Freewaremakers zijn meestal enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij de gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! We bespreken de beste programma’s van dit moment en nieuwe versies van ‘evergreens’.

Tip 01: LenMus

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

Een mens heeft een of meer hobby’s nodig om zijn vele vrije tijd te vullen. Een populaire liefhebberij is muziek maken en je bent nooit te oud om ermee te beginnen. Je hoeft ook niet meteen een concertvleugel van twee ton te kopen om aan de slag te gaan; er zijn heel wat instrumenten te koop voor bedragen vanaf een paar tientjes.

Om écht lekker aan de gang te kunnen is het wel prettig om een beetje theoretische achtergrond te hebben en om noten te kunnen lezen. Dat leer je gratis met de fraaie interactieve cursussen van LenMus.

Het pakket bestaat uit een viertal interactieve boeken die vaak ook geluidsfragmenten bieden. In twee ervan leer je over het notenschrift, sleutels en maatsoorten. Een derde boek behandelt concepten uit de muziektheorie zoals toonladders, intervallen en cadensen. Het vierde deel bevat een enorme collectie (audio-)oefeningen om het geleerde te toetsen. Hier kun je testen of je intervallen kunt herkennen, of iets mineur of majeur is, in welke toonsoort een muziekstuk is geschreven en nog veel meer. Alhoewel vertaald in het Nederlands is helaas her en der nog wel eens een woord Engels te vinden.

©PXimport

Tip 02: Calendar Magic

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

Wie op 1 augustus rechtsonder in het systeemvak op het klokje klikt, krijgt een kalender te zien waaruit valt op te maken dat het donderdag is. Hoewel we geen geschikte Windows hebben om het te testen, nemen we aan dat een Chinese versie van het besturingssysteem op diezelfde dag meldt dat het dag 1, maand 7, jaar 36 van cyclus 78 is. Misschien bestaat er zelfs wel een Balinese Windows die de op het Hindoeïsme gebaseerde Pawukon-kalender gebruikt waarin elke dag deel uitmaakt van tien verschillende weken tegelijk – dat vereist nog eens een kalender!

Hoe we dit allemaal weten? Dankzij het heerlijke en ultieme kalenderprogramma Calendar Magic. Hiermee kun je elke datum omzetten naar een datum in de meest exotische jaartellingen. Uiteraard is dat nog maar het topje van de ijsberg als het om de mogelijkheden van Calendar Magic gaat. Het programma kan allerlei berekeningen doen (zoals aantal dagen tussen data of de dag waarop een datum valt), kent een enorme hoeveelheid nationale en religieuze feestdagen van over de hele wereld en ga zo maar door.

Uiteraard kan Calendar Magic ook van alles met tijd, biedt het een agenda-functie, een aantekeningenboekje en een schat aan calculators.

©PXimport

Tip 03: MediathekView

Geschikt voor: Windows Vista, 7, 8.x, 10

Al sinds de jaren ‘70 kunnen we in ons land meekijken met de tv van onze oosterburen. Voor sommige mensen is dat een groot genoegen omdat Duitse tv qua toon en aanbod flink verschilt van die in ons land of bij onze andere buren. Nu kan een mens niet alles bijhouden en dus zijn er ook in het Duitse taalgebied verschillende diensten à la Uitzending Gemist. Uiteraard zijn die verspreid over verschillende aanbieders, maar er is een handig programma dat ze allemaal samenbrengt. Dit programma luistert naar de naam MediathekView en is – uiteraard – in het Duits.

Na installatie vraagt het om wat configuratie, bijvoorbeeld de locatie van VLC Mediaspeler als je die gebruikt. Hiermee kunnen programma’s namelijk direct worden afgespeeld. Nodig is deze echter niet. Vervolgens downloadt MediathekView een lange lijst met het totale aanbod van ARD, ZDF, Arte, 3Sat, SWR, BR, MDR, NDR, WDR, HR, RBB, ORF en SRF. Hierin kun je bij een interessante titel op een afspeel- of downloadknop klikken. Vaak geeft dat het gewenste resultaat, maar het kan voorkomen dat je vanuit Nederland geen kijkrecht hebt (ook al heb je de zender wel op de kabel). Een (commerciële) vpn-dienst biedt dan uitkomst.

