Je mag je virtuele of fysieke toetsenbord nog zo snel kunnen bedienen, het gaat toch sneller wanneer je tekst of commando’s inspreekt in plaats van typt. We bekijken enkele mogelijkheden, zowel op Windows-computers als op Android-smartphones.

Er zijn natuurlijk apparaten met ingebouwde spraakassistenten die geschikt zijn om handsfree op gesproken opdrachten te reageren. Deze slimme apparaten kunnen onder meer informatie opzoeken, muziek afspelen of smarthome-apparaten bedienen. Denk aan smartspeakers, zoals Apple HomePod Mini, Google Nest en Amazon Echo. Ook smart displays, zoals Google Nest Hub of Amazon Echo Show, zijn handig. Daarnaast staan smarthome-hubs, zoals Amazon Echo Plus of Aeotec Smart Home Hub (met SmartThings-platform), en wearables als Apple Watch of Galaxy Watch voor je klaar. Deze apparaten gebruiken de bekende spraakgestuurde systemen: Google Assistent, Amazon Alexa, Apple Siri of Samsung Bixby.

Maar ook voor software kan spraakinvoer jou kostbare tijd besparen. Open applicaties, zoek informatie op het web of stel e-mails op: je stem is alles wat je nodig hebt. 

Windows

We zien dat veel powerusers graag de microfoon gebruiken. Ze typen niet alleen met hun stem, ze spreken ook hardop opdrachten uit. Als het je alleen om de dicteerfunctie gaat, dan is er de app Spraakinvoer. Wil je ook besturingsopdrachten inspreken? Gebruik dan Spraaktoegang.

Tekst dicteren

Het meest eenvoudig is de app Spraakinvoer, die overigens uitstekend in het Nederlands werkt. Hiermee gebruik je de stem als supersnel toetsenbord. In Windows 11 is deze dicteerfunctie verder verbeterd. Je hoeft hem niet eens aan te zetten en de functie werkt standaard in de taal waarop Windows is ingesteld.

Bij Vlaamse lezers werkt deze functie niet werkt als het systeem op Nederlands (België)staat. Je moet hiervoor eerst de taalinstelling wijzigen in Nederlands (Nederland). Probeer het eens in het programma Kladblok. Spraakinvoer werkt op elke plaats waar je kunt typen. Dat doe je door Windows-toets+H in te drukken. Er volgt een geluidssignaal en daarna begin je te spreken. Alles wat je zegt, wordt getypt. Als je een tablet of een touchscreen gebruikt, tik je op de knop Microfoon op het schermtoetsenbord om met dicteren te beginnen.

Met Windows-toets+H verschijnt Spraakinvoer.

Interpunctie

Op het scherm verschijnt een klein venster met een microfoon waarmee je ziet dat Spraakinvoer actief is. Links van het microfoonpictogram staat een tandwieltje om de instellingen aan te passen. Je kunt zo onder meer een andere microfoon selecteren. Standaard plaatst deze tool de leestekens op basis van je intonatie. Je kunt ook interpunctie dicteren zoals: punt, enkel aanhalingsteken open, enkel aanhalingsteken sluiten, komma, beletselteken en dubbele punt.

Als je op het vraagteken naast het microfoonpictogram klikt, kom je op een ondersteuningspagina waar alle interpunctiecommando’s staan. Deze commando’s werken het beste als je even pauze houdt voordat je uitroepteken, vraagteken of een ander leesteken dicteert.

Als je problemen ondervindt om je spraak betrouwbaar te laten verstaan, overweeg dan een betere microfoon aan te schaffen. De geluidskwaliteit is vaak niet optimaal met de ingebouwde microfoon van een laptop. Met een goede headset of een behoorlijke desktopmicrofoon gaat het waarschijnlijk veel beter.

Alle interpuncties uit de lijst van de ondersteuningspagina kun je dicteren.

