Veel apps staan op zichzelf en kunnen niet zomaar met elkaar samenwerken. Onhandig in een tijd waarbij iedere slimme gadget wel met een eigen app verbonden is. Met zogeheten automatiseringsdiensten koppel je toch een en ander aan elkaar. We stellen er enkele aan je voor.

Wat als je bijvoorbeeld alles wat je op Instagram post automatisch ook naar Facebook wilt doorsturen? Of je een thermostaat op 21 graden wilt instellen zodra je weer thuis bent? Of als je Philips Hue-lampen bij regenweer een andere kleur wilt geven? Om zulke als/dan-automatiseringen mogelijk te maken, werden diverse onlinediensten ontwikkeld.

In dit artikel focussen we ons op een van de oudste en populairste diensten: IFTTT. Mocht deze toch geen koppelingen tussen de beoogde apps of slimme apparaten aanbieden, dan kun je het nog proberen bij een van de vele alternatieven, zoals Zapier, Make of (het Nederlandse) Olisto.

IFTTT verkennen

IFTTT staat voor If This, Then That en is al actief sinds 2000. Inmiddels zijn er al bijna 20 miljoen gebruikers en zijn er duizenden kant-en-klare automatiseringen ofwel ‘applets’ beschikbaar. Bij elke applet worden dus twee of meer diensten, apps of apparaten aan elkaar gekoppeld.

Je kunt IFTTT aansturen vanuit je browser, maar er zijn ook mobiele apps. Laten we beginnen met de browserversie op www.ifttt.com. Wanneer je hier op Plans klikt, merk je dat er naast een gratis versie ook betaalde edities zijn met meer mogelijkheden (vanaf 2,50 euro per maand). Met een gratis account ben je bijvoorbeeld beperkt tot vijf applets, maar voor een kennismaking lijkt ons dat prima.

Klik dus maar op Get started en registreer je via je een Apple-, Google- of Facebook-account of met je e-mailadres. Na je bevestiging en aanmelding nodigt de knop Explore je uit tot een verkenning. Je kunt hier nagenoeg eindeloos scrollen binnen het aanbod, maar je kunt ook filteren op Applets, Services (zoals Android Devices, iOS Photos, Philips Hue enzovoort) en Stories (thematisch gegroepeerde applets).

Er is tevens een zoekbalk om gerichter naar applets te speuren. Tik je bijvoorbeeld Microsoft in, dan verschijnen honderden applets, maar je kunt verder inzoomen door bijvoorbeeld op Microsoft Teams of LinkedIn te klikken. Vervolgens verschijnen allerlei diensten die je aan de reeds geselecteerde dienst kunt koppelen (in het geval van Microsoft Teams zijn dat bijvoorbeeld Twitter en Instagram).

Testen

Voor je zelf aan de slag gaat om een eigen applet te bouwen, doe je er goed aan enkele gepubliceerde applets uit te proberen. We nemen eerst een eenvoudige applet als voorbeeld, die nauwelijks of geen configuratie vereist. Stel, je wilt alle bestanden die je naar Dropbox uploadt automatisch ook naar Google Drive kopiëren, een simpele synchronisatie-operatie dus (en tegelijk een mooie aanvulling op het artikel rond cloudbeheer, elders in dit nummer).

Wij vonden precies zo’n applet door eerst naar Google Drive te zoeken, daarna bovenaan op Google Drive te klikken en vervolgens bij Google Drive Integrations op Dropbox te klikken: Keep google drive in sync with Dropbox. Zodra je deze applet selecteert en op Click to connect klikt, is je applet klaar. Mogelijk moet je je wel eerst nog bij Dropbox en Google aanmelden om IFTTT toegang tot je cloudopslag te geven.

Als je notificaties wilt ontvangen, activeer dan de optie Notify me when this runs. Om de applet meteen te testen, druk je op Check now, plaats je een nieuw bestand in de basismap van Dropbox en klik je nogmaals op Check now. Als het goed is, bevindt dit bestand zich nu ook in je Google Drive, in de submap Dropbox, wat bevestigd wordt via de knop View activity.

