De huidige generatie digitale agenda’s doet veel meer dan je simpelweg herinneren aan afspraken en verjaardagen. Het zijn slimme persoonlijke assistenten die vergaderingen organiseren met anderen en die op een kaartje de locatie van de afspraak tonen. Ze waarschuwen zelfs wanneer je moet vertrekken, zodat je altijd op tijd komt.

De digitale agenda is het epicentrum van je workflow. Als je een online-agenda slim inzet in een moderne werkomgeving, dan wordt deze de controletoren van je leven. Vanuit daar houd je overzicht op alles wat er moet gebeuren. En privéaangelegenheden en professionele afspraken worden keurig van elkaar gescheiden. Daardoor blijf je zicht houden op de leuke dingen in het leven en de zaken die nu eenmaal moeten gebeuren. Een online-agenda zorgt er ook voor dat mobiele en desktoptoestellen alle belangrijke informatie voortdurend uitwisselen. Een agenda-app maakt het ook makkelijk om anderen bij bepaalde gebeurtenissen te betrekken. Tenslotte zijn er apps gespecialiseerd in een bepaalde taak, daarmee fungeren ze als side-kick van je gewone digitale agenda. We gaan de mogelijkheden eens bekijken.

Google Agenda

Gratis en makkelijk delen

We beginnen met een stevige jongen. Je hebt geen handleiding nodig om aan de slag te gaan met Google Agenda. In deze gratis app maak je verschillende agenda’s aan voor de verschillende facetten van je leven; zoals verjaardagen, professionele afspraken, privé-afspraken en bezoekjes aan de sportclub.

Omdat de agenda uit meerdere agenda’s bestaat, kun je de weergave aanpassen. Daarmee zie je alleen wat je werkelijk nodig hebt. Items die je toevoegt, kun je makkelijk laten herhalen. In de schermweergave bekijk je de volledige maand, de week of een bepaalde dag.

Zoals bij alle Google-toepassingen is de grootste troef de synchronisatie in de cloud en het gemak om afspraken en taken te delen met anderen. Met een gedeelde familiekalender zorg je dat niemand in de familie nog een excuus heeft om iemands verjaardag te vergeten.

Mobiele gebruikers richten hun agenda vaak in op hun desktop en houden deze verder bij met hun smartphone. Het is ook mogelijk om een agenda openbaar te maken. In dat geval moet je het ics-bestand van de agenda delen, dan kunnen anderen de gedeelde agenda met de webbrowser bekijken.

©PXimport

Speciale dagen

©PXimport

Microsoft Outlook

In de Office-suite

Hoewel Outlook op de eerste plaats de e-mailclient is van de Microsoft Office-suite, is het tegelijk een online-agenda, een taakmanager, een app voor contactbeheer en een tool om noties te maken. Organisaties gebruiken de software om via de Microsoft Exchange Server of SharePoint agenda’s te delen of afspraken in te plannen.

Door de Outlook Agenda te delen kun je zien of iemand op een bepaald tijdstip beschikbaar is. In de webversie van Outlook.com kun je met de browser zowel je e-mail behandelen als je agenda beheren, zonder daarbij een client te gebruiken.

©PXimport

Apple Agenda

Alles verbonden

De Apple-fan wordt vanaf dat hij een Mac, iPhone of iPad aanschaft met zachte dwang richting Apple Agenda en Apple Contacten geloodst. Alles is met elkaar verbonden via iCloud. Ook hier haalt de Agenda verjaardagen uit de Contacten. Agendameldingen verschijnen in het Berichtencentrum op je iOS-apparaten en Mac-computers.

Als je een adres aan een nieuwe afspraak toevoegt, haalt het systeem deze locatie vanuit Apple Kaarten op. Er wordt direct een route gepland naar de afspraak. Je kunt de reistijd bekijken in de agenda en een melding ontvangen als het tijd is om te vertrekken.

Groot voordeel is dat de agenda naar de spraakassistent Siri luistert. Je kunt bijvoorbeeld Siri gewoon commanderen: Plan morgen een vergadering met Bert om 9 uur. Als je vraagt Wanneer speelt Ajax?, dan krijg je niet alleen de datum, maar ook de tegenstander te zien.

Zoho Calendar

Complexe planningen

Zoho Calendar is oorspronkelijk ontworpen om professionals te helpen bij het maken van complexe planningen. Net als bij Outlook en de Apple Agenda beheer je meerdere agenda’s vanuit een centraal dashboard. Met de functie Smart Add kun je in één zin de belangrijkste informatie gebruiken om een evenement vast te leggen.

Zoho herinnert je aan bepaalde taken en afspraken via een pop-up in je agenda of via e-mail. Je deelt afspraken en agenda’s door uitnodigingen te sturen, zelfs naar mensen die geen Zoho-account hebben.