Opdrachten geven

Om mondelinge besturingsopdrachten te geven is er de app Spraaktoegang. Je start de app met de zoekfunctie. Als je de tool regelmatig wilt gebruiken, dan voeg je hem via de rechtermuisknop toe aan de taakbalk.

Een grote beperking van deze app is dat hij nog steeds alleen Engelse taalvarianten ondersteunt, zelfs in Windows 11. Wanneer je de app activeert, zie je bovenaan het beeldscherm een horizontale balk. In deze balk lees je dat Voice access nog in de slaapmodus is. Om de functie wakker te maken zeg je Voice access wake up of klik je op de microfoonknop.

In slaapstand voert Windows geen commando’s uit, maar het systeem kan wel meeluisteren. Als je dat niet wilt, schakel je de microfoon uit door de microfoonknop in de balk lang in te drukken, of je zegt het commando Turn off microphone. Om de app af te sluiten, klik je met de rechtermuisknop op de functiebalk of je zegt Close voice access.

In het midden van de balk lees je de opdrachten die je hebt uitgesproken. Rechts staat nog een tandwieltje voor de instellingen en onder het vraagteken zit wederom een overzicht van alle mogelijke commando’s. In het midden van het scherm open je de Voice access guide. Hier kun je eventueel een nieuwe microfoon selecteren. Hier verschijnt ook de waarschuwing dat de app in het Engels wordt geopend.

Spraaktoegang moet je nog wel even in de bovenste balk wakker maken.

Mogelijke opdrachten

Via het vraagteken leer je dat je met Voice access programma’s kunt openen en sluiten (Open Word, Quit Word), maar ook in de applicaties zelf kun je allerlei dingen doen (Maximize windows, Stop scrolling, Go to desktop). Tegelijk is het mogelijk om tekst in te voeren en vorm te geven. Je kunt tekst kopiëren en plakken (Copy that, Copy previous paragraph, Paste here).

Heb je een venster met verschillende keuzemogelijkheden? Gebruik dan het commando Show numbers. Hiermee verschijnt er bij elk aanklikbaar element een nummer. Op die manier hoef je alleen nog maar het nummer van je keuze uit te spreken. Om te navigeren op een pagina gebruik je Page Down, Page up, Scroll down en Scroll up. Met die laatste worden slechts enkele regels omlaag of omhoog geschoven. Het is uiteraard wennen aan deze manier van werken, maar de Engelse commando’s kennen de meeste computergebruikers wel.

Zeg het nummer van de keuze op het scherm dat je wilt aanklikken.

Microsoft 365

Dicteren

In Microsoft 365-apps, zoals Word en Outlook, kun je zowel in de desktop- als online versies tekst dicteren. Onder meer het Nederlands wordt ondersteund.

In Word ga je naar Start, dan selecteer je Dicteren in de rubriek Spraak en klik je op de microfoon. Via het tandwielpictogram kun je automatische interpunctie instellen. Een vergelijkbare optie vind je in Outlook (de klassieke editie) bij het opstellen van een nieuw bericht.

Hier staat ook een optie om de automatische interpunctie uit te schakelen. Word heeft zelfs een vorm van censuur. Wanneer de optie Gevoelige woordgroepen filteren aan staat, worden scheldwoorden automatisch door sterretjes vervangen.

Met deze instelling worden scheldwoorden en schuttingtaal bedekt met sterretjes.

Audio omzetten

Een andere bijzondere manier van spraakinvoer die we terugvinden in Word is de optie om gesproken tekst netjes te transcriberen. Word tovert dan de audio om in getypte tekst, met tijdcodes. Bovendien maakt de transcriptie onderscheid tussen de verschillende sprekers. Deze optie werkt in de Windows-versie, maar niet in de macOS-variant. Die laatste groep kan wel de online versie van Microsoft 365 gebruiken, want daar functioneert de transcriptiefunctie zelfs beter.

