Documentherstel in Word: voorkom bestandsverlies
Iedereen heeft het weleens meegemaakt: een computercrash, stroomuitval of een lastig Word-bestand. Word crasht vervolgens dusdanig dat je document en werk verloren lijken. En wat dacht je van de bekende fout waarbij je zelf een verkeerde documentversie overschrijft? Gelukkig biedt Microsoft met de functie AutoHerstel een handige reddingsboei. Dit is niet altijd voldoende om de correcte of meest recente versie van je document op te duiken. In dit artikel laten we zien hoe je documentherstel in Word inschakelt, zodat je nooit meer bang hoeft te zijn voor bestandsverlies.
Er zijn allerlei doemscenario’s. Word (of je hele pc) crasht of je sluit Word en vergeet het document op te slaan. Wat ook voorkomt: je werkt aan een document, doet enkele aanpassingen en bewaart het bestand. Nadat je Word hebt afgesloten, besef je dat je een grote fout hebt begaan: je hebt een paar alinea’s/pagina’s geknipt met de intentie de teksten elders te plakken. Dit laatste ben je vergeten, maar hebt het document wel opgeslagen. Als je het document nu opent, ben je uren werk kwijt.
Wat er ook is gebeurd: je hebt altijd een goede kans om de inhoud van een document terug te krijgen, zelfs als je het document niet (of niet goed) hebt opgeslagen. We beschrijven de beste trucs met één doel: we willen voorkomen dat je weer helemaal opnieuw moet beginnen. De stappen in dit artikel zijn geschreven rond de meest recente versie van Microsoft Word en die heb je als je bijvoorbeeld Office 365 Home of Office 365 Personal gebruikt.
01 AutoHerstel
Om verlies van documenten te voorkomen, kun je aanpassingen doen aan Word en enkele leefregels in acht nemen om gegevensverlies in de toekomst te voorkomen. Zelfs als je dit niet gedaan hebt, heb je een kans om je gegevens terug te krijgen.
Word heeft een automatisch vangnet voor veel problemen. De tekstverwerker bewaart je werk regelmatig, ook als je dit niet zelf doet. Als je uren hebt gewerkt aan een Word-document en dit niet hebt bewaard, is er alsnog een kans om je werk terug te krijgen.
De locatie waar Word je bestanden bewaart, is eenvoudig terug te vinden in Word. Klik op Bestand / Opties / Opslaan. Achter Locatie van AutoHerstel-bestand vind je de map waar Word je documenten automatisch opslaat. Op ons testsysteem is dit de map C:\Users\Robbin\AppData\Roaming\Microsoft\Word. De map met autoherstelbestanden is niet zomaar te bereiken met Windows Verkenner, omdat Windows standaard bepaalde mappen verbergt. Open Windows Verkenner en klik op Beeld / Opties. In het tabblad Weergave activeer je optie Verborgen bestanden, mappen en stations weergeven.
02 Veiligstellen
Open de map die je gevonden hebt bij de vorige stap in Windows Verkenner. In deze map vind je geen Word-documenten die eindigen op .docx (bijvoorbeeld mijndocument.docx), maar hebben de herstelbestanden het achtervoegsel .asd (bijvoorbeeld AutoHerstel-versie van mijndocument.asd). Dit type bestand kun je niet zomaar openen door erop te dubbelklikken. Kopieer alle asd-bestanden (ook uit de submappen!) naar een andere locatie, bijvoorbeeld je bureaublad, om te voorkomen dat je ze per ongeluk (automatisch) laat verwijderen door Word.
Start Word en klik op Bestand. Onderaan de tab Info vind je Document beheren met een gelijknamige knop. Klik hierop en kies Niet opgeslagen documenten herstellen. Je belandt hiermee automatisch in de standaardmap van Word met herstelbestanden. Blader naar de locatie waarnaar je de herstelbestanden bij de vorige stap hebt gekopieerd. Open het gewenste asd-bestand en herstel je document. Bewaar je herstelde document als een Word-bestand in een map naar keuze met Bestand / Opslaan als. Kies bij voorkeur een map in je OneDrive of Dropbox om de kans op gegevensverlies in de toekomst te minimaliseren (zie stappen 07 - 09).