Het is mogelijk je Zoho-agenda in te sluiten in een webpagina door middel van een ics-bestand. Wil je de agenda liever offline meenemen? Dan kun je deze opslaan als pdf. Je abonneert je in de app op andere agenda’s van vrienden of feestdagen, zodat je deze evenementen naast die van jezelf kunt zien. Oh ja, Zoho Calendar is gratis.

©PXimport

Cozi Family Organizer

Voor het hele gezin

Cozi Family Calender is afgestemd op het gezinsleven. Deze agenda en organizer helpt bij het bijhouden van boodschappenlijstjes, het plannen van taken en houdt zelfs iedereen op de hoogte wanneer het avondeten op tafel komt.

Bij de installatie kun je als organisator machtigingen verlenen aan andere beheerders, bijvoorbeeld je partner, je kind of je grootouders. Deze personen mogen de kalender ook bewerken en items toevoegen. Je kunt verder een leuke familiefoto toevoegen om de kalender te personaliseren. Cozi geeft elk gezinslid een eigen kleur, zodat je onmiddellijk ziet wat voor wie is bedoeld.

De tool heeft een gedeelde agenda voor de groep en individuele agenda’s voor elk gezinslid. Je kunt deze tool gebruiken in combinatie andere online-agenda’s. Je hoeft Google Agenda, Apple Agenda of Outlook dus niet vaarwel te zeggen.

De app bevat zelfs een database om recepten te beheren. De basisfuncties van de app (web, Android en iOS) zijn gratis. Als je Cozi leuk vindt, dan kun je de advertentievrije Cozi Gold veertien dagen gratis proberen. Daarna betaal je 29,99 dollar voor een jaar, waarmee uiteraard het hele gezin is gedekt.

©PXimport

Fantastical

De mooiste

Fantastical heeft zijn naam niet gestolen. De makers hebben met versie 3 alles uit de kast gehaald. De app ziet er geweldig uit op de Mac, iPhone, iPad, Apple Watch en hij ondersteunt zelfs spraakinvoer. Wie een Apple Watch heeft, kan pratend tegen zijn horloge nieuwe evenementen invoeren.

Fantastical maakt zelf verbinding met services als iCloud, Google, Exchange, Office 365, Todoist en Yahoo om de informatie binnen te halen. De app verdeelt het scherm in twee delen. Bovenaan krijg je de weergave met dagen of de gehele maand. Daaronder is een scrolbare lijst waarin je door alle afspraken gaat.

Fantastical helpt bij het inplannen van afspraken met meerdere personen. De afspraakverzoeken komen in een aparte agenda waar iedere genodigde aangeeft welke datum en tijdstip hem of haar het beste uitkomt.

De app heeft een lichte en donkere modus en je kunt deze zo instellen dat de app vanzelf de lichte modus kiest als je de iPhone op donkere modus instelt en andersom. Het nadeel is het prijskaartje. Je mag de Premium-versie veertien dagen gratis proberen. Als je de app gratis wilt blijven gebruiken, ontvang je regelmatig pop-ups die aanmoedigen om toch over te stappen naar de betaalde versie. Dat kost je 5,49 euro per maand of 43,99 euro per jaar. Een prachtige app, maar wel te duur.

CloudCal

Magische cirkels

CloudCal voor Android valt op door de unieke manier die aangeeft hoe druk je het hebt op bepaalde dagen. Het Magic Circle-systeem toont de dagen van de week in de vorm van ronde wijzerplaten. Zo’n magische cirkel tovert de dag om tot een klok. De kleuren van de cirkels komen overeen met de geplande taken. Daarmee zie je in een oogopslag wanneer je geboekt bent en wanneer je vrij bent.

In de instellingen vind je de optie om weeknummers te tonen en om herinneringen te gebruiken. Je synchroniseert de app via Outlook/Exchange of Google Agenda. De app is gratis maar als je de Pro-versie aanschaft voor 3,49 euro, dan werkt de agenda ook vlot samen met Uber, Google Maps en Waze. Schakelen tussen een dag-, week- of maandweergave doe je met de knopjes linksboven.

©PXimport

Calendly

Professionele afspraken

Bij de configuratie van Calendly vraagt het programma of het gegevens mag halen uit de bekende online-agenda’s. Je kunt ook gewoon verder gaan zonder verbinding te maken. Vervolgens polst de app op welke dagen en tijdens welke tijdstippen je bereikbaar bent voor meetings. Je geeft daarna aan wat voor soort werk je doet.

Calendly is een gespecialiseerde agenda die zijn nut bewijst bij het inboeken van bijeenkomsten en telefonische overleggen met potentiële en bestaande klanten. Je beschikt over een internetadres voor je online afsprakenkalender. De app werkt met templates voor individuele afspraken of groepsbijeenkomsten waarbij meerdere mensen data kunnen reserveren. In zo’n template kun je instellen welke dagen een afspraak mogelijk is, hoelang je verwacht dat de afspraak duurt en hoelang op voorhand de afspraak moet worden gemaakt. Je kunt Calendly ook laten samenwerken met een website die een boekingspagina heeft.