In het tabblad Start moet je op het pijltje Dicteren klikken, dan vind je de opdracht Transcriberen. Hierdoor gaat er rechts een zijbalk open waar je eerst de taal selecteert die je gebruikt. De lijst met talen is alfabetisch gerangschikt, maar Nederlands staat in de keuzelijst net onder Deens.

Wil je audio inladen of wil je rechtstreeks een opname beginnen?

Lezen en beluisteren

Daarna zijn er twee mogelijkheden. Of je maakt meteen een opname, of je importeert een bestaand geluidsbestand. In het eerste geval klik je op de knop Audio starten. Zorg dat het rechterdeelvenster open blijft tijdens de opname. Je kunt de opname onderbreken via de pauzeknop. Ben je klaar, dan gebruik je de functie Nu opslaan en transcriptie maken. De opname wordt altijd opgeslagen in OneDrive. Het resultaat kun je dan lezen én beluisteren.

De opgenomen of ingesproken tekst wordt netjes uitgetypt en bewaard.

Met de knop Toevoegen aan document plaats je de tekst in het geopende Word-venster. Heb je bijvoorbeeld met het programma Geluidsrecorder een monoloog of een dialoog opgenomen, dan gebruik je de knop Audio uploaden om het geluidsbestand naar de Microsoft-servers sturen. Opnieuw verdeelt Word de tekst per spreker en plaatst het programma tijdstempels. Waarschijnlijk staan er toch onvolmaaktheden in de tekst, maar je krijgt toch een goed idee van wat er is gezegd.

Alle transcripties kun je lezen en beluisteren, bovendien zie je ook de tijdcodes.

AI-chatbots

Desktop

AI wordt steeds prominenter, ook in Windows en Microsoft 365. Het gaat hier specifiek om Copilot, een AI-assistent gebaseerd op de GPT-technologie van OpenAI. Een volledige Copilot-ervaring in de Nederlandstalige Windows 11-versies laat nog even op zich wachten, maar je kunt de functies nu al verkennen in de Edge-browser, aangemeld met je Microsoft-account.

Druk op de knop Copilot of gebruik Ctrl+Shift+. om het zijvenster te openen. Klik op het microfoonpictogram onderaan en spreek een prompt in om de chatbot te activeren.

Lees ook: Productiever en creatiever: dit kan Copilot voor jou betekenen

Voor thuisgebruik in Microsoft 365-applicaties, zoals Word, PowerPoint, Excel en Outlook (met Microsoft-e-mailadres), heb je een Microsoft 365 Personal- of Familie-abonnement nodig, gecombineerd met een Copilot Pro-account. Je kunt Copilot Pro een maand gratis proberen. Daarna betaal je ongeveer 22 euro per gebruiker per maand. Hiermee krijg je ook de Pro-versie in Edge. De verschillen tussen de gratis en betaalde versie vind je op de zojuist vermelde site.

Naast Copilot kun je ook de AI-chatbot Gemini gebruiken om prompts in te spreken. Dit werkt eveneens vanuit andere browsers, zoals Chrome.

Ook in Edge kun je met je stem een prompt sturen naar AI-chatbot Copilot.

Mobiel

Op mobiele apparaten, zowel Android als iOS, kun je AI-chatbots als apps installeren en prompts via je stem sturen. Dit geldt voor apps als Copilot (Microsoft), ChatGPT (OpenAI) en Gemini (Google).

Let bij deze laatste wel op: Gemini wil Google Assistent namelijk vervangen als standaardspraakassistent. Om Google Assistent opnieuw als primaire assistent in te stellen, open je de Gemini-app, tik je op je profielfoto en kies je Switch to Google Assistant.

Vermeldenswaardig is nog dat de ChatGPT-app, naast een microfoonknop, ook een koptelefoonpictogram bevat. Hiermee kun je volledige gesprekken voeren met de chatbot. Na afloop wordt het transcript van je gesprek automatisch weergegeven in het promptvenster van de chatbot.