Applet bewerken

Wanneer je nu bovenaan op My Applets klikt, merk je dat je applet is toegevoegd. Je kunt deze natuurlijk nog bewerken of verwijderen. Selecteer de applet en druk op Delete om die weg te halen. Om deze te bewerken, klik je rechtsboven op Settings. Je ontdekt meteen de typische applet-structuur van IFTT: de If- en Then-instructies. Applets bestaan namelijk uit twee basiscomponenten: een trigger ‘If’ (als dit gebeurt … ofwel de voorwaarde) en een actie ‘Then’ (voer dan dit uit … ofwel het eindresultaat).

Bij elk van beide vind je tevens een Edit-link. Klik je deze aan bij If, dan merk je dat als Subfolder name standaard een backslash (\, de basismap) is ingevuld. Om hier een submap binnen Dropbox te kunnen invullen, moet je bij Optional eerst klikken op Make it your own. Dit betekent zoveel als: ik wil de gepubliceerde applet aanpassen zodat het mijn persoonlijke applet wordt. Na je bevestiging met Convert kun je inderdaad een submap instellen (bijvoorbeeld /mijnmap) en de wijziging doorvoeren met Update trigger.

Op vergelijkbare manier pas je via de Edit-knop bij Then ook het pad bij Drive folder path van Google Drive aan, dat standaard ingesteld staat op Dropbox. Wijzigingen leg je vast met Update action en Save. Aangezien het nu om een persoonlijke applet gaat, kun je ook de naam via Edit title aanpassen. Naast de gebruikelijke knoppen View activity en Check now tref je nu ook de knop Publish aan. Handig als je een leuke applet met medegebruikers wilt delen.

Applet maken in de browser

Je kunt dus met een bestaande applet beginnen om die aan je persoonlijke wensen aan te passen, maar je kunt een applet ook helemaal zelf samenstellen. Daartoe vind je rechtsboven de webpagina de knop Create. Je krijgt nu de panelen If this en Then That te zien en logischerwijze maak je eerst de voorwaarde aan. Dat kan via het knopje Add, waarna je een geschikte dienst selecteert en een al bestaande trigger aanduidt (of er eventueel zelf een voorstelt met Suggest a new trigger). Vervolgens druk je op Connect om IFTTT aan de gekozen dienst te koppelen en vul je de noodzakelijke velden in.

Leg de trigger vast met Create trigger. Daarna is het de beurt aan de actie Then That. Klik ook hier op Add en herhaal de procedure: selecteer een dienst of app, duid een actie aan (of suggereer er zelf een met Suggest new action), koppel de dienst aan IFTTT, vul de actievelden in, bevestig met Create action, met Continue (eventueel pas je de titel van je applet aan) en met Finish.

Applet maken op smartphone

Sommige applets hebben natuurlijk alleen maar zin als je die vanaf een smartphone aanstuurt, omdat die samenwerken met een andere mobiele dienst of app. Je wilt bijvoorbeeld een sms ontvangen wanneer een bestand in een map van je cloudopslagruimte belandt, of je wilt je slimme thermostaat op 21 graden instellen zodra je je binnen een bepaalde afstand tot je huis bevindt.

We nemen dit laatste scenario als voorbeeld op een Android toestel, maar je kunt uiteraard ook in de Apple App Store terecht voor de Apple-versie van de IFTT-app. Download en installeer de IFTT-app op je Android-smartphone en start deze op. Meld je aan bij de IFTT-dienst. Tik onderaan op My Applets voor een overzicht van je reeds aangemaakte applets. Je treft hier ook de knoppen Explore en Create aan. Wanneer je op Create drukt, volg je nagenoeg dezelfde procedure als in de webapplicatie.

Klik op Add bij If This, tik location in de zoekbalk en selecteer de gelijknamige dienst. Kies You enter an area, geef IFTTT toegang tot je locatie via Tijdens gebruik van de app en tik een geschikt adres in of je versleept de kaart handmatig. Bevestig met het vinkje en tik op Continue. Vervolgens tik je op Add bij Then That en zoek je naar thermostat, waar je het gewenste type thermostaat aanduidt, zoals Honeywell of Netatmo Thermostat. Bij deze laatste bijvoorbeeld selecteer je Set to manual mode en stel je na je aanmelding via Connect de temperatuur in. Bevestig je keuzes om je applet te bewaren en te activeren.

