Soms is het handig om video's van websites lokaal op te slaan. Bijvoorbeeld als u een filmpje wilt bewaren, zodat u het altijd terug kunt zien. Of als u onderweg op uw tablet, mobiele telefoon of mp4-speler wilt genieten van leuke tv-uitzendingen. Videowebsites hebben helaas geen downloadknop, maar gelukkig bewaart u met de juiste tools alsnog online filmpjes.

Is het legaal?

U vraagt zich wellicht af of het downloaden van video's van bijvoorbeeld Uitzending Gemist wel is toegestaan. Ja, dit mag, mits u het alleen voor privédoeleinden gebruikt.

Er bestaan genoeg programma's en websites waarmee u streaming video downloadt. Ze werken allemaal volgens hetzelfde principe. Ieder filmpje op internet heeft een unieke url. Aan de hand hiervan is het mogelijk om de video van de webserver te plukken en vervolgens lokaal op te slaan. In gunstige gevallen kiest u zelf de videokwaliteit en het bestandsformaat. U bent dan niet meer afhankelijk van een internetverbinding, want u kunt altijd en overal de video's bekijken. Tijdens vakanties is dat ideaal, u zet leuke tv-uitzendingen op een notebook of externe harde schijf en weet dan zeker dat u zich niet zult vervelen. Maar ook thuis biedt een downloadfunctie voordelen: u brandt de online filmpjes bijvoorbeeld op een dvd, waarna u het schijfje op uw tv bekijkt.

1. GemistDownloader

GemistDownloader is een prettig hulpmiddel om tv-uitzendingen van Uitzending Gemist en RTL Gemist te downloaden. Deze freeware werkt alleen in combinatie met het hulpprogramma Microsoft .NET Framework 2.0 of hoger. U downloadt dit hulpprogramma zonodig van Microsoft.com. Gebruikers van Windows Vista en 7 hoeven niets te doen, omdat er in deze besturingssystemen al een geschikte versie van Microsoft .NET Framework zit ingebakken. Bezoek de website HelpdeskWeb.nl en klik op de oranje knop Download installatiebestand. Dubbelklik op het exe-bestand en volg de stappen in de installatiewizard. Start vervolgens de GemistDownloader.

2. Uitzending Gemist

Zoek op Uitzending Gemist naar een leuk tv-programma dat u wilt bewaren en kopieer de url die in de adresbalk van uw browser staat. Overigens maakt het niet uit of u de nieuwe of oude versie van Uitzending Gemist gebruikt. Klik in GemistDownloader op Een uitzending van UitzendingGemist downloaden. Plak de url in het lege veld en bevestig met Verder. Als het webadres klopt, verschijnt er van de uitzending een beknopte beschrijving. Geef aan in welk formaat u het bestand wilt opslaan. U hebt keuze uit verschillende extensies, zoals wmv, avi, flv en mp4. Wilt u het materiaal overzetten op een mp4-speler of telefoon? Controleer dan eerst welk bestandsformaat het apparaat ondersteunt. U kunt ook alleen de audio van het filmpje downloaden als mp3-bestand. Handig wanneer u bijvoorbeeld van plan bent om een muziekprogramma of talkshow op een mp3-speler te beluisteren. Via de knop Opties neemt u desgewenst de geavanceerde instellingen door. Met name wanneer u speciale eisen hebt, is dit menu interessant. U wijzigt bijvoorbeeld de afmetingen van het beeld of u geeft de begin- en eindtijd aan. Dat laatste is alleen nuttig als u alleen een specifiek fragment van een uitzending wilt downloaden. Selecteer via Opslaan als de opslaglocatie en wijzig eventueel de bestandsnaam. Gebruik Toevoegen aan queue om meer uitzendingen toe te voegen of kies meteen voor Start downloaden.

©PXimport

Kies in het hoofdmenu van welke website u tv-uitzendingen wilt downloaden.

©PXimport

Beslis naar welk bestandsformaat u de uitzending converteert.