De app Gemini wil zich opdringen als de nieuwe spraakassistent.

Google Assistent

Starten

Het lijkt erop dat Google op termijn de oude Google Assistent – trouwens ook beschikbaar op iOS, op speakers en smart-displays als Google Nest (Hub) en JBL Authentics – volledig gaat integreren in de nieuwe Gemini-app. Toch kan het nuttig zijn om voorlopig de oude assistent te behouden. Met Google Assistent kun je namelijk je apparaat op verschillende manieren aansturen, iets wat met Gemini nog niet mogelijk is.

We tonen eerst kort hoe je de app configureert. Je kun je Google Assistent openen met ingedrukte startknop of door ‘Hey Google’ of ‘OK Google’ te zeggen, mits je deze optie hebt ingeschakeld. Start de app, zeg ‘Assistent instellingen’, open Voice Match en schakel Hey Google in. Spreek enkele opdrachten in, zodat de app je stem herkent. Na afloop is de functie gereed.

In de instellingen kun je bij Languages ondersteunde talen als Nederlands (Nederland), Nederlands (België) en/of English (United States) selecteren. Indien gewenst kun je ook (Assistent responses on) Lockscreen activeren; test dan wel even of de app alleen op jouw stem reageert.

De assistent is nu klaar voor gebruik. Experimenteer gerust met gesproken instructies als OK, Google, Speel muziek, Lager volume, Start WhatsApp, Bel contactpersoon, Start een stopwatch, Maak een afspraak in mijn agenda of Ik ga slapen. Met de laatste instructie kan een wekker worden ingesteld of zijn kalmerende sfeergeluiden te horen.

De Hey Google-functie moet je wellicht eerst nog even activeren en instellen.

Snelle acties

Google Assistant ondersteunt ook shortcuts, oftewel snelle acties, waarmee je veelgebruikte acties kunt vereenvoudigen via een spraakcommando. Open Google Assistent en ga naar de instellingen door bijvoorbeeld op je profielfoto rechtsboven te tikken. Scrol naar beneden tot je Shortcuts ziet en tik daarop. In het venster Snelleacties ga je naar het tabblad Ontdekken en kies je Alles bekijken. Hier vind je diverse snelle acties voor geïnstalleerde apps.

Tik op het plusknopje naast een gewenste actie om deze toe te voegen. Door bijvoorbeeld Nieuw document te activeren, kun je voortaan simpelweg ‘OK Google, Nieuw document’ zeggen om een nieuw document in Google Documenten te openen. De toegevoegde acties vind je op het tabblad Je snelle acties, waar je de spraakcommando’s kunt aanpassen en ongewenste shortcuts ook kunt verwijderen.

Kies zelf de spraakopdracht voor het uitvoeren van een actie.

Routines

Je kunt nog verder gaan door zelf een routine te maken, waarbij je meerdere acties combineert in één spraakopdracht, die vervolgens in de opgegeven volgorde worden uitgevoerd. Scrol in de instellingen naar Routines en bekijk enkele standaardroutines zoals Bedtijd of Goedemorgen, ter lering en vermaak.

Via de knop Nieuw kun je zelf routines aanmaken. Kies bijvoorbeeld Persoonlijk, tik op Startertoevoegen en selecteer Als ik het de Google Assistent vraag. Voer je spraakopdracht in en bevestig met Starter toevoegen. Tik daarna op Actie toevoegen, selecteer een categorie zoals Informatie en herinneringen krijgen of Smarthome-apparaten aanpassen, en stel een actie in. Bevestig met Klaar en voeg eventueel extra acties toe. Controleer de Configuratie en klik op Opslaan: je routine is nu klaar voor gebruik.

Meerdere acties met één spraakopdracht? Creëer een routine!

Voor gevorderden: Nooit meer afgeluisterd: aan de slag met lokale stembediening

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.