Deze app is dus vooral een oplossing voor bedrijven en organisaties die de afspraken met de buitenwereld proberen te stroomlijnen. Je kunt Calendly gebruiken als webapp, er zijn ook een iOS- en Android-versie. De basisversie is gratis, hiermee krijg je het systeem in de vingers. Voor kleine teams die de kalender willen optimaliseren, kost de app 8 dollar per maand. Er zijn natuurlijk ook duurdere versies voor grotere bedrijven.

©PXimport

Calendso

Opensource-product

Het opensource-product van Calendly heet Calendso. Ook dit is een planningsagenda gericht op organisaties. Als je zelf Calendso kunt hosten, kost deze oplossing niets. Wil je de toepassing laten hosten door Calendso? Dan betaal je 12 dollar per gebruiker per maand.

Ook deze app organiseert je afspraken en virtuele vergaderingen en stuurt automatisch e-mails om uit te nodigen en te bevestigen. Bovendien kun je verschillende apps integreren in Calendso, zoals Microsoft Teams.

©PXimport

Pensum

Voor schoolwerk

Een ‘pensum’ is een aantal taken dat binnen een bepaalde tijd moet worden afgewerkt. Vooral in Duitsland wordt deze term gebruikt in het onderwijs. Hier is Pensum een iOS-product van de Nederlander Max Kievits. Pensum is een mobiele online-kalenderapp voor scholieren die huiswerkopdrachten en toetsen op een overzichtelijk manier willen bijhouden.

Je maakt in Pensum een dagplanning met herinneringen en je kunt het uiterlijk (een beetje) personaliseren met verschillende kleurthema’s. De toepassing geeft een melding bij het begin van een activiteit of wanneer je in actie moet schieten om een huiswerkopdracht op tijd in te leveren. Je kunt ook makkelijk opdrachten delen met klasgenoten door elkaars QR-code te scannen.

De app is gratis. Pensum is een heel eenvoudige toepassing zonder tutorial of handleiding, maar er zijn weinig opties. Je voert of een huistaak in of een activiteit. Telkens kun je de status ingeven, zoals niet begonnen, begonnen en bijna klaar. Daarna houd je in de kalender in de gaten wat je te doen hebt.

Proton Calendar

Zwitserse veiligheid

Heb je je voorgenomen om veiliger met je gegevens om te gaan? Voel je je ongemakkelijk bij de gedachte dat bedrijven stiekem in je online-agenda kunnen snuffelen? ProtonMail is een Zwitsers product. Alle servers staan daar en dat betekent dat je gebruikersgegevens worden beschermd door strenge privacywetten. ProtonMail gebruikt bovendien end-to-end- en zero access-encryptie om je gegevens te beschermen.

ProtonMail kan jouw mail- en agendagegevens zelf niet decoderen en lezen als ze dat zouden willen. Vergelijk ProtonMail met een superbeveiligde versie van Outlook. Iedereen met een ProtonMail-account kan nu de bètaversie van Proton Calendar op het internet en op Android (via de Play-store) gebruiken. Binnenkort komt er ook een iOS-versie. Hiermee kun je gebeurtenissen ingeven, herinneringen instellen en terugkerende activiteiten noteren.

Uiteraard is Proton Calendar geïntegreerd in ProtonMail, zodat je vanuit de kalender per mail kunt ingaan of reageren op uitnodigingen. Je vertrekt met een gratis basisversie, maar dan mag je in de kalender maar één agenda aanmaken. Voor 4 euro per maand, krijg je het Plus-plan, met een opslag van 5 GB, vijf e-mailadressen en twintig verschillende agenda’s die je kunt delen met vrienden.

©PXimport

Any.do

Taken koppelen

Any.do is tegelijk een kalender- en taken-app. Het gaat om een mooie, eenvoudige app om overzichtelijke lijstjes te maken voor vandaag, morgen en later. De toepassing heeft een brede functionaliteit.

Je kunt to-do-lijstjes delen met meerdere gebruikers en meldingen ontvangen die je aan afspraken herinneren. Handig is dat je taken ook aan anderen kunt toewijzen en een boodschappenlijstje deel je makkelijk met de leden van het gezin. Het is zelfs mogelijk om taken in te spreken.

De geïntegreerde agenda synchroniseert met al je apparaten en zelfs met de gewone agenda-app op je smartphone en tablet. Bovendien werkt Any.do samen met Google Agenda, Google Exchange en iCloud, want je kunt de app op de computer gebruiken, online, in iOS en Android.

©CIDimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.