3. RTL en SBS

Het is erg lastig om tv-programma's van RTL lokaal te bewaren. Veel materiaal is namelijk beveiligd met DRM. Om die reden kan GemistDownloader deze Silverlight-video's helaas niet lokaal bewaren. Bijna alle afleveringen op RTLGemist.nl zijn voorzien van DRM, dus het heeft weinig zin om op deze website naar interessante tv-programma's te zoeken. Uitzendingen voor de iPad hebben vooralsnog geen beveiliging. Surf naar HelpdeskWeb.nl. Het aanbod voor de iPad is verrassend groot! Zodra u iets hebt gevonden, kiest u voor Klik hier voor de uitzending. U slaat het tv-programma meteen op als mp4-bestand. Als u een ander formaat wenst, klikt u met rechts op de weblink. Vervolgens klikt u in Internet Explorer op Snelkoppeling kopiëren (in Firefox klikt u op Koppelingslocatie kopiëren). Kies in het hoofdmenu van GemistDownloader voor Een uitzending van RTL XL.nl downloaden en plak de weblink in het lege veld. Klik daarna op Verder. Neem de overige instellingen door en download de uitzending. Zorg ervoor dat u het goede bestandsformaat hebt geselecteerd. Na een eis van mediabedrijf SBS Broadcasting is het met GemistDownloader helaas niet meer mogelijk om programma's van SBSGemist.nl te downloaden.

4. YouTube

GemistDownloader gebruikt u ook om video's van YouTube te downloaden. Ga naar YouTube en kopieer de url van een leuk filmpje in de adresbalk. Kies in het hoofdmenu van GemistDownloader voor Een video van YouTube downloaden. Geef bij Autoselect kwaliteit de gewenste resolutie aan. Uiteraard is het wel een voorwaarde dat de video in deze resolutie beschikbaar is op YouTube. Is dat niet het geval, dan krijgt u een waarschuwing te zien. Klik op Verder. Kies het gewenste bestandsformaat en selecteer een opslaglocatie. Klik ten slotte op Start Downloaden.

©PXimport

Als u streaming video wilt downloaden, hebt u altijd de juiste url nodig.

YouTube-link wijzigen

U kunt ook video's van YouTube downloaden door de url te wijzigen. Ga naar een YouTube-pagina met een video en typ aan het begin van de weblink 'kick' of 'save', bijvoorbeeld www.saveyoutube.com/watch?v=J6ZWlDks0nQ&feature=grec_index. U komt nu op een andere website terecht, waar u het bestandsformaat en de resolutie kiest. Bewaar vervolgens het filmpje ergens op uw pc.

5. Orbit Downloader

Met GemistDownloader is het alleen mogelijk om van een handjevol diensten video's op te slaan. Er bestaan nog veel meer websites met leuke filmpjes, zoals Dumpert, Vimeo en Veoh. Orbit Downloader is een slim programma, waarmee u gemakkelijk online filmpjes bewaart. Deze freeware ondersteunt namelijk alle gangbare protocollen voor streaming video. Ga naar Orbit Downloader en klik tweemaal op Download Now. Dubbelklik op het exe-bestand en neem alle stappen van de installatiewizard door. Let op dat u de startpagina van uw browser niet wijzigt. U regelt dat door het vinkje voor Set my home page to Orbit Downloader Start Page weg te halen. Laat het vinkje staan voor Enable Grab Pro. Hiermee integreert u een werkbalk binnen Internet Explorer. Deze plug-in herkent video's op websites, zodat u ze vlot kunt downloaden (zie kader). Geef verder aan dat u de software PC Speed Up niet wilt installeren. Open het programma en activeer via View / Language / Dutch de Nederlandse taal. Ga vervolgens naar Extra / Locatie van download bestanden en selecteer een logische opslaglocatie. Bevestig tweemaal met OK.

Grab Pro

In de installatiewizard van Orbit Downloader hebt u de gelegenheid om een werkbalk aan Internet Explorer toe te voegen. Het programma noemt deze werkbalk Grab Pro. Zodra u op een webpagina terechtkomt met online video, geeft de werkbalk aan hoeveel streams er beschikbaar zijn. Klik op dit getal en kies de juiste video. Bevestig met Download it en geef aan waar u het bestand wilt opslaan. In de werkbalk houdt u de voortgang in de gaten. Handig is dat u meteen het gedownloade filmpje vanuit Grab Pro kunt openen.

©PXimport

De werkbalk van Orbit Downloader herkent videomateriaal op websites.