©PXimport

Tip 04: Fake Music Generator

Geschikt voor: elk systeem

Naar verluidt componeerde Mozart complete werken (zelfs symfonieën met vele instrumenten) in zijn hoofd en als hij daarmee klaar was hoefde hij de muziek ‘alleen nog maar even’ uit te schrijven. Voor de meeste mensen is het schrijven van muziek wat meer werk, maar we krijgen tegenwoordig wel steeds meer hulp van de computer. Sterker nog: er zijn zelfs al systemen op basis van kunstmatige intelligentie die geheel automatisch fraaie muziek kunnen componeren.

Iets minder intelligent – namelijk op basis van een handvol vaste regels – kan het ook. Zo’n systeem wordt gebruikt op de leuke site van de Fake Music Generator. Hier krijg je bij het eerste bezoek een album te zien compleet met hoesje, titels en artiestennaam en elk nummer daarvan kun je als mp3- of midi-bestand downloaden en gebruiken hoe en waar je maar wilt (denk aan gratis rechtenvrije achtergrondmuziek bij video’s). En … alle namen, plaatjes en muziekjes zijn ter plekke door de computer verzonnen, zoals je zult merken met een klik op Generate another album. Zijn dat allemaal meesterwerken? Bepaald niet, maar er zitten beslist interessante nummers tussen.

©PXimport

Tip 05: NoScript

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

Wanneer je een website bezoekt is het zelden zo dat alle informatie ook echt van die site komt. Veel sites roepen externe servers aan, bijvoorbeeld voor het tonen van nuttige zaken zoals video’s (denk aan YouTube), maar bijvoorbeeld ook voor het tonen van reclames en het uitvoeren van trackers die je surfgedrag in kaart brengen. Informatie die ‘via de achterdeur’ binnenkomt kan zelfs schadelijk of kwaadaardig zijn.

Tegen ongewenste reclame en trackers bestaan verschillende browserplug-ins maar de krachtigste is toch wel NoScript voor Firefox en andere op Mozilla gebaseerde browsers. Hiermee geef je expliciet toestemming aan domeinen om informatie door te geven. Bezoek je site X, dan geef je die de eerste keer toestemming en daarna hoeft dat nooit meer. Blijkt nu een video van YouTube niet te starten, dan geef je ook die toestemming. Zo bouw je een profiel op waarmee alleen nog gewenste inhoud wordt getoond.

©PXimport

Tip 06: A Slower Speed of Light

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10, macOS, Linux

Sinds Einstein meer dan honderd jaar geleden zijn relativiteitstheorie publiceerde, zijn er heel wat boeken verschenen die proberen de bizarre effecten ervan voor een breed publiek aanschouwelijk te maken. Alhoewel daar uitstekende pogingen onder zijn, lukt dat toch maar ten dele vanwege de beperkingen van woorden. Het beroemde Massachusetts Institute of Technology, kortweg MIT, heeft echter de mogelijkheden van de pc ingezet om die effecten in een 3D-wereld te laten zien.

In A Slower Speed of Light verzamel je maximaal 100 bollen en met elk daarvan wordt de lichtsnelheid één procentpunt langzamer. Langzaam begin je dan te ervaren hoe kleuren veranderen en de wereld vervormt. Wanner je het programma stopt volgt een korte maar heldere uitleg over wat je hebt kunnen zien. Gratis hoger onderwijs voor iedereen!