03 Direct herstel
Word is een stuk gebruiksvriendelijker dan een paar jaar geleden en dat geldt ook voor het automatisch herstellen. Door de asd-bestanden te kopiëren naar een andere locatie (zoals in de vorige stap staat beschreven), creëer je een extra vangnet voor het geval de asd-bestanden (automatisch) worden opgeschoond. Soms is deze extra veiligheidsmaatregel niet nodig en geeft Word zelf aan dat er iets niet in de haak is. De tekstverwerker meldt dat er iets is misgegaan en dat je bestanden kun herstellen. De mogelijkheden vind je in de linkerkolom. Vanuit hier kun je de documenten openen (ook als deze niet zijn opgeslagen) en handmatig bewaren via Bestand / Opslaan als.
Als Word aangeeft dat er iets mis is gegaan, moet je extra alert zijn en niet zomaar op OK klikken. Als er herstelbestanden beschikbaar zijn, krijg je bij het afsluiten van Word de keuze om herstelbestanden te wissen of behouden. De bestanden verwijderen is de standaardoptie, dus als je niet goed oplet en op OK klikt, ben je hiermee je herstelbestanden alsnog kwijt. De asd-bestanden die je eerder handmatig hebt veiliggesteld laat Word met rust zodat je je een foutje kunt permitteren.
04 Interval
De functie AutoHerstel van Word is standaard actief, maar het is goed om dit te controleren. De frequentie waarmee Word een bestand aanmaakt voor automatisch herstel kun je zelf bepalen. Open de opslaginstellingen van Word zoals beschreven bij stap 2. Zorg ervoor dat er een vinkje staat bij Elke .. minuten AutoHerstel-gegevens opslaan. Vul hier het aantal minuten in, bijvoorbeeld twee of vijf. De frequentie die je kiest, is afhankelijk van je eigen discipline (bewaar je je werk regelmatig?) en snelheid waarmee je documenten bewerkt. Vijf minuten is voor bijna iedereen een acceptabele instelling.
05 Versiegeschiedenis
Als je een fout maakt tijdens het bewerken van een document, bijvoorbeeld twee keer knippen zonder de plakken, heeft Word een extra vangnet dat ook werkt via de AutoHerstel-functie. Klik op Bestand en kijk onderaan op het tabblad Info. Naast de knop Document beheren zie je automatische momentopnamen (met tijdsaanduiding). Door op een momentopname te klikken, bijvoorbeeld van tien minuten geleden, kun je de inhoud van deze ‘snapshot’ te bekijken en vergelijken met je huidige tekst. Gebruik Bestand / Opslaan als om de momentopname te bewaren of kopieer/plak de tekst die je mist vanuit de momentopname naar je werkdocument.
06 Opslaan (als)
Er is een verschil tussen Bestand / Opslaan en Bestand / Opslaan als. Als je een document opent dat je via mail, Slack of andere bron hebt ontvangen is het goed om jezelf aan te leren altijd eerst de optie Opslaan als te gebruiken. Hiermee bewaar je het document bewust op een locatie die je straks weer kunt terugvinden. Doe je dit niet, dan belandt het document in je downloadmap of andere (tijdelijke) locatie en kun je het zonder hulpmiddelen mogelijk niet meer terugvinden.
Tijdens het werken in een document is het uiteraard aan te raden om je bestand regelmatig op te slaan. Veel mensen bewaren hun document pas op het moment dat het document klaar en dat is vragen om problemen. Opslaan via het menu is eigenlijk omslachtig: als expert ben je vast bekend met de toetscombinatie Ctrl+S (de S van ‘Save’, opslaan). Leer jezelf aan om deze toetscombinatie regelmatig te gebruiken in Word. Zo bewaar je tussendoor je werk zonder je muis te gebruiken.
07 Cloudopslag
Het extra AutoHerstel-vangnet van Word is fijn om achter de hand te hebben, maar dit is niet voldoende. Als extra kun je bestandsrevisies gebruiken. Dit zijn tussentijdse momentopnames van (bijvoorbeeld) een document. Dergelijke bestandsrevisies heb je tot je beschikking als je je werk opslaat in OneDrive of Dropbox. Welke clouddienst je gebruikt is een persoonlijke keuze, maar de revisies van Dropbox zijn veel beter dan die van OneDrive. OneDrive is standaard aanwezig in Windows Verkenner, het Dropbox-programma moet je apart downloaden. Een gratis Dropbox-account biedt 2 GB opslagruimte en dat is voldoende voor alle Word-documenten van een gemiddelde gebruiker.