6. Filmpjes downloaden

Ga in Orbit Downloader naar Extra / Grab++ en klik op OK. Er verschijnt een nieuw dialoogvenster. Zodra het programma video- of audiomateriaal op een website ontdekt, ziet u de beschikbare downloads in het Grab++ venster staan. Ga naar een videodienst en speel het filmpje af. Schakel over naar het Grab++ venster en bekijk of de juiste video als download beschikbaar is. Ziet u niets staan? Vernieuw met F5 de web­pagina in uw browser en probeer het opnieuw. Zorg ervoor dat u het filmpje in de juiste resolutie afspeelt. Het programma herkent namelijk alleen de geopende videostream. Als u meerdere filmpjes wilt downloaden, bezoekt u eerst de betreffende webpagina's. Orbit Downloader onthoudt namelijk alle geopende video's. Selecteer binnen het venster van Grab++ alle video's die u lokaal wilt bewaren. Ook advertenties staan in het lijstje, dus let goed op welke downloads u selecteert. Klik op Download. U wijzigt eventueel de bestandsnaam en de opslaglocatie. Bevestig met OK. U volgt het proces in het hoofdscherm. Orbit Downloader biedt een brede ondersteuning voor online video- en audioformaten. Zo downloadt het programma ook filmpjes van Silverlight-diensten. De freeware kan ook HTML5-video's opslaan, zoals WebM-content afkomstig van YouTube.

©PXimport

Orbit Downloader houdt precies bij welke filmpjes u hebt bekeken. Selecteer de bestanden die u wilt downloaden.

Video live opnemen

Bij sommige diensten is het zeer lastig om video's op te slaan. Een goed voorbeeld hiervan is SBSGemist. In dergelijke gevallen kunt u het beeld altijd nog realtime opnemen. Een nadeel van deze methode is dat u de volledige film moet afspelen. Surf naar CamStudio.org en download CamStudio Recorder. De freeware gaat al een paar jaar mee. U installeert daarom het beste de bèta-versie, want de 'stabiele' versie is wel erg verouderd. Klik op Options / Record audio from speakers. Verder dient u bij Options / Video options een videocodec te selecteren. U wilt alleen de videostream opnemen, waarbij er geen andere delen van de website zichtbaar zijn. Klik daarom op Region / Region. Open de webpagina waarop de online video staat. Klik op de rode opnameknop en trek met de muisaanwijzer een rechthoek om het beeldkader. De opname start direct. Druk op Stop om de video als avi-bestand op te slaan.

7. Video DownloadHelper

Als u Firefox gebruikt, kunt u met Video DownloadHelper erg simpel streaming video downloaden. Niet voor niets gebruiken ruim zeven miljoen mensen deze uitbreiding. U vindt de plug-in op Mozilla Add-ons en klik op Toevoegen aan Firefox. Bevestig met Nu installeren, waarna u Firefox herstart. Als Video DownloadHelper een filmpje herkent, ziet u boven in de browser een ronddraaiend pictogram staan. Klik achter het pictogram op het mini-pijltje en ga met de muisaanwijzer op de gewenste stream staan. Er verschijnt een keuzemenu. Kies voor Downloaden en selecteer de opslagmap. Overigens is het ook mogelijk om het bestand eerst te converteren naar een ander formaat, maar dan moet u wel eerst externe conversiesoftware downloaden. Helaas functioneert dit programma niet goed en bovendien voegt het in de gratis versie een watermerk toe. Als u de conversiesoftware achterwege laat, is Video DownloadHelper een erg aangenaam hulpje. Het ondersteunt veel bekende videodiensten, zoals YouTube, Vimeo en Dailymotion. Daarnaast kunt u deze uitbreiding ook gebruiken voor de nieuwe versie van Uitzending Gemist.

©PXimport

Veel video's op YouTube zijn in verschillende resoluties te downloaden met de add-on Video DownloadHelper.

8. FastestTube

FastestTube is een plug-in voor Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera en Safari. Met deze uitbreiding plukt u gemakkelijk filmpjes van YouTube. Het plaatst namelijk downloadlinks bij iedere video. Ga naar Kwizzu en voeg FastestTube toe aan uw browser. Bij sommige browsers is er een herstart noodzakelijk. Als u Internet Explorer gebruikt, moet u er nog even voor zorgen dat deze plug-in is ingeschakeld. Bekijk nu een YouTube-filmpje en klik rechtsonder het beeld op de Download-knop. U hoeft nu alleen nog maar een bestandsformaat te selecteren en aan te geven waar u het filmpje wilt opslaan. FastestTube ondersteunt alleen de formaten flv en mp4. Handig is dat deze plug-in hinderlijke pop-up advertenties uit video's verwijdert.

©PXimport

Met FastestTube integreert u een downloadknop binnen YouTube.