©PXimport

Tip 07: Foobar2000

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10, macOS, iOS, Android

Tijdens het werken op de pc luisteren naar een lekker muziekje dat zich uiteraard op die zelfde pc bevindt: heerlijk! En dat kan natuurlijk eenvoudig met de in Windows ingebouwde mogelijkheden. Er zijn echter heel wat muziekspelers van derden die veel meer functies bieden en één daarvan is Foobar2000. Dit programma bestaat al sinds mensenheugenis en is dan ook al door heel wat versienummers gegaan.

Ondertussen is het programma toe aan versie 1.4.4 en die bevat volop mogelijkheden om een (grote) muziekcollectie te organiseren en optimaal te beluisteren dankzij een uitstekende equalizer. De grote kracht van Foobar schuilt echter vooral in het feit dat het programma uit te breiden is met plug-ins. Er is een hele verzameling, zowel van de maker van Foobar als van derden. Zo is er een plug-in waarmee je van een speellijst een audio-cd kunt branden, voor het afspelen van bestanden in minder gangbare formaten, voor meer mogelijkheden om bestanden te taggen en zelfs om muziek achterstevoren af te spelen zodat je eindelijk zelf kunt testen of er muziek bestaat met ‘duistere boodschappen’.

©PXimport

Tip 08: PrintScreen

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

Wanneer je een computerblad maakt, heb je er misschien vaker mee te maken dan wanneer je dat niet doet, maar allemaal moeten we weleens een schermafdrukje maken. Daarvoor hebben we in Windows al sinds jaar en dag de PrintScreen-toets waarmee we – al dan niet in combinatie met toetsen zoals Alt en Control – het hele scherm of een venster kunnen kopiëren naar het klembord om het vervolgens in de gewenste toepassing te plakken. Overigens deed de PrintScreen-knop oorspronkelijk en in het dos-tijdperk letterlijk wat de naam suggereert: het scherm werd direct naar een aangesloten printer gestuurd.

De mogelijkheden om het scherm vast te leggen zijn in Windows nog altijd beperkt en dus zijn er legio alternatieven voor de ingebouwde functie. Een van de prettigste is Greenshot. Hiermee kun je een vastgelegd scherm of venster niet alleen direct naar allerlei applicaties sturen (zoals Word en Excel), maar het programma biedt ook een beeldbewerker waarmee je onderdelen van een vastgelegd scherm van pijlen kunt voorzien, kunt markeren of juist kunt vervagen.

Hoewel er schermgrijpertjes bestaan met nóg meer mogelijkheden, levert Greenshot voor de gemiddelde gebruiker precies de juiste hoeveelheid functies.

©PXimport

Tip 09: Artweaver

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Steeds meer zaken worden gedigitaliseerd en daar ontkomt ook de creatie van beeldende kunst niet aan. Al sinds jaar en dag zijn er programma’s waarmee je op de pc digitaal kunt tekenen en schilderen en ook de betere fotobewerkers hebben voor dit doel vaak volop gereedschap aan boord. Aan de meeste digitale schilderprogramma’s hangt een stevig prijskaartje, maar Artweaver biedt naast een commerciële ook een gratis (Free) versie; deze biedt genoeg moois om de hobbyschilder lange tijd zoet te houden. Uiteraard is voor het nauwkeurig werken wel een tekentablet aanbevolen.

Artweaver simuleert onder andere werken met acryl, airbrush, houtskool, potlood, contékrijt, viltstift, waterverf, olieverf en oliepastel. Ook voor wie niet over het nodige teken- of schildertalent beschikt kan Artweaver nuttig zijn, omdat het programma ook goed bruikbaar is om foto’s te retoucheren; daarvoor biedt het speciale penseeltjes– iets dat we normaal alleen in de uitgebreidere fotobewerkers tegenkomen.