Maak een map aan voor je Word-documenten in OneDrive of Dropbox. Open Word en ga naar Bestand / Opties / Opslaan. Klik achter Standaardlocaties op Bladeren en wijs de map aan die je zojuist hebt aangemaakt in je favoriete clouddienst. Als je vanaf nu Opslaan of Opslaan als gebruikt, wordt deze map automatisch aangeboden als opslaglocatie. Handige bijkomstigheid is dat je bestanden automatisch in de cloud belanden. Hierdoor kun je erbij op al je apparaten en via www.onedrive.com of www.dropbox.com in je browser. Omdat de bestanden ook extern zijn, overleven je documenten een computercrash, diefstal of andere ellende.
08 Revisies in OneDrive
Ga naar www.onedrive.com om aanwezige bestandsversies te bekijken in OneDrive. Open de map waar je het bestand hebt bewaard en klik met de rechtermuisknop op het bestand. Kies Versiegeschiedenis om eerdere bestandsversies te bekijken. Het aantal revisies vind je in de linkerkolom. Als je een versie aanklikt, zie je direct een voorbeeldweergave in Word Online zodat je de inhoud kunt bekijken. Met Herstellen overschrijf je het Word-document in je OneDrive met de versie uit de revisie. Met Downloaden haal je het revisiebestand binnen en kun je het met via Opslaan als bewaren in een map naar keuze.
09 Revisies in Dropbox
Bestandsrevisies in Dropbox zijn niet beperkt tot Word-documenten, de functie werkt ook met andere bestandstypen. Revisies zijn beschikbaar vanuit Windows Verkenner. Open de Dropbox-map op je computer, klik met de rechtermuisknop op een Word-document waarvan je een eerdere versie nodig hebt en kies Versiegeschiedenis. Je browser wordt geopend en je krijgt een overzicht van beschikbare momentopnames inclusief tijd/datumstempel. Klik op een bestand voor een voorbeeldweergave en gebruik de knop Terugzetten of Downloaden. Ook hiervoor geldt: de knop Terugzetten overschrijft je originele document met de revisie (oppassen dus!) en met Downloaden haal je het revisiebestand binnen.
10 Misplaatste bestanden zoeken
Je kunt Word-bestanden zelfs kwijtraken als je altijd braaf je werk hebt opgeslagen. Het document is niet echt weg of verloren, maar gewoon zoek (al komt dat op bijna hetzelfde neer). De zoekfunctie van Windows is beperkt en werkt op sommige computers niet goed. Dit is met twee handige programma’s op te lossen zodat je razendsnel kunt zoeken op bestandsnaam of inhoud van een document. Download en installeer Copernic Desktop Search Lite en Everything.
Als je een document ergens hebt opgeslagen, maar geen idee meer in welke map of wat de bestandsnaam was, is Copernic Desktop Search Lite de redder in nood. Het programma indexeert je computer en maakt het archief doorzoekbaar. Je hoeft alleen een stukje tekst (waarvan je weet dat het voorkomt in je document) in te typen in het zoekvenster. De gevonden bestanden met jouw tekst kun je meteen openen in Word.
Let op: het programma indexeert ook je mail, browser en andere gegevens. Door deze zoekfuncties te beperken via Extra / Opties, indexeert Copernic Desktop Search Lite sneller.
Als je een document niet kunt vinden, maar de bestandsnaam nog wel ongeveer weet, heb je het bestand snel gevonden met Everything. Dit maakt Everything zeer geschikt om bijvoorbeeld een Word-document dat je hebt bewerkt vanuit een mailbijlage op te sporen. Everything werkt zonder vooraf indexeren, maar direct via NTFS. NTFS is het bestandssysteem dat op vrijwel elke Windows-computer gebruikt wordt. Geef een gedeelte van de bestandsnaam op in het zoekveld en je resultaten verschijnen direct, waarna je het document kunt openen in Word.