9. KeepVid

Wilt u snel een filmpje van YouTube downloaden, maar hebt u geen zin om iets te installeren? Breng dan een bezoekje aan KeepVid. Open op YouTube een video en kopieer de url in de adresbalk. Bovenaan in KeepVid bevindt zich een breed invoerveld. Hierin plakt u de url. Klik op DOWNLOAD en bekijk in welke formaten de video beschikbaar is. U hebt keuze uit flv, mp4, 3gp en mp3. De webdienst kan overweg met WebM. Dit formaat wordt gebruikt om video in combinatie met HTML5 weer te geven. Maak een keuze en bewaar het bestand op de harde schijf. Overigens ondersteunt KeepVid ook weblinks van andere videodiensten.

©PXimport

Filmpjes van YouTube of andere videodiensten downloadt u gemakkelijk zonder software.

Grooveshark

Op Grooveshark vindt u een enorme muziekcatalogus met maar liefst vijftien miljoen liedjes. U kunt de liedjes alleen online afspelen, want de webdienst bevat geen downloadfunctie. Met de Grab Pro werkbalk van Orbit Downloader (zie stap 5) downloadt u de nummers alsnog naar uw harde schijf. Klik in Internet Explorer linksboven op Grab Pro en kies voor Recorder Setting. Geef via Browser aan waar uw muziekbestanden staan opgeslagen. Downloads afkomstig van Grooveshark belanden nu vanzelf in de juiste map. Open Grooveshark en typ de naam van een artiest in het zoekveld. U dubbelklikt op een liedje om het af te spelen. Klik op het getal in de werkbalk en kies voor Download it. Wijzig naar eigen inzicht de bestandsnaam, maar laat hierbij wel de extensie .mp3 staan. Vervolgens bewaart u met Opslaan het mp3-bestand op uw harde schijf. U kunt alleen liedjes downloaden door ze in Grooveshark af te spelen.

©PXimport

Sla gedownloade liedjes meteen in de juiste map op.

10. Freemake Video Downloader

Een bijzonder prettig programma om video- en audiocontent van websites te downloaden, is het Nederlandstalige Freemake Video Downloader. Deze freeware ziet er wat frisser uit dan bijvoorbeeld Orbit Downloader. Daarnaast biedt het meer opties om het uitvoerformaat in te stellen. Surf naar Freemake en klik op Download. Voer het exe-bestand uit en selecteer de Nederlandse taal. Het handigste is om te kiezen voor Volledige installatie. Alle benodigde componenten downloadt het programma dan automatisch, zoals Microsoft .NET Framework 4.0 en een plug-in voor Firefox en/of Chrome. Als u liever meer controle wenst, kiest u voor Aangepaste installatie. Zet een vinkje voor alle onderdelen die u wilt installeren. Wacht totdat de installatie is voltooid en start het programma op.

11. Downloaden en converteren

Freemake Video Downloader ondersteunt meer dan vijftig websites, waaronder Facebook, MTV, Dailymotion en natuurlijk YouTube. Gebruikt u Firefox of Chrome, dan is downloaden van streaming video een fluitje van een cent. Open een webpagina met een video en klik binnen Firefox of Chrome op de downloadknop. Het programma opent automatisch met de juiste url van het filmpje. Gebruikt u Internet Explorer of een andere browser? Open dan de url handmatig in Freemake Video Downloader. Een video op YouTube is meestal beschikbaar in verschillende streams. Bepaal bij de eerste stap welke kwaliteit u als bron wilt gebruiken, bijvoorbeeld WebM 480p of mp4 360p. Bij de tweede stap geeft u aan welke actie u wilt toepassen. Er zijn drie mogelijkheden. U kunt de oorspronkelijke stream downloaden, u kunt audio zonder kwaliteitsverlies rippen, of u kunt het filmpje naar een ander bestandsformaat converteren. U hebt hierbij keuze uit avi, mkv, 3gp en mp3. Ook zijn er voorgedefinieerde indelingen voor iPod, iPhone, Android-toestellen en PSP beschikbaar. Maak een keuze en geef bij Opslaan als aan in welke map u de video of het audiobestand wilt bewaren. Klik daarna op Downloaden of Converteren. In het hoofdscherm volgt u de verrichtingen van het programma. Zodra het converteer- en/of downloadproces is voltooid, verschijnt er rechtsonder in beeld een bevestiging.

©PXimport

Freemake Video Downloader ondersteunt onder andere het mkv-formaat.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).