Windows zit vol met handige tools en functies, maar helaas liggen die niet allemaal aan de oppervlakte. We zijn daarom iets dieper gaan graven en doken vijftien verborgen pareltjes op.

Met elke nieuwe editie voegt Microsoft weer enkele nieuwe functies toe en dat is bij Windows 11 niet anders. Ook vind je in Windows Pro of hoger onderdelen waar je in Windows Home vergeefs naar zoekt, zoals Windows Sandbox, (een volwaardige) BitLocker, Hyper-V, kioskmodus en groepsbeleid.

Over de verschillen tussen Windows 11 en 10 en tussen Pro en Home hoef je je in dit artikel geen zorgen te maken. De apps en functies die we hier bespreken zijn in alle edities beschikbaar, zowel in 10 en 11 als in Home en Pro. De schermafbeeldingen komen wel uit Windows 11.

Systeemconfiguratie

De app Systeeminformatie uit het Windows-startmenu ken je vast wel: deze geeft je nuttige informatie over je hardwarecomponenten, zoals de status van je UEFI/BIOS, werkgeheugen, beeldscherm en netwerkadapters, maar ook over je softwareomgeving, zoals de systeemstuurprogramma’s, omgevingsvariabelen en netwerkverbindingen.

Minder bekend in het startmenu is de app Systeemconfiguratie (voorheen MSConfig). Hier kun je op het tabblad Computer opstarten aangeven dat je de eerstvolgende keer in veilige modus wilt opstarten, Minimaal of met Netwerk actief bijvoorbeeld, of je past de opstartvolgorde en time-out aan bij een dualboot-configuratie.

De informatie op de overige drie tabbladen kun je beter langs een andere weg benaderen: Services via services.msc, Opstarten via het ingebouwde Taakbeheer (Ctrl+Shift+Esc; open vervolgens Opstart-apps) en Hulpprogramma’s (zie ook het kopje ‘Extra tools’).

Schadelijke software

Je hebt waarschijnlijk al updates voorbij zien komen van het ‘Windows-hulpprogramma voor het verwijderen van schadelijke software’. Met deze tool kun je op elk moment een scan laten uitvoeren.

Klik in het startmenu met de rechtermuisknop op Opdrachtprompt en kies Als administrator uitvoeren. Voer vervolgens het commando mrt uit. Het bijbehorende programmavenster verschijnt, met links naar de online handleiding en naar de lijst met malware waar de app korte metten mee moet maken. Druk op Volgende en kies het gewenste scantype: Snelle scan (voor een scan van alleen de meest bezochte systeemgedeeltes), Volledige scan (kan enkele uren duren) of Aangepaste scan (waarbij je via Map selecteren zelf de locaties aangeeft). Na afloop krijg je een rapport met de gevonden (en verwijderde) schadelijke software.

Opslagruimten

Het onderdeel Opslaggebruik ken je vast wel (ga naar Instellingen van Windows en kies Systeem / Opslag), maar er bestaat ook nog iets als Opslagruimten. Je start dit op vanuit het startmenu via Opslagruimten beheren. Deze tool kan interessant zijn voor wie meerdere fysieke schijven heeft aangesloten, maar niet over een hardwarematige RAID-controller beschikt. Met Opslagruimten zet je namelijk een softwarematige RAID-constructie op.

Kies hiervoor Een nieuwe groep en opslagruimte maken en plaats een vinkje bij de stations die je hieraan wilt toevoegen. Let wel: alle bestaande data op die stations worden verwijderd! Bevestig met Groep maken en kies een naam en een stationsletter. We gaan even uit van twee fysieke schijven. In dit geval kies je bij Tolerantietype de optie Mirror in twee richtingen (voor het type RAID-1) en bevestig je met Opslagruimte maken.

Bestandsgeschiedenis

Om een of andere reden schenkt Microsoft in Windows 11 minder aandacht aan de tool Bestandsgeschiedenis. Jammer, want hiermee kun je automatisch gegevensback-ups laten maken. Een voorwaarde is wel dat de functie Systeemherstel is ingeschakeld (zie ook het kopje ‘Schijfopruiming’).

Je start Bestandsgeschiedenis op door vanuit het startscherm Configuratiescherm op te starten en hier Bestandsgeschiedenis gebruiken om back-ups van uw bestanden te maken te selecteren, waarna je op de knop Inschakelen drukt. Standaard worden nu gegevensbestanden van je bureaublad, contactpersonen, favorieten en bibliotheken naar het gewenste station gekopieerd. Via de opties aan de linkerzijde kun je zowel bron- als doellocaties instellen en met Geavanceerde instellingen leg je de back-upfrequentie en het retentiebeleid vast.

Om data terug te zetten, kies je in het Configuratiescherm de optie Bestanden vanuit een back-up terugzetten met Bestandsgeschiedenis, zodat je in je back-ups kunt navigeren.

Klembordbeheer

De toetscombinaties Ctrl+C en Ctrl+V zijn je vast bekend. Maar Windows biedt meer dan alleen sneltoetsen om iets naar het klembord te sturen en het weer op te halen. Voorwaarde is wel dat je Klembordgeschiedenis inschakelt. Dit doe je via Instellingen / Systeem / Klembord. Hier kun je trouwens ook het klembord tussen je Windows-apparaten laten synchroniseren.