©PXimport

Tip 10: StorURL

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

Er is de laatste tijd nogal wat te doen over de manier waarop Google probeert om gebruikers Chrome op te dringen. Dat doet het bedrijf onder andere door de gebruikerservaring met andere browsers te beperken wanneer je daarmee bekende sites zoals die van YouTube bezoekt. Daarnaast zijn er natuurlijk sowieso al verschillen tussen browsers, zodat een site met de één soms net wat lekkerder werkt dan met de ander. En dan hebben we ook nog te maken met het feit dat onze favoriete plug-ins niet voor alle browsers beschikbaar zijn. Reden genoeg dus om op de pc meerdere browsers te installeren. Bijten doen ze elkaar niet en om de ruimte hoeven we het ook al niet te laten. Maar hoe houd je dan je favorieten een beetje georganiseerd? Dat kan met een programma als StorURL. Hiermee importeer je favorieten uit Chrome, Firefox, IE en Opera en kun je ze buiten die browsers om ordenen. Importeren vanuit Edge kan helaas nog niet. Wel kun je sites direct vanuit StorURL in elke gewenste browser (dus ook Edge) openen. Daarnaast is er de mogelijkheid om inloggegevens versleuteld op te slaan, waarbij het wel prettig is dat je de database met favorieten met een wachtwoord kunt beveiligen. Het programma is bovendien portable beschikbaar, zodat je je favorieten overal mee naartoe kunt nemen.

©PXimport

Tip 11: SpaceEngine

Geschikt voor: Windows 7, 8.x, 10

Het is alweer ruim 50 jaar geleden dat voor het eerst mensen op de maan liepen. Iedereen die toen dacht dat we voor het jaar 2000 ook wel een basis op Mars zouden hebben, kwam bedrogen uit. Hoewel de stappen misschien niet zo snel gaan als verwacht, blijft de kosmos wel onze belangstelling houden, zoals onlangs nog bleek toen voor het eerst een zwart gat op beeld was vastgelegd. Om door de kosmos te reizen zijn we echter niet afhankelijk van overheidsbudgetten; het kan helemaal gratis in de ultieme simulator SpaceEngine.

In SpaceEngine is onze naaste omgeving (het complete zonnestelsel en enkele duizenden sterren en nevels) accuraat weergegeven. Ook toont het programma de nodige echte sterrenstelsels in de buurt. De rest van het universum vult het programma aan met gefingeerde maar realistische data van honderden miljarden melkwegstelsels met elk honderden miljarden sterren en zelfs realistisch uitziende zwarte gaten. Veel sterren hebben planeten, manen, kometen en alle objecten in die gigantische kosmos vormen de speeltuin waarin je vrijelijk kunt rondvliegen. Wie een goed idee wil krijgen van de grootte van het heelal is met dit verbluffende programma wel een poosje zoet.

©PXimport

Tip 12: BabelMap

Geschikt voor: Windows XP, Vista, 7, 8.x, 10

Toen het leven nog simpel was, had elk lettertype 256 tekens aan boord, behorend tot de zogeheten ascii-karakterset. Dat was voldoende om teksten te produceren in de meeste Westerse talen, maar uiteraard veel te weinig om heel de wereld te bedienen. Het systeem werd dan ook uitgebreid naar Unicode, een standaard die al ruim honderdduizend nauwkeurig omschreven tekens kent en nog altijd wordt uitgebreid.

Een deel van de lettertypes in Windows bevat een groot deel van die tekens, maar hoe vind je daarin de juiste? Dat kan met het handige BabelMap. Hiermee kun je door het totale aanbod bladeren, maar ook zeer geavanceerd zoeken. Bovendien kan het programma achterhalen in welk lettertype een bepaald symbool beschikbaar is. Heb je gevonden wat je zocht, dan kun je een teken uiteraard kopiëren naar de gewenste applicatie.

Een bijkomende aardigheid van BabelMap is dat het programma de officiële Engelstalige Unicode-omschrijving van elk karakter geeft. Hierdoor ontdekten we bijvoorbeeld dat cijfers in het Bengaals in bedragen anders zijn dan in getallen en dat in het Gumukhi 984 staat voor 145 bij ons! Het programma is dus ook nog eens leerzaam.

©PXimport

Gevaarlijk?

©PXimport

Niet te snel klikken

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).