Andere diensten

Olisto

Geef je de voorkeur aan een Nederlandstalig alternatief met vergelijkbare functies (zij het minder uitgebreid), dan kun je terecht bij Olisto (het vroegere Triggi) op www.olisto.com. Deze dienst focust zich vooral op het koppelen van diverse smarthome-apparaten. Je kunt er bijvoorbeeld Toon van Eneco aan Google Home koppelen en van overal in realtime je energieverbruik monitoren.

Je stuurt Olisto aan via een mobiele app, beschikbaar voor Android en iOS. Start na de installatie de app, maak een gratis account en meld je aan. Tik nu eerst onderaan op More en kies Profile and settings / Settings. Kies Change bij Language en selecteer Nederlands. Bevestig met Change.

Tik nu onderaan op Inspiratie voor een lijst met populaire ‘triggs’. Triggs zijn wat IFTTT applets noemt en ook deze bestaan uit twee basisonderdelen: Als en Dan. Om er zelf een te maken, kies je Triggs / Nieuwe trigg. Kies Voeg toe bij Als om een conditie toe te voegen. Een paar condities, waaronder Tijd & dag, Datum en Weer, kun je meteen instellen, maar bij de meeste dien je Voeg kanaal toe te selecteren en je bij de gekozen dienst aan te melden. Stel de gewenste voorwaarde in en bevestig met Gebruik deze conditie.

Eventueel kun je nog extra condities toevoegen. Vervolgens kies je Voeg toe bij Dan en selecteer je ook hier een dienst. Is alles naar wens, tik dan op Gebruik deze actie. Eventueel voeg je een extra actie toe. Rond af met Ik ben klaar en met Activeer deze trigg.

Zapier

Zapier is wellicht minder bekend dan IFTTT, maar deze dienst bestaat intussen wel al zo’n tien jaar en ondersteunt koppelingen met ca. 5000 apps en diensten. Je vindt hier een compleet overzicht van op www.zapier.com/apps, opgedeeld in categorieën. Houd er wel rekening mee dat Zapier zich vooral focust op meer zakelijke omgevingen. Klik je hier op een app, dan zie je niet alleen de diensten waaraan je die app kunt koppelen (‘pairing apps’), maar ook de kant-en-klare ‘zaps’, zoals applets of triggs hier worden genoemd.

Na een verplichte registratie kun je aan de slag. Na een gratis proefperiode van veertien dagen valt je wel terug op een gratis versie, waarmee je tot vijf zaps kunt beheren, met in totaal maximaal 100 tasks oftewel zap-uitvoeringen per maand. Wel zijn er stevig geprijsde accounts beschikbaar waarmee je deze limieten kunt verhogen (vanaf ca. 240 euro per jaar).

De procedure om een zap te maken, lijkt op die van IFTTT en Olisto. Klik op Create a new Zap (of op Explore pre-made Zap templates) en bepaal de diensten en voorwaarden voor zowel de trigger als de actie. Je doet er goed aan zowel de trigger als de actie tussentijds te testen. Ziet alles er goed uit, klik dan op Publish / Publish & Turn On om je zap te activeren. Vanuit de rubriek Zaps in je dashboard krijg je een overzicht van je zap en kun je die op elk moment bewerken (via Details / View in Editor), deactiveren of definitief verwijderen.

Make

Terwijl IFTTT en Olisto zeker ook de thuisgebruiker zullen aanspreken, mikt Zapier – qua aanbod en prijzen – zich meer op de zakelijke gebruiker. Dit laatste geldt ook wel voor de automatiseringsdienst Make, het vroegere Integromat. Je hebt wel een gratis account (beperkt tot 1000 Ops oftewel uitvoeringen per maand), maar de andere accounttypes zijn stevig geprijsd en ook het aanbod van integraties richt zich onmiskenbaar tot een zakelijk publiek, met rubrieken als Business Operations & ERPs, CRM/Sales, HR Management enzovoort. Er zijn koppelingen mogelijk met in totaal zo’n 1250 apps en diensten.

Applets heten hier scenario’s en na je aanmelding zijn er knoppen beschikbaar als Browse templates en Create a new scenario. Je zult merken dat de aanpak bij Make frisser oogt dan bij de andere besproken diensten. Het gaat zelfs in de richting van een visuele ontwikkelomgeving, maar vergis je niet: de beschikbare opties en functies maken het al snel complex. Via www.kwikr.nl/makescen vind je handige snel-op-weg-instructies.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).