Nu is het mogelijk items die je eerder in het klembord had geplaatst weer op te roepen, ook uit vroegere Windows-sessies. Druk op Windows-toets+V, zodat het venster van de klembordbeheerder verschijnt en druk op het knopje Klembordgeschiedenis voor een chronologische lijst met klembord-items, tot maximaal 25 tekst-, bitmap- en html-items. Klik op de punaise om een specifiek item te behouden. In Windows 11 tref je hier tevens knoppen aan voor Symbolen, Emoji’s, GIF’s en Kaomoji’s.

Betrouwbaarheidscontrole

Om na te gaan welke problemen zich eerder hebben voorgedaan op je systeem kun je weliswaar het onderdeel Logboeken raadplegen (druk op Windows-toets+R en voer eventvwr.msc uit), maar dit is complex. De tool Betrouwbaarheidscontrole is veel toegankelijker en overzichtelijker.

Druk op Windows-toets+R en voer perfmon /rel uit (performance monitor reliability). Er verschijnt een betrouwbaarheidsrapport in grafiekvorm, met cijfers van 1 (zeer instabiel) tot 10. Naast een dagoverzicht kun je de informatie ook per week bekijken en met de pijlknopjes door de tijd navigeren. Klik op een item voor detailinformatie, opgedeeld in de rubrieken Informatieve gebeurtenissen, Waarschuwingen en Kritieke gebeurtenissen. Met Technische details weergeven vraag je extra informatie op.

Lees ook: Sysinternals Suite: Beste hulpprogramma's voor Windows

Broncontrole

Wil je snel nagaan welke processen en applicaties hoeveel en welke systeembronnen gebruiken, dan is de tool Broncontrole precies wat je nodig hebt. Je roept deze op door op Windows-toets+R te drukken en resmon uit te voeren (resource monitor). Bovenaan vind je de tabbladen Processor, Geheugen, Schijf of Netwerk, waarmee je de gewenste systeembron selecteert. Elk onderdeel heeft bovendien verschillende rubrieken voor nog meer detailinformatie. Bij Netwerk bijvoorbeeld verneem je de actuele bandbreedte van elk proces, zowel voor het ontvangen als verzenden.

Je kunt het scanproces onderbreken met Controle / Controle stoppen. Mocht het niet meteen duidelijk zijn om welk proces het gaat, noteer dan het PID-nummer (proces identifier), open Taakbeheer (Ctrl+Shift+Esc), ga naar Details en sorteer de processen volgens PID-nummer.

WinGet

Windows-gebruikers hebben altijd wat jaloers gekeken naar de slimme manier waarop je in Linux nieuwe apps kunt installeren, maar met WinGet maakt Windows een inhaalslag.

Je start WinGet op vanaf de Opdrachtprompt, bij voorkeur als administrator. Het commando winget geeft je een parameter-overzicht. Nuttige basiscommando’s zijn winget list (voor een lijst met geïnstalleerde toepassingen; in de kolom Available zie je of er een upgrade beschikbaar is), winget upgrade "<name>" of winget upgrade --id <id> voor een app-update op naam of ID, of winget upgrade --all, voor een update van alle apps die in aanmerking komen. Met winget install "<name>" of winget install --id <id> installeer je nieuwe apps. Om apps te zoeken gebruik je winget search "<zoekterm>".

Stappenbeschrijving

Als jou weleens om advies wordt gevraagd, kan het handig zijn als je iets stapsgewijs kunt toelichten. Precies daarvoor heeft Windows de app Stappenbeschrijving ingebouwd, die je vanuit het startmenu kunt uitvoeren. Er verschijnt dan een balkje waar je op Opname starten drukt, waarna een schermafbeelding wordt gemaakt. Tijdens de opnames kun je via de knop Opmerking toevoegen een specifiek schermdeel afbakenen en van commentaar voorzien (op ons Windows 11-toestel bleek deze optie helaas niet beschikbaar). Je kunt de opname op elk moment onderbreken en hervatten. Het resultaat is een gezipt mht-formaat, dat je vanuit een browser kunt bekijken.

Tekst en spraak

De in Windows ingebouwde tekst-naar-spraak-functie (die vooral in Windows 11 prima is uitgebouwd) start je op met Windows-toets+H.

Maar ook de ‘omgekeerde’ beweging is mogelijk, want met de tool Verteller kun je Windows ook geselecteerde tekst laten voorlezen. Deze functie start je op met Windows-toets+Ctrl+Enter. Met Windows-toets+N+Enter kun je deze helemaal naar wens configureren. Microsoft biedt een uitgebreide gids aan voor meer informatie over Verteller.

Met sneltoetsen laat je Verteller voorlezen wat je wilt. Je gebruikt hiervoor de Caps Lock- of de Insert-toets, in combinatie met pijl-omlaag (voorlezen vanaf het documentbegin), met Shift+J (vanaf het documentbegin tot aan de cursor), met Ctrl+I (huidige pagina) enzovoort. Met Ctrl pauzeer je het voorlezen. Druk nogmaals op Windows-toets+Ctrl+Enter om de functie af te sluiten.

