink in de problemen brengen. Het brengt je biologische klok in de war en heeft een negatief effect op de stofwisseling. Dus tenzij je er iets aan doet, zit je na een paar avonden doorwerken met flinke wallen onder je ogen. Daarnaast: van te lang naar een monitor kijken krijg je knallende koppijn. F.lux doet daar iets aan. Het past automatisch de kleuren en helderheid van je scherm aan aan het moment van de dag. Zodra de zon ondergaat, maakt f.lux automatisch je scherm warmer en minder fel. ’s Ochtends schroeft het programma de helderheid weer op, en past het zich aan aan het zonlicht. Het enige dat je hoeft te doen is na installatie je postcode invoeren in het programma. F.lux neemt het daarna over en past de kleuren automatisch aan.

©PXimport

Tip 12: Gemakkelijk delen

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10; macOS, Chrome

Droplr is een erg handige tool om dingen mee te delen. Dat kan van alles zijn: links en afbeeldingen, screenshots en ook schermopnames. Je hoeft ze alleen maar naar het programma te slepen, en Droplr uploadt meteen het bestand en hangt er een korte link aan. Die link kun je eenvoudig delen met vrienden, collega’s of je volgers op Twitter, om de ontvangers zo toegang te geven tot jouw item. De objecten die je deelt, kun je onderbrengen in ‘boards’. Stel je hebt allemaal ontwerpen van een fiets die je wilt delen met je vrienden. Je zet alle afbeeldingen en video’s in een board, waarna je de complete collectie in één keer deelt met een link. Simpel en overzichtelijk. Heb je een screenshot of afbeelding opgeslagen, dan kun je er binnen Droplr gemakkelijk op schrijven of tekenen. Met de gratis versie van Droplr gelden er een aantal beperkingen. Je kunt 25 bestanden delen, maximaal 5 boards maken en een schermopname maken van 30 seconden. Wil je meer, dan betaal je minimaal 5,99 dollar per maand.

©PXimport

Gevaarlijk?

©PXimport

Niet te snel klikken

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).