Schijfopruiming

Wanneer je in Windows 10 in Verkenner het eigenschappenvenster van een station opent, vind je op het tabblad Algemeen de knop Schijfopruiming. In Windows 11 heet deze Details en die voert je naar de app Opslaggebruik.

Toch was Schijfopruiming een prima app om snel schijfruimte vrij te maken. Gelukkig vind je deze ook in Windows 11 nog in het startmenu. Klik op de app met de rechtermuisknop en kies Als administrator uitvoeren. Eerst geef je aan welk station je wilt opruimen, waarna je aangeeft welke onderdelen je wilt opschonen. Je verneemt telkens hoeveel vrije schijfruimte dit oplevert.

Op het tabblad Meer opties kun je onder meer alle herstelpunten opruimen, behalve de meest recente. Het is trouwens een goed idee geregeld te controleren of de achterliggende functie Systeemherstel nog wel actief is. Start hiervoor Een herstelpunt maken op in het startmenu, klik op Configureren bij het gewenste station, kies Systeembeveiliging inschakelen en volg de verdere instructies.

Antiransomware

Nu we het toch over schadelijke software hebben: ransomware behoort tot de meest gluiperige soort en daar wil je natuurlijk proactief op reageren. Anders is de kans groot dat de malware al talrijke gegevensbestanden ontoegankelijk heeft gemaakt voor je het ontdekt en verwijdert.

Ga dus preventief te werk en open de Instellingen van Windows waar je Privacy en beveiliging / Windows-beveiliging / Virus- en bedreigingsbeveiliging opent en Bescherming tegen ransomware beheren selecteert. Schakel Controlled folder access in en klik op Beschermde mappen. Standaard beveiligde mappen kun je desgewenst verwijderen en via Een beveiligde map toevoegen kun je ook andere mappen laten beschermen tegen verdachte overschrijfpogingen.

Blokkeert de tool de toegang tot een legitieme app, dan kun je deze via Een app toestaan via Controlled Folder Access / Een toegestane map toevoegen in een uitzonderingslijst opnemen.

Offline antivirus

We blijven nog even bij de beveiliging van Windows. Je weet ongetwijfeld dat Windows een prima antivirustool heeft ingebouwd: Microsoft Defender. Maar het kan gebeuren dat sommige malware zich zo diep in het systeem heeft ingegraven, dat die zich al in het geheugen weet te nestelen nog voor Defender actief is. Heb je zo’n donkerbruin vermoeden, gebruik Defender dan even in ‘offline modus’.

Ga naar Instellingen van Windows en kies Privacy en beveiliging / Windows-beveiliging / Virus- en bedreigingsbeveiliging. Klik op Scanopties en selecteer Microsoft Defender Antivirus (offline scan). Druk op de knop Nu scannen. Je krijgt nog een melding te zien die je maant om alle open documenten te bewaren voor je bevestigt met Scannen. Immers, Windows herstart nu automatisch, voert meteen erna een virusscan uit en verwijdert gedetecteerde malware.

Geheugencontrole

Wanneer je onverwacht te maken krijgt met bestandscorrupties, vastlopers of systeemcrashes, zou het best kunnen dat het werkgeheugen van je pc niet meer betrouwbaar functioneert. In zo’n geval kun je de tool Geheugencontrole gebruiken. Druk op Windows-toets+R en voer mdsched.exe uit, waarna je Windows herstart. De tool doorloopt nu een aantal standaardtests.

Wil je het nog grondiger aanpakken, druk dan op F1 en kies Extra. Met de Tab-toets geef je aan bij welke tests je eventueel de geheugencache wilt inschakelen. De test wordt in principe tweemaal uitgevoerd, maar ook dit is aanpasbaar. Bewaar je wijzigingen met F10 en start de scan. De duur kan oplopen van enkele minuten tot een paar uur, afhankelijk van de ingestelde parameters.

Extra tools

In dit artikel zijn al talrijke tools en functies de revue gepasseerd, maar er zijn er nog veel meer. Je vindt een deel ervan op het tabblad Hulpprogramma’s van de app Systeemconfiguratie. Er komen ook nog een paar tools tevoorschijn wanneer je met de rechtermuisknop op de Windows-toets, links op de taakbalk, drukt.

Nog meer tools krijg je vanuit het Configuratiescherm. Bij Selecteren op kies je Kleine pictogrammen en vervolgens selecteer je Windows Tools. Er duiken nu meer dan dertig handige apps en functies op.

Tot slot willen we je een superhandige truc niet onthouden: GodMode. Je krijgt deze als volgt aan de praat. Klik met de rechtermuisknop op een lege plek in je bureaublad en kies Nieuw / Map. Geef deze map de naam GodMode.{ED7BA470-8E54-465E-825C-99712043E01C} en dubbelklik vervolgens op het bijbehorende mapicoon. Er verschijnt een lijst met meer dan tweehonderd functies, verdeeld over meer dan dertig rubrieken. Daar ben je wel even zoet